Besseres Management eingehender und vorhandener/gescannter Arztbriefe - Dringen für ePA - Großer Weihnachtswunsch

Question

Liebe Tomedianerinnen und Tomedianer,

wir sind noch recht neue (7 Monate) Tomedo-Nutzer und insgesamt sehr zufrieden. Leider bereitet uns das Management eingehender und schon vorhandener Fremdbefunde/e-Arztbriefe Kopfschmerzen.
Gerade in Anbetracht der zukünftigen Befüllung der ePa "brennt das Thema" :)
Falls wir eine schon vorhandene Lösung für die Probleme übersehen haben sollten, freuen wir uns über Hinweise:

1. Über KIM empfangene e-Arztbriefe müssen manuelle immer umbenannt werden, das kostet Zeit und Klicks.
-- eine automatische Absendererkennung, wie z.B. in E-Mailprogrammen wäre hilfreich. Statt e-Arztbrief, Dr.Sowieso@telematik.kimetc... Einfach nur Dr. Sowieso (Kardiologie) wäre sehr hilfreich.
-- Wenn wir die Umbenennung nicht vornehmen steht in der "Gefliterten med. Doku" immer nur e-Arztbrief (siehe unten). (ob uns das Dokument als E-Arztbrief erreicht hat oder nicht ist, von allen möglichen Dokumenteninformationen die, die uns am wenigsten interessiert).

2. Eine Vidierliste für Dokumente wie für den Laboreingang
-- die Vidierung über eine Statistik ist leider nicht besonders praktisch. Wenn Briefe vidiert wurden, fallen sie erst aus der Liste, wenn man die Statistik erneut laufen lässt. Zudem sieht man nicht, um welche Dokumente es sich handelt.
--- eine Liste wie für die Labordaten wäre sehr hilfreich: links die Namen, rechts im Fenster der eingehende Befund

3. Beschlagwortung
-- es wäre sehr hilfreich, wenn den eingehenden Briefen Schlagworte zugeordnet werden können z.B. Koloskopie, Gastroskopie, CT Thorax etc.
--- Wenn je nach Fachrichtung der Kollegen die Vorauswahl schon angepasst werden könnte, wäre das das Sahnehäubchen

4. Gescannte PDF / e-Arztbriefe durchsuchbar machen
-- es kommt häufiger vor, dass wir in den vorhandenen Dokumenten nach dem Ergebnis einer Untersuchung bzw. die Untersuchung selbst finden muss. z.B. wann war die letzte Darmspiegelung. Das kann ziemlich aufwendig sein.

5. Metadaten beim Export behalten
Wenn Dokumente an andere Kollegen weitergegeben werden und die Vorhanden Dokumente auf eine CD gebrannt werden, gehen die Umbenennungen verloren und die Datei heißt statt. Dr. Darm (Gastroenterologe) - Koloskopiebericht nur noch 234.pdf oä.

6. E-Arztbriefe nach Empfangsdatum in die Karteikarte einsortieren und nicht nach Datum der Patienten-Zuordnung
- wird ein E-Arztbrief z.B. am 27.11. empfangen, aber erst am 2.12. zugeordnet wird der Brief auf den 02.12. eingeordnet. Das ist nicht schlimm, aber manchmal unpraktisch

Sonderwunsch:
7. Automatische Patientenerkennung bei Scans. Wenn Papierpost gescannt wird, wäre es, sehr erleichternd, wenn Tomedo die Patienten selbständig erkennen und zur Zuordnung vorschlagen würde - wie z.B. in Programmen wie Datev etc.

Ich halte dies Funktionen wirklich für wichtig und könnten für Tomedo ein besonderes Heraushebungsmerkmal sein. Wir wären gegebenenfalls auch bereit, eine Entwicklung mitzufinanzieren bzw. für ein entsprechendes Luxus-Dokumenten-Management im Rahmen eines Moduls zu bezahlen.

Über Ideen/Einschätzungen der Community oder Informationen zu bereits bestehenden Lösungen, würden wir uns sehr freuen.
 

Darstellung in der Gefilterten med. Doku

 so sieht es vor der Umbennenung aus. e-Arztbrief (wer braucht diese Information?)

 so sieht es nach der Umbenennung aus

Answer 1

Sehr geehrter Herr Doktor Keller,

vielen Dank für Ihre Vorschläge. Wir, also der entsprechende Entwickler und ich als Produktmanager, haben ihre Vorschläge soweit evaluiert. ich würde jetzt zu den Punkten entsprechend Fragen und Kommentare verfassen, sodass das sie das vielleicht dann noch weiter präzisieren können.

Zu 1. aktuell wird das schon getan, wenn Sie entsprechend die Hausarztliste pflegen. Leider ist dieses Matching von unbekannten neuen Ärzten schwierig, da die anderen PVS dort keinen einheitlichen Standard erfüllen müssen. Die eArztbrief-Anzeige können Sie auch beeinflussen in dem Sie eine umfangreichere Darstellung auswählen.

Zu 2. Ich habe es an die Kollegin weitergereicht und das Feedback erhalten, dass es sich in der Entwicklung befindet.

Zu 3. Aktuell können wir nicht aus der KIM Adresse per se ableiten, welche Fachrichtung sich hinter einem eArztbrief befindet. hier müssten Sie den entsprechenden Arzt gepflegt haben und verschlagworten, damit das automatisch gesetzt werden würde. Eine Verschlagwortung würde ich einmal mitnehmen. Meinen Sie es ist okay wenn beim Kartei eintrag begriffe gesetzt werden können aus einem Katalog, den Sie selbst anlegen können?

Zu 4. Das hängt vom Scanner selbst ab bzw. von demjenigen ab der den Scan durchgeführt hat. Wenn Sie einen Befund in einem PDF erhalten muss vorher eine OCR Erkennung durchgelaufen sein. Hat das der Sender nicht getan ist es nicht einfach möglich und eine OCR Erkennung innerhalb von Tomedo ist aktuell nicht geplant, da der Aufwand aktuell zu groß ist. Über externe OCR-Programme können SIe die Dokumente allerdings schnell durchsuchbar machen.

Zu 5. Da das Brennen nicht über eine tomedo Funktion läuft wäre hier wichtig zu verstehen, was sie genau machen bzw. welches Programm sie genau nutzen? Mac OS Tools können wir da nicht daran hindern es anders zu machen.

Zu 6. Grundsätzlich wäre das möglich, allerdings gibt es da ein Problem. 1. Ein Empfangsdatum lässt sich nur schwer bestimmen, da die Frage ist, was sie darunter verstehen, Die Lieferung an den tomedo Server? die Lieferung an den Client? Gerade im Zuge von Abrechnungen sind die Daten relevant. Wir haben uns damals darauf geeinigt, dass ein eArztbrief immer auf das Gelesen also Zuordnungsdatum zu setzen, da es rechtlich am eindeutigsten ist und nicht zu Verwirrungen führen kann. Gern können Sie mir aber noch einmal erläutern, wie der genaue Use-Case aussieht.

Zu 7. Dieser Scan ist technisch nicht umsetzbar. Da Dokumente daten immer unterschiedlich aufbereitet sind, gibt es keine technische Möglichkeit semantisch zu entscheiden, welche Dokumenten-Elemente relevant sind. In diesem Fall ist es schwierig zu entscheiden, ob die Patientendetails links oder rechts oben sind oder ob Sie im Text vorkommen. Das müssten Sie also nochmal genauer erläutern, ob es da genaue feste Elemente gibt die wirklcih in jedem Dokument identisch sind.

Ich hoffe, das schaft schon einmal etwas Transparenz.

Comments

Hallo Herr Ivens.

Punkt 1 beschäftigt mich gerade auch. Bei Scans/Faxen/DragDrop wird in der Kartei ja der Karteieintrag mit markiertem Text geöffnet, so dass über einen Textbaustein was eigenes eingetragen werden kann.

Meine Idee wäre:

Bei eArztbriefen bei der Zuordnung des Patienten (optional) die Kartei mit dem entsprechenden Karteieintrag und am liebsten den Kursor vor „eArztbrief“ öffnen zu können, um dann mit dem entsprechenden Textbaustein die gewünschte erste Zeile zu erhalten. Ginge das?

Und/Oder:

Im Karteieintrag des eArztbriefes wird bei uns unter „Von:“ lediglich die Kim-Mail-Adresse angezeigt und nicht der Name aus der Ärzteliste. Liegt es daran,, dass ich noch auf der v1.118.0.18 bin oder wie kann ich das einrichten und könnte man hier auch das Feld „Fachrichtung“ mit angeben?

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Hallo Frau Wieder,

das erste halte ich aktuell für nicht machbar. wir erhöhen hier auch die Komplexität so deutlich im Programmcode,was nur zu Fehlerquellen führen kann. Wir evaluieren das fortwährend und wenn sich weitere Interessenten melden, würden wir hier das ggf. weiterverfolgen, wenn der Nutzen den technischen Aufwand übersteigt und auch die Fehleranfälligkeit im Hintergrund gelöst werden kann.

Zum zweiten Punkt Sie können eine Ärzteliste pflegen, um die Namen anzuzeigen:

Das klappt dann sozusagen wenn Sie KIM Adresse beim Arzt gepflegt haben, dann wird auch der Namen aufgelöst. Bei unbekannten Ärzten klappt das nicht unbedingt, da das von der Gegenseite abhängig ist und wie der Verzeichnisdienst gepflegt ist (heißt es kann ohne klappen, dass der Name aufgelöst wird, muss aber leider nicht.) Das wurde leider nie genau für alle KIM Anbieter spezifiziert, tomedo macht es zum Beispiel.

Sie können auch die Fachrichtung in der Arztliste pflegen. Der Verzeichnisdienst liefert die Fachrichtung leider nicht, weshalb die Frage ist, ob wir die Funktion einfügen sollen, wenn diese nur funktioniert, wenn sie die Fachrichtung selber pflegen?

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Hallo Herr Ivens,

Danke schon mal für die Infos.

zu 1.: ok, versteh ich.

zu 2.: also, die Ärzteliste ist soweit gepflegt und die Inbox löst den Namen auch auf, im Karteieintrag selber steht jedoch bei uns nur die Kim-Mail-Adresse Von: <Adresse> und in Ihrem Foto oben unter Doc eben Von: „Name“ <Adresse>. Woran könnte das liegen? Zur Fachrichtung: wenn Sie das ohne großen Aufwand einfügen könnten und wir dafür in der Ärzteliste die Fachrichtung mitpflegen müssen (was bei uns gemacht wird), fände ich das natürlich gut.