Fragen zum neuen OTK

Question

bin gerade dabei den neuen OTK einzurichten

die Terminvergabe scheint zu funktionieren, beim Termin habe ich eine individuelle Email hinterlegt, die so auch funktioniert, allerdings erscheint nirgendwo ein Link, um eine Stornierung oder Terminverschiebung veranlassen zu können, wie komme ich bzw der Patient zu diesem Link ?

es gibt einen extra Reiter Email mit der Möglichkeit die Standardemails oder individuelle zu verwenden. Wo kann ich nachlesen, welchen Inhalt eine Standardemail hat ? und wird diese dann nur verschickt, wenn ich bei der jeweiligen Terminart keine Eingabe mache ?

Unter dem Reiter Allgemein Punkt 3 Versicherung kann ich für die verschiedenen Verischerungsarten " Versicherungsarten anzeigen " auswählen oder nicht was verbirgt sich dahinter ?

Bei den Terminarten kann ich eine Beschreibung und auch einen Hinweis erstellen  Wo und wann erscheint dieser Hinweis, das ist mir bislang nicht aufgefallen beim Ausprobieren ?

was ich vermisse ist die Möglichkeit eine Meldung zu hinterlegen, dass momentan keine Termine frei sind. Beim neuen OTK werden diese Temrinarten dann einfach nicht angezeigt. Für die Patientenführung ist es besser, wenn eine buchbare Terminart angezeigt wird und bei 0 verfügbaren Terminen, dann ein Text hinterlegt werden kann z.B. "Akuttermine können erst ab morgen wieder online gebucht werden"

bislang sind mir noch keine grossen Verbesserungen aufgefallen, ich kann zwar bei einzelnen Terminen individuelle Formulare erstellen, bei denen ich dann aber gezwungen bin irgendwelche Abrechnugsmodi einzugeben, die ich so bei der Terminvergabe nicht benötige, die vielleicht bei der Videosprechtsunde Sinn machen

ganz wichtig fände ich die Möglichkeit Terminketten zu vergeben ...

schon mal Danke für die Antworten

Comments

Es wäre schön wenn in der Buchungsmaske die Woche am Montag und nicht am Sonntag beginnt.

Patient schaut nicht genaut, denkt er bucht an einem Dienstag dabei ist es ein Montag.

---

Das ist ein sehr guter Punkt, wir überarbeiten gerade u.a. das Design und werden Ihren Vorschlag aufnehmen.

Answer 1

Sehr geehrter Herr Dr. Blickle,

vielen Dank für die wertvollen Rückmeldungen.

Der Link zur Buchungsseite kann in eigenen E-Mail-Vorlagen mit dem Kürzel `$booking_page$` eingefügt werden.

Die Auswahl im Reiter E-Mail trifft für alle Terminarten zu, für die keine eigene Vorlage angelegt wurde. Wir werden dafür sorgen, dass die Standardvorlage ebenfalls angezeigt werden kann und den funktionalen Zusammenhang deutlicher darstellen.

Die Versicherungsarten werden momentan noch nicht bei der Buchung erfasst, wir arbeiten jedoch mit Hochdruck daran, dass diese Abfrage (als Option) möglich ist. Gleiches gilt nach heutigem Stand für den Hinweistext und alternative Darstellungen, wenn keine freien Termine verfügbar sind. Die Formulare verwenden wir bislang probeweise mit einzelnen Kunden. Sie werden zukünftig in der Lage sein, diese selbst anzulegen und aus (zutreffenden) Vorlagen auszuwählen. Noch vor dieser Funktion werden wir jedoch Terminketten buchbar machen.

Wir werden die Konfigurationsoberfläche anpassen, um diese Punkte verständlicher zu machen. Informationen zur Verfügbarkeit neuer Features erhalten Sie über das Changelog im eingeloggten Bereich.

Bitte melden Sie sich, wenn weitere Fragen aufkommen.

Mit freundlichen Grüßen

Comments

Vielen Dank für die Rückmeldung

Leider sind mir noch mehr Unstimmigkeiten aufgefallen

nach der Terminvereinbarung gibt es ein Button zur Praxiswebsite dann öffnet sich die Arzt direkt Site der Praxis wäre es auch möglich den Link zur "echten " Homepage einzustelllen ? 

nach erfolgreicher Terminbuchung bekommen wir an die Praxis 2 Rückmeldeemails, die allerdings im Tomedo Mail client nicht richtig dargestellt werden und eigentlich dasselbe enthalten Email" neuer Online Termin wurde vom Patient gebucht " und eine Email " neue Buchungsanfrage erhalten"  warum 2 Emails ? und bitte im Tomedoclient darstellbar

Auf der Patienten Bestätigungsemail wird der Link nicht richtig formatiert die letzten Ziffern werden nicht übernommen s Screenshot

gebe ich den vollständigen Link dann ein erscheint eine Site auf der ich das Geburtsdatum eingeben muss von dem Patienten, für den ich den Termin vereinbart habe und dann kommt wieder die Arzt direkt Seite unserer Praxis aber einen Termin stornieren oder verschieben kann ich nicht

 

... um ehrlich zu sein mehr als zum Betatest ist der neue OTK aus meiner bisherigen Erfahrung nicht einzusetzen, aber vielleicht liegt es auch nur an mir, deshalb bitte nochmals um Hilfe

 

---

Ich sehe den OTK-2 auch noch im Beta-Test-Stadium, zuviele Kleinigkeiten sind noch zu beheben.

---

Ich dachte der Kalender wäre nicht mehr im Beta-Status?!

Die gleichen Unstimmigkeiten zeigen sich auch bei mir:

- die Praxis bekommt 2 Mail bei Buchung, warum? (Terminverschiebung und -stornierung habe ich gar nicht eingeschaltet, wieviel Mails kommen dann?)

- der Patient bekommt zwei Mail nach der Buchung, warum?  (und manchmal überholt die Bestätigung die Anfrage, warum?)

- Wählt man einen eigenen Text für die Bestätigungs-/Stornierungmail aus, bekommt der Patient nur den selbst verfassten Bestätigngstext. Mit Kürzeln muss man nun selbständig die Termindaten wieder einfügen. Ich dachte eigentlich es kommt die Standardmail in hübscher Formatierung mit einen Feld für den individuellen Text.

- Hinweis die ich bei der Terminartkonfiguration eingeben, erscheinen für den Patienten wo?

- Daten die der Patient bei der Buchung eingebibt z.B. das vorkofigurierte Feld Patienteninformation, erscheinen wo? (erwartet habe ich die im Kalender)

- Wo bleiben die Daten bei der Nutzung eines Anamneseformulars (habe ich auch im Kalender erwartet)?

---

Wir haben ein Update mit folgenden Änderungen aufgespielt:

• "doppelte" E-Mail bei Terminbuchung behoben
• Link zur "Booking Page" angepasst, um Fehldarstellung in einzelnen E-Mail-Clients zu verhindern
  • Link zur "Booking Page" in Standardvorlage durch einen Button dargestellt
• unvollständig umgesetzte Funktionen aus der Konfiguration entfernt (u.a. Anamneseformulare)

Zu folgenden Anforderungen wurden Vorgänge angelegt:

• Button "Zur Praxiswebseite" soll zur hinterlegten Praxis-Webseite anstatt zur arzt-direkt-Praxisseite führen
• Vorschaufunktion für Standard-E-Mail-Vorlagen
• Leichtere Integration/Übernahme der Standard-E-Mail-Vorlagen in eigene Vorlagen

---

ab wann ist denn der Link zu Booking Page angepasst, habe es gerade ausprobiert   ... bislang unverändert fehlerhafte Link Darstellung und keine Site mit Möglichkeit den Termin zu verschieben oder zu stornieren

---

Danke für die erneute Rückmeldung, wir konnten das Problem mit der Link-Darstellung inzwischen in Apple Mail nachstellen und arbeiten an einer Lösung, die mit allen Endgeräten kompatibel ist. Sobald diese verfügbar ist, wird das hier vermerkt.

---

die Benachrichtigungsemail an die Praxis wird auf einem Macbook pro M1 mit Monterey nicht richtig formatiert dargestellt bzw kann gar nicht gelesen werden, auf Rechnern mit Intel und Big Sur kein Problem

---

Es gibt offenbar noch Wechselwirkungen mit einzelnen E-Mail-Clients, die eine korrekte Darstellung verhindern oder Schwierigkeiten mit längeren URLs haben. Wir sind bestrebt, diese Fälle nachzustellen und werden sie so bald wie möglich mit weiteren Updates adressieren, damit das nicht mehr auftritt.

Answer 2

Auch bei mir haben sich ein paar Fragen zum OTK 2 ergeben.

Zunächst mal: ich kann die Ungeduld der Kollegen gut verstehen, auch ich bin zunächst etwas enttäuscht, da der Mehrwert des OTK 2 zunächst noch sehr begrenzt scheint, dafür aber noch allerhand Bugs auftauchen... Aber ich bin froh, wenn ich nicht mehr mit dem OTK 1 arbeiten muß, der war wirklich wie aus einer anderen Zeit, da macht der OTK 2 einen ganz anderen Eindruck. Vor allem ist es ein Anfang, vieles ist noch in Planung, ich bin zuversichtlich daß sich der OTK 2 mehr und mehr zu einem mächtigen Device entwickeln wird. Was wäre die Alternative gewesen? Noch ein Jahr warten und dann alle Funktionalitäten die angekündigt wurden auf einem Mal haben???

Ich bin mit dem Gebotenen zunächst ganz zufrieden und freue mich auf alles was da noch kommt - voraussetzung ist allerdings eine rasche Behebung der Bugs, die ja an diversen Stellen beschrieben wurden, Und da habe ich auch noch ein paar hinzuzufügen:

• Wenn ich einen Termin bei mir buchen möchte, sieht die Terminauswahl so aus:

Wiese 2x mein Name? Habe ich irgendwo einen Haken zu viel gesetzt? Dementsprechend sieht die Bestätigung dann so aus:

Analog dazu wird beim Impftermin, der von einer Arzthelferin durchgeführt wird, so angezeigt:

da sehen die leeren Klammern dann etwas doof aus... Analog dazu kommt bei der Bestätigung nur ein blauer Punkt... 

• Kann man das Info Feld bei der Buchung deaktivierbar gestalten? Ganz viele Patienten schreiben da Fragen herein und erwarten eine Antwort ("Ich möchte einen Ultraschall, bitte teilen Sie mir mit ob das hier richtig ist"...) Besonders beliebt waren auch zur heißen Impfzeit (mit OTK1) Infozeilen wie: "Wir kommen zu zweit" oder "Ich will nur BionTech, bitte sonst den Termin stornieren" Die Patienten glauben mehrheitlich, wir würden jeden eingehenden Onlinetermin anschauen und darauf reagieren.... Vielleicht gibt es ja Kollegen, die das machen, mir jedenfalls fehlt dazu die Zeit. Und daher wäre es prima wenn man das Notizfeld ausschalten kann; oder noch besser mit einem frei konfigurierbaren Erklärungstext versehen kann.

 

Comments

Prima wäre ausserdem, wenn die Einstellung, ob die Praxis per E-Mail benachrichtigt wird, je nach Terminart gewählt werden könnte. Bei der Grippeimpfung oder bei etwaigen weiteren Covidimpfaktionen möchte ich mitnichten über jede Terminbuchung eine E-Mail erhalten - bei anderen Kategorien wäre das hilfreich, um zum Beispiel zu checken, ob der gebuchte Gesundheitscheck schon wieder dran ist o.ä.

---

In der "prüfen Sie nochmal..." Ansicht ist eine Zeile "Ort" diese bleibt bei uns leer

1. Wie kann ich diese füllen?

2. Kann man die auch deaktivieren? Macht zB bei Videosprechstunde keinen Sinn

Außerdem ist der Satz "Prüfen Sie noch eimal Ihre Termindetails so klein, daß er recht leicht übersehen werden kann. Das war beim OTK 1 ähnlich, einige Patienten denken das ist schon die Bestätigung, daß man den Termin gebucht hat und brechen hier ab, kommen später ohne Termin in die Praxis und schwören, daß sie einen gebucht haben.

---

Wo steht denn die Anleitung zum neuen OTK? Muss Zollsoft was einrichten? Monatliche Kosten pro Arzt?

---

https://forum.tomedo.de/index.php/49171/informationen-zum-neuen-online-terminkalender-otk-2?show=49171#q49171

Eine Anleitung gibt's dann per Mail

---

Die Kosten für den OTK 2 belaufen sich auf 29,90€ pro Nutzer:in, die Anmeldung erfolgt über den zollsoft-Vertrieb.

Für Nutzer:innnen des OTK 1 bleiben die bisherigen Konditionen erhalten.

Danke Herr Erich. Wenn die bisherigen Konditionen erhalten bleiben sind das also 20 statt 30 Eruo im Monat, was ein Entgegenkommen von Zollsoft ist. Es sollte meiner Meinung nach trotzdem nach Patientenzahl gestaffelt werden. Ein Allgemeinarzt hat 10x so viele Patienten wie ein Chirurg, das ergibt sich schon aus der Termindauer und Terminanzahl pro Fall. Man sollte hier versuchen fair abzurechnen. Für den Allgemeinarzt oder Dermatologen lohnt sich OTK2 immer, für andere Fachgruppen nicht so sehr. Nach Terminzahl gestaffelt wäre fair gewesen.

---

Kann man auch anders sehen: der Chirurg macht pro Termin deutlich mehr Umsatz, gerade bei PKV Patienten.

---

Kann man so sehen hilft nur als Argumentation bei der Ausnutzung des Features nicht.  Bei uns ist es so, dass wir auch ohne gut leben können, eine Allgemeinarztpraxis mit zwei Ärzten aber spart durch OTK1/2 eine halbe Angestellten-Stelle ein. Verstehen sie mich nicht falsch, ich will nicht, dass sie mehr bezahlen sondern wir sollten weniger bezahlen weil wir das Feature wenig nutzen.

---

Lohnt sich das für zwei Ärzte bei 20 Terminen im Monat über OTK wenn nun 47,60 inkl. MwSt. pro Monat abgerufen werden sollen? Sagen sie es mir. 

 

---

Wenn Sie die Arbeitsersparnis der MFA als Grundlage nehmen, haben Sie sicher recht. Aber ich würde den OTK als Instrument der Kundenakquise nicht unterschätzen. Für uns ist das eher nicht wichtig, als Hausarzt hab ich eh eher das Problem das ich zu viele Patienten habe. Aber bei den Covidimpfungen haben wir viel Patienten geimpft, die über Internetrecherche auf unseren OTK gestoßen sind. Viele meiner (jüngeren) Patienten buchen inzwischen nur bei Fachärzten, die eine Onlinebuchung anbieten.

Wir hatten den OTK anfangs nur gebucht, weil die TK in der hausarztzentrierten Versorgung einen Innovationszuschlag gezahlt hat, wenn man so und so viel innovative Features in der Praxis implementiert hatte. Das war in der Summe deutlich mehr als der Kalender kostete. Das inzwischen selbst ältere Patienten die Onlinebuchung immer mehr nutzen hätte ich nicht gedacht.

---

Wir sind Orthopäden&Unfallchirurgen. Bei uns werden gut 50% der Termine online gebucht, storniert und umgelegt. Wenn ein Termin online kurzfristig storniert wird, so wird er direkt von einem anderen Patienten online wieder gebucht. Daher kann ich dieses Feature nur jedem empfehlen.

---

Bei ihnen beiden sind die 47,60 inkl. MwSt. pro zwei Ärzte/Monat gut angelegt und machen absolut Sinn. Bei uns nicht. Wenn Zollsoft bei uns diesen Betrag abrufen will werden wir dankend ablehnen und bei OTK1 bleiben solange es funktioniert und lassen es dann ganz. Schade, stehe ja auf moderne Technik aber nicht zu jedem Preis.

---

Aber Zollsoft sagt doch, bisherige Konditionen bleiben erhalten. Das habe ich jetzt so verstanden, dass es Jacke wie Hose ist welchen OTK ich nutze, ich zahl dasselbe...

---

Wir haben für zwei Ärzte aktuell einen OTK und Zollsoft schreibt explizit für jeden Arzt ein OTK. Das würde für uns den OTK entwerten.

---

wir zahlen auch jetzt schon beim OTK1 pro Arzt.

---

kurze Nachfrage wann die Emaildarstellung im Tomedo Email Client an M1 Monterey Macbook Pro angepasst wird

dies schaut bei uns so aus

---

Sieht aus als müssten sie "entfernte Inhalte laden". Rechts oben ein button in OSX Mail. Zollsoft sollte nicht Emails mit entfernten Inhalten verschicken wenn dem so ist.

Answer 3

Ich kann mich leider noch nicht entscheiden auf den OTK 2 umzustellen. War heute trotz aller Darstellungsprobleme (siehe meine vorherigen bisher nicht beantworteten Beiträge in diesem Thread) kurz davor, ich bekommen nur beim besten Willen die hervorragenden Buttons für Terminstorno und -verschiebung nicht in die individuelle Mail. Das "Handbuch" schweigt sich zu den Möglichkeiten aus. Wenn ich der Mail wie empfohlen $booking_page$ beifüge, steht genau das am Ende in der E-Mail:

muß ich die Variable irgendwie anders nutzen?

außerdem erscheinen, wenn ich mit dem $ anfange, jede Menge anderer Variablen die man sicher gut nutzen könnte. Wieso versteckt Ihr die vor uns???

Ist es nicht sinnvoll, die Buttons mit den Stornierungs- und Verlegungslinks generell der E-Mail hinzuzufügen? so wie der obere Teil der E-Mail ja auch gleich bleibt.

Comments

Ich bedaure, dass weder die Standardvorlagen noch die individuellen Vorlagen aktuell Ihre Anforderungen erfüllen.

Es macht offenbar einen Unterschied, ob die $-Kürzel eingetippt oder aus der Autovervollständigungsliste ausgewählt werden. Im letzteren Fall erhält das Kürzel eine farbliche Hinterlegung und die Substitution funktioniert erwartungsgemäß:

Über einen Klick auf "Vorschau" können Sie die finale Darstellung der E-Mail überprüfen (anhand von Beispieldaten).

Selbstverständlich werden wir die Bedienoberfläche weiterhin verbessern, um solche Fehlerquellen zu eliminieren.

Zudem wurde das Darstellungsproblem der Standardvorlagen (Bilder werden nicht geladen) heute morgen diskutiert und wir werden das in Kürze verbessern.

Basierend auf Ihren Kommentaren sowie auch Ihrer Kollegen werden wir zudem eine Zusammenführung der Standardvorlagen mit eigenen Elementen anstreben.

Bitte teilen Sie uns weiterhin mit, was wir verbessern können, damit wir an den richtigen Stellen arbeiten.

Mit freundlichen Grüßen

---

Ah ja, so geht es... wobei es aber toll wäre, wenn ich auch unter meine individuelle Mail den Button und nicht so einen ewiglangen Link hätte. Menschen, die mit Computern nicht so viel am Hut haben, macht so ein Link Angst , aber daran arbeitet ihr ja schon.

Bitte teilen Sie uns weiterhin mit, was wir verbessern können, damit wir an den richtigen Stellen arbeiten.

Ich hatte in der 2. Antwort dieses Threads einiges angemerkt... 

---

Eine generelle Frage zur Bearbeitung der individuellen Mails:

Ich kann die gesamte Palette der angebotenen Formatierungen gar nicht nutzen und Text auch nur eintragen wenn der Button TEXT angeklickt ist.

Soll das so? Mache ich etwas falsch?