Einführung von Fällen

Question

Ich war gestern bei der Friseurin, bisher scheint dies eine eher langweilige Geschichte zu werden, ausser dass ich jetzt wieder unglaublich gut aussehe. Spannend wird es, weil die Friseurin auch unsere Patientin ist und zu mir sagte, dass sie seit Juni keine Rechnung bekommen hätte. So war es auch.

Ein grosses Problem mit Tomedo ist, dass es schwierig bis unmöglich ist, bei vielen Selbstzahlerrechnungen und Privatrechnungen die Fälle zu verfolgen. Der Arzt hat in Tomedo nicht die Möglichkeit sicher zu stellen, dass Rechnungen auch wirklich gestellt werden. Wir haben schon Ja/Nein Felder um Fälle zu markieren und könnten auch die meiner Meinung nach mislungenen Marker dafür benutzen. Aber was bringen Marker und Ja/Nein Felder wenn sie nicht oder falsch vom Personal benutzt werden.

Weil Tomedo hier nichts brauchbares anbietet muss ich nun meine Damen kurz vor Weihnachten darum bitten für die letzten drei Jahre, also alles was noch abrechenbar ist, Akten zu wältzen und alle Privatpatienten durchzusehen. Das kostet ein Haufen Geld. In dem Moment wenn Akten so durchgesehen werden müssen hat die Praxissoftware eigentlich versagt.

Ich schlage deshalb die Einführung von Fällen bei Privatversicherten vor. Das kann man sich so vorstellen wie ein Quartal beim Kassenpatienten. Hat ein Patient x Wochen nach dem letzten Besuch einen neuen Besuch, muss Tomedo davon ausgehen, dass es sich um einen neuen Fall handelt und muss dies zumindest abfragen. Tomedo sollte die Fälle listen als offen, Kostenvoranschlag gestellt oder nicht nötig, §2 oder wirtschachtliche Aufklärung gestellt oder jeweils nicht nötig, beendet und abgerechnet, Arztbrief oder nicht nötig, Materielbestellung oder nicht nötig etc.

Es mag nur ein Problem für einige Fachgruppen mit hohem Privatanteil in Grossstädten und einigen Bundesländern sein, aber es ist ein Problem das Geld kostet. Tomedo könnte sehr einfach dafür sorgen dass ein Fall definitionsgemäss abgearbeitet wird. Mit derzeitigen Boardmitteln funktioniert es wegen menschlichem Versagen nicht.

Wenn man es ganz einfach lösen will einfach einen Karteieintragstyp "Fall" der aber nur erneut angelegt werden kann wenn ein anderer Karteieintrag "Fall beendet" von bestimmten Nutzern eingetragen wird. Dann könnte man zumindest mit der Statistik nach offenen Fällen suchen.

Wenn es nach mir ginge gäbe es neben CMD-k und dem CMD-d noch ein CMD-f (Patientensuche könnte gerne auf ctrl-f wo es andere Programme auch haben) und man würde sich die Anforderungen des Falls bei jedem Neupatienten zusammenstellen und gemeinsam mit dem Personal abarbeiten. Auch bei Kassenpatienten bei komplexen Fällen nicht schlecht.

Comments

Das Problem habe ich heute auch erkannt. Eine Rechnung aus dem Jahr 2018, die leider nicht im Abrechnungspanel der Privatrechnungen auftauchte. Was wohlmöglich ein Fehler ist? Zumal die nie gedruckt waren. Festgestellt hab ich dies nur mit der Statistik "GOÄ" Rechnungen, erstellt von Datum bis Datum. Bei einer Kassenpraxis, sowie einer reinen Privatpraxis dezent aufwendig. Und diverse Selbstzahlerrechnungen von Januar - März.

Viele Grüße

 

David Franke

Praxismanager

Answer 1

Na und das von einem Praxismanager der dediziert diese Aufgabe mit Tomedo bewerkstelligen soll. Wir werden nach äusserst schlechter Erfahrung die Abrechung nie wieder aus den Händen geben, was die Sache noch schwieriger macht und darauf angewiesen sind, dass Tomedo funktioniert. Also auch in diesem Bereich so Reibungs- und Problemlos wie im Werbevideo auf der Tomedoseite.

Answer 2

Finde ich sehr sinnvoll.

Ich würde das ganze noch um einen Abrechnungszensus erweitern. Ein Fall kann somit über mehrere Rechnungen laufen. Also werden die laufenden Rechungen z.B. jeden Monat gestellt, aber der "Fall" hat weiterhin im Blick ob die Materialbestellung gemacht wurde...

Man wird die Fälle halt individuell erstellen müssen.

Wäre für Kassenpatienten auch sehr sinnvoll - und ist mit Aktionsketten oder Customformularen aktuell nur bedingt zu lösen.

Comments

Funktioniert bei uns nicht, Fälle erstrecken sich bei uns auch mal über ein Dreivierteljahr oder länger. Unsere Patienten haben einfach keinen Bock 9 mal Teilüberweisungen zu leisten. Geht den meisten chirurgischen Fächern so mit nicht akuten Fällen.

Fälle sollten nach Abschluss abgerechnet werden und nicht zeitweise sonst muss der Patient mehrmals überweisen wenn die gesetzte Zeit überschritten ist.

So ein Fall kann Phasen haben wie Planung, OP und Nachbehandlung. Jede Phase hat wie oben geschrieben definierte Aufgaben oder eben auch keine. Abschluss eine Phase, nächste Phase.

Tomedo muss da Steuerberater statt nur Buchhalter werden.

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Wir lösen das bisher so, dass wir jeden Tag 13 Uhr und 17 Uhr eine Statisitk laufen lassen (brauchen wir eh für die ganzen BG Fälle), und da gibt es einen button: zeige Besuche, die keine Leistungen haben. Keine Leistung kann sein: Rechnung da und keine Leistung, dann wird die Leistung nachgetragen. oder: keine Rechnung angelegt (dann wird eine Rechnung angelegt). Da geht nichts unter.

In der Filterung der Rechnung suche ich nach: 1. alles über xxx Euro (lieber schnell erkennen, falls es Probleme mit der Zahlungsmoral gibt - und damit werden alle OP´s abgerechnet nach der Op), 2. alle, die seit 40 Tagen keine Leistung mehr hatten und 3. alle, bei denen im Rechnungsfeld Abschluss drinsteht (die würden aber auch nach 40 Tagen unter 2. auftauchen)

Fälle über 9 Monate haben wir auch (wir haben Fälle über 15 Jahre) aber da würde sich sowieso viel zu viel Geld anhäufen. Deshalb: für uns funktioniert das (es sei denn, ich treffe auch mal eine verschönerte Frisöse, die mir sagt, sie schuldet mir Geld)

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Das ist mal ein Workaround für etwas was Tomedo klar darstellen sollte.

Answer 3

Liebes Forum,

beim Kassenpatient wird ja bereits beim Stecken der Versicherungskarte eine Art Rechnung erstellt. Dieses muss dann noch mit EBM Ziffer und Diagnose ergänzt werden, aber eine Rechnung ist bei diesem Verfahren (oder auch beim Ersatzverfahren) angelegt und man kann im tomedo danach suchen.

So einfach ist das bei der Privatabrechnung eben nicht. Hier erfolgt die Anlage einer Rechnung meist erst nachdem der Patient im Sprechzimmer gewesen ist. Das birgt die große Gefahr des Vergessens. Und dann findet man eben nicht die Vorgänge mit einer Statisitik Abfrage wieder.

Daher wäre in der Tat wichtig über so etwas wie einen Behandlungsfall zu sprechen. Dieser löst dann (hoffentlich automatisch) eine Rechnung aus.

Laut Bundesärztekammer ist folgendes ein Behandlungsfall:

Der "Behandlungsfall" ist in den Allgemeinen Bestimmungen zu Abschnitt B der GOÄ definiert: "Als Behandlungsfall gilt für die Behandlung derselben Erkrankung der Zeitraum eines Monats nach der jeweils ersten Inanspruchnahme des Arztes."Deutsches Ärzteblatt 103, Heft 15 (14.04.2006), Seite A-1027

Damit ergibt sich eine zeitliche Definition. Zum Thema Monat noch folgende Ergänzung:

Der Zeitraum "eines Monats" ist als Kalendermonat zu verstehen. Im Bürgerlichen Gesetzbuch wird die Monatsfrist in § 188 Abs. 2 so definiert, dass der Tag des Behandlungsbeginns bei der Berechnungsfrist nicht mitzählt. Wird ein Patient wegen einer neuen Erkrankung erstmalig am 2. Februar 2006 behandelt, so beginnt bei der Fortführung dieser Behandlung gebührenrechtlich ein neuer "Behandlungsfall" am 3. März 2006, am 4. April 2006, am 5. Mai 2006, am 6. Juni 2006 und so weiter. Eine Eselsbrücke: Monat plus eins und Tag plus eins.

Um nun in jedem Fall eine Rechnung zu erstellen, wäre der Moment des ersten Kontaktes in der Praxis am effektivsten: bei GKV Patienten macht das bei den meisten wohl die MFA mit dem Stecken der Versicherungskarte. PKV Patienten haben diese ja nicht und derzeit muss man es manuell machen. Dieses werden sicherlich alle unterschiedlich handhaben: die MFA am Tresen, der Arzt im Sprechzimmer, der Arzt im `Feierabend`. Dieses ist nicht optimal: kein Standard, System ist anfällig fürs Vergessen.

Schöner wäre es,wenn es automatisch beispielsweise beim Setzen eines ToDo`s passiert. Die MFA begrüßt den Patienten und setzt ein ToDo. Der PKV Patient erscheint mit dem ToDo in der Warteliste und dadurch würde automatisch ein Behandlungsfall kreiert mit dazugehöriger Rechnung. Es sei denn nach obiger Definition der BÄK bestünde bereits ein Behandlungsfall. Damit wäre sichergestellt, dass keine Patienten/Rechnungen verloren gingen. Auch die Art und Natur des ToDo`s wäre zweitrangig, da ja eine Bearbeitung innerhalb des Behandlungsfalles geschehen ist (Info`s, Scan, Gesprächskontakte, Telefonate durch Arzt und/oder MFA etc.). Diese sind ja in den allermeisten Fällen auch abrechnungsfähig. Zu viele Rechnungen kann es auch nicht geben, da nach der Monatsregel (1 Monat plus 1 Tag) nacheinander neue Rechnungen erstellt würden. Einzig die Pflege der Diagnosen wäre wichtig, da ein Diagnosewechsel neue Behandlungsfälle kreiiert.

In jedem Fall wären mit diesem System alle Privatfälle mit Rechnungen ausgestattet und dann mit den Statistiken recht einfach zu suchen und könnten dann weiter bearbeitet werden (GOÄ Ziffern setzen, Diagnose etc).

Vielleicht wäre das ein Gedankenanstoß wie Privatpatienten nicht so einfach verloren gingen.

Viele Grüße aus dem Norden

Michael Hofdmann

Answer 4

Herr Hofdmann, so einfach ist das leider nicht. Wir wollen nicht monatlich abrechnen und vor allem unsere Selbtszahler nicht mit unnötigen Überweisungen nerven. Ich will auch nicht mehrmals beim Arzt für den selben Fall, nicht definitionsgemäss, überweisen. Die Definition des GOÄ Falls ist auch belanglos, sie nötigen den Patienten nach der Bahandlung auch nicht sofort zum Automaten zu rennen weil nach GOÄ die Rechnung nach der Behandlung sofort fällig ist. Zum anderen schreibt man nicht immer mit Tomedo eine Rechnung. Wir geben teilweise Rechnungen auch an die PVS weiter die sie dann schreiben. Mit einer automatischen Rechnungsstellung ist es also nicht getan.  

Ein Fall muss geöffnet werden wenn der Patient eine vordefinierte Zeit keinen Besuch hatte, bei privaten Neupatienten muss immer ein Fall erstellt werden. Auch bei bestimmten Karteieinträgen (z.B Wahlleistungsvertrag stat. zusatzversicherung) oder Anlage eines Kostenvoranschlages muss ein Privater Fall angelegt werden (Igel).

Der Fall ist erst abgeschlossen wenn der Chef, die Cheffin den Fall schliesst. Damit wird die Fehlerquelle Helferin ausgeschaltet, Tomedo startet den Fall automatisch, der Chef schliesst wenn alles da ist und Matthias Müller hat weniger Arbeit mit der Statistik im Heuhaufen zu suchen.

Comments

Hallo,

es liegt mir fern die Anzahl an Rechnungen künstlich zu erhöhen oder vorschreiben wie oft jemand Geldbeträge anweisen soll.

Aber der Kern des Problems liegt doch darin die Privatrechnung bereits bei Eintritt des Patienten ins Wartezimmer zu erstellen. Am besten noch an der Rezeption. Damit kann man diese recht einfach wiederfinden im Reiter Verwaltung unter Privatrechnung. Das muss doch das Ziel sein bevor man aufwändige Statistik Abfragen kreiiert, um verloren gegangene Privatpatienten wieder zurück zu holen.

Entweder entschließt man sich für eine zeitliche Definition unter bestimmten Bedingungen (bsplw. keine vorbestehende nicht-abgerechnete Rechnung, kein kassenärztlicher Fall, kein BG-Fall etc.) oder man muss es eben weiterhin wie bisher manuell machen.

Sollten Sie die zeitliche Definition der BÄK verwerfen, wird es schwierig. Man kann diese gut finden oder nicht: für den privatärztlichen Behandlungsfall gibt es meines Wissens nichts besseres und man kann vor der Versicherungswirtschaft damit argumentieren. Die Versicherungen zahlen ja letztendlich unsere Rechnungen in den allermeisten Fällen.

Eine spezielle Lösung nur für eine Praxis xy ist, denke ich,  nur mit einer speziellen Statistik Abfrage realisierbar, so wie es beispielsweise Herr Müller für sich realisiert hat. Ob diese von allen so benutzt werden kann, halte ich für fraglich. Ich würde mir eine Lösung wünschen, die an der Rezeption beginnt und ohne eingewiesene MFA funktioniert. Damit gingen die Behandlungsfälle zumindestens nicht verloren und ich könnte diese dann nacharbeiten (Kostenstellen eintragen, MwSt festlegen, Diagnosen und Ziffern nachtragen etc.).

MfG

Michael Hofdmann

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Kern des Problems liegt doch darin die Privatrechnung bereits bei Eintritt des Patienten ins Wartezimmer zu erstellen.

Nein, das geht nicht. Wenn Rechnungen weggegeben werden kann keine Rechnung erstellt werden. Beim erstellen der Rechnung wird eine laufende Rechnungsnummer erzeugt, diese muss dann Storniert und an den Steuerberater gesandt werden und es entstehen Fragen die das Finanzamt stellen kann vor allem weil die keine Rechnungen mehr sehen dürfen.  

Nicht nur eine Praxis xy lässt Rechnungen ausserhalb schreiben. Die Satistikabfrage von Herrn Müller ist lächerlich kompliziert für eine Aufgabe die Tomedo einfach erledigen muss. Ich werfe Zollsoft schon lange vor, dass Schutzmechanismen in Tomedo erst eingebaut werden wenn es schon mal zu spät war.

Sollten Sie die zeitliche Definition der BÄK verwerfen, wird es schwierig. Man kann diese gut finden oder nicht: für den privatärztlichen Behandlungsfall gibt es meines Wissens nichts besseres und man kann vor der Versicherungswirtschaft damit argumentieren. Die Versicherungen zahlen ja letztendlich unsere Rechnungen in den allermeisten Fällen.

Ich argumentiere gerne so mit der Versicherungswirtschaft aber nicht beim medizinisch indizierten Selbstzahler wie zum Beispiel einer Patientin mit einer angeborenen Brustmalformation und nicht bei ästhetischen Eingriffen. Wenn Zollsoft keine Fälle einbaut werden wir auch monatlich die Privatbesuche prüfen, was bleibt uns übrig, aber dies ist unnötiges Aktenwältzen. Und ich wiederhole, wenn ich Akten öffnen muss ist Tomedo nicht clever genug.

Wir brauchen Fälle die Besuche zu einem Abrechnungskomplex zusammenfassen.

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Behandlungsfall bekommt Zollsoft nicht einmal mathematisch hin. Bei den GOÄ Abrechnungsfehler kommt immer ("geht nicht, darf nicht") weil Tomedo das Grundprinzip "Anzahl der Diagnosen und 31 Tage" nicht implementiert hat. Tomedo muss lernen, Diagnosen zu zählen und Tage zu zählen (und das leider rechnungsübergreifend). Anderes Thema.

Und jetzt noch Rechnung bei Ankunft.., ich glaube auch, das ist nicht gut.

Aus meiner Sicht: Wenn der Pat die Praxis betritt und einen Besuch bekommt (Privat kann BG sein, GKV kann IGEL sein) muss eine offene Rechnung vorhanden sein.
Und wenn in der Hektik (bei P sollte es ja keine geben) eine Ziffer untergeht... bei uns läuft jeden Tag die Statistik (mit anderen Statistiken) durch, 5 min vor Feierabend. Das machen alle MFA, da muss ich nicht einmal dran denken. Das kontrolliert man straff 2 Wochen lang, dann geht das schon.
Und da ich (wie früher mkgph auch) alle Privatziffern einmal nachschaue (mit einem nutzerspezifischen Kontrollfeld) gibt es aus meiner Sicht kein echtes Problem.

PS: wir öffnen nie Akten.

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wir öffnen nie Akten.

Ich sehe nicht wie wir das mit der Statistik abfragen sollen wenn auch ausserhalb Rechnungen erstellt werden. Werde noch einmal einen Versuch starten. Von Zollsoft kommt eh nichts.

Wenn der Pat die Praxis betritt und einen Besuch bekommt ... muss eine offene Rechnung vorhanden sein.

Wie gesagt Rechnungsnummer darf nicht erstellt werden. Patient verlässt vor Behandlung Praxis -> Storno/Steuerberater/Mehrarbeit oder PVS schreibt Rechnung -> Storno/Steuerberater/Mehrarbeit. Kostenvoranschlag würde gehen aber dann ist man auch nur noch am Löschen von Kostenvoranschlägen weil Tomedo zu doof ist zu wissen dass es sich um einen Fall handelt. Patient kommt 10 mal zur Nachbehandlung und es werden 10 Kostenvoranschläge generiert oder Zollsoft baut einen Nagscreen ein, da sind sie auch ganz gross. Kostenvoranschläge zusammenfassen würde dann gehen aber die ganze Privatabrechnung ist ein riesen Durcheinander und Layoutdesaster, da braucht man nicht noch einen Knopf Kostenvoranschläge zusammenfassen.

Ein Fall muss her, wirklich, mit dem kann man auch mehr sicherstellen als nur die Rechnungsstellung. Habe aber auch keine Lust mehr Ideengeber zu sein und einfachste Probleme nicht gelöst zu bekommen wie zum Beispiel die Briefkommandos. Der Ticketfriedhof ist sowas von voll da passt gar nichts mehr hin. 

Answer 5

Ich sage immer noch, dass wir den "Fall brauchen" für den definiert werden kann was alles präop und postop notwenig wird. Bei aller Konfigurationsmöglichkiet von Tomedo ist die Einrichtung eines Falls nicht möglich. Es würden keine Rechnungen mehr vergessen werden;präop Erledigungen könnten bei Fallarten definiert werden und man würde sofort sehen wie es sich administrativ um den Fall verhält.

Zwischen dem Kassenpatienten mit privater Zusatzversicherung der stationär operiert wird, dem Privatpatienten der einen Selbstzahleranteil und einen Kassenanteil hat, dem normalen Privatpatienten ist organisatorisch ein riesen Unterschied.

Hauptproblem ist aber der sichere Abschluss solch einen Falls und die Abrechnung.

Beispiel Patient wid beraten und erhält wirtschaftliche Aufklärung und meldet sich dann nicht mehr. Tomedo hat keinerlei Funktion sichtbar zu machen in welchem Stadium sich der Fall befindet. Wir behelfen un mit den Ja/nein Feldern, werden die aber nicht gesetzt dann geht der Fall und die Abrechnung flöten und ins Karteinirvana. Karteikarten wältzen ist der Ausweg aber wozu habe ich dann ein Praxissystem.