Projekt automatische Dokumentenerkennung und -benennung
Ich arbeite z.Z. an dem oben genannten Projekt und wäre sehr dankbar Hilfe zur Optimierung zu bekommen, da ich mit der Geschwindigkeit des Prozesses nicht zufrieden bin.
Für Interessierte stelle ich meine Arbeit und Skripte gerne zur Verfügung.
Gedacht ist es für gleichartige Dokumente und Formulare, wie z.B. Einwilligungen, Anamnesebögen, Labor-/Pathobefunde, etc.
Das Einzige was nach dem Scan noch zu erledigen ist, ist die ENTER-Taste drücken.
Ablauf:
- Dokument mit Barcode wird gescannt
- ExactScan(Scansoftware) liest Barcodeinhalt und benennt die Datei nach dessen Inhalt
- Ggf. nennt Ordneraktion das Kürzel in Ausgeschriebenes um
- Tomedo importiert die Datei abhängig vom Karteieintrag mit Dokumentennamen
Voraussetzungen:
- Scanner (Wir nutzen einen ScanSnap iX500)
- ExactScan Lizenz 99,99€ (https://www.exactscan.com/de)
- Dokumente/Formulare mit Barcodes versehen (über CustomFormular-Erstellung)
- Ggf. Applescripts zur Umbenennung der Dateien
- Ggf. Ordneraktionen konfigurieren (Scan Ordner)
- Dateilauscher in Tomedo konfigurieren
Dokumente mit Barcodes versehen:
-Neues Feld in der CF-Erstellung: Modus: Code 128 1D
-In der Vorausfüllung den späteren Dokumentennamen bzw. das Dokumentenkürzel eintragen.
Um die Lesbarkeit der Barcodes zu verbessern habe ich Abkürzungen gewählt (z.B. Ana für Anamnsesbogen)
Ggf. Applescripts zur Umbenennung der Dateien:
-Für jedes Dokumentenkürzel gibt es ein Skript, welches die Abkürzung in den ausgeschriebenen Namen umwandelt (z.B. Ana.pdf => Anamnesebogen.pdf)
Ggf. Ordneraktionen konfigurieren (Scan Ordner)
-Applescripts in den Ordner “/Library/Scripts/Folder Action Scripts/” kopieren.
-mit Rechtsklick auf den betreffenden Ordner: „Dienste“ -> „Ordneraktionen konfigurieren“
-Häckchen bei „Ordneraktionen aktivieren“ und dem „Scan-Ordner“
- auf die „+“-Schaltfläche klicken, Skripte auswählen und „Anfügen“
Dateilauscher in Tomedo konfigurieren (Einstellungen -> Arbeitsplatz -> Karteieinträge):
Karteieintragstypen auswählen, Suchpfad und Dateifilter festlegen z.B.:
DOK, Suchpfad ist der Scanordner, Filter: Anamnesebogen*.pdf, Gerinnungsfragebogen*.pdf, Datenerhebung*.pdf)
und
HISTO, Suchpfad ist der Scanordner, Filter: Histologie*.pdf)
und
...
Hier das Skript für die Umbennenung als Ordneraktion:
-- Ordneraktion: Wandelt Abkürzungen in ausgeschriebenen Namen um.
-- In der Pfadangabe ":" statt "/" benutzen. Keine Dateiendungen(z.B. .pdf) eintragen!
on adding folder items to this_folder after receiving added_items
tell application "Finder"
set target_folder to alias "ORDNERPFAD"
set target_files to every file of ¬
(entire contents of (target_folder)) whose name contains "ABKÜRZUNG"
repeat with current_file in target_files
set new_file_name to my getNewFileName(name of current_file)
set name of current_file to new_file_name
end repeat
end tell
end adding folder items to
on getNewFileName(old_name)
set {old_delims, my text item delimiters} to ¬
{my text item delimiters, "ABKÜRZUNG"}
set name_parts to text items of old_name
set my text item delimiters to "ENDGÜLTIGER_DATEINAME"
set new_name to name_parts as string
set my text item delimiters to old_delims
return new_name
end getNewFileName
Ein kurzes Wort zu...
ExactScan - Herr Rebe
Sehr angenehmer Umgang! Hatte einen Änderungswunsch und habe eine Stunde später die angepasste Installationsdatei kostenlos per E-Mail bekommen.
Einmalpreis mit Updates, Upgrade ist freiwillig (wenn neue Funktionen hinzukommen).
Labor/Patho
Bei dem mit uns in Zusammenarbeit stehendem Labor, sowie der Pathologie, wurde der Wunsch, einen Barcode auf die Befunde zu integrieren, ohne Probleme umgesetzt.