Können Tomedo und Lexoffice zwecks automatisierter Buchhaltung heiraten?

Question

Nach einer langen Suche incl. verschiendener homemade-Lösungen für Belegablage, Finanzbuchhaltung und Kooperation mit Steuerberater bin ich vor einem guten Monat erneut über Lexware gestolpert und bislang sehr begeistert. Aktuell ordne ich in Lexoffice alle Belege (Scannen per Lexoffice App ist möglich) manuell zu und mein Steuerberater greift auf dieselben Daten über eine Datev-Schnittstelle zu. In dem von mir gewählten Modell "Buchhaltung & Berichte" erhält man fortwährend neben dem Bankingund der Belegablage ebenfalls einen Live-Überblick über EÜR und Gewinn-/Verlust-Rechnung, was mir für die Steuerschätzung wichtig war.

Fortan erhalte ich munter Newsletter und der geutige beschäftigte sich mit der Anbindung eigener Systeme an Lexoffice mittels public API.

Ich stelle mit das so vor: man klickt in Tomedo auf abrechen, die erforderlichen Daten werden an Lexoffice übermittelt und eingehende Zahlungen werden automatisch mit den offenen abgeglichen.

Von Tomedo müsste nur der Datentransfer realisiert werden.

Damit die Automatisierte Zurodnung von Rechnungen und Zahlungseingängen funktioniert braucht es womöglich noch etwas Zeit - ich konnte das bislang nicht simulieren.

Lässt sich soetwas einrichten, bzw. besteht ein ausreichend hohes Interesse unter der Tomedo-Kundschaft, damit das realisiert wird?

Grüße, JA Wessig

Answer 1

Lexoffice habe ich vor Jahren ausgiebig getestet. Anfangs war ich sehr angetan von der Texterkennung und den workflow Dateien dem Konto zuzuordnen. Ich musste es abbrechen da die Buchug von Lexoffice, jedenfalls damals, nichts mit der Datev Buchung zu tun hat, die Buchung war zu unflexibel. Der StB konnte nichts damit anfangen. Dann merkte ich, dass das Exportieren extrem mühsam war, ein Komplettexport war damals nicht möglich. Dass nur Lexoffice meine Dateien haben sollte gefiel mir gar nicht. Die Geschwindigkeit die Dokumente zu bearbeiten war mir zu langsam neben anderen Nacheilen. Ich musste es deinstallieren. Lexoffice ist für mich eine Einbahnstrasse. Hochladen geht gut herunter aber nicht. Hat man es lange benutzt kommt man schlecht weg von Lexoffice.

Die Idee der sofortigen Zuordnung der Rechnungen zur Kontobewegung habe ich aber beibehalten. Das geht sehr gut mit Devonthink und MoneyMoney. MoneyMoney hat Kategorien und kann auch automatisch kategorisieren. Genau wie bei Lexoffice früher, ordne ich bei Rechnungseingang sofort zu und exportiere am Monatsende den Ordner und bin fertig, nur eben deutlich flexibler als mit den Einschränkungen von Lexoffice.

Wie gesagt, ich war sehr früh bei Lexoffice, es war damals kein Jahr alt, ich kann mir aber nicht vorstellen, dass sie die Einschränkungen lösen konnten weil sie webbedingt sind. Ich weiss auch nicht ob sie es wollen. Wenn man die Kostenstrukturen der Webspaceanbieter ansieht, ist der Upload ausnahmslos umsonst, nicht jedoch der Download. Der häufige Export wäre also für Lexoffice sehr sehr teuer.

Meiner Meinung nach sollte Zollsoft bei seinen Leisten bleiben. Ich finde die Kombination von Hochpreisigkeit und Expansion nicht ungefährlich. Ausserdem sind sicher 1500-2000 Tickets offen.

Comments

Seit letztem Herbst hat sich bei Lexoffice (ich meine die online-vatiante) Einiges zum Besseren gewandelt, damals hatte ich mich wegen zahlreicher Fehler dagegen entschieden. Evtl. wäre ein second look interessant, denn

bei der Zuordnung von Buchungen meinte ich die der Belege. Kann das auch Money Money? Ich mag das Programm gerne, habe diese Funktion aber nicht gefunden. Lexoffice ist via Datv connect online mit meinem Steuerberater verbunden und so ordne ich jeden Beleg zu und er hat ihn zeitgleich. Das kostet nach meinem Wissen nicht mehr als die Monatsmiete von 20€, was für mich sehr gut investiertes Geld ist.

Grundsätzlich meine ich auch, dass Tomedo in erster Linie Praxissoftware und nicht Buchhaltung machen sollte, der Export von Rechnungsdaten über API klingt aber nicht nach Rocket Science.

Das Wichtige ist doch, dass die Buchhaltung so einfach wie möglich wird, um nicht übermäßig viel Zeit darauf zu verwenden. Kontist könnte da eine weitere Hilfe sein. Ferner ist es natürlich essenziell, dass auch der Steuerberater Zugriff auf die Daten hat, was bei Tomedo nicht der Fall wäre. Das schreibe ich aber auch unten nochmal.

Grüße, JA Wessig

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bei der Zuordnung von Buchungen meinte ich die der Belege. Kann das auch Money Money?

Ja das meine ich auch. Buchen kann der Stb besser er weiss genau wie eine Aufteilung der Heizkosten im haus sein muss in dem wir Praxis und Wohnung haben, zum Beipiel. Ich muss lediglich zuordnen ob gebucht oder nicht. Dass heisst für jede Bewegung am Konto in Devonthink die zugehörige Rechnung wenn möglich. Das heisst am Ende des Monats Kontoauszug = Belege aber auf gar keinen Fall am Ende des Monats zum Kontoauszug Belege suchen das ist furchtbar. 

Workflow ist bei mir so:

- Eingang Abbuchung Materialfirma oder Überweisung

- Rechnung ist in Devonthink gescannt und texteerkannt und wartet auf Zuordnung

- nehme Rechnung und verschiebe sie per rechtsklick in Devonthink in Finanzen/2020/febrar/eingansbelege. Damit ist die Rechnung "gebucht" jedenfalls bei mir. in MoneMony setze ich die Rechnung auf gebucht. 

- wird so mit allen Rechnungen gemacht, wiederkehrende Eingänge die keine Rechnungen brauchen setzt MoneyMoney automatisch auf ungebucht. Ich kann nach allen rechnungen mit sonstige suchen die weder gebucht oder ungebucht haben.

- Eingänge von Patienten werden auf gebucht gesetzt sobald in Toedo bezahlt

- EC Eingänge in EC Kassenbuch Tomedo abgehakt

- Einzahlungen Bank auf gebucht sobald im Tomedo Kassenbuch scan des Belegs ist.

- Monatsende Kassenbuch und EC Kassenbuch Export aus Tomedo, Privatabrechnung export. Jeweils Rechnungen mit Patientendaten rauspicken weil Zollsoft nicht DSGVO konform exportieren kann. Auch ins Devonthink

- Monatsende Kontoauszüge und Paypal Auszug holen auch in Devonthink

- Ende des Monats Eport des Monats aus Devonthink auf Desktop dort zip mit Keka mit Passwort das dem Stb bekannt ist und versenden mit WeTransfer. Fertig. 

- Einige Rückfragen beantworten meist wegen Amazon das die Rechnungen dämlich splittet. Ich weiss aber dass alle Rechnungen da sind.

Kostet 0 Euro im Monat. Das einzig nervige ist Rechnungen rauslöschen wegen Zollsoft. Ich brauche kein Lexoffice.

 

 

 

Answer 2

Sehr geehrter Herr Wessig,

 

wir haben, unabhängig von Lexoffice, ein Möglichkeit des automatischen Zuordnens von Buchungen zu Rechnungen entwickelt. Dies wird mit der v1.79 zur Verfügung stehen.

Dann werden Sie aus tomedo heraus einen eindeutigen Betreffcode (inklusive Prüfziffer) erzeugen können. Die Buchungen können Sie dann als camt- oder v11-Dateien direkt in tomedo importieren.

Die entsprechenden Beträge werden dann im Kassenbuch hinterlegt und die Rechnungen (bei hinreichend hoher Zahlung) als bezahlt markiert.

Comments

Sehr geehrter Herr Schinkel,

das klingt ja interessant - bin gespannt. Es bleibt aber das Problem, dass der Informationstransport so zum Steurberater nicht gelingt. Da die Finanzdaten aber eher zu Datev und die medizinischen Daten eher zu Tomedo gehören, erschiene mir ein Verbesserung der Schnittstelle zum Steuerberater hier sinnvoller als die Implementierung der Buchhaltung in Tomedo. (s.o.)

Viele Grüße, JA Wessig

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Wo will Zollsoft denn hin? Tomedo als komplette monatliche Buchung der Praxis mit dem Steuerberater? Will Tomedo auch noch Konten abfragen und banking machen? Tomedo hat dringendere Themen wie endlich mit dem Patienten einfach und verschlüsselt zu kommunizieren. Betonung liegt auf einfach.

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Ich möchte diese Diskussion gerne wieder aufleben lassen: CAMT klappt anscheinend selbst mit der Apobank ganz gut zum Einlesen der bezahlten rechnungen, wenn die rechnungsnummer korrekt eingegeben wird und nicht mehrere Rechnungen gleichzeitig in einer Überweisung bezahlt werden...

Es bleibt das Thema: Rechnungen iin der Praxis für Liegenpapier, Impfstoffe, Laborleistungen, Geräte etc.

Hat da jemand aus der Mac Welt ein tolles Programm zum Einscannen und Zuordnen von Rechnungen und das am Liebsten in Verbiindung mit tomedo und auch dem Steuerberater....

Und in 3 Jahren ist auch die e-rechnung wohl da.....