Feature Request: Zeitgesteuerte Ressourcen

Question

Liebe Zollsoft-Produktmanager,

über die Terminsuche kann man es heute schon einstellen, dass Termine erst x Tage vor dem Stichtag in den Suchergebnissen erscheinen. Wir nutzen die Funktion, um reservierete Privat-/IGeL-Slots kurzfristig für GKV freizugeben. Auch für onkologische Nachsorge haben wir extra Ressourcen reserviert, die oft bis zum Stichtag nicht alle vergeben sind.

Wir haben es den MA lange antrainiert, dass sie sich bei der Terminvergabe an die Ressourcen-Farben halten. Das tun sie auch bei kurzfirstig verfügbaren Privat-Slots, die online schon längst für GKV buchbar sind. Sie sehen sie nicht und bieten die an der Anmeldung oder am Telefon nicht an. Lieber 3 Wochen in Zukunft, aber dafür sicher die richtige (Ressourcen-)Farbe.

Es wäre so schön, wenn man bei den Ressourcen es so einstellen könnte, dass sie ihren Typ x Tage vor dem Stichtag automatisch wechseln können. Das würde dazu führen, dass z.B. alle Privatslots 1 Woche vor dem Stichtag in normale GKV-Sprechstunden-Slots oder HKS-Slots automatisch umgewandelt werden. Dadurch könnte man ohne Transferleistung auf einen Blick sehen, was man den Patienten terminlich anbieten könnte.

Viele Grüße aus Münster,

Alexander Straub

Answer 1

Sehr geehrter Herr Dr. Straub,

danke für Ihre interessante Anregung, die wir gerne aufnehmen.

Normalerweise ist die Lösung für Probleme dieser Art, die Terminvergabe über das Terminsuchefenster ("Neue Termine...") anhand der Terminsuche-Favoriten durchzuführen. Hier werden die gleichen Terminvorschläge angezeigt, die (bei entsprechender Freigabe) auch online angeboten werden und somit alle Bedingungen (u.a. Suchzeitraum) berücksichtigt.

Es wäre daher interessant zu erfahren, warum Ihre MA diese Funktion für die Terminvergabe nicht nutzen. Ist sie zu schwer erreichbar oder zu unübersichtlich?

Wir haben darüber nachgedacht, die Terminsuche direkt in die Kalender-Wochenansicht zu integrieren, was ebenfalls alle Suchbedingungen berücksichtigen würde, aber ohne die Komplexität des Suchmodells zu erhöhen. Wäre das für Sie auch als Lösung denkbar?

Mit freundlichen Grüßen

Comments

Dazu kann ich sagen: die Terminsuche wurde bei unserer tomedo-Schulung nicht erklärt sodass sie bis heute ungenutzt bleibt.

Dafür kämpfe ich häufiger damit, dass nicht passende Slots genutzt werden, was nicht im Sinne der Erfinder und mit als Gestalters (meines) Kalenders ist.

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Hallo Herr Berg-Johansen, die Integration der Terminsuche in die Wochenansiccht finde ich sehr gut. Aktuell nutzen unsere MFA die Terminsuche ebenfalls nicht. Ich würde mir erhoffen, dass sich dies durch die Integration ändert. Toll, wäre es auch, wenn bei der Terminsuche der gesamte Kalender zu sehen ist, da bei der Terminfindung auch mal interessant ist, was "links" und "rechts" der Kalenderspalte steht.

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Hallo,

wir nutzen ebenfalls Nicht vergebene Privat-/BG Resourcen für GKV. wir nutzen, so predige ich es fast wöchentlich, die Terminsuchefavoriten. 

Allerdings ist es so, dass man dann 2x suchen muss: einmal GKV-Sprechstunde mit Suche bis z.B. eine Woche und Resource privat und einmal GKV-Sprechstunde "normal" ohne. 

Der Wunsch des Kollegen Straub ähnelt dem des Kollegen Klaproth (https://forum.tomedo.de/index.php/54080/wunsche-zur-verbesserung-des-terminkalenders-und-des-otk)

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Bei Tomedo spielt sich die Konfiguration des Terminkalenders auf 6 Ebenen ab, die mühsam miteinander verknüpft werden müssen. Da gibt es nämlich Kalender, Ressourcen, Terminarten, Schemaverwaltung, Terminsuche-Favoriten und Terminkettensuche-Favoriten,

Das ganze wäre bestimmt viel einfacher zu handhaben, wenn man echte Ressourcen (Zeit/Raum/Geräte/Personen) und Terminarten unterscheiden würde.

Ich hoffe immer noch auf eine Umsetzung. Leider ist es aber nicht so einfach ein laufendes System grundlegend zu erneuern.

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ich gebe Herrn Berg-Johansen recht. Personal muss lernen (entsprechende Rechte kann man vergeben), dass Termine nur über Terminsuche Favoriten erfolgt. Denn hier kann man viele Features nutzen, die die Terminvergabe optimiert. Am Anfang ist das komplex mit den Terminebenen, aber wenn man das verstanden hat, ist es ein wunderbares Tool. ich schlage Zollsoft vor, ein neues besseres Erklärvideo über die Terminebenen zu erstellen. Wir wurden damals bei Tomedoinstallation zwar in Sachen Kalender eingelernt, aber das ist so komplex, dass man die Dinge am Anfang immer wieder und wieder nachschlagen muss

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Es wäre wirklich toll, wenn die Terminsuche in der Kalenderansicht integriert wäre. Es muss aber konfigurierbar sein, dass man in der Kalenderansicht nicht einfach vermeintliche Lücken füllen kann.

Wir sind mittlerweile zum Glück so weit den Kalender fast ausschließlich nur zum Überblick über das Tagesgeschäft zu nutzen. Termine werden bis auf wenige Ausnahmen wie Notfälle am gleichen Tag, nur via Terminkettensuche vergeben.

Intuitiv haben mein MFA immer in der Tagesansicht geschaut, wo sich eine Lücke auftut. Ich habe lange gebraucht meine MFA anzuleiten grundsätzlich über die Terminsuche bzw. Terminkettensuche zu planen. Denn wir wollen im Kalender sehen in welchem Raum welche Aufgabe zu erfüllen ist. Unsere Patienten durchlaufen meist komplexe Untersuchungsgänge in verschiednen Räumen, bei unterschiedlichen Personen. Dafür setzen wir die Terminkettensuche ein. Vermeintlich freie Lücken können aber gar nicht besetzt werden, wenn bestimmte Resssourcen nicht verfügbar sind, weil anderswo eingesetzt. So etwas ist im im Tomedo Kalender nicht sichtbar. Um das einigermaßen umsetzen zu können habe ich für wichtige Ressourcen eigene Kalender angelegt, die in der Tagesansicht ausgeblendet werden. Insgesamt ist der Kalender m.E. durch die insgesamt 6 miteinander verknüpften Ebenen zu komplex und sollte vereinfacht werden, dabei dennoch alle verfügbarerer Ressourcen (Zeit, Raum, technische Geräte, personelle Ressourcen) berücksichtigen. Das ist wichtig, denn bei bestimmten Untersuchungsgängen werden nacheinander die unterschiedlichsten Ressourcen benötigt. Eine optimale Ablaufplanung ist nur unter Berücksichtigung vorhandener Ressourcen möglich.

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Ich gebe Ihnen bei Punkto Geräte oder Räume als Resource grundsätzlich Recht. Aktuell können Sie Geräte als Eigenkalender erstellen und Termine bei Gerät UND Arzt über die Favoritensuche laufen lassen. Hier geht das aber leider eine Verknüpfung pro Arzt. Weshalb wir für Sono Termine mehrere Terminarten für den jeweiligen Arzt haben müssen, um pro Terminart eine Resource zu verknüpfen. Elegant ist das nicht. Auch die Zuweisung der Räume zu den Kalendern ist zwar möglich, können aber nicht verwenden, weil wir stattdessen die Betriebsstätte als Räume definieren müssen, da in der Teeminbestäigungsmail kein Kommando für Bwtriebsstätte gibt aber hingegen für Räume

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Wir haben das gleiche Problem mit "Raum" und mehreren Ärzten. Wir haben für jeden Arzt und OP eine extra Terminsuchefavorit angelegt. Da wir an 2 Standorten operieren, also alles doppelt. Bei 3 Ärzten, sind das schon 3 Terminsuchefavoriten.

@Herr Sirfy: Sie können doch eine "Lokalität" für die Resource vordefiniert bzw auch extra nochmal im Schema hinterlegen. Diese können Sie zumindest in den Terminmails ausgeben: $[patientenTermine %d - %A %i (%c)]$

Das "c" ist die Lokalität.

Patiententermine. Alle nicht gelöschten Termine des Patienten ab dem morgigen Tag werden zeitlich aufsteigend ausgegeben. Folgende Parameter beeinflussen die Auswahl der Termine:
-absteigend - die Termine werden zeitlich absteigend ausgegeben
-abSofort - Termine ab dem jetzigen Zeitpunkt ausgeben
-vergangene - bisherige Termine ausgeben
-heutige - nur Termine von heute
-Terminarten <KürzelTerminart1>,<KürzelTerminart2>,... - nur Termine der aufgeführten Terminarten ausgeben
-ohne_Terminarten <KürzelTerminart1>,<KürzelTerminart2>,... - nur Termine OHNE die aufgeführten Terminarten ausgeben
-Anzahl <Zahl> - nur die ersten <Zahl> Termine ausgeben
-position <Zahl> - nur den soundsovielten Termin ausgeben, falls vorhanden
-ohneHaken - ohne Haken bei abgearbeiteten Terminen
Es werden die gleichen Platzhalter genommen wie in der Terminanzeige.

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit %:
 %a - Terminart (Kürzel)
 %A - Terminart (Beschreibung)
 %b - Termin Zeit bis
 %B - Behandelnder Arzt (Kürzel)
 %c - Terminlokalität (Kürzel)
 %C - Kalendername(n), kommasepariert
 %d - Datum mit Zeit
 %doz - Datum ohne Zeit
 %i - Termininfo
 %g - Anrede des Patienten (Herr/Frau)
 %G - Geburtsdatum
 %h - Anrede des Patienten in Langform (Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau)
 %k - Kalendername(n) (Kürzel kommasepariert)
 %K - Kassenname
 %l - Terminlänge
 %L - Lebensalter (relativ zum Termindatum)
 %M - Vollname des Patienten (Titel Vorname Zusatz Nachname)
 %n - Nutzername (vom Kalender des Termins)
 %N - Nachname des Patienten
 %o - Suchname Onlinekalender
 %p - Privat/Gesetzlich (P oder G)
 %P - PatientenID
 %s - Erinnerungs-Status(✉️)
 %S - Schwangerschaftswoche W+T
 %t - Telefon
 %T - Titel
 %u - Nutzerkürzel (vom Kalender des Termins)
 %U - Alle Nutzerkürzel (mit ,)
 %v - Termin Zeit von
 %V - Vorname des Patienten
 %w - Termin Datum, Wochentag kurz
 %W - Wiederholung (zeigt W wenn ja, sonst nichts)
 %x - Termin Datum, Wochentag ausgeschrieben
 %Ü - Übernachtung

 %z1 - Patientenspezifisches Ja/Nein Feld 1
 %z2 - Patientenspezifisches Ja/Nein Feld 2
 %z3 - Patientenspezifisches Text Feld 1
 %z4 - Patientenspezifisches Text Feld 2
 Bei den Platzhaltern %d, %v und %b können zusätzlich Tage (d), Stunden (h) oder Minuten (m) addiert oder subtrahiert werden, beispielsweise mit "%d+1d", "%b+1h", "%v-15m".

Beispiele:
    1) $[patientenTermine %d]$ gibt für jeden Termin des Patienten dessen Datum aus.
    2) $[patientenTermine %d bei %n -Terminarten KON]$ gibt Datum und zuständigen Behandler für alle Termine der Terminart mit Kürzel KON aus.
    3) $[patientenTermine -ohne_Terminarten KON,OP]$ gibt Datum, Uhrzeit und Termininfo für alle Termine, deren Terminarten nicht das Kürzel KON oder OP haben, aus.
    4) $[patientenTermine -Anzahl 1]$ gibt nur den nächsten Termin des Patienten aus.
    5) $[patientenTermine -vergangene -ohneHaken]$ gibt die bisherigen Termine des Patienten aus.
    6) $[patientenTermine -position 2]$ gibt den übernächsten Termin des Patienten aus.

Im Kommando selektierterTermin für die Erinnungsmails sind die Parameter die gleichen. 

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Es freut mich zu hören daß in anderen Praxen die MFAs auch Probleme mit der Terminsuche haben. Ich predige auch immer wieder, die Terminsuche zu benutzen. Inzwischen klappt das mit Murren zu etwa 90%, die MFAs klagen aber immer wieder darüber, daß diie Darstellung zu unüberichtlich ist. Könnte man nicht statt (oder zusätzlich zu) der jetzigen Darstellung mit den schriftlichen Terminslots untereinander eine Wochenübersicht anzeigen, in der die Slots auf irgendeine Weise hervorgehoben sind, z.B. Rot umrandet? Die Empfangsleute gucken den halben Tag auf den Computer, da ist eine grafische Aufbereitung einfach angenehmer als die jetzige Darstellung.

Wenn die Terminsuche in den Wochenplan integriert wäre, wie offenbar angedacht, müsste das doch umsetzbar sein!?

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Wir haben ca. 30 Terminsuchfavoriten. Jede MFA muss für sich eigene Sichfilter speichern oder jedes Mal unter den Terminsuchfavorieten die gewünschte Konfiguration "suchen " . Es ist dringend notwendig und längst überfällig, die Terminsuchfsfavoriten zu kategorisieren!

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Hallo Herr Sirfy

Wir klagen auf hohem Niveau. Jeder hat andere Bedürfnisse und Tomedo soll das umsetzen. Aber insgesamt ist die Terminsuche tatsächlich bei Tomedo verbesserungsbedürftig weil viel zu kompliziert. Ich hoffe dass man sich damit weiter befasst und wir bald den großen Wurf präsentiert bekommen.

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Hallo Herr Berg-Johansen,

gerne beantworte ich Ihnen diese Frage.

Wir nutzen Suchfavoriten. Aber egal wie man die MA schult oder auf die Nutzung der Suchfavoriten hinweist, greifen sie trotzdem in bestimmten Fällen zur Kalenderansicht und blättern mehrere Wochen vor, weil es in der jeweiligen Situatione für sie einfacher ist. Den genaueren Grund kenne ich nicht. Wir haben allen die Funktion gezeigt und auch punktuell mehrfach darauf hingewiesen.

Wir haben eine sehr komplexe "Produktionsplanung". 6 Behandler haben jeweils 6 Ressourcen-Arten im Kalender, sie pendeln zwischen 2 Betriebsstätten und nutzen 4 Laser, die in verschiedenen Räumen stehen und einer davon im Eingriffsraum. :-) Alle Konstellationen als Suchfavoriten abzubilden wäre zu komplex. Vielleicht ist auch das differenzierte Vorgehen das Problem. Bei der einen Terminart suche ich so und bei der anderen halt anders.

Die Anfrage ist nicht gedacht, die Terminsuche zu umgehen. Es soll helfen die Komplexität des Kalenders aktiv zu reduzieren, statt sie mit Terminsuchen beherrschbarer zu machen.

Suchfavoriten in der Kalender-Ansicht halte ich für eine sehr gute Idee. Auch die Möglichkeit, das Fenster der Suchfavoriten größer zu machen, würde ich begrüßen.

Viele Grüße

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@Herr Berg Johannsen

... Terminsuche direkt in die Kalender-Wochenansicht zu integrieren, was ebenfalls alle Suchbedingungen berücksichtigen würde, aber ohne die Komplexität des Suchmodells zu erhöhen

Das wäre wirklich klasse und wird hoffentlich bald umgesetzt.

Mit Hilfe der Favoritensuche lassen sich solch komplexe Situationen wie bei Herrn Straub einigermaßen beherrschen. Aber es müsste tatsächlich einfacher gehen. Bei der üblichen Vorgehensweise vieler MFA wird wie früher in der Tagesansicht nach Lücken geschaut und die dann mit einer Terminart vergeben. Das führt immer wieder zu erheblichen Kollisionen, weil die im Hintergrund verborgenen bzw. nicht vorhandenen Ressourcen außer Acht gelassen werden.

Ich hatte den Vorschlag an anderer Stelle schon gemacht, dass man die Ressourcen wie Raum, Gerät, Person, Instrumente etc. mit der Terminart verknüpft. Dann würde bei der Vergabe von Terminarten im Hintergrund geprüft werden können, ob in der vermeintlichen Lücke die gewünschte Terminart noch verfügbar ist. Die Terminvergabe wäre damit auch intuitiv über die Kalenderansicht möglich ohne damit das für die MFA verborgene Regelwerk der Favoritensiche damit umgehen zu können. 

Damit ließe sich auch das Problem lösen, bestimmte Terminarten nur begrenzt anzubieten (z.B. Leistung XY nur 10 x vorhanden und jeweils 90 Tage belegt - dann kann man pro Quartal nur 10 solcher Terminarten vergeben). Mit dem Tomedo Kalender läßt sich so etwas bislang nicht so ohne weiteres abbilden.

Auch das Problem, bestimmte Terminarten nur relativ kurzfristig zu vergeben damit freigehaltene aber nicht belegte Ressourcen rechtzeitig gefüllt werden und kein Leerlauf erzeugt wird, wäre damit gelöst.

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Mit meinen Feature Request, wollte ich eigentlich meine Arbeitsstunden reduzieren und keine Kritik an Suchfavoriten ausüben. Die Suchfavoriten sind großartig und die Möglichkeit bei tomedo, komplexe Planungsszenarien abzubilden, ist einzigartig!!!

Es hat auch (glücklicherweise) dazu geführt, dass bei uns eine neue Rolle des "Produktionsplaners" sich herauskristalisiert hat. Sie ist dafür verantwortlich, das Optimum aus den verfügbaren Arztstunden rauszuholen. Die Kalender werden in der notwendigen Struktur weit im Voraus geplant und dann wird auf Monats-/Wochen- und sogar Tagesbasis gesteuert. Die Steuerung passiert hautpsächlich über die Veränderung der Ressourcenarten. So bekommen alle MA die Steuerungssignale mit und handeln entsprechend. Viele der Steuerungsmaßnahmen lassen sich auch regelbasiert über die Suchfavoriten "automatisieren". Das setzt leider eine konsequente Nutzung der Suchfavoriten, auch für sehr kurzfristige Termine, voraus. Warum das nicht praktikabel ist, habe ich bereits in vorherigen Beiträgen und Kommentaren beschrieben. Leider muss ich aktuell alles händisch machen. Aber es loht sich immer noch.

Viel lieber würde ich zeitgesteuerte Ressourcen einsetzen, um die Komplexität aus dem Kalender rauszunehmen. Es gibt bestimmte Planungsszenarien, die mehrere Monate im voraus super viel Sinn machen, aber paar Wochen vor dem Stichtag eher kontraproduktiv und verwirrend wirken.

Wenn wir hier schon bei Wünschdirwas sind dann hätte ich gerne noch folgendes Feature:

Man sollte statistisch auswerten können, wie viele Arztstunden im Kalender in einer Zeitperiode hinterlegt sind. Das bitte auch unterteilt nach Kalender und Ressourcenart. So könnte man ex-post den Umsatz, Kosten, Scheine pro Arztstunde auswerten und so das wirtschaftliche Ergebniss zum Quartals- oder Jahresende extrapolieren. Das wird nicht genau sein, aber reicht zur Bewertung der Personalentscheidungen oder die Urlaubsplanung.

Beste Grüße aus Münster!