Extra Bestätigungsmail Onlinesprechstunde bei Onlineterminvereinbarung

Question

Wir brauchen DRINGEND eine extra Bestätigungsmail für vereinbarte Online Videosprechstunde.

Hintergrund:

1-Patienten die Onlinesprechstunde vereinbaren bekommen bekanntermaßen Ihre LoginDaten nicht.

2- In dem online vereinbarten Termin auf dem Kalender tauchen leider die Tasten für "zum Raum" und "LogIn Daten" nicht

3- Der Vorschlag, Normaltermine stattdessen vereinbaren zu lassen, funktioniert leider nicht.

Lösung:

1- Termine Onlinesprechstunde mit einem Extra Bestätigungstext versehen lassen. Damit die Patienten informiert werden, dass sie noch ihre Login Daten bekommen

Oder, was besser ist

2- Bestätigungstext dass Patienten sich zu ihrem Termin in Arzt-Direkt.com einloggen sollen und auf uns warten

Answer 1

Nochmal die Bitte! Wir brauchen eine extra Mailvorlage als Terminbestätigung, damit wir die Patienten mit Termin für Videosprechstunde ins virtuelle Wartezimmer leiten können.

Falls das extra kosten würde, dann gerne. Aber bitte antworten!!

Answer 2

Nachdem wir seit vergangener Woche nun auch Videosprechstunden anbieten würde uns das auch SEHR interessieren. Zumal man das gut von zu Hause remote pflegen und steuern kann. Für die bisherige Terminvereinbarung zur Videosprechstunde muss die Terminierung nämlich händisch durch uns (also für die Patienten via Mail oder Telefon) erfolgen, was sehr umständlich ist und viel Zeit kostet. Eine Terminverinbarung über den Onlineterminkalender mit entsprechend automatisierter Mail die Link/RaumID bereits enthält wäre TOP!!!

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Unterstütze ich! Das wäre eine enorme Erleichterung der Anmeldung. so wie es jetzt ist macht es die Videosprechstunde unnötig kompliziert.

Answer 3

In den Einstellungen des Onlineterminkalenders können Sie doch für bestimmte Terminarten gesonderte Hinweise anzeigen lassen, die auch in der Bestätigungsmail enthalten sind.

Natürlich stehen da nicht die Zugangsdaten für die VSS drin. Aber der Hinweis, dass sich die Patienten zu diesem Zeitpunkt ins arzt-direkt Wartezimmer setzen können wäre doch schonmal etwas. Ist ja auch nicht anders, als bei einer realen Sprechstunde.

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"...gesonderte Hinweise anzeigen lassen, die auch in der Bestätigungsmail enthalten..."

Wie geht das? Die Hinweise kommen bei uns nicht in der Bestätigungsmail vor!!

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Habe gerade versucht es auszuprobieren. Leider gibt es wohl gerade, jedenfalls bei meinem Onlinekalender, ein allgemeines Problem, welches behoben werden muss. Beim Ausmachen eines Termins erscheint die Nachricht:

"Fehler: Der Server hat keine Antwort zurückgeliefert. Die Terminvereinbarung kann weder bestätigt noch abgelehnt werden. Vermutlich besteht ein Problem mit dem Email-Versand. Bitte informieren Sie die Praxis über dieses Problem. Danke!"

Das muss am Montag wohl erstmal der Support dran.

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Ich glaube wir müssen Videosprechstunde und Arzt-Direkt hier unterscheiden. Es gibt sicher auch viele Kollegen, die NUR die Videosprechstunde nutzen aber NICHT das Online-Wartezimmer (was gemeinsam das Paket Arzt-Direkt definiert, wenn ich es richtig verstehe). Denen, die nur die Videosprechstunde nutzen bringt ein Hinweis, sich ins Virtuelle Wartezimmer zu setzen ohne Link und vor allem RaumID gar nichts. Denen, die Arzt-Direkt nutzen könnte das allerdings helfen, stimmt.

So oder so: Termine für die Videosprechstunde (egal welchen Modells) müssen auch über die Onlineterminvereinbarung gemacht werden können. Es ist nicht nur umständlich, sondern auch absurd, wenn ich einem internet-affinen Patienten erklären muss, dass er die Termine für die Online-Videosprechstunde NUR telefonisch machen kann, da er sonst die Zugangsdaten (RaumID) nicht bekommt, während er für die herkömmliche Analog-Sprechstunde online Termine buchen kann... oder?!

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Vielen Dank für die Erläuterungen. Tatsächlich ist unsere Enttäuschung von der aktuellen Praktik der Online Terminvereinbarung so groß ( weil die LogIn Daten dem Patienten nicht gleich bekannt gegeben), dass wir auf die recht gut gelöste Arzt-Direkt-Lösung komplett umsteigen möchten. Uns ist leider nicht bekannt, wann und ob seitens Zollsoft notwendige Anpassungen in der Online Terminierung der Videosprechstunde stattfinden. Es ist extrem wichtig da aktuell 80% der Termine per Video erfolgen

Answer 4

Ich bin mit Arzt-Direkt sehr zufrieden. Aber wenn ich meine Online Termine dort nicht haben kann, dann muss ich das wieder kündigen. Es fehlen momentan einfache Instrumente, um die Terminpatienten dorthin zu leiten. Da hoffe ich auf ein zügiges Handeln seitens Zollsoft

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Folgendes Problem heute: Raum ist erst ab 06 Uhr verfügbar. Es ist aber bereits 10 vor 8. Also 10 Minuten vor dem Termin.

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Lieber Dr. Sirfy,

vorab freut es mich, dass arzt-direkt Ihnen gefällt. 

Was die Integration von OTK und arzt-direkt angeht, gibt es sogar jetzt schon eine Möglichkeit beide händisch zu verbinden. Sie legen dafür eine extra Ressource (z.B. "Videosprechstunde") an, legen die Zeiten fest, in denen diese Ressource verfügbar sein soll (z.B. identisch mit Ihrer geplanten Verfügbarkeit bei arzt-direkt) und konfigurieren dann in den OTK-Einstellungen eine Bestätigungsmail à la "Rufen Sie zum vereinbarten Termin unser Online-Wartezimmer unter https://arzt-direkt.com/sirfy auf und wählen sich sein.". So können Sie jederzeit anhand der vergebenen Videosprechstunden-Termine vor Ihren Online-Sprechstunden den heutigen Andrang/Aufwand einschätzen. Zusätzlich erkennt tomedo nach dem Akte-Zuweisen eines Online-Patienten, ob zu dem Patienten ein Termin existiert und weist automatisch den richtigen Behandler zu.

Wollen Sie Videotermine außerhalb Ihrer geplanten Online-Verfügbarkeit bei arzt-direkt vergeben ist auch das möglich, das sich Patienten zu jedem Zeitpunkt in Ihr digitales Wartezimmer einwählen können. Schreiben Sie dafür in die Bestätigungsmail einfach noch zusätzlich etwas wie "Wählen Sie sich einfach zur vereinbarten Zeit in unser Wartezimmer ein, auch wenn Ihnen kein öffentlicher Online-Arzt angezeigt wird. Ich werde Sie aufrufen, sobald Sie den Warteraum betreten.". (Da ist der Patienten-Workflow zugegebenermaßen noch nicht ausgereift, das geben wir zu.)

Nachtrag: Es geht sogar schon noch etwas besser. Legen Sie in Ihrer arzt-direkt Verwaltungsoberfläche ein neues, verstecktes Patientenformular mit dem Identifier "termin" an. (Dieses wird dann nicht öffentlich unter https://arzt-direkt.com/sirfy angezeigt) und schreiben Sie In Ihrer Bestätigungsmail an den Patienten den geheimen Direktlink zum Terminformular: https://arzt-direkt.com/sirfy/patient/termin. Sobald der Patient sich eingewählt hat, steht dann im Online-Wartezimmer Panel in tomedo direkt, dass es sich um einen Terminpatienten handelt.

Damit wir die Integration noch besser und automatisierter gestalten können – was wir auf jeden Fall planen – würden mich Ihre genauen Vorstellungen/Wünsche dazu sehr interessieren. Am besten probieren Sie die oben beschriebene Methode vorher einmal aus.

Answer 5

kommt die Extra Bestätigungsmail jetzt oder nicht! wir möchten wissen, ob wir noch videosprechstunde über Tomedo anbieten können oder nach Alternativen umschauen!

Nochmal mein Wunscn: Meine Patienten machen einen Video-Sprechstunde-Termin, die sollen dann eine Bestätigungsmail über den Termin bekommen, dass sie sich zum Termin im Arzt-Direkt  anmelden müssen. Geht das? kostet mich das extra? wie lange dauert die Lösung? Es eilt!!!

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Hat die vorgeschlagene Lösung nicht funktioniert?

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DANKE! Wir haben das mal getestet und für uns taugt die vorgeschlagene Lösung - dh. in der allgemeinen Bestätigungs-eMail wurde der Text einfach ergänzt um:  

<p><strong>Bei Videosprechstunde:</strong> Rufen Sie einfach zum vereinbarten Termin unser Online-Wartezimmer unter https://arzt-direkt.com/praxis-dr-brendel/patient/termin auf, und vervollständigen Sie bitte die über das Formular abgefragten Informationen (inkl. Foto mit lesbarer Versichertenkarte!). Sobald die Daten vom Praxisteam überprüft wurden und die Ärztin verfügbar ist, werden Sie dann von Frau Dr. Brendel direkt aufgerufen.</p>

Answer 6

Wir haben die Bestätigungsmail so geändert:

<p>Wunderbar! $[patient_vorname]$ $[patient_nachname]$, Sie haben Ihren Termin erfolgreich gebucht. </p>
<p>Haben Sie eine Video-Sprechstunde gebucht? dann loggen Sie sich 5 Minuten vor Ihrem Termin in unser virtuelles Wartezimmer ein unter <a href="https://arzt-direkt.com/sirfy/termin">Arzt-direkt.com/sirfy</a>.<br />
wir rufen Sie zum Termin auf<br />
<p>Haben Sie einen Termin in der Praxis? Dann bereiten Sie sich auf Ihren Besuch vor! Entsprechende Information finden Sie unter <a href="https://sirfy.de/praxisbesuch">Praxisbesuch</a>  </p>
<p>&nbsp;</p>

Das funktioniert sehr gut. trotzdem wäre es eleganter, wenn für Online-Termine eine extra Bestätigungsmail geben könnte.