Mehrfach angelegte und gelöschte Privatrechnungen

Question

Liebes Tomedo-Team und liebe Tomedo-Nutzer,

beim Anlegen von Privatrechnungen haben wir das Problem, dass immer wieder versehentlich 2 oder mehr Rechnungen angelegt werden. Dabei handelt es sich zwar um einen Bedienfehler, die Software macht einem aber eben leicht, einmal zu oft auf das "+" zu klicken und eine weitere Rechnung zu erzeugen. Da mehrere offene Rechnungen sinnlos sind, löschen wir die überzähligen dann sofort, die Rechnungsnummern bleiben aber natürlich vergeben.

Der Umstand, dass so viele gelöschte Rechnungen exisitieren, treibt meinem Steuerberater (der auch meine Buchhaltung übernimmt) die Schweißperlen auf die Stirn. Er hat mich eindringlich gewarnt, dass das Finanzamt bei einer Steuerprüfung  nicht glauben wird, dass diese Rechnungen tatsächlich nicht existieren, sondern dass man mir unterstellen wird, Geld in bar eingenommen und die Rechnungen hinterher gelöscht zu haben.

Ich würde aus diesem Grund sehr dafür plädieren, das Verfahren für die Rechnungsstellung zu ändern und Rechnungsnummern erst zu vergeben, wenn die Rechnung auch tatsächlich gedruckt/gestellt wird. Auch in anderen Fällen wäre das sinnvoll. So habe ich z.B. mal die Frau eines Kollegen als Privatpatienten beraten und mich dafür entschieden, keine Rechnung zu stellen. Die Rechnung ist aber natürlich offen im System (und wird es wohl ewig bleiben), weil meine Mitarbteiterinnen bereits eine Rechnung angelegt hatten.

Danke für Rückmeldung und Diskussion des Themas.

Viele Grüße,

Andreas Gschwendtner

Answer 1

Die Idee die Rechnungsnummer bei Druck zu vergeben, auch wenn als Idee gut, würde bei der Tomedoarchitektur der Privatrechnungen wahrscheinlich einem Neuschreiben dieses Programmteils gleichkomen. Beim drücken des Pluszeichens kommt doch eine Abfrage, ein Fenster in dem man die Parameter der Rechnung einstellt, kommt das bei Ihnen nicht? Dort kann man immer noch abbrechen, den Bedienfehler kennen wir nicht.

Comments

Obwohl die Problematik mehrfach angesprochen wurde, passiert es in unserer Praxis immer wieder. Offensichtlich wird aus Versehen 2x auf das "+" und dann auch noch versehentlich OK angeklickt.

Darüber hinaus nervt es eben auch, dass viele Rechnungsnummern vergeben wurden, die dann aber nie als Rechnungen gestellt werden. Z.B. ein Privatpatient, der einen offenen Rechnungsbetrag von 3,15 Euro hat und dann verstorben ist. Die Rechnung schicke ich seiner Witwe sicher nicht, die Rechnungsnummer ist aber vergeben. Ich finde das suboptimal.

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Also Fenster ohne anzusehen mit OK wegklicken und eine Rechnung generieren ist schon hart. Was sie vielleicht nicht nutzen sind Kostenvoranschläge. Machen sie einen neuen Rechnungskreis mit K Nummern oder was auch immer und benennen sie die Rechnung und den Kreis so dass er auf jeden Fall bei + und OK der Kovo generiert wird und nicht die Rechnung. Da er einen anderen Rehnungskreis hat der keine Rechnung ist, haben sie das Stornoproblem nicht mehr. Wenn sie dann doch eine Rechnung aus dem Kovo wollen einfach in den Details der Rechnung neue Rechnung generieren.

Das sollte ihr Problem lösen.

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Die offene Kleinrechnung können Sie stornieren, dann ist das aus der Welt.

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Er hat schon Recht muss zum Steuerberater alles recht aufwendig. Wenn das oft vorkommt gibt es Erklärungsnot beim Finanzamt.

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Schon klar, viele gelösche Re-Nummern sind für die Steuer nicht gut - das Problem ist mir klar.

Ich habe meine MFAs nach anfäglichen, ähnlichen Schwierigkeiten vergattert, keine Rechnungen zu löschen und gründlich nachzudenken, wenn Rechnngen angelegt werden. Jetzt klappt es bis auf wenige Fehler (die man nie ganz vermeiden kann) sehr gut!

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Die Fehler könnte man sehr wohl vermeiden, wenn die Software anders funktionieren würde! Der Umgang mit den Rechnungsnummern ist in Tomedo einfach schlecht gelöst.

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Naja die Privatabrechnung hat ganz andere Probeme, meinen Faden kenne Sie ja. Klar, Rechnunsnummer erst beim Druck und vorher das Laufen in einem anderen Rechnungskreis wäre nicht schlecht. Trotzdem dürfen die Damen nicht wild umherklicken, da gibt es in Tomedo auch viele Minuszeichen die viel Geld kosten können.

Mich würde interessieren wie die Überlegung von Zollsoft hinsichtlich der Nummernvergabe war.

Answer 2

Da technisch sichergestellt sein muss, dass keine Rechnungsnummer übersprungen wird, hatten wir uns initial im Jahre 2012 dazu entschieden, dass der Server die Rechnungsnummern bei Anlage (bzw. ersten Auswahl des Rechnungstypes) vergibt. Dies ist die technisch stabilste Lösung (da einfach und überschaubar).

Wir haben nun schon mehrfach Beschwerden in dieser Richtung gehört (mich persönlich stört es beipsielsweise, dass der Rechnungstyp nach Anlage nicht mehr änderbar ist, da die Rechnungs ja schon eine Rechnungsnummer gemäß ausgewählten Rechnungstyp besitzt).

Das Thema wird intern erneut auf die Agenda gesetzt. Da - wie oben angedeutet - aber ein paar mittelgroße Eingriffe ins Gesamtsystem dafür nötig sind, wird das wsl. mind. bis zum Quartalsupdate Q3 dauern.

Comments

Danke für die Antwort. So, wie Sie es erklären, wird die Entscheidung verständlich und ich verstehe natürlich auch, dass eine Änderung viel Aufwand bedeuten würde. Falls machbar und auch von anderen Nutzern gewünscht, würde ich eine Änderung aber begrüßen.

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Eine Flexibilisierung ist immer hilfreich und nützlich !

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Die Änderung des Rechnungstyps wäre schon mal eine große Flexibilität und ist auch in meinen Verbesserungsvorschlägen. Der fixe Typ zwing ab und zu zu einer neuen Rechnung und Stornierung.

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Vergib einen Punkt ;-)

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Habe ich bringt aber genau so viel wie "hat ein Ticket" :)

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Hallol,

tut sich etwas mit den Rechnungsnummern? Ich muss dem Finazamt jedes Jahr ausführlich erklären, dass fehlende Rechnungsnummern meist Rechnungsvorlagen sind, oder gelegentlich stornierte Rechnungen.

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Herr Tokic, legen sie einen Rechnungskreis Kostenvoranschlägen mit K0000 Nummern an und verwenden sie die normalen Rechnungen nur wenn sie wirklich eine Rechnung schreiben. Stornieren sie eine normale Rechnung, geht diese auch an den Steuerberater durchgestrichen Aufschrift storniert. K-Nummern können sie anlegen und drucken bis der Drucker brennt, die interessieren das Finanzamt nicht. Die Rechnungen müssen aber fortlaufende nummern haben und der StB muss alle Nummern haben als gültige Nummer also Rechnung oder stornierete Rechnung. Dann passt es mit dem Finanzamt und sie sparen sich den Ärger.

Der Support hilft ihnen einen Kostenvoranschlag Rechnungskreis und einen eigenen Brief anzulegen. Der Rechnungskreis MUSS ein getrenntes Präfix haben zum Beispiel K, KOVO oder was auch immer.

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Hallo, danke für den Vorschlag. Ist sicher hiflreich um stornieren zu vermeiden. Als Anästhesist arbeite ich mir zahlreichen verschiedenen Fachgruppen zusammen. Dabei ergeben sich typischerweise etliche wiederkehrende Rechnungen zu verschiedenen OPs. Hierzu lege ich praktischerweise eine Rechnungsvorlage an. Tomedo vergibt jedoch für jede Rechnungsvorlage auch eine Rechnungsnummer. Dabie kann ich auch nichts ausdrucken und vorlegen. Die Zahl der neuen Rechungsvorlagen hat mit der Zeit abgenommen, kommt aber weiter regelmäßig vor.

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Ich würde das trotzdem so machen wie ich geschrieben habe Herr Tokics. + Rechnung Kostenvoranschlag der Rechnungskreis Kostenvoranschläge hat. Es öffnet sich K0001. Darin können sie jetzt machen was sie wollen sie haben keine Rechnung produziert. Fügen sie jetzt ihr Muster ein, ich denke das ist was sie Rechnungsvorlage mit einer Rechnungsvorlage meinen. Also kopieren Sie den Inhalt des Musters und fügen sie ihn in den KOVO ein. Mit einem Rechtklick machen sie die Vorlage zu einem Favoriten (Favoritengruppe aus Leistungen erstellen). Damit hantieren sie viel leichter als mit den Mustern. Machen Sie Favoriten für jede Fachgruppe wenn sie wollen. Sie erstellen dann eine Rechnung mit Details zeigen -> in neue Rechnung übernehmen. Hier wählen sie aber die richtigen Rechnungen. Erst jetzt wird eine relevante Rechnungsnummer erzeugt.

Sie werden sehen, sie produzieren keine einzige Stornorechnung mehr. Mit Favoriten haben sie den INHALT einer Rechnungsvorlage. Diesen fügen sie so in den Rahmen ein den sie brauchen. Einen nur für den Patienten relvanten Kostenvoranschlag oder eben in eine Rechnung die an die Steuer geht.