Patientenakte revisionssicher einscannen

Question

Hallo Tomedouser! Ist etwas off Topic, aber mich interessiert hier das Schwarmwissen. Wir wollen aus Platzgründen (2 Zimmer) unsere Papierakten ( 10 und 30 Jahre) digitalisieren und im Anschluß vernichten. Den Prozess wollen wir selbst durchführen. Hat jemand bereits Erfahrung damit sammeln können? Wir haben ca. 8 ix1500 Scanner und diverse Aktenvernichter in der Praxis. Welche Software habt ihr genutzt um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. In unserem Fall kommen die Patienten ca. für 1-5 Behandlungen in die Praxis (Kinderwunsch). Danach sind die Patientenakten in der Regel uninteressant und wurden in der Vergangenheit entsprechend archiviert. Dennoch wollen wir natürlich den gesetzlichen Vorgaben der Aufbewahrung von Patientenakten gesetzeskonform nachkommen. Wir sehen den Beweiswert einer PDF Datei (z.B. Aufklärungsunterlagen) gegenüber der Papierform als zu vernachlässigen an. Hier würden wir einen geringeren Beweiswert in der Zukunft in Kauf nehmen. Dennoch wollen wir einen Zeitstempel beim Scannen generieren. Gibt es ein gutes Programm, welches mit dem MAC kompatibel ist? Danke im voraus!

Answer 1

Spricht denn etwas gegen das Einscannen in Tomedo? Man generiert eine klar zeitlich dokumentierte nicht veränderbare .pdf. Somit eingenltlich noch sicherer als das tgl. arbeiten und dokumentieren in Tomedo. Das Thema Revisionssicherheit ist aber je nach persönlichem Arbeitsalltag (OPs?, Aufklärungen?, etc.) verschieden.

Comments

Der Gedanke kam uns auch. Dazu müssten wir aber diese "alten" Patienten in tomedo als Patient anlegen. Das erscheint uns nicht zeitökonomisch sinnvoll.

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Papierakten ( 10 und 30 Jahre)  Die müssen sie doch vernichten und dürfen sie gar nicht aufbewahren wenn sie > 10 und 30 Jahre alte sind? Am besten Herrn RA Frotscher kontaktieren. Dermatologinenmann (Analog zur Zahnarztfrau).

Welche Software habt ihr genutzt um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. EcoDMS aber Revisionssicherheit gilt aktuell nur für die Finanzbuchhaltung also Rechnungen. Rechtlich kann man schon nach §630f in Tomedo einscannen ist aber zu aufwendig jeden Patienten neu zu erstellen bei alten Akten. Verträge und Patientenverträge zum beispiel wirtschaftliche Aufklärungen  dürfen sie nicht wegschmeissen, die bedürfen der Schriftform. Diese würden sie mit scannen entwerten. 

Ohne Gewähr aber weg mit Karteien > 10 Jahre. Gibt wenig Unterlagen die man länger aufbewahren muss. Die Zeit baut den Aktenberg ab wenn sie papierlos arbeiten statt hybrid. Einfach mal im Forum suchen.

- der Schwarm

Answer 2

Hallo Praxis Idstein,

wir (kleine allgemeinmedizinische Praxis) haben vor 3 Wochen alle Papierakten von Patienten, die >10 Jahre nicht da waren, komplett aussortiert. Ebenso alle (Papier)Fremdberichte, die älter als 10 Jahre sind und die restlichen Fremdberichte 2012-2014 in Tomedo eingescannt*.

Das waren dann 150 kg, die wir direkt zur Aktenvernichtung im Nachbarort gebracht haben (geht bei Selbstbedienung nach Gewicht und ist wesentlich weniger Arbeit, als alle "per Hand" zu shreddern; der Riesenshredder hat das innert 3 Minuten erledigt...)

Gruß aus dem wilden Süden

W. Krause

*Seitdem wir Tomendo haben, d.h. ab 2014, werden alle Berichte nur noch digital gespeichert.