EcoDMS Einrichtungshilfe speziell für Tomedouser

Question

Nas Installation hier Schritt für Schritt, vorsicht bei den Ports genau hinsehen und ports links eintragen sonst startet das Abbild nicht. 

https://alxblog.de/ecodms-server-16-09-installation-auf-synology-nas/

EcoDMS ist per se ja leer. Hier wie ich es eingerichtet habe als Hilfe zum Aufbau. Ganz wichtig die Ordnerstruktur flach halten. Auch wen es schwer fällt nur einen einzigen Unterordner. Die Sortierung erfolgt im Ordner über die Attribute. Wenn man ein Archiv lange benutzt hat weiss man, dass man eigentlich keine Unterornder braucht.

 

 

 

Answer 1

CAVE! Wir versuchen gerade mit den Angestellten EcoDMS zu nutzen. Die Assistenten sehen keine Files. Ordnerrecht heisst nur die Benutzung der Ordner. Es muss tatsächlich jedes File, das die Angestellten sehen sollen, mit der Gruppe oder Namen als Berechtigung klassifiziert werden. Das hätte ich gerne von Anfang an gewusst.

Answer 2

Na viel Minus bekommt der Faden, Hilfe scheint ja weh zu tun. :)

Gerade beim Support angerufen, das wird aus der Anleitung nicht klar: Um nur die die Ordnerrechte zu nutzen vergibt man allen Dateien EcoSIMSUSER. Bekommen alle Dokumente diese Klassifizierung greifen nur noch die Ordnerrechte und man muss sich um spezifische Filerechte nicht zu kümern.

Answer 3

Die Automatische Erkennung von pdf ist ja wahnsinnig wichtig in EcoDMS, vor allem mit Ecoworks. Email kommt mit Anhang, wird richtig automatisch erkannt und archiviert. Das Richtig archivieren ist weniger ein Problem als aus einem pdf die richtigen Daten zu ziehen. Der Scan läuft nicht immer gleich durch den Scanner und die Stellen können sich verschieben wie ein Rechnungsbetrag der sehr oft an anderer Stelle auftaucht. Dagegen arbeiten kann man mit Regex einer einfachen Regelsprache, ich weiss nicht wie ich es sonst nennen soll. Wobei einfach ist sie nicht :) Man markiert ein grosses Areal wo der Rechnungsberag sicher steht und vergibt mit Regex befehlen "nach diesem Wort". Nicht einfach, man wird die Vorlagen einige Zeit trainieren und überwachen müssen bis es automatisch läuft. Pdf OCR sringt auch gerne mal abwärts statt seitlich im Block was es noch schwerer macht das Regex zus schreiben. Ohne Regex pdf auslesen zu beherrschen wird vollautomatisch mit dem archaischen pdf Aufbau nicht gehen.

Diese Seite gibt einen Einstieg in Regex.

https://confluence.applord-gruppe.eu/ek/anleitungsartikel/tipps-und-tricks-zur-verwendung-von-regex-im-vorlagen-designer-von-ecodms

Comments

Habe es gerade mit einer Lohmann Rauscher Rechnung probiert in der Vorlage funktioniert es fein mit 

REGEX:(?<=Rechnungsnumer:)([\s]*)\d{1,8}

die Rechnungsnummer zu holen. Es wird davon ausgegangen, dass die Nummer nach dem "Rechnungsnumer:" kommt. Markiert ist ein viertel des Papiers kann so sein wie es will rechts oben am Blatt.

Dann in anderer Rechnung und die Nummer wird nicht geholt. Copy paste der Zeile ergibt

5016062660 Rechnungsnummer:  

Klar, dass nichts gefunden wird. Was ist passiert? Das OCR hat den rechten Textblock nach dem linken erkannt.

Vielleicht ist das wieder einen kostenpflichtigen Anruf bei EcoDMS wert ob sie da eine Lösung haben um die Erkennung auf 100% zu bringen.

---

Die Extraktion per Vorlage funktioniert bei mir nicht. Den RegEx-Ausdruck testen klappt, aber wenn man eine neue Rechnung archivieren will, werden die Daten aus der Vorlage kategorisiert anstatt der des aktuellen Scans!? Was mache ich da bloß falsch?

Glücklich bin ich mit dem Apple-Client auch nicht so richtig:

- stürzt oft ab.

- Scanimport vom fujitsu scanSnap geht nicht. Wenn der ScanSnap in den scaninput-Ordner ablegt geht es auch nicht. Es geht nur per Import-Befehl der Inbox.

- Die Trennseite von ECOdms wird auch nicht als Trennseite erkannt sondern als Dokument. Stapel müssen daher manuell getrennt werden. Mehrseitige Dokumente in einen Stapel kann man aber nicht zusammenlassen ...

.... doof ....

---

Extraktion per Vorlage, Datum muss man Format angeben. In der Vorlage muss man die Felder leer lassen die nicht von Haus aus rein sollen. Ist ja eine Vorlage. Du machst das schon mit den farbigen Arealen? Gibt’s ein Video dazu. Musst unbedingt mit "hervorragend scannen" nur das garantiert 600DPI. Ist zwar langsam aber 400 minimum wird schon gefordert glaube ich um papierlos arbeiten zu dürfen. Dann wird es auch weniger das OCR s o  e r k a n n t w i r d. Habe ich mal im Devonthink Forum gelesen.

Hübsch ist der Client nicht, muss er aber auch nicht wenn er funktioniert. Abstürtze habe ich wenige. Es ist eher so dass da irgendwas langsam ist, habe ich als Bug geledet. Markiere ich viele Dateien und dann Kontextmenü dauert es richtig lange, bei 1000 Dateien fast eine Minute. Das ist ein Bug.

Scansnap funktioniert 1A, der Ordner muss nur gemountet sein. Das kann man mit Automounter sicherstellen. Scansnap auf den Ordner.

Ich setze keine Trennseiten ich scanne ganz normal wie immer bei Devonthink und es entsteht imemr eine Datei, macht ja Scansnap. Wenn ich eine Datei in das Archiv oder in die Inbox ziehe brauche ich auch keine Trennseite.

Answer 4

Heute ein Beitrag der sehr wertvoll ist, weil er mich beinahe so zur Verzweiflung gebracht hat wie Zollsoft, das nicht fähig ist auf den REST export Crowdfundwunsch zu antworten.

Wichtig für alle die Exchange 365 benutzen also das online Exchange von Microsoft. 

Es war mir nicht möglich IMAP in Ecoworkz einzustellen um Rechnungen aus dem Emailfach automatisch abzuholen. Hier ist eine Testseite von Microsoft. Einstellungen sind port 993 und SSL Standardauthorisierung nicht Oauth, outlook.office365.com, User ist email und pass das login Passwort für O365. Wenn das funktioniert brauchen sie nicht weiter zu lesen. 

https://testconnectivity.microsoft.com/tests/O365Imap/input

Es kam immer die Fehlermeldung: "NO LOGIN failed" im Protokoll

Es hat mich Stunden gekostet herauszufinden warum das nicht funktioniert und wie man IMAP zum laufen bringt. Über google findet man hunderte Einträge, alle bekommen den "No Login" Fehler und können SMTP und IMAP nicht nutzen, aber keine einzige Lösung die funktioniert. Da kann der EcoDMS Support nicht helfen und Heinen oder Tubbetec etc.  brauche ich da gar nicht anrufen. Ist zu speziell.

Die Lösung ist versteckt in Azure von Exchange im Active directory -> Properties  ganz unten auf " manage security defaults" und "enable security defaults" Schalter auf "No"

Dann funktioniert IMAP. Man sollte das im Kopf behalten und es wieder anschalten wenn M$ alle gewzungen hat auf Oauth umzustellen. Dann kann man es wieder anschalten. So in 10 Jahren. Das scheint für neu angelegte Accounts standardmässig an zu sein denn ein Spezl der O365 schon einige Jahre benutzt konnte problemlos IMAP nutzen. 

Ich hasse Microsoft, die haben nicht alle Latten am Zaun. 

 

Comments

OAuth Einrichtung für Ecomailz hier:

https://forum.tomedo.de/index.php/36414/ecomailz-revisionssichere-email-speicherung-ohne-abo?show=36414#q36414

---

Exchange Server Update schon eingespielt? Server ist sauber?

https://www.heise.de/news/Exchange-Hack-Welche-Massnahmen-Unternehmen-jetzt-ergreifen-muessen-5537050.html

---

Benutze ja Exchange online darum künnert sich Microsoft. Exchange ist nicht bei mir.

Answer 5

Für EcoWORKZ in Ecodms gleich die Attribute Email-Datum, Email-Betreff und E-mail erstellen. Wenn man das später macht muss man EcoDMS Server in Docker stoppen und wieder starten damit sie sichtbar sind in EcoWORKZ. 

Comments

Backup des Backup auf dem NAS

Einfachste Backup Methode um die Ecodms Backups vom NAS in Sicherheit zu bringen ist meiner Meinung nach mit Automounter (Applestore) damit EcoDMS ordner vom Nas immer am Tomedoserver gemountet ist und dann mit Hazel Dateien kopieren wenn sie von heute sind und alles löschen was von letzter Woche ist damit der Server nicht voll läuft.

Die Backups werden dann mit den Serverbackups gesichert wenn man zum Beispiel CCC Backups macht.  

3 Orte halte ich für sicher genug selbst für Paranoiker.

 

---

Vielen Dank Peter,

ich verfolge Deinen Beitrag mit Aufmerksamkeit. EcoDMS interessiert mich, aber eins steht fest. Man muss damit intensiv üben um einen Nutzen daraus zu ziehen.

Sobal ich wieder mehr Luft habe, werde ich mich auch dran setzen. Vielleicht wird meine Lernkurve durch Deine Erfahrungen und Tipps flacher.

---

Nutzen? Ausser Revisionssicherheit und dmait Rechtssicherheit und  die Möglichkeit papierlos arbeiten zu können, automatisch Rechnungen aus Emails ziehen und abheften und bei Einzugsermächtigungen automatisch für sich zu buchen. Das ist eine Menge.

---

Ich muss feststellen, ganz trivial und selbsterklärend ist die Sache nicht: Auf der Suche nach dem Ecoworks Ordner habe ich mir gerade die Lizensierung zerschossen beim mehrfach installieren und testen - also ein gut gemeinter Hinweis: Immer erst die Lizenz rausnehmen, bevor man die Installation löscht, sonst vermeldet er schon aktivierte Lizenz und man muss auf den Support warten!!

---

Hazel

---

Herr Klemenz, Ecoworkz muss man doch gar nicht installieren? Ein weiterer Port und einen Ordner anlegen glaube ich war das? Was ist passiert, vielleicht interessanter Stolperstein für andere?

---

Ich habe die Ecodms und works Lizenz und habe mir versucht das Works einzurichten, dabei fehlte immer eine Konfigurationsmöglichkeit, die mittels Schraubendreher zu finden sein sollte. In meiner Verzweifelung habe ich den Container auf dem NAS resettet ohne vorher die Lizenz rauszunehmen - Nun habe ich den Salat.

Vermutlich liegt das Problem an der Nutzerrechtevergabe für works - so hatte ich keine Administationsrechte, was vermutlich die Urache war. Wenn die Lizenz wieder da ist, werde ich weiter testen.

---

Man musste nur trennen im Ecodms manager und wieder verbinden. Ansonsten kann man den Container anhalten und wieder starten dan bleibt die Lizenz auch. Man muss wohl bei updates auch immer die Lizenz erst mal rausnehmen und nach dem Update wieder einspielen.

Workz bekomme ich einen "internen Fehler" der eigentlich laut Webseite behoben sein soll. Da habe ich dem Support geschrieben und werde berichten.

Man muss immer aufpassen, in welchem Ordner man ist und ob ein Filter an ist, sonst findet man seine Dateien nicht. Er macht genau das was man eingestellt hat. Ist man auf alle Datein und kein Filter und Status "Alle" dann sucht er auch in allen Dateien die er hat.

---

Allein in diesem Video wird ersichtlich warum wir EcoDMS brauchen, wie genau es die DSGVO selbst beim löschen nimmt. Must see weil löschen nicht selbsterklärend ist.

 

 

---

@Andreas C, wenn er was nicht erkennt dann ziehe ich ein Feld mit CTRL-CMD, dann kopiert er den Text in die Schlagworte in der Vorlage. Wenn dort R e c h n u n g steht weisst du, dass es ein Scanfehler ist oder ein bekloppter Zeichensatz mit zu viel Freiraum zwischen den Buchstaben. Wie gesagt 600dpi hat bei mir die Fehlerquote stark reduziert.

---

Löscht man etwas aus einem Ordner und dann quittiert aus dem Papierkorb (rechts unten), bleibt der Ordner, man kann ihn nicht löschen nur verbergen. Deal with it, das ist Revisionssicherheit. Ich habe jetzt hunderte gelöschte Dateien und einen leeren Ordner den ich nicht löschen kann. Ordnerstruktur und alles deswegen neu aufbauen? Wenn man zwei drei Stunden im Programm ist OK, danach nein.

---

Was glaube ich zum kategorisieren wichtig ist, ist ungenutzte Kategorien früh auszublenden. Eine Arbeitsanweisung braucht keine Firma, Kundennummer etc. .  Ausserdem sollten alle die man immer haben möchte als Pflicht zu setzen damit sie nie fehlen wie bearbeitet von wenn ein Account benutzt wird für die Helferinnen. Bei uns ist das so ummelden ist zu aufwendig beim Praxismultiuserproblem pro PC.

Ich hoffe der Support löst heute das "internal error " problem denn auf das automatische ziehen der Rechnungen aus Emails bin ich ganz heiss. Nie wieder eine Tomedorechnung in den Downloadordner speichern, Speicherort öffnen und dort hinziehen und Kategorisieren. Ein Traum.

---

Bei den Dokumentarten macht es meiner Meinung nach Sinn nach dem Prinzip: Immer/nicht möglich/möglich die Attribute zu setzen. Dann wird das klassifizieren deutlich einfacher und schneller wenn man gerade keine Vorlage nutzt. Da fallen einem auch neu notwendige Attribute auf. Belegnummer ist nicht gleich Rechnungsnummer zum Beispiel. Bei nicht zugeordnet macht es glaube ich Sinn alles auszuschalten und nur die Dokumentart verpflichtend zu setzen.

Ws ich gerne hätte ich weiss noch nicht ob das geht, dass man ordnerweise attribute im browserfenster ausblenden kann damit da  immer nur wenige leere Spalten stehen.

---

Also von EcoWORKZ bin ich jetzt mal enttäuscht was die Emailverarbeitung anbetrifft. Abgesehen davon, dass er aus der Inbox gerade nichts abholt soll wohl das Regelwerk nicht in EcoWORKZ ablaufen. Scheinbar soll mit Regeln eine Kopie in einem Postfach über Exchange laufen und diese Mails dann abgeholt werden. Ich hatte gehofft, EcoWORKZ pickt sich die mails raus. Ich habe dem support angeschrieben und eine Suppoortrequest gemacht. Es wäre zu cool wenn man von einem einen Lieferanten der eine Einzugsermächstigung hat die Rechnungen automatisch einsortiert bekommt.

Antort auf den "internal Error" Fehler

stellen Sie bitte sicher, dass Sie bereits die Version 18.09-3/1 verwenden. Sollte dies nicht der Fall sein führen Sie bitte eine Datensicherung durch und installieren diese Version. Des Weiteren wählen Sie beim Anlegen des E-Mail Abrufs bitte zunächst ein Postfach aus und anschließend erst das Postfach welches tatsächlich abgerufen werden soll. Anschließend sollte der Internal Error nicht mehr auftreten

---

...

wählen Sie beim Anlegen des E-Mail Abrufs bitte zunächst ein Postfach aus und anschließend erst das Postfach welches tatsächlich abgerufen werden soll

hä ??? 

---

Das war auch meine Reaktion. Das Postfach war aber glaube nicht das Problem sondern der Abruf jede Stunde. Bin mir nicht sicher.

Ich mache mir gerade in Outlook365 eine Regel mit der ich versuche alle rechnungen in einen Rechnungen ordner zu schieben und lasse den dann von Ecoworkz abholen. Ich bin mir nicht sicher wie ich das anstellen soll ohne EcoDMS vollzumüllen. Man müllt kein Revisionssicheres System zu, Löschen bei Revisionssicherheit ist der Alptraum da ja nicht vorgesehenoder nur bei Fehlern.

---

Irgendwie so, was hat ne Rechnungsmail minimal an Größe in kb?

---

also mit Outlook fange ich definitiv gar nicht erst an!

---

Finde ich jetzt nicht dramatisch ist ja nur einmal einstellen pro Lieferant der auch eine Einugsermächtigung hat. Von EcoDMS Seite macht es auch Sinn das nicht zu programmieren wenn die Mailserver ja schon eien Sortierfunktion haben. Es wäre nur gemütlicher für uns.

---

Also das Anlegen der Regeln ist nicht dramatisch und Workz holt sich die Mail auch. Das problem das den Email Import eigentlich unbrauchbar macht ist einmal, dass wirklich alles importiert wird, die Mail und alle Anhänge. Braucht man nur die Rechnung darf, man die Email und die Anhänge die man nicht braucht, in den Papierkorb schieben. Bei einem revisionssicheren System nicht wirklich einleuchtend. Ausserdem ist es nicht möglich eine Vorlage über den Anhang laufen zu lassen.

Ich weiss nicht in welchem Programmierstadium die mit EcoWorkz sind aber Aktuell ist es wohl einfacher man zieht den Anhang in die Inbox von EcoDMS.

Schade, so close :) Benutzt man es eben für die Dokumentsteuerung von QM. das ist da nächste was ich teste.

---

Ich meine EcoDMS benutzt man für die Revisionssicherheit und nicht für automatische Erkennung von PDF aber es ist nun mal ein angenehmer Nebeneffekt. Solange aber trotz 600DPI trotzdem mal OCR mit Leerzeichen erkennt, hebelt das die Erkennung fast komplett aus. Das selbe gilt für scns im Block einmal abwärts und das nächste mal seitwärts. PDF ist schon ein riesen Mist und richtig schön Standard.

Answer 6

Die Antwort vom FA ist da und ich darf Papier wegschmeissen. Es wird bei der nächsten Prüfung untersucht. EcoDMS ist somit als revisionssicher anerkannt. Bravo!

 

Das gilt wohlgemerkt nicht für medizinische Dokumente. Ich traue mich weiterhin nicht Papier mit Patientenunterschrift wegzuschmeissen oder Ipad Druckstift und alles was es da so gibt, statt einer Papierunterschrift zu nutzen. Die Firmen sind da sehr selbstbewusst aber es geht bei uns um Körperverletzung wenn keine Unterschrift da ist oder sie nicht anerkannt wird Es haftet der Betreiber.

Comments

Viele Rechnungen kann ich jetzt schon automatisch archivieren und mit Regex den Rechnungsbetrag holen. Ist schon sehr angenehm. Regex zum finden des Datum af einer größeren Fläche wäre noch cool, weiss nicht wie das geht.

---

Ecoworkz habe ich jetzt mal einen Automatismus eingerichtet. Wenn die Dateiart ein Standard ist und ich die Datei auf Kenntnisnahme setze dann übernimmt das Dokument EcoWorz und legt es den Assistenten vor. Haben alle das Dokument abgestempelt wechselt es auf erledigt. Bin gespannt und werde mir ansehen we es auf Helferinseite aussieht.  Sieht aber schon so aus als wäre damit papierloses QM möglich. das Obere hab ich vor einer Minute auf "Kenntnisnahme gesetzt das untere kurz vor screenshot.

---

Regex für    Nummer  1477541903719107-1-1

REGEX:(?<=Nummer)([\s]*)\d{1,16}([\-]\d{1})([\-]\d{1})

 

Zahlen wie 1.346,56

(?<=Gesamtbetrag)\s*(\d{0,3}\.{0,1}\d{1,3},\d{2})

---

EcoDMS Seite von Simon :)

https://www.simon42.com/kategorie/technik/ecodms/

---

Wegen der Anzeige wenn im Mülleimer alle Tasten aus sind habe ich den Support gefragt. Gezeigt wird dann alles was gelöscht werden kann. Ausgegangen wird davon, dass alle Dokumente Verfallsdaten haben, diese Dateien werden dann angezeigt. Für uns doof weil wir uralte Dokumente jetzt mit 10 Jahren versehen müssen. Um sie endgültig zu löschen muss man zuesrt das Verfallsdatum auf 0 setzen.  Auf der linken Seite im Fristen-Fenster die Zeilen Markieren und auf 0 setzen.

---

Ich habe mich etwas mit Versionen beschäftigt und kann da glaube ich das für andere abkürzen. Die Anletung ist da nicht ganz klar.

Grundsätzlich sind Dokumente die in EcoDMS kommen abgeschlossen und werden nicht versioniert. Will man aus einem Dokument in EcoDMS eine versionierte Version machen, muss sie erst raus aus EcoDMS und als neues Verioniertes Dokument rein. Das kam mir Anfangs komisch vor aber die Logik in EcoDMS wird hart durchgezogen. Deswegen kann man aus einem abgeschlossenen Dokument kein versioniertes Dokument machen.  Auf jeden Fall fängt versionieren beim hereinholen in EcoDMS an. Rechtklick im Ordner "neues versioniertes Dokument archivieren".

Diese versionierten Dokumente können von Angestellten beim vorlegen durch EcoWorks auch nach Ansicht abgestempelt werden. Abgeschlossene Dokumente nicht, sie sind ja nicht änderbar.

Versionierte Dokumente machen Sinn bei QM Standards und Arbeitsanweisungen die jährlich vorgelegt werden müssen, Verfahrensbeschreibungen, dem neuen IT Plan etc. MAn produziert nicht X Versionen der selben Dokumente Jahr für Jahr.

1. Ordner mit Standards, Status anlegen "Kenntnisnahme"

2. EcoWorkz Kenntnisnahme und Freigabe anlegen mit automatischem Start wenn Dateiart Standard und status "Kenntnisnahme". Helferinnen eintragen

3. Setzt man nun einen Standard im Ordner mit Standard auf "Kenntnisnahme" dann wird die Datei allen Angestellten vorgelegt. Kein drucken mehr.

---

Ich habe heute auf 20.1 geupdatet, ist weniger spannend als man denkt. 

- alles ausschalten an den Clients auch die Connection manager am besten. Screenshots von den Container mounts und ports machen.

- die neue Version in der Registrierung laden

- am NAS den Docker Container stoppen und löschen (nicht Inhalt), nur löschen.

- neuen Container über  Abbild erzeugen mit den selben Ports und mountpoints

- Container starten

Wenn es nicht startet die Ports kontrollieren und nach typos suchen. Ich habe zum Beispiel statt srv svr geschrieben, ging natürlich nichts. 

Sollte etwa so aussehen:

 

 

 

 

---

Das NAS läuft recht schnell voll wenn man täglich Backups von EcoMAILZ und EcoDMS macht. Auf dieser Seite ist gut beschrieben wie  man, zum Beispiel Backups die älter als 7 Tage Tage sind, automatisch löschen lässt.

https://phi.de/synology-nas-dateien-nach-zeitplan-automatisch-loeschen/

Answer 7

Ich bin weiterhin begeistert von EcoDMS und in fiscal papierlos mit Erlaubnis vom Finanzamt zu sein ist sehr angenehm. 

Auf eine Sache muss man beim Anlegen von Vorlagen aufpassen. Das Datum nicht ankreuzen. Leider ist es standardmässig an das heisst ein fixes Datum wird übernommen. Erspart Arbeit wenn man dies gleich von Anfang an rcihtig macht. Dann statimmt das Datum mit dem Archivierungsdatum überein. Kein Beinbruch aber man findet Dateien besser.

Answer 8

Kleine Regexkunde für EcoDMS mit der man so gut wie alle Ausdrücke abbilden kann. Ich erwische mitlerweile so gut wie alle Rechnungen mit Regex Ausdrücken meist vollständig. Seh oft funktioniert die Autoerkennung der Rechnungen. Das Einordnen funktioniert prima und wirklich mühelos. Einmal muss man sich aber mit der Rechnung beschäftigen.

Rechnungsnummern klappen meist so:

REGEX:(?<=Rechnungsnummer)([\s]*)\d{1,8}

egal wie viele Leerzeichen, Ziffern maximal 8 Ziffern lang und \d sind digits

Beträge so:

REGEX:(?<=Gesamtbetrag)\s*(\d{0,3}\.{0,1}\d{1,3},\d{2})

egal wie viele Leerzeichen, bis drei Ziffern, ein Punkt, bis drei Ziffern, ein Komma, bis zwei Ziffern für die Cent

Komplizierte Rechnungsnummern wie B-14/088:

REGEX:(?<=stets angeben:)([\s]*)[A-Z]-\d{2}[/]\d{3,4}
egal wie viele Leerzeichen, Ein Buchstabe A-Z, der Bindestrich,zwei Digits,der Schrägstrich der auch ein Befehl ist und in Klammern muss, und am Ende 3 oder 4 digits wer weiss ob die B-15 machen oder /1001.

Der limitierende Faktor ist der Scan w i r d   s o gescannt wird’s schwierig. Was ich noch nicht herausbekommen habe ist wie man das Suchwort auf OR setzen kann also (?<=Gesamtbetrag) oder (?<=G e s a m t b e t r a g). Schwierig wird es auch wenn kein gutes Wort in der Nähe des enbetrages zum abfangen kommt oder der Betrag nicht auf der ersten oder letzten Seite ist. Das ist aber selten. Die Autoerkennung der Vorlage zum Dokument, ich weiss nicht warum sie nicht immer klappt, das muss ich auch noch herausfinden.

Ist wie mit Tomedo einstellen ist mühsam aber wenn es läuft dann wie Schmidt Katze.

EcoDMS ist weiterhin höchst empfehlenswert!

PS: die Regexaudrücke habe ich in Typinator als #regexrn für Rechnungsnummer zum Beispiel ums sie schnell einzusetzen.

PPS: wenn der Ausdruck beim testen nicht klappt dann hat man meist das Suchwort falsch geschrieben, es fehlt ein . Ode Doppelpunkt oder der Scan ist nicht gut dann einfach mal den Block mit gehaltener Control-CMD markieren und schauen was da texterkannt wurde.

Answer 9

weitere Regex Befehle die gut funktionieren. Langsam traue ich mich bei einigen Rechnungen  automatisch klassifizieren zu lassen. Das heisst nach dem Scan werden sie automatisch richtig eingeordnet und klassifiziert.

Amazon das abgefahrene und verschiedene Arten von Rechnungsnummer hat das " | " funktioniert als oder.

REGEX:(?<=Rechnungsnummer)([\s]*)[A-Z][A-Z][A-Z]-[A-Z][A-Z]-\d{1,10}-\d{1,10}-\d{1,10} | ([\s]*)[A-Z][A-Z][A-Z]-[A-Z][A-Z][A-Z]-[A-Z][A-Z]-\d{1,10}-\d{1,10}

Lieferschein muss in der Rechnung sein, Rechnung darf nicht darin stehen.

REGEX:\b(Lieferschein)\b

!REGEX:\b(Rechnung)\b

Comments

Vielen Dank für diese Anleitung. Sieht danach aus, dass man sich mit EcoDMS intensiv befassen muss um alle Vorteile herauszuholen. Momentan habe ich noch andere Baustellen. Das aber wird eine der nächsten sein.

---

Es ist einfacher als es aussieht. Ist schon wirklich ein grundsolides DMS.

Answer 10

Aktuell 20% mit Code Sommer21wenn jemand noch Lizenzen braucht.

Comments

Vorsicht beim upgraden auf die Version 21 Installationsanleitung lesen. Braucht neue Verzeichnisse und Backup muss eingelesen weden. Inbox vorher abarbeiten/leeren. Simpel aber vorher lesen hilft.

Gute Möglichkeit zu testen ob das Backup auch funktioniert. Einlesen Backup auch in Anleitung nachlesen, wird am NAS gemacht.

---

Wir haben heute erstmals mit der Vorlagenfunktion die jährlichen QM Dokumente unterzeichnet. Funktioniert wie eine eins. MFA macht stempel drauf, wenn alle das gemacht haben wird das Dokument automatisch auf erledigt gesetzt. Kein Drucken, kein scannen, kein Einsortieren.

---

Gerade in der Newsletter von EcoDMS Aktuell 20% mit Code Herbst21 bis Ende des Jahres.

 

Answer 11

https://www.ecodms.de/index.php/de/hausmesse

Bühne 3 ist für Zollsoft interessant ob nicht doch eine Anbindung interessant wäre. Verschiedenen Schnittstellen bis zur Datev-Anbindung.