Patientenformulare

Question

Hallo,

ich habe gestern Abend angefangen mit dem Editor der neuen Patientenformulare "zu spielen". Die Formulare haben extremes Potential und werden den Praxisablauf extrem vereinfachen. Dabei sind einige Wünsche aufgetreten:

Neupatienten würde ich mehrere Formulare zukommen lassen:

- Abfrage Stammdaten (Name, Adresse, Versichertenstatus mit ggf. Hauptversicherten,..)

- Datenschutzvereinbarung, die wenn benötigt auch an andere Ärzte weitergeleitet werden kann, damit man Auskunft bekommt

- Allgemeiner Anamnesebogen (Vorerkrankungen, Medikamente, GdB, Pflegegrad,...)

- Besuchsspezifischer Anamnesebogen

- bei Privatpatienten noch Behandlungsvertrag

Jetzt ist ist das, wenn ich das richtig verstehe, dass der Bogen bei Neupatienten nicht automatisch dem Besuch zugeordnet wird. Daher müsste der Patient zur Zuordnung in meinem Fall 4x seinen Namen und zumindest Geburtsdatum eingeben und mindestens 2x auch noch seine Adresse (Stammdaten und Datenschutz) bzw bei Privat 3x.

Daher würde ich mir wünschen, dass tomedo/arzt-direkt erkennt, wenn welche Formulare zu einem Termin gehören und ggf. die Felder (die als "zurückschreiben" markiert sind), nachdem diese einmal ausgefüllt wurden (Name, Geburtsdatum, Adresse) bei den weiteren Formularen übernommen werden.

Außerdem wäre es toll, wenn Felder über tomedo bereits vorbefüllt werden könnten.

PS: Grund warum ich z.B. Stammdaten und Datenschutz nicht in ein Formular packen möchte, ist, weil ich das Datenschutzformular allein ggf. weitersenden möchte.

Comments

Ich habe noch nicht damit gespielt, bin aber verwundert, dass das so kompliziert sein soll. Bei IDANA gibt es einen (1) link zum check in, der dann mehrere Fragebögen enthält - will tomedo wirklich für jedes Formular eine extra mail/einen extra link mit wiederholt auszufüllenden Namen etc.? Dann sollte dies so ziemlich als erstes optimiert werden! Das "Formularpaket" für Neupatienten ist sicher nicht nur bei mir ein wesentlicher Anwendungsfall und soll nicht gleich abschreckend wirken.

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Es ist eine Mail mit verschiedenen Links.

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Ich bezweifle, dass die Patienten dann nacheinander mehrere links anklicken...

Ab welcher Version kommt der Editor, ich finde noch nichts?

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Schon jetzt im Dashboard Ihres arzt-direkt Kontos unter Formulare und dann "Neue Formulare" (benennen wir noch um). Dort gibt es eine blaue Schaltfläche zum Erstellen von Patientenformularen.

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Übernahme von Name und Adresse usw. finde ich auch super wichtig! So ist es für die Pat. mehr als nervig, das mehrfach einzugeben....

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Mir fehlt noch:

1. Anleitung für den Editor 
2. Rückschreibung der Stammdaten
3. Rückschreibung anderer Daten in eigene Karteieintragstypen
4. Das Neupatienten ein Formular erhalten, dass nach Rücksendung eine Kartei anlegt.

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2-4 funktioniert bereits. Stammdaten können durch Klick in der inbox (alle oder nur ausgewählte) übernommen werden. Auch können alle Felder mittels Briefkommando in z.B. ein CKE übernommen werden.

zu 1: der Editor ist wirklich sehr intuitiv!

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Wie kommt der Neupatient ans Formular ohne Termin über den OTK-2?

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Sie können auch manuell Links zu den Formularen aus der Praxis herausschicken

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Sorry, aber ich finde die Patientenformulare in TOMEDO nicht wieder oder wo finde ich sonst einen Link den ich kopieren könnte.

Hey TOMEDO: Eine Anleitung würde helfen... Ich finde es nicht so intuitiv. Bin wohl Digital-Legastheniker.

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Den Editor finden Sie in Ihrer arzt-direkt Instanz online. Dort kommen Sie über admin -> arzt-direkt ->instanzkonten - > Einstellungen und dann Klick auf Dashboard hin.

dort dann einloggen und anschließend auf "Formulare" klicken. 

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Ich weiß wie ich zum Editor komme, kann auch Formulare bearbeiten (teilweise), aber wie kommt das Formular zum Patienten? Vor allem zu Neupatienten ohne existierende Karteikarte?

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Hier nochmal das Anleitungsvideo

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Ich werde am Wochenende auch noch ein Video uber den Editor aufnehmen.

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Bei Neupatient muss der Link zugesadt werden. Das bedeudet:

- Kontakt des Neupatienten per Telefon oder Mail zur Praxisa

- MFA muss tätig werden.

Das könnte umgegangen werden, wenn es einen Link aud der Webseite gäbe, mit dem der Patient direkt das Formular abrufen, ausfüllen und absenden kann - ohne Arbeitseinsatz des Praxispersonals!

Dann könnte ich Formulare auf der Webseite bereistellen für: Neuanmeldiung, Speziewlle Diagnostiktermine, Kur-Wunsch, usw. Das wäre eine erhebliche entlastung und ein echter Mehrwert! Würde viele Telefonate und Emails sparen!

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Guten Morgen,

was mache ich falsch, wenn ich seit Mittwoch die Patientenformulare aktiviert habe und die 3 Standard-Formulare finde, aber der "blaue Button" im Dashboard nicht auftaucht? Ich kann also keine eigenen Formulare bauen...

Danke für einen Tipp!

F. Möller

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Gute Morgen Frau Möller,

bei der Aktivierung ist uns da ein Fehler passiert. Der Button zum Erstellen neuer Patientenformulare sollte jetzt bei Ihnen auftauchen. Nach der Veröffentlichung eines neuen Formulars in arzt-direkt müssen Sie dann nur noch im Anforderungsfenster unter Aktion-->Patientenformulare anfordern den Aktualisieren-Button klicken, damit das Formular auch in tomedo erscheint.

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Lassen sich alle Felder auch in Karteieintragstypen übernehmen? Gibt es hierfür ein Kommando und wo kann man es einpflegen (im Editor habe ich nichts dergleichen gefunden)? Das wäre ja eine super Erleichterung (z.B. für Übernahme Allergien oder Allgemeinerkrankungen).

Lieben Dank im Voraus!

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Ja, über das formularEintrag Briefkommando lassen sich einzelne Antworten aus dem Formular auslesen. Ab der kommenden tomedo Version v1.149 kann man den Karteieintrag auch automatisch über eine Aktionskette anlegen, wenn das Formular in der Inbox auf gelesen gesetzt wird. Hier gibt es dazu eine kurze Anleitung:

Answer 1

Lieber Herr Hoffmann,

mehrere Formulare mit einem Link anzufordern, steht ganz oben in unserer Planungs-Liste. Die Formulare sollen dann nacheinander abgefragt werden, also nach dem Abschließen des einen beginnt gleich das nächste. Was wir jetzt veröffentlicht haben ist ja die "Basisversion", also erstmal das Gerüst, von dem ausgehend jede Menge dazugebaut werden kann (und wird). Darunter z.B. das Anfordern von Patientenformularen per QR-Code am Empfang, eine Outbox, um zu sehen, was alles man angefordert hat, die Verknüpfung zu einem Termin, das FIltern nach anforderndem Nutzer in der Inbox, das Hochladen von BMPs, das automatische Erstellen anderer Karteieinträge aus Patientenformularen und und und... und auch, wie Sie vorschlagen, die Zuordnung zum Patienten über den Besuch.

Ihre Rückmeldung bestätigt für mich nochmal, dass die Bündelung der Formulare eine der nächsten Arbeiten für uns sein sollte.

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Den Editor für die Patientenformulare finden Sie im Dashboard Ihres arzt-direkt-Kontos. Wir bauen auch noch eine Ansicht dafür in der tomedo Formular-Verwaltung, bei der man ein Patientenformular dirket editieren kann.

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Nachtrag: die Vorbefüllung am iPad in der Praxis ist fertig und kommt im nächsten Update der tomedo® iOS App (Version 228). Vorbefüllung für Patientenformulare, die im Internet ausgefüllt werden, ist so eine Sache bzgl. Datenschutz: da müssen wir uns noch was ausdenken, damit die Daten die im Formular mitgeschickt werden dann wirklich nur dem Patienten selbst zugänglich sind.

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ggf wie bei den Terminen: zunächst Eingabe Geburtsdatum?

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Ja sowas.

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Eine Frage zum Unterschriftsfeld: bei IDANA wird da "IDANA trusted signature" oder so ähnlich angezeigt. Sieht halbwegs offiziell aus, ob das dann vor Gericht Bestand hat sei mal dahingestellt, was genau die da abspeichern weiß ich nicht. Wie sieht das bei tomedo aus, wird da mehr als nur ein Bild gespeichert? Gibt es irgendwelche Informationen, die den Beweiswert erhöhen? Ich frage vor dem Hintergrund, ob es ausreichend ist, sich beispielsweise die Einwilligung für die PVS über ein Patientenformular geben zu lassen. Ich weiß, dass zollsoft hier keine verbindliche Rechtsberatung machen kann, möchte aber wissen, wie umfangreich hier Bemühungen unternommen wurden, einen hohen Beweiswert herzustellen.

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Ich bin auch kein Rechtsanwalt. Einen Behandlungsvertrag habe ich mir auch schon erstellt. Das "größere" Problem dabei sehe ich, dass ich den Vertrag nicht unterschreiben kann. Ich meine mal irgendwo gelesen zu haben, dass auch der Arzt den Behandlungsvertrag unterschreiben muss. Prinzipiell besteht ja schon ein Vertrag, sobal der Patient die Praxis betritt und sich in Behandlung begibt. Probleme kann es dann wohl nur bei Steigerungsfaktoren geben oder wenn die Versicherung manche Leistungen nicht übernimmt. Ich würde versuchen - möglichst über eine Aktionskette - dem Patienten das unterschrieben Formular nochmals per Mail zu schicken.

@zollsoft: wäre es vielleicht möglich, dass der Patient am Ende eine Option wählen kann, dass er das Formular per PDF per Mail (optimalerweise verschlüsselt) geschickt bekommt.

@RA Herr Frotscher (falls Sie hier mitlesen): wie sieht das aus Ihrer Sicht aus?

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Es kommen auch noch Felder die selektiv editierbar sind. Also so, dass nur die Praxis das Feld editieren kann. Dann kann in der Praxis noch eine Unterschrift geleistet werden nach Eingang bspw. eines Behandlungsvertrags.

Answer 2

Mir fällt grad noch was auf:

Beim Ausfüllen mehrerer Formulare hintereinander können wir das natürlich so bauen, dass Antworten die in einem Formular schon gegeben wurden ins nächste übernommen werden. Dann braucht man z.B. Stammdaten wirklich nur einmal ausfüllen.

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das wäre super!

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Das wäre super.

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super

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Hallo Zusammen,

gibt es hier etwas neues? Kann man Felder Vorausfüllen lassen?

Ich denke es wäre auch wichtig für die Anamnes, falls sich etwas geändert haben sollte. Wäre super wenn der Patient sehen könnte was er schonmal eingetragen hat um dieses gegebenenfalls ändern zu können.

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Innerhalb des Praxisnetzwerks, am iPad (tomedo version 228) und am Mac (tomedo Version 147), werden Rückschriebfelder mittlerweile vorbefüllt. Beim Ausfüllen außerhalb der Praxis brauchen wir leider noch ein Bisschen weil dafür ein sicherer Login in das vorbefüllte Formular aus Gründen des Datenschutzes nötig ist. Mit ein Bisschen meine ich "voraussichtlich bis Ende des Quartals".

Answer 3

ich finde derzeit das Versenden des Links noch einigermaßen aufwändig und würde mir wünschen, dass man gezielt ausgewählte Formulare im Rahmen von Aktionsketten zusenden kann.

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Das geht tatsächlich schon wenn Sie für das gewünschte Formular eine Email-Vorlage anlegen, in der das Briefkommando %[formularLinks PF-Kürzel]% steht. Dann als Aktion der Aktionskette "Email aus Vorlage" nutzen.

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perfekt!

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oder automatisiert als Terminerinnerung zur Terminart.

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was ist hier mit PF-Kürzel gemeint? Wenn ich die "Kennung" eingebe, wird dies leider nicht erkannt.

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Das Kürzel findet man unter Admin->Formulare. Beginnt immer mit PatF-

Answer 4

So, nun habe ich auch mal schnell ein neues Formular erstellt, geht soweit recht intuitiv, das ist schonmal gut.

Zwei kleine Käfer fielen auf: es hat mir meine praxisindividuelle Farbe deaktiviert, plötzlich alles tomedo-blau, in der Instanz wie im Formular, in den Einstellungen waren dann aber die Farben drin und konnten reaktiviert werden; außerdem mogeln sich beim Verlassen des Textfeld-Editors ("html") immer wieder leere Zeilen rein, unter Listen auch ei weiterer Punkt.

An das Editieren des Anamneseformulars traue ich mich noch nicht - bleiben die Standard-Formulare erhalten und werden als neue individuelle gespeichert? Ich würde die gerne als Ausgangspunkt für eigene Formulare nutzen, im Falle, das was nicht klappt aber weiter verfügbar haben.

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Bei den vorhandenen Formularen können Sie auf bearbeiten klicken und anschließend  einen neuen Namen geben. Dann sind beide Formulare weiterhin vorhanden.

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Es dauert nicht mehr lange, dann aktivieren wir im Editor den "Theme-Editor". Damit können Sie dann auch das gesamte Design des Patientenformulars anpassen.

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Genau wie Herr Stenger schreibt. Wenn Sie ein vorhandenes Formular in der Editier-Ansicht öffnen und dann einen neuen Namen vergeben, wird ein neuer Entwuf erstellt, den sie dann unabhängig vom Original bearbeiten können. Ich will dafür auch noch einen Button in der Übersicht, mit dem man direkt einen neuen Entwurf als Kopie erstellen kann.

Answer 5

folgende "Bugs" sind mir noch aufgefallen:

- beim PDF Export in tomedo werden die HTML Felder nicht exportiert

-Versand per Fax ist erst möglich, wenn zuvor als PDF exportiert wurde

- Größe, Gewicht, Kontaktaufnahme und Versand von Informationen wird nicht zurückgeschrieben bzw. als Rückschreibeoption angezeigt

- Übernahme der Formulare in tomedo erst nach Deaktivieren und erneutem Aktivieren der Formulare.

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und: Praxiseigene Farb wird im OTK nicht mehr richtig angezeigt. Immer blau...

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weiterer Bug: Feld HTML speichert die Formatierung (Heading usw.) nicht

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Der Kotaktdaten-Bug ist mit der Version 146 behoben. Die anderen nehme ich mit.

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noch eine Frage, welche gerade beim bauen aufkommt: wie kann ich ein panel erstellen? Finde nirgends diese Funktion (um z.B. einige Fragen zusammenzusfassen). In den Vorlagen enthalten, aber neu erstellen?

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Mir ist ehrlich gesagt der Sinn davon noch nicht ganz klar, außer dass man die einzelnen Fragen zusammen verschieben kann.

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In der Basisversion sind die "Seiten" der Patientenformulare effektiv die Ordnungseinheiten, mit denen man Fragen zusammenfassen kann. Es wird in künftigen Versionen aber weitere Elemente geben, mit denen man Fragen oder Antworten ordnen kann, darunter auch Panels, Multiple Textboxen unter einer Frage, Matrizen,... Panels nehme ich jetzt in die Wunschliste als erstes auf.

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noch aufgefallen: das Unterschriftenfeld hat keinen "Tomedo Kurztitel" um das ganze auszulesen (hab ich vorher in den Formularen genutzt).

für die Allgemeinheit beim Basteln, hab lange gesucht: 

Briefkommando zum auslesen: $[formularEintrag PatF-Kürzel TomedoKurztitel N]$

versenden der Links per Terminerinnerung: Kommando in der eMail-Vorlage: $[selektierterTermin %formularlinks]$ (danke David Stenger)

nicht geht das Kommando %[formularLinks PF-Kürzel]% in einer Mailvorlage (zumindest hab ich es nicht hinbekommen

was ich auch noch nicht rausbekommen habe, ist wo der Link zu der eMailvorlage "MUSTER - Patientenformularanforderung" hinterlegt ist (bei Aktion-Patientenformulare anfordern). @ Christian Honey: Vlt. gibts da noch noch nen Tipp

 

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Für manuelle Mails hab ich jetzt nach vielem Testen und nochmal genauem Lesen der Erklärung in den Briefkommandos rausgefunden, dass man auch das Formularkürzel mit angeben muss, dann funktioniert es, z.B.:

$[formularLinks PatF-Stammdaten]$

Offen bleibt die Frage, wie man die Vorlage auswählen kann, die bei Aktion -> Patientenformulare anfordern angewendet wird.

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Ich habe das ganzn noch weitergestet. Laut Beschreibung sollte $[formularLinks PatF-Stammdaten PatF-Anamnesebogen-Sprechstunde]$ eine Liste mit 2 Links erstellen. Dies ist aber nicht der Fall. Es wird nur ein Link für die Stammdaten generiert.

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werden mehrere Links mit selektierterTermin verschickt, ist in der Mail nicht zu erkennen um welche Formulare es sich handelt:

Wäre es möglich, dass hier auch der Name des Formulars angezeigt wird.

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wenn ich das so anwende (mit dem Kürzel), wird bei mir nicht der Link angezeigt.

Das ist mit Kürzel gemeint, oder was soll Stammdaten sein?

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genau. Hier nochmal meine Mailvorlage zum kopieren. :-) Ist für das manuelle Zusenden gedacht

Guten Tag,

um eine best mögliche Versorgung zu gewährleisten, ist es notwendig, dass wir über Ihren Gesundheitszustand möglichst genau Bescheid wissen. 

Mit Klick auf den Link öffnet sich das Formular in Ihrem Browser. Bitte machen Sie dort alle erforderlichen Angaben und schließen Sie die Bearbeitung durch Klicken auf den entsprechenden Knopf im Formular ab. Das ausgefüllte Formular wird uns dann automatisch zugestellt, so dass wir alles Notwendige veranlassen können.

$[formularLinks PatF-Stammdaten]$
$[formularLinks PatF-Anamnesebogen-Sprechstunde]$
$[formularLinks PatF-Datenschutzerklärung]$
$[formularLinks PatF-Anamnesebogen---allgemein]$

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

Sieht dann so aus:

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ok, jetzt hab ich es auch c&p hat wieder funktioniert..... bin anscheinend zu blöd Kommandos selbst händisch einzutragen....

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nach weiterem testen noch aufgefallen, dass das Rückschreiben von vielen Werten nicht wirklich funktionert. Auf jeden Fall Beruf, Str.+Hausnr., Telefon privat

Die sind zumindest aufgefallen.

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ich habe nun auch die ersten Rückmeldungen von Patienten. Gerade die Patienten, die mehrere Links mit einer Mail geschickt bekommen hatten, haben nicht alle Formulare ausgefüllt, da sie dachten, es handele sich um ein und das selbe Formular, da aus der Mail nicht ersichtlich ist, dass es verschiedene Formulare sind (siehe meinen Eintrag oben 27.07.)

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kann ich so bestätigen

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Dies bestätigt nochmals die bereits oben diskutierte dringende Notwendigkeit der Bündelung der Formulare.

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Irgendwie sind die Patientenformulare noch im Beta-Stadium...

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Hallo zusammen, ab der v1.146 wird beim Versenden von Links über eine Terminerinnerung mit dem Briefkommando $[selektierterTermin %formularlinks]$ auch der Name des Formulars mit angezeigt.

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Danke. Ist schon mal ein Anfang.

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Wann kommt das Video zum Editor und eine Tauschbörse wäre tatsächlich ganz großartig. Schönen Montag Abend

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Sehr geehrter Herr Müller,

bei mir funktioniert das Briefkommando $[formularEintrag PatF-Lebensqualitäts-Fragebogen Juckreiz N]$ leider nicht.
Als Fehlerantwort kommt: "Das Briefkommando formularEintrag benötigt 3 statt 2 Argumente. Der betroffene Platzhalter lautet:..."
Können Sie mir helfen?
Es handelt sich um den DLQI-Bogen, den die Patienten vor dem Termin ausfüllen sollen. Bisher benötigt man leider noch ein Briefkommando in einem Formular, um den Score zu berechnen. Sollte ich das Briefkommando zum Laufen bringen, müsste man immer noch bei dem Eintreffen eines Formulares die Berechnung manuell anstoßen und die Werte aus dem Pat-F ziehen.

Eine Automatisierung wäre natürlich großartig und einen Schritt für die MFA weniger.

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der Unterstrich fehlt:

$[formularEintrag PatF-Lebensqualitäts-Fragebogen Juckreiz_ N]$

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Herzlichen Dank.

Aber wenn ich das so wie Sie schreibe, dann kommt die gleiche Fehlermeldung.

Ich habe auch den Formulartitel geändert in PatF-Lebensqualitätsfragebogen, damit der Bindestrich evtl. keine Probleme macht.

Wenn ich $[formularEintrag PatF-Lebensqualitätsfragebogen Juckreiz_N]$ schreibe, dann: Das Briefkommando formularEintrag benötigt 3 statt 1 Argumente.

Wenn ich $[formularEintrag PatF-Lebensqualitätsfragebogen Juckreiz _N]$ schreibe, dann: Das Briefkommando formularEintrag benötigt 3 statt 2 Argumente.

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Sorry, mein Handy war schuld :-/

$[formularEintrag PatF-Lebensqualitäts-Fragebogen Juckreiz _ N]$

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Danke Nochmal.

Die Fehlermeldung ist nun verschwunden, aber nun bleibt das Textfeld in meinem Formular einfach leer...

"Juckreiz" ist definitiv im Feld Kurztitel drin.

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Ich kann gerne morgen mal draufschauen, Herr Hessam!

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Ja, das wäre Super!

Answer 6

Das Vorbefüllen von rückschriebfähigen Feldern über tomedo fände ich auch sehr hilfreich, z. B. Kontaktdaten bei Bestandspatienten, sodass sie diese nur noch im Falle einer Änderung bearbeiten müssen!

Ist es möglich, automatisiert auf den Eingang von Patientenformulare zu reagieren? Wenn beispielsweise ein Bestandspatient ein Formular absendet, wird dieses ja automatisch in seine Kartei übernommen - das wäre ein guter Zeitpunkt, um gleich eine Auswertung der Formulardaten zu generieren, z. B. in Form eines CKE. Beim Besuch des Patienten lägen die Daten dann bereits aufbereitet vor, ohne dass die Mitarbeiterinnen an der Anmeldung jedes Mal selber daran denken müssen.

Comments

Auf den Eingang direkt noch nicht. Aber man kann das Öffnen der Kartei als Trigger nehmen, um bspw. eine Aktionskette zu starten, die dann Daten den Patientenformularen nutzt um bspw. Hinweise auszugeben, Marker zu setzen oder neue Karteieinträge zu schreiben. Wir werden den Eingang eines Formulars als Trigger aber auch noch verfügbar machen.