EMail - wie in Praxisorganisation integrieren

Question

Hallo,

da jetzt doch mehr per Email kommt als das vor einigen Monaten der Fall war, würde ich gerne ein paar Anregungen zum Emailmanagement sammeln.

Aktuell benutzen wir Apple Mail und eine info@... und eine termine@... sowie persönliche EMaildaressen für mich, die Praxismanagerin und für eine 2. Ärzten.

Die PM arbeitet Mails ab, was am Abend liegen bleibt (ist nicht viel, verschiebe ich in Unterordner, die den Namen der MFA tragen. Die Emails werden dann am nächsten Tag bearbeitet.

Emailvorlagen habe ich unter Apple-App Notizen, die können Copy/Paste benutzt werden

Vorteil: Einfach. Funktioniert ganz gut (wir sind keine Riesenpraxis),

Nachteil: Theoretisch könnte jeder unter info@... irgendwelche Emails in die Welt schicken, es gibt keine Möglichkeit, das nachzuverfolgen, wer das war

KIM: ich benutze den integrierten KIM Client von Tomedo. Usability ist nicht so toll (die Probleme habe ich auch im Forum gepostet, wenn auch ohne große Resonanz ;-) ) Ist viel Klicken und Rumschieben.

Insgesamt geht das so ganz ok.

Wie machen das andere Praxen? Welche Emailclients sind in Benutzung? Lohnt sich die Anschaffung und Administration von Outlook oder ist das overkill?

 

Freue mich über ein paar Anregungen...

 

-js

Comments

Same hier, Apple Mail.
Auch ich wäge gerade ab, den Tomedo Mail client zu benutzen, damit ich die Kommunikation am Patienten in der Akte habe.
Macht das jemand und sieht darin auch Vorteile?

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Wir benutzen den integrierten, reicht für die tägliche Kommunikation aus. Vorteil sind die Vorlagen in tomedo, die Zuordnung zur Akte und die integrierte Adressfunktion.

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Hallo,

 

scheinbar scheint ja bei Tomedo gerade Anstrengungen zu laufen, eine Email-Workflow zu etablieren. Ich hätte auch nicht dagegen, wenn man das mit SMS oÄ so machen würde (das scheint in t2med ganz gut zu funktionieren, erzählt mir ein Kollege).

arzt direkt würde sich dafür ja anbieten . . .

-js

Answer 1

Ich switche immer wieder zwischen Tomedo-Mail und Apple-Mail. Leider synchronisiert Tomedo-Mail nicht zuvcerlässig mit Apple-Mail. Auch hängt sich das Programm auf oder Mails lassen sich nicht löschen. Die Vorteile von Tomedo-Mail sind ja schon genannt. Ich würde es mehr nutzen, wenn es stabil laufen würde (und nicht so häßlich wäre).

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Der Client ist wirklich keine Schönheit. Guckt sich auch nicht weg....:)

 

-js

Answer 2

Wir nutzen den Apple Mail Client und ziehen die Mails einfach per Drag&Drop in die Akte. Hintergrund ist auch wie die Vorredner bereits gesagt haben, dass der tomedo Client zumindest in der Vergangenheit nicht korrekt synchronisiert hat.

Tomedo Mail nutzen wir nur für KIM.

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same here

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So machen wir das auch. Tomedo Mail nur für Kim. Mails von uns aus Tomedo mit Vorlage. Eingänge per Drag&Drop aus Apple Mail in die Akte, erscheint dann automatisch in meiner "Zu-Vidieren-Liste"

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so machen wir es auch.

weiterhin möchte ich aus tomedo Bilder in reduzierter Größe versenden können, um den Datenschutz zu wahren, mehrfach im Forum gewünscht. abgelehnt.

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Hallo,

 

über Aktionen kann man doch jetzt Karteikarteneinträge inklusive PDF per KIM signieren und versenden. Das nutze ich auch und habe bisher keine Rückmeldung bekommen, dass es nicht gehen soll.

-js

Answer 3

Guten Morgen, hierzu habe ich auch noch eine Frage an die Tomedianer: Wie macht Ihr das mit der email-Sicherheit? Eigentlich müsste man jadafür sorgen, dass Anhänge nicht auf Rechnern geöffnet werden auf die am Tomedo-Netz hängen. Trennt Ihr "Internetrechner" vom Praxisnetz?

VG Malte-Christian Thode

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Hi,

das sollte man meiner Meinung nach über eine Firewall lösen.

Ausserdem ist meiner Meinung nach bei Verwendung eines Mac, der Libreoffice und Tomedo als Emailklient die Wahrscheinlichkeit, dass dies jemand als Angriffsvektor nutzt ausreichend gering...

-js

Answer 4

Hallo,

 

ich wärme mal meinen eigenen Thread auf, das wir jetzt etwas mehr Erfahrung mit dem Umgang mit Emails haben. Apple Mail habe ich weitgehend stillgelegt. Ich nutze Apple Mail aktuell nur noch für nicht Patientenassoziierte Aufgaben (Rechnung, Korrespondenz mit Firmen etc.).

Wir haben einen allgemeinen Eingang. Meine Praxismanagerin verteilt die dort eingehenden Emails auf die anderen MFA (IMAP-Unterordner).  Die PM und eine MFA haben eigene Emails, da sie mit spezielleren Aufgaben betraut sind. Für die Email-Antworten haben wir Vorlagen, die per Copy/Paste eingefügt werden können.

Die Ärzte haben eigene Emailadressen. Alle EMailadressen sind IMAP.

Eingehende Fax kommen als Email auf eine eigene Adresse. Sie wird von einer jeweils fest zugeordneten MFA bearbeitet (Patienten werden zugeordnet).

Nachdem ich gesehen habe, das direkt aus den Emails Aufgaben erstellt werden können, ist der Workflow relativ glatt geworden. EMails/Faxe die von den Ärzten gesehen werden müssen, werden als Aufgabe eingestellt.

Was ich mir wünschen würde: Bisher können Emails nicht problemlos aus dem Emailfenster in die Vidierung verschoben werden. Es geht zwar über Umwege (zB Karteikarteneintrag DOK (da gehen bei uns die EMails rein) als zu vidieren setzen), aber besser wäre für unseren Workflow ein Rechtsklick bzw. Tastaturkürzel, der die Email in die Vidierung verschiebt.

Ansonsten haben wir auch IMAP Probleme: Anlage eines neuen Ordner geht nicht in Tomedo, gestern hat die IMAP Synchronisation gesponnen etc. Da besteht aus meiner Sicht seitens Zollsoft noch Optimierungbedarf.

Gruß

 

-js

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Habe gerade noch was ergänzt: es gibt jetzt 2 Aktionsketten, welche des Karteieintrag DOK in Vidierungskarteikarteneinträge verwandeln, so dass das ohne viel Geklicke erfolgen kann.

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Hallo,

wieso definieren Sie nicht den Kartei-Typ Email als "zu vidieren"? Müll weggeklickt hat man doch schnell ;-)

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Hallo,

dann langen alle Faxe bei mir in der Vidierung, auch die, die ich nicht bearbeite kann/Will, sondern die MFA. Die muss ich dann umverteilen und ggf in eine Aufgabe verwandeln, das kostet Zeit und Arbeit...und wir haben es so organisiert, dass alles an Kommunikation zuerst bei den MFA aufläuft und die MFA dann vorsortieren. Das möchte ich unbedingt so beibehalten, weil es meinen Arbeitstag deutlich angenehmer gestaltet :-)

 

-js