Umstellung von Turbomed auf Tomedo

Question

Liebe Kollegen, endlich ist es soweit, wir stellen in 2 Wochen auf Tomedo um.

Es wäre toll, wenn Sie uns Tipps verraten könnten, damit wir vermeidbare Riffe umschiffen können.

Worauf sollen wir besonders achten?

Gibt es vermeidbare Fallen bei der Konvertierung?

Macht es Sinn die KV-Abrechnung zu splitten? Ich hoffe nicht, weil wir dafür noch ein Turbomedupdate einspielen müßten.

Wie sind Sie mit den Medikamentenplänen, Recalls und Terminkalender umgegangen?

GRUß AUS DEM SONNIGEN VERDEN und besten Dank im Voraus

Ralf Kampmann

Comments

Wir haben zum 24.6.2015 umgestellt, haben die Abrechnung gesplittet. Und dann quasi die restlichen 6 Tage über tomedo KV-mässig abgerechnet, aus Angst es könnte was verloren gehen. Wir haben uns hinterher geärgert, wie schnell und problemlos es doch mit tomedo gegangen ist. Hätte man auch komplett machen können. Die Umstellung verlief problemlos, das Programm ist teilweise selbsterklärend, der Terminkalender war ruck zuck erstellt. Nur ganz alte Dokumente sind noch im alten Programm verblieben, aber darauf haben wir dann gerne verzichtet. 

Ein Tip: Rechnen Sie bitte alle Privatrechnungen komplett ab und starten sie in Tomedo mit Null.

Lg aus Herten

Praxisteam Hahne

N. Unrath 

Answer 1

Hallo Kollege Kampmann,

wir haben auch im laufenden Quartal umgestellt (Informed auf Tomedo Q2/14) und die gesamte Abrechnung dann ohne Probleme mit Tomedo gemacht.

Einziger Wermutstropfen: wir hatten vergessen, vor der Umstellung alle Privatrechnungen auszudrucken (dies entgegen der Empfehlung von Zollsoft: wurde in der Praxishektik überlesen). Diese ausstehenden/nicht gedruckten Rechnungen mussten "von Hand" wieder eingepflegt werden (Hatten noch entsprechende Karteieinträge...).

Dauermedikament-Einträge aus Informed wurden vollständig übernommen. Die Umstellung des Terminkalenders von Papier auf Tomodo erfolgte sofort (gegen den Widerstand der MFAs...)

Toi, toi, toi aus dem noch sonnigen Süden

Wkrause

Answer 2

Hallo,

wir haben Mitte Dezember umgestellt.

KV Abrechnung war kein Problem. Privatabrechnungen sollten Sie bis zum Umstellungstag mit dem alten System machen. Bei der Konservierung war bei uns das Langzeitarchiv (gepackte Datein) ein Problem. Haben Sie bei der testkonvertierung mal geschaut, ob Sie alle Dateitypen bei einem Fall von vor 5 jahren lesen konnten? ein .doc, ein pdf, ein jpg,...

Schauen Sie, ob Sie einen Ersatztunnel für telemed brauchen. Wenn ja, dann schnell kümmern.

Recalls gehen über die Statistik, aber lassen Sie sich das zeigen und einrichten.

Terminkalender: nehmen Sie eine MFA mit zum Einrichten der Kalender und Ressourcen und machen Sie es für die Mädels idiotensicher mit definierten Suchen.

Machen Sie eine Liste, was tomedo machen kann wie: Briefvorlagen einfügen,... Sie haben dann in den ersten Wochen viel zu tun, deshalb: auch wenn Sie viele Sachen können - tomedo kann es schneller und billiger.

Und: haben Sie BG Fälle und rönten Sie?

Answer 3

Lieber Herr Kollege Kampmann,

wir haben im Oktober 2014 von Turbomed auf tomedo umgestellt. Situation: Praxisgemeinschaft, meine Frau als hausärztliche Internistin mit einem ziemlichen Gerätepark, ich als Psychiater, in der Praxis 7 Clients, zwei VPN-/Hausbesuchs-Arbeitsplätze.

Bei der Umstellung auf tomedo war das neue Quartal schon eine Woche alt.

Kassenfälle: Umstellung mitten im Quartal kein Problem, Teilabrechnung könnte man prinzipiell machen, nach unserer Erfahrung (wie beim Kollegen Krause) aber unnötig.

Privatfälle: Unbedingt vorher alle Rechnungen fertigmachen und ausdrucken! Wir haben das wie Kollege Krause übersehen und dann einige Arbeit gehabt!

Praxisstruktur (Betriebsstätten, Ärzte etc.): Kein Problem.

Elektronischer Kalender: Konvertierung völlig unproblematisch, alle Termine sicher gelandet. Allerdings hatten alle aus Turbomed übernommenen Termine den Typ "importiert". Das geht nun wirklich nicht anders. Für tomedo können Sie ja dann -zig Terminarten festlegen (Konsultation, Hausbesuch, EKG, Impfung…).

Textbausteine, Adressenverzeichnisse, Hausdiagnosen: Alles bei der Konvertierung dabei. Textbausteine, die Makros z.B. für Textersetzung enthalten, müssen natürlich anschließend auf tomedo-Format umgeändert werden.

Karteikarte: Bei der Konvertierung durch Syscon wurden alle Texteinträge und alle Einträge, die Anhänge enthielten (unsere Arztbriefe, eingescannte Dokumente etc.) absolut sauber übernommen. Probleme gab es bei Kassenformularen. Heilmittelverordnungen, Medikamentenpläne und AUs wurden als verständliche Texteinträge übernommen. Bei den Heilmitteln (Ergotherapie, Physiotherapie…) muß man bei der ersten Neuverordnung unter tomedo selbst nachsehen, ob es eine Folgeverordnung oder schon außerhalb des Regelfalls ist etc. Vielleicht geht es mittlerweile aber schon besser. Leider gab es bei vielen Kassenformularen nur einen Eintrag mit dem Inhalt, daß dieses Formular erstellt wurde. Das ist bei laufenden Wiedereingliederungen sehr ungünstig, ansonsten hatten wir damit weniger Probleme als befürchtet. Herr Garritzmann von Syscon hat mittlerweile die Überlegung angestellt, vielleicht doch häufiger wenigstens die Rohdaten durchzuwinken. Problem dabei: Bei vielen Kassenformularen ist die interne Datenrepräsantation durch Turbomed grottig. Bei Reha-Verordungen etwa sind die Datenfelder der vielen Checkboxen in Turbomed nur mit "Check 1, Check 2…" benannt. Da kann kein Konvertierungsprogramm die Daten vernünftig parsen. Unbedingt alten Server aufbewahren, wenn die KV nach zwei Jahren noch was wissen will!!

Medikamente: Wenn Sie jede Verordnung sauber mit Dosierungsangaben im Rezept vorgenommen haben, landet alles einwandfrei in der tomedo-Verordnung. Sie müssen anfangs aber manuell festlegen, was davon in den Medikamentenplan eingeht. Meine Frau hatte die Eigenart, auf ihren Rezepten keine Dosierungsangaben zu machen, sondern den Patienten den (alten) Turbomed-Medikamentenplan in die Hand zu drücken. Letzterer ist für tomedo nur ein Stück Papier. Wenn Sie auch so gearbeitet haben sollten, müssen Sie natürlich anschließend die Dosierungen selbst in tomedo einarbeiten. Die Turbomed-Medikamentenpläne werden in tomedo als Texteinträge übernommen. Im Popover können Sie sie mit einer dicktengleichen Schrift (Courier oder so) formatieren und haben dann zumindest eine saubere Tabelle, die Sie nachvollziehen können.

Turbomed-Desktopzettel: Werden in die Karteikarte als Eintrag mit dem Zeilentyp "ICON" übernommen.

Briefvorlagen: Müssen Sie von Grund auf neu erstellen. Ist erst mal sehr viel Arbeit, flutscht dann aber prima.

Geräteanbindungen: Die Gerätesoftware vieler unserer Geräte läuft unter Windows. Ist erfreulicherweise kein Problem. Wir haben auf dem Server eine virtuelle Windows-Maschine mit Hilfe von Parallels Desktop laufen, in der Peripherie werden die Windows-Computer via Remote-Bildschirm angesprochen bzw. sind virtuelle Parallels-Maschinen, geht prima.

Zeit: Sie werden es vermissen, ein halbes Wochenende für jedes Update zu verschleudern (tomedo: nach unseren Erfahrungen 5 min, bei Quartalsupdates 10 - 20 min) und auf jede banale Datenbankabfrage eine halbe Stunde zu warten (tomedo: in der Regel 10 sec). Überlegen Sie sich, was Sie mit der vielen Zeit anfangen wollen, damit Sie nicht in das gleiche Loch wie nach dem Physikum fallen 

Viele liebe Grüße und viel Spaß,

Mike Prater

Answer 4

Herztlichen Dank für die vielen Tipps und Tricks, liebe Kollegen,

vieles war sehr hilfreich und hat uns enorme Nacharbeit gespart. Insbesondere die sehr ausführliche Antwort von Herrn Prater hat sehr gut weitergeholfen.

 

Besten Dank vom gesamten Team der Gesundheitspraxis Georgstra<asse

Answer 5

Hallo aus Kamenz an Praxis Kampmann!

Jetzt ist es also so weit! Schön!

Bei mir haben die Medikamentenpläne nicht geklappt, aber ein Mitarbeiter der Konvertierungsfirma hat mich später angeschrieben, dass das im Nachhinein noch lösbar wäre. Ich hatte da aber schon alle Med.-pläne aus dem Turbomed neu erstellt. Er wollte damals ein sceenshot von Med.-plänen aus dem Turbomed. Ist dann von meiner Seite nicht mehr geworden... Bei mir waren aber alle Med., die jemals verordnet wurden unter "bisher verordnet" und so konnte man die Med. schnell in den Plan übernehmen. Hatte das Turbomed noch paar Wochen parallel laufen. Insgesamt bin ich allerdings mit den Med.-plänen nicht glücklich. Ich kann ein Med. nicht absetzten, sondern nur aus Med.-plan löschen und habe dann keinen KK-eintrag. Im Verlauf nicht übersichtlich... Ich hoffe da passiert noch was. Bei den alten Rechnungen hat die Kovertierung der Rechnungs-Nr. nicht geklappt, haben teilweise xxxxx. Habe (für das Finanzamt ) eine Sicherung der Rechnungen aus Turbomed gemacht. Wenn man nach der Re.-Nr. sucht, kommt dann aber die richtige Rechnung.

Ich würde mir von dem, der Tomedo einrichten kommt, gleich die nötigen wichtigen Briefe "bauen" lassen. Die "Tomedo's machen das in wenigen Minuten und selber braucht man doch lange und für mich (als Frau ;-) ) war das auch nicht so simpel. Man hat sowieso genug Dinge, die man einrichten muss.

Scanner für das Labor dringend mit installieren lassen, weil die Labor-Nr. nicht automatisch weiter zählen und sonst per Hand eingegeben werden müssen. Das geht gar nicht, Scanner aber super!

Nee, Abrechnung läuft dann nur über Tomedo, geht sehr schnell! DMP müssen einmal neu erstellt werden. Dafür ist es auch praktisch, wenn Turbomed noch geht.

Mit der Bestellliste sind wir auch anfangs nicht gut klar gekommen. Neu, ungewohnt, muss erst passend gemacht werden. Habe ich einer Schwester als "Hausaufgabe" gegeben und dann ging es prima.

Ist schon anstrengend die Umstellung, aber es lohnt sich! Viel Erfolg!

 

LG Judith Petasch

Comments

Liebe Frau Kollegin Petasch,

Sie hatten gerade eine wundervolle Idee. Für die aktuell im Plan befindlichen Medikamente bietet tomedo eine schöne Dosierungshistorie. Abgesetzte Medikamente sind dagegen nur noch im Reiter "bisher" der Medikamentenverordnung zu sehen, jedoch ist ihre Dosierungshistorie nicht mehr verfolgbar. Ich könnte mir sehr gut vorstellen, daß der Medikamentenplan noch eine standardmäßig abgewählte Spalte "abgesetzt" bekommt, mit deren Hilfe man auch Medikamente abrufen kann, die früher zum Plan gehörten. Da tomedo nichts wirklich löscht, sondern nur unsichtbar schaltet, müßte das sogar retrospektiv funktionieren.

Bitte, tun Sie uns doch allen einen Gefallen: Posten Sie das noch einmal in einem neuen Thread, damit die Zollsoftler darauf aufmerksam werden. Ich will Ihnen nicht die Show stehlen.

Vielen Dank für Ihre tolle Idee und willkommen im tomedo-Club.

Mike Prater

Answer 6

Habe gerade gesehen, dass meine Antwort zu spät kommt. Ist schon alles gelaufen.

Comments

Macht nichts, ihre anderen Tipps waren schon prima, was ist denn die Bestellliste? Die kenne ich noch gar nicht.

Answer 7

Umstellung von x.concept auf tomedo.

Ich möchte einen kurzen Einblick in unsere Umstellung im September 2018 geben.

Im August 2017 habe ich eine kleine Hausarztpraxis übernommen. Fremdbefunde wurden zu dem Zeitpunkt in Papierform in Karteien geführt EKG, Spiro und LZ-RR auf Papier, die übrigen Dinge im x.concept. Der Server war vermutlich 6 Jahre alt, die Arbeitsplatzrechner in ähnlichem Alter. Erweitert wurde das System zu Beginn um einen Scanner, zufällig das tomedo bevorzugte Gerät. Mein Kennenlernprozess mit dem Softwaredienstleister meines Vorgängers gestaltete sich auf die gleich Art und Weise, wie es viele Kollegen erleben. Mit dem Alter der EDV kam die Frage auf, wie sich das weitere Arbeiten gestallten sollte. Da ich im privaten Bereich bereits vor langer Zeit auf mac OS umgestiegen bin, lag es nahe, nach einer vergleichbaren Lösung zu suchen. In Verden ist die Gesundheitspraxis Georgstraße sehr erfolgreich mit tomedo unterwegs und bei einem Anwendertreffen in den Räumen Praxis konnten reichlich Fragen geklärt werden. Selber würde ich mich vielleicht als interessierten Anwender, keinesfalls aber als Techniker bezeichnen.

Die Umstellung ging insgesamt sehr schnell, bei mir hat Axel Tubbesing von der TubbeTEC in Hamburg die Arbeiten vor Ort übernommen. Am Montagmittag wurde die Konvertierung vorgenommen, wer dann Freude am Umbau hat, kann während der Arbeiten an der Datenbank mit dem Abbau der Altgeräte beginnen und die neuen Rechner aufstellen. Die Empfehlungen aus Jena passen bisher durchweg sehr gut, ich bin nach der Übernahme der Praxis eher im sparsamen Bereich angesiedelt, 4 x mac mini 2012, teilweise umgerüstet durch einen Betrieb vor Ort und zwei kleine mac book air. 2 x Anmeldung (i5, 2,5 8GB 256GB ssd), 2 x Sprechzimmer (mac book air 1,8 8GB 128GB), 1 x Diagnostik(i5 2,5 16GB 500GB ssd) und 1 x Server (i7 2,3 16GB 2 x 1TB; ssd + HDD). Am Folgetag waren der Server, das Netzwerk und die Arbeitsplätze Hautaufgabe. Der Mittwoch gestaltete sich etwas ruhiger, ich habe das sehr angenehm empfunden, da die unbekannte Materie müde macht und die Sorge bei so einem Projekt den Schlaf nicht ruhiger macht.

Am Donnerstag ging es um den Anschluß der Diagnostik, bei uns medset Technik, padsy EKG, das hatte noch zu concept Zeiten die Papiervariante ersetzt, ein bestehender LZ-RR mobilograph von I.E.M. wurde eingebunden und die Spiro von medset angeschlossen. An diesem Tag gab es auch schon erste Patientenkontakte, die sich aufgrund der Praxisgröße nicht vollständig verhindern ließen. Am Freitag sollte dann der Betrieb mit halber Patientenzahl wieder aufgenommen werden, das hat aufgrund der Begeisterung unserer Patienten nicht ganz geklappt. Die beiden folgenden Wochen waren Ferienvertretungen für 2 Praxen, eine davon sehr scheinstark. Das ist mir in der Vorbereitung leider durchgegangen, stellte aber kein großes Problem dar. Das System ist erfreulicherweise so weit selbsterklärend, daß wir keine wesentlichen Schwierigkeiten hatten. In den 14 Tagen hatte ich 2 x kurz Kontakt mit der hotline in Jena, da verteilt 3 Arbeitsplätze den Betrieb eingestellt hatten, das ist unproblematisch, da der Rest davon nicht beeinträchtigt ist. Alle anderen Dinge ließen sich entweder selbst regeln oder mit Herrn Tubbesing. Die Einbindung von Medset ist leider nicht selbsterklärend, wenn aber einmal erledigt, zuverlässig. Wir haben 3 Drucker im Einsatz, einen Oki Nadeldrucker über die serielle Schnittstelle im Sprechzimmer angeschlossen für die BTMs und KV Formulare, die ich im Zimmer drucken möchte, dort steht auch der bestehende snapscan ix500, beide angeschlossen über einen aktiven USB hub. Die eigentliche Druckarbeit übernehmen der alter Brother Laser, der druckt Rezept rot, Rezept blau und Blanko A5 und ein neuer Brother MFC 5700 mit einer zusätzlichen Kassette für Blanko A4 und normal A4, gleichzeitig FAX an der Fritzbox und zum Scannen an der Anmeldung.

Ich habe vorbereitend das „gewachsene“ Netzwerk prüfen und dokumentieren lassen, einiges ist an Zeit in die Beschaffung und den Umbau der Rechner geflossen. An beiden airbooks ist bereits ein 21 Zoll Monitor angeschlossen, man kommt in den Genuss der Gesichtserkennung und hat gleichzeitig das Wartezimmer, bzw. die todos im Blick. Im server ist eine 1TB ssd das Systemlaufwerk und wird per CCC auf die vorhandene HDD gespiegelt, ein softwareraid ist so nicht möglich, vermutlich auch nicht bei 2 baugleichen ssd, das scheint am neuen Festplattensystem bei high sierra zu liegen.

Die alte RDX Datensicherung von Tandberg vermisse ich, der Server ist kein Arbeitsplatz und läßt sich nur über die Bildschirmfreigabe ansteuern. Die Trennung der mobilen Platte ist dabei nicht ganz so elegant. Nach Anfrage bei Tandberg, scheint es beim mac keine Lösung für den Knopf am Laufwerk zu geben.

Der alte windows Server ist umgestellt auf einen Arbeitsplatz und dient über einen remotedesktop noch als Sicherheit, ich habe aber bisher noch nichts vermißt, vielleicht gelingt auch hier noch der Umbau in eine virtuelle Maschine. An dieser Stelle empfehle ich, genau auf die Preise zu schauen, wenn der monatliche Preis hier höher erscheint als bei anderen Anbietern. Ein server wird typischerweise für 3-5 Jahre aufgestellt und die Kosten sind normalerweise „verborgen“, es empfiehlt sich, hier auf genaue Kostenvoranschläge zu bestehen. Bei der TI bin ich noch sehr zurückhaltend. Der Jahresbericht von CGM und PWC machen mich vorsichtig.

Das Bestätigen der Dauerdiagnosen bei Scheinanlage ist nach mehr als 12 Jahren des Sammelns sehr vorteilhaft. Nach 14 Tagen ist man soweit, das man seine eigenen Befundvorlagen erstellt oder umgestellt hat (Textbausteine/Makros) und wirklich flott arbeiten kann, wenn man will. Die Medikamentenpläne wurden nicht übernommen, hat man jedoch die Dosierungen auf den Rezepten angegeben, ist der neue Plan aus der „bisherigen Medikation“ angenehm schnell erstellt. Ich habe vor der Umstellung in 2 tomedo Praxen angerufen und die MFAs gefragt, ob das System empfehlenswert ist und kann das so entspannt weitergeben. Die erste Quartalabrechnung ist bei guter Vorbereitung in Rekordzeit gelaufen, ebenso die DMPs und die PVS.

Im Okotber:

Angeschlossen sind wir an das Internet über eine bestehende Fritzbox 7490, die Telefonie läuft auch darüber, dann folgend dahinter ein gateprotect, das auch der Router des internen Netzwerk ist. Der Servicevertrag läuft bei *******. Zur Einrichtung einer VPN Verbindung ist der DeutschlandLAN IP Start auf einen Voice data s Vertrag mit fester IP Adresse umgestellt worden. Mit der Umstellung mußte das gateprotect neu konfiguriert werden, da das Internet im internen Netz nicht mehr möglich war. Gateprotect erfordert einen Windowsrechner zur Konfiguration. Ich erwähne das, da ich noch kein VPN habe. Es macht also Sinn, die bestehende Technik gleich bei der Umstellung prüfen zu lassen und ggf. anzupassen, lancom etc. Für die nächste Zeit steht die Einrichtung eines VPN an und wenn möglich eine Optimierung des Komfort bei der Datensicherung. Fortsetzung folgt.

Mit besten Grüßen aus Verden.