Einschränkung der Online-Terminvergabe / Verhindern des Arzt-Pendelns

Question

Hallo zusammen,

wir haben das Problem, dass Patienten häufig zwischen verschiedenen Ärzten in der Praxis hin- und herwechseln. Zum Beispiel: Ein Patient hat einen Erstvorstellungstermin bei einem Arzt, wird für ein MRT überwiesen und bucht anschließend online einen Kontrolltermin bei einem anderen Arzt.

Wir möchten dies in der Online-Terminvergabe verhindern und dem Patienten im selben Quartal nur Termine bei dem Arzt anbieten, der ihn im Rahmen der Erstvorstellung behandelt hat. Ist es möglich, diese Einschränkung einzurichten?

Vielen Dank im Voraus!

Beste Grüße aus Duisburg

Manuel Nastai

Answer 1

Guten Tag Herr Dr. Nastai,

Eine solche Möglichkeit existiert bisher nicht direkt. Falls soetwas eingeführt wird, dann könnte die Filterung auch nur wieder auf tomedo-Seite geschehen und nicht schon im OTK-2.

Man könnte es mit bisherigen Bordmitteln (ab tomedo-Version 152) aber mit tomedo-Terminlimits versuchen zu lösen. Man legt für jeden Erstbehandler einen eigenen Marker an. Nun legt man Terminlimits an, welche allen Patienten dem Marker eines Behandlers Termine in allen anderen Behandlerkalendern verbietet. Hierbei kann man auch abwählen, dass das Limit intern gilt - dann gilt es nur noch für externe Termine wie im OTK-2.

Diese Limits greifen allerdings nur im Falle einer erfolgreichen Zuordnung des Patienten - sonst kann er überall buchen. Für Neupatienten wäre das ja aber auch erwünscht.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Hallo Herr Ringling,

vielen Dank für die super Lösung. Wäre es möglich, die Behandler-Marker so einzustellen, dass sie erscheinen, wenn der entsprechende Arzt in den letzten z.B. 2 Quartalen dem Besuch zugeordnet war?

Beste Grüße aus Duisburg,

Manuel Nastai

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Guten Tag Herr Dr. Nastai,

Für die vollautomatische Markersetzung gibt es zwar die Markerautomatisierung, aber ich glaube die gibt das nicht her.

Sie könnten regelmäßig Statistiken durchführen (z.B. die Statistik Besuch) und dann über die Aktion unten rechts Marker zuordnen.

Falls Sie das so machen, könnten es theoretisch auch mehrere Behandler sein. Ggf. müsste man die Limits dann umdrehen - sodass man bei Ärzten ein Verbot hat, wenn man den passenden Marker nicht hat.

Ich korrigiere auch leicht - markerbezogene Limits gelten nie für Neupatienten, sondern nur dann, wenn der Patient zugeordnet werden kann. Allerdings würde ich das intern nochmal besprechen... Entsprechend würde es auch funktionieren, das so wie gerade beschrieben umzukehren. Allerdings könnte dann niemand buchen, der gar keinen Marker hat...

Also grob würde ich sagen, dass es dafür keine richtig schöne Lösung gibt.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Hallo zusammen,

ich habe das Problem mithilfe eurer Vorschläge gelöst. Hier meine Lösung:

1. Für jeden Behandler wird automatisch ein Behandler-Marker definiert, sofern er in den letzten zwei Quartalen als Behandler bei einem "Besuch" eingetragen wurde.

 

2. Für jeden Arzt wird ein Terminlimit festgelegt (z. B. für Arzt A). Dadurch wird die Terminsuche bei der externen Online-Terminvergabe in den Kalendern anderer Behandler ausgeblendet, wenn der Patient bereits bei Arzt A in Behandlung war.

Das funktioniert gut, solange der Patient nur von einem Arzt behandelt wurde. Falls jedoch mehrere Behandler-Marker vorliegen (weil der Patient von zwei oder mehr Ärzten betreut wurde), wird die externe Terminvereinbarung vollständig blockiert.

Hat jemand eine bessere Lösung, um dieses Problem zu umgehen? Ich freue mich auf eure Vorschläge.

Vielen Dank im Voraus!

Beste Grüße aus Duisburg
Manuel Nastai

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Guten Tag Herr Dr. Nastai,

Hierfür müsste man die Limits umdrehen - also dass man sagt, ohne den Behandlermarker hat man ein Limit von 0 Terminen bei dem jeweiligen Behandler.

Wie oben beschrieben sollten solche markergesteuerten Limits nie auf Neupatienten zutreffen.

Ich werde das Thema vermutlich auch nochmal zur Besprechung mitnehmen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Meine Lösung betrifft auch keine Neupatienten. Sie gilt nur für Patienten mit dem Marker „MN“, die online einen Kontrolltermin buchen möchten. Diese sehen in den Kalendern der anderen Ärzte keine verfügbaren Kontrolltermine. Oder sehe ich das falsch?

Neupatienten haben keine Tomedo-Kartei und damit auch keine Marker. Bestandspatienten, die andere Terminarten online buchen möchten, sind ebenfalls nicht betroffen. Zudem können intern weiterhin alle Terminarten bei jedem Arzt vereinbart werden.

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Das mit den Neupatienten erwähne ich nur, weil es nicht direkt ersichtlich ist, dass eine solche Umkehrung der Limits nicht alle Neupatienten ausschließen würde. Aber wie bereits erwähnt ist das eigentlich auch eine Sache, die ich nochmal im Team besprechen würde.

Neben einer solchen Umkehrung hätte ich aber erstmal keine Idee, diese Anforderung mit den vorhandenen Mitteln umzusetzen.

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OK, erst jetzt verstehe ich, was Sie mit dem "Umdrehen der Terminlimits" meinten. Lieber später als nie... 

Mit der folgenden Konfiguration funktioniert es auch wenn zwei oder mehrere Behandler-Marker angelegt sind.

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Kurze Rückmeldung aus der Praxis:

Die eingerichteten Terminlimits haben sich in der beschriebenen Weise als sehr unpraktikabel erwiesen. Das Hauptproblem besteht darin, dass Patienten in OTK zunächst alle verfügbaren Termine sehen, jedoch erst nach der Buchung per E-Mail informiert werden, falls der Termin nicht zustande kommt. Viele Patienten halten dies für einen Systemfehler und reagieren frustriert, indem sie sich telefonisch oder per E-Mail melden. Dadurch entsteht unnötiger Mehraufwand, und einige Patienten verlieren wir möglicherweise ganz.

Aus diesem Grund habe ich die Terminlimits entfernt und den Patienten wieder ermöglicht, zu pendeln.

@Zollsoft: Gibt es Pläne, den OTK ähnlich wie Doctolib zu gestalten, also mit Benutzerkonten, die direkt an Tomedo angebunden sind? Dadurch könnten Patienten nur tatsächlich verfügbare Termine sehen, ohne durch nachträgliche Absagen verunsichert zu werden.

Beste Grüße aus Duisburg

Manuel Nastai

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Guten Tag Herr Dr. Nastai,

Ich kann die Anfrage nochmal weiterleiten, aber momentan scheint es definitiv nicht so, als wäre in absehbarer Zeit mit einer solchen Änderung zu rechnen. Bisherige Wünsche dieser Art wurden eindeutig abgelehnt.

In Terminlimits und OTK: ein super Team :-) - tomedo-Nutzerforum ist eine Antwort von mir, wo ich genauer die Punkte aufzähle, wegen welchen dies abgelehnt wurde.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Die Limits aus dem OTK-2 sind übrigens genau so betroffen wie die normalen tomedo-Terminlimits.

Ggf. könnte man überlegen, Terminanfragen zu verwenden - dann kommen alle Termine in die Inbox und müssen von einem Mitarbeiter bestätigt werden. Dabei kann man auch einen Grund für die Ablehnung mitschicken.

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Super wäre es, wenn man optional einstellen könnte, dass patientenspezifische Limits, die erst nach Zuordnung des Patienten zur Ablehnung des Termins führen würden (und für den Patient ja nicht nachvollziehbar ist, warum die Terminbuchung nicht funktioniert und somit Frust erzeugt), automatisch in eine Terminanfrage umgewandelt werden könnte.

Dann könnte das Praxisteam in diesen Spezialfällen proaktiv vermitteln, bevor der Frust beim Patienten entsteht

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Guten Tag Herr Dr. Tenzer,

Es scheint so, als würde jetzt doch nochmal eine größere Diskussion beginnen, ob wir nicht irgendeine Möglichkeit finden können, für die Patienten extra eine Suche durchzuführen.

Das wird jedoch vermutlich nicht zeitnahe passieren, da zum einen schon viele Großprojekte laufen und zum Anderen vermutlich Anpassungen in der App nötig wären, aber das App-Team leider langfristig fast keine freien Ressourcen hat.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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lieben Dank für die Rückmeldung, Herr Ringling.

Hier noch eine kurze Erklärung, was von mir oben gemeint war und evtl. doch relativ leicht umsetzbar wäre

Wenn es bei der Buchungsstragegie noch die Option gäbe, dass bei nicht vorhandener Verfügbarkeit eine manuelle Bestätigung/Ablehnung in Tomedo erfolgen muss, wäre aus meiner Sicht ein großer Teil der durch die personenbezogenen Limits verursachten Probleme gelöst. 

 

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Guten Tag Herr Dr. Tenzer,

Wir würden von dieser Lösung erstmal absehen - zum einen wollen viele Ärzte hier halt eine Automatisierung und stören sich an so vielen Nachrichten in der Inbox und zum anderen müsste man das dann ja auch langfristig warten, selbst wenn es irgendwann eine richtige Lösung geben würde.

Momentan ist hier wirkliche her der Gedanke, dass man versucht das richtig zu lösen. Möglicherweise indem man versucht das Problem über die App und die Kopplungen anzugehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Guten Tag Herr Ringling,

Ich bezog mich auf Ihre Aussage oben:

Ggf. könnte man überlegen, Terminanfragen zu verwenden - dann kommen alle Termine in die Inbox und müssen von einem Mitarbeiter bestätigt werden. Dabei kann man auch einen Grund für die Ablehnung mitschicken.

Generell alle Termine über Terminanfragen zu lösen, wäre auch für mich nicht praktikabel, da viiiel zu aufwändig

Wir haben im Moment ja das Problem, dass Patienten auf Grund der patientenbezogenen Limits eine automatisierte Absage erhalten, die für die Patienten nicht nachvollziehbar ist und somit nach mehreren Buchungsversuchen für Frust sorgt. Dies hat zur Folge, dass er Patient entweder in der Praxis anruft, eine Email schreibt oder sich im schlimmsten Fall woanders einen Termin bucht.

Würde man in diesen Ausnahmefällen das Ganze in eine Terminanfrage ändern, könnte das Praxisteam von sich aus aktiv werden und entweder eine für den Patienten nachvollziehbare Absage schicken oder einen besseren Termin vermitteln.

Aus meiner Sicht sind die patientenbezogenen Limits derzeit ein Problem für den OTK. Ich denke, dass da eine Kopplung über die App für meine Patienten keine Besserung bringen würde.

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Guten Tag Herr Dr. Tenzer,

Damit ist gemeint, dass bei Buchungen über die App mit bestehender Kopplung eine Suche im Voraus geschieht, über welche dann unpassende Slots rausgefiltert werden.

Diese Einschränkung auf App+Kopplung wird momentan in Erwägung gezogen, da befürchtet wird, dass es durch eine so gesonderte Suche viel einfacher ist, implizit an Patientendaten zu kommen. In dem konkreten Fall hätte man dann zumindest eine Form der Validierung.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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bei meinem Patientenklientel wird das über die App leider nicht funktionieren und ich persönlich würden mir eine Problemlösung wünschen, die auch ohne Kopplung einigermaßen praktikabel ist.

Wo sehen Sie bei dem obigen Vorschlag das Potenzial zum Abschöpfen von Patientendaten?

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Wenn man ein bisschen rumprobiert, kann man raten, wie die Limits funktionieren - z.B. nur ein Termin pro Quartal.

Wenn man jetzt mit den Patientendaten die Suche ausführt, sieht man recht eindeutig, dass dann plötzlich in einem Quartal nichts mehr frei ist.

Also hier ist konkret gemeint, dass man versuchen kann herauszufinden, wann ein bestimmter Patient Termine hat.

Momentan kann man das auch schon machen, aber es ist etwas komplizierter und nicht so eindeutig. Ich persönlich denke aber auch, dass das keinen wirklichen Unterschied macht - am Ende kann man das so oder so automatisieren.

Ich würde nochmal das Produktmanagement auf den Thread aufmerksam machen. Ich denke es ist besser, wenn hier vielleicht direkt miteinander gesprochen wird.