Vorschlag zur Verbesserung des Ressourcen-Konzepts im Kalender / der Schemaverwaltung.

Question

Guten Tag,

ich habe einen Vorschlag zu den Ressourcen im Kalender / der Schemaverwaltung. Falls das jemand anderes schon mal vorgeschlagen hat, verweisen Sie mich einfach auf den entsprechenden Thread.

Mein Problem: Wenn ich z.B. vormittags drei Arten von Ressourcen in meine Schemaverwaltung einpflege

a) Vorsorge-Termine ("elektiv"), b) normale Sprechstunde ("Spr"), c) Akutsprechstunde ("Spr -akut")

dann habe ich das Problem, dass ich sie auf feste Slots aufteilen muss.

 

In meinem Bespiel möchte ich donnerstags stets 1 h Vorsorge anbieten. Für die Praxis ist es egal, wann zwischen 8 und 11:30 Uhr diese Vorsorge stattfindet, für den Pat. nicht. Es kann sein, dass der Pat. Monate im Voraus keinen Termin an diesem Tag buchen kann, weil er nur zwischen 9 und 10 Uhr Zeit hat, nicht aber zwischen 10:30 und 11:30 Uhr.

Genauso verhält es sich mit der normalen Sprechstunde. 2,5 h meines Vormittags möchte ich dafür an einem Donnerstag reservieren. (Wenn sie nicht genutzt wird, möchte ich sie mit Akutfällen "auffüllen", Akutsprechstunden lassen sich bei mir erst  2 Tage im Voraus buchen). Dabei ist mir egal, wann am Vormittag der Pat. kommt. Wenn nun der Pat erst ab 10 Uhr Zeit hat, kann ich im jetzigen Modell dem Pat. am Donnerstag keinen Termin anbieten, obwohl ich die Zeit hätte.

Ich wünsche mir darum eine "fluide" Ressorce. Statt zu sagen, zwischen 10:30 und 11:30 Uhr können Vorsorgetermine gebucht werden, möchte ich lieber sagen: "Zwischen 8 und 11:30 Uhr kann 1h Vorsorge gebucht werden, der Pat. wählt die Uhrzeit".

Was mir nicht hilft sind Terminlimits ("nur sounsoviel Check ups pro Tag"), weil ich ganz unterschiedliche Arten von Vorsorgeterminen (oder Sprechstundenterminen) habe. Ich kann das mit Limits nicht abbilden.

Wäre es möglich "fluide" Ressorcen im Kalender zu erschaffen?

 

 

 

Comments

Was mir nicht hilft sind Terminlimits ("nur sounsoviel Check ups pro Tag"), weil ich ganz unterschiedliche Arten von Vorsorgeterminen (oder Sprechstundenterminen) habe. Ich kann das mit Limits nicht abbilden.

 

Von meinem Gefühl her sind die Terminlimits aber genau das, was Sie eigentlich brauchen. Wieso können Sie die unterschiedlichen Vorsorgen nicht entsprechend abbilden?

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Guten Tag,

Ich möchte mich hier auch mal (als Entwickler der Limits) einklinken und hören, warum diese nicht passen.

Wenn Sie mehrere Arten von Vorsorge-/Sprechstundenterminen haben und an jedem Tag (oder bestimmten Wochentagen) höchstens einen haben wollen, dann können Sie in Limit über alle diese Terminarten mit höchstens einem Termin pro Tag in dem entsprechenden Kalender anlegen. Bei der Auswahl mehrerer Terminarten zählt das Limit über alle Arten zusammengezählt, nicht pro Art.

Was allerdings nicht möglich ist, ist, dass eine entsprechende Zeit freigehalten wird (i.e. es bleiben immer z.B. 1,5 Stunden irgendwo am Tag frei, damit man definitiv einen Sprechstundentermin machen kann). Soetwas geht tatsächlich nur über feste Ressourcen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Answer 1

Wir hatten früher auch viele unterschiedliche Resourcen, haben aber diese rigoros zusammengestrichen. In Ihrem Fall würde ich anregen, nur eine Resource "Sprechstunde" zu machen und die Terminarten entsprechend den Bedürfnissen, zB "akut" (=rel. kurz) oder "normal" (=Ihre normale dafür nötige Zeit) usw. einzuplanen. Dann können Sie tatsächlich mit den Terminlimits arbeiten, zB, dass keine Termine parallel eingetragen werden oder zB max. 2 akute Termine parallel oder x akute Termine in einer bestimmten Zeiteinheit. Die Möglichkeiten mit Terminlimits eigene Sprechstundenbedürfnisse flexibel einzustellen sind mMn wesentlich besser, als die von Zollsoft ursprünglich gedachte recht starre Struktur mit Ressourcen und Terminarten. Allerdings habe ich auch festgestellt, dass selbst innerhalb eines/meines Fachgebietes Kollegen teils recht unterschiedlich arbeiten, daher kann ich Ihren Arbeitsablauf nicht beurteilen. Sie beschreiben Ihre Anforderungen zwar schon recht genau, was die Zeitkontigente angeht, aber was Sie haben wollen ist - sofern ich es richtig verstehe - eine dynamische Einteilung von teils sehr unterschiedlich langen Terminen. Und das ist immer schwierig durch einen Algorithmus umzusetzen - da ist eine gute MFA Gold wert :-)

Comments

Lieber Herr Burau, lieber Herr Ringling,

Ich werde mir mal den Vorschlag von Ihnen, Herrn Burau, durch den Kopf gehen lassen - vielleicht könnte das klappen.

Ich denke, die Limits klappen nicht. Ich kann Ihnen da keine rasche Antwort geben, Herr Ringling, weil ich es erst ausprobieren müsste. Aktuell würde ich sagen: Wenn ich von jeder Vorsorge-Art 1 pro Tag zulassen würde, hätte ich in Summe den ganzen Vormittag verbraucht. Was soll das bringen?

Ich könnte z.B. an einem Vormittag 3 DMP und 1 Hautkrebsscreening gebrauchen. Oder 2 DMP und 1 Check. Oder 1 Erstgespräch, 1 Krebsvorsorge und 1 DMP.  Oder 4 DMP.  Oder 2 Checks. Nur eben nicht mehr als X Stunden insgesamt an dem Tag. Was nützen da die Limits?

Wäre eine "fluide" Terminplanung denn gar nicht technisch umsetzbar?

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Guten Tag Frau Dr. Schock,

Verstehe ich es korrekt, dass das Problem hier entsprechend ist, dass sie verschiedene Terminarten haben, die unterschiedlich lang sind und zusammen nur eine Stunde verbrauchen sollen?

In dem Fall sind Terminlimits denke ich tatsächlich nicht ausreichend.

Ich vermute schon, dass das irgendwie technisch umsetzbar ist, aber der Aufwand wäre vermutlich enorm und ich könnte mich nicht besinnen, dass es da schon größere Nachfrage gegeben hätte.

Mit der Info würde ich die Sache aber zur Besprechung aufnehmen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Danke, Herr Ringling.

Mich wundert, dass andere Kollegen das Problem nicht haben. Ich wüsste gerne, wie andere hausärztliche Kollegen das Verhältnis von Vorsorge zu (Akut-)Sprechstunde mit dem bisherigen Kalender sinnvoll steuern...

Aber klar, wenn ich die einzige bin, die das stört, kann ich verstehen, das hier keine große Entwicklingsarbeit investeriert werden kann.

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Guten Tag,

Ich habe da leider auch keinen richtigen Überblick drüber - die die es gelöst kriegen, melden sich ja seltener bei uns.

Ich weiß, dass einige Praxen wirklich so arbeiten, dass sie Slots Ressourcen Arten über den Tag verteilen - dann haben die z.B. am Tag 4 mal eine halbe Stunde, die nur für eine bestimmte Art von Termin ist. Bei anderen weiß ich, dass zumindest ähnliche Probleme über Limits gelöst wurden. Das scheitert hier ja daran, dass die Terminarten unterschiedlich lang sind und eine exakte Zeit gewünscht wäre. Wenn die Terminarten 15/30 Minuten lang sind und mann ein Limit von 4 pro Tag machen würde, hätte man ja immer noch eine Einschränkung auf 1-2 Stunden.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Ich habe es gerade mal durchprobiert. Mit Terminlimits funktioniert es leider gar nicht. :-(

Ich kann damit nicht erreichen, dass ich z.B sage

A) "Max 2 Stunden am Tag möchte ich für Vorsorge verwenden"

und gleichzeitig

B) "Minimal 2 Stunden am Tag müssen für Akuttermien bleiben"

Vielleicht habe ich was Grundsätzliches nicht verstanden...? Wie ist denn die Logik hinter dem Tomedokalender, wenn dieses grundlegende Bedürfnis einer Praxis nicht abgebildet wird?

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Guten Tag Frau Dr. Schock,

B) lässt sich insgesamt nicht lösen, wenn man nicht fest Zeiträume für nur solche Termine festlegt (welche man per bestimmter Suchekonfiguration dann auch kurzfristig für andere Sachen verwenden kann). Ich war hauptsächlich auf A) fokussiert.

Einen ähnlichen Fall gab es zum Beispiel schonmal hier: https://forum.tomedo.de/index.php/89016/mindestterminzahlen-definierte-anzahl-von-akut-slots-pro-tag?show=89049#c89049

Der Thread hatte allerdings auch keine Zustimmung durch andere Ärzte erhalten.

Aus der Ferne kann ich nicht abschätzen, warum wir dazu nicht mehr Meldungen kriegen - möglicherweise ist das für viele kein grundlegendes Bedürfnis oder die Feste Einteilung mit kurzfristiger Freigabe für andere Sachen ist oft zufriedenstellend.

Ich kann am ehesten Empfehlen zu versuchen einen Forumsthread zu machen, wo gefragt wird, wie andere damit umgehen. Allerdings hat weder dieser Thread noch der dort erwähnte bisher viel Interesse erweckt. Schwer zu sagen, ob es an der Formulierung des Titels liegt oder ob wirklich allgemein wenig Interesse an solchen Funktionen besteht.

Ansonsten werde ich es schauen, dass ich die Wünsche nochmal dem Rest des Teams mitteile und im Ticketsystem vermerke.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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... wir haben es in unserer Praxis teilweise über Terminlimits (Neupatienten) und überwiegend über die Resourcen gelöst. zB. 1 Neupatient/Tag.

Hier hätte ich einen Verbesserungsvorschlag: Wenn ich ein Terminlimit eingebe ist das Terminlimit für immer fix, dh. ein Neupatient kann nicht via OTK Warteliste benachrichtigt werden, wenn an dem Tag schon ein anderer Neupatient geplant ist, auch wenn ein entsprechender Terminslot frei ist (passende Resource etc). Das ist schade, da ich den Termin lieber - egal an welche Terminart - kurzfristig vergebe als dass ich Leerlauf habe. Vielleicht kann man das Terminlimit zeitlich begrenzen? zB. bis 3 Tage vor Termin, wenn der Kalender nicht voll ist kann sich auch ein limitierter Termin einbuchen...

viele Grüße, C. Paringer-Gholam

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Guten Tag Frau Dr. Paringer-Gholam,

Dies ist in diesem Bereich möglich - wenn man dort z.B. ab 3 Tage eingibt, dann gilt das Limit immer nur für Termine die mindestens 3 Tage in der Zukunft liegen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Hallo Herr Ringling,

 sprich wenn ich ab 3 Tage in der zukunft eingebe und bei für ...Tage frei lasse gilt mein Terminlimit nur für alle Terminslots >3 Tage? wunderbar, das löst ja einiges an Terminproblematik!!!!! Dankeschön!

 

Sonnige Grüße aus Heidelberg.

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Guten Tag Frau Dr. Paringer-Gholam,

Genau, das Limit wandert dann praktisch immer weiter. Wenn man z.B. ab zwei Tage eingibt, dann gilt das Limit am Montag ab Mittwoch und am Dienstag ab Donnerstag. Das ist entsprechend denke ich was sie wollen, nur halt andersrum gedacht.

Wenn man ein Ende weglässt, dann ist das Limit in die Richtung unbeschränkt.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Liebe Frau Schock, zu Ihrem Ursprungsbeitrag mit der Abbildung Ihrer Ressourcen: wenn Sie alleine arbeiten, solten sie doch auch nur eine Spalte an möglichen Terminen haben, oder? Sie können ja nicht gleichzeitig in 2 Sprechzimmern sein.

Ich habe die Ressource "Sprechstunde", die von den elektiven Terminarten genutzt wird. Hier kann ich dann für Neupatienten/Checks/Hautchecks die Terminlimitfunktion nutzen.

Die Ressource "akut" folgt am späten Vormittag und wird per Telefon/OTK der Reihe nach "bebucht" mit ausschließlich Akutanliegen, die am gleichen Tag aufkommen. Um noch Platz für kurzfristige halbelektive Termine zu haben, habe ich tgl. eine kurze Ressource "Sprechstunde-kurzfristig", die von den MFAs frühestens 1-2 Wochen zuvor belegt werden kann. Sollte sie am heutigen Tag frei sein, kann sie von Akutpatienten bebucht werden, sodass keine Lücke entsteht.

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nochmal kurz hier die Rückfrage, warum es über Terminlimits nicht funktioniert

Beispiel: Sie wollen 1 Stunde pro Tag mit Vorsorgen abbilden. Die unterschiedlichen Vorsorgen haben aber unterschiedliche Terminlãngen:

Vorsorge V1: 15 Minuten

Vorsorge V2: 25 Minuten

Vorsorge V3: 30 Minuten

 

Mit folgenden Limits wäre es abbildbar:

L1: max 4 V1

L2: max. 2 V2

L3: max. 2 V3

L4: max. 1 V2 + 1 V3

L5: max. 2 V1 + 1 V2

L6: max. 2 V1 + 2 V3

 

Ist das nicht genau das, was Sie eigentlich brauchen?

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Guten Tag Herr Dr. Tenzer,

Limits sind ja immer über die ausgewählten Terminarten zusammengezählt - soetwas wie L5 geht ja nicht, weil man nicht eine Anzahl pro Terminart auswählen kann. Man könnte höchstens ein Limit von 3 Terminen der Arten V1+V2anlegen. Entsprechend dürfte man auch höchstens 3 V1-Termine haben (was L1 unnötig macht).

Ich glaube solch gesonderte Anzahlen wären sogar technisch plausibel. Wäre mir nur gerade unsicher, wie die Konfiguration am besten aussehen würde (pro Terminart eine Zeile? Limits verknüpfen?).

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Hallo zusammen, ich kann an dieser Stelle nur nochmal auf meine ursprünglichen Therad hierzu verweisen, in dem ich mMn die wesentlichen Vorteile und Eigenschaften eines Systems beschreibe, welches die Anforderungen von Frau Schock denke ich erfüllen würde:

https://forum.tomedo.de/index.php/89016/mindestterminzahlen-definierte-anzahl-von-akut-slots-pro-tag?show=89049#c89049

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Wie in meinem Thread dargestellt glaube ich das Terminmindestanzahlen dazu genutzt werden müssten langfristig eine (für die Jahreszeit und den Wochentag ausreichende) Anzahl an Akutterminen freizuhalten. Bei uns gäbe es auch nur eine Art von Akuttermin mit der Länge von 10min. Bei uns ist auch alles so gebaut, das Termine immer ein Vielfaches von 10min ergeben. Wir gehen nun regelmäßig in den Kalender und zählen händisch, wie viele dieser Slots noch frei ist. Sinkt diese Zahl unter eine gewisse Schwelle (wie gesagt Jahreszeit und Wochentragsabhängig), dann "machen wir den Tag zu" indem wir alle Ressourcen, bis auf die Akutressource löschen.

Aus meiner Sicht könnte dieses Zählen ja auch der Computen machen. Vermutlich in dem Moment, indem jemand eine langfristige Terminart buchen möchte. In diesem Moment müsste der Rechner (genau wie wir) zählen, ob nach dieser spezifischen Buchung noch genug Akutslots frei wären. Ist das der Fall, kann an dem Tag diese langfirstige Untersuchung zur Buchung angeboten werden. Falls nicht, dann nicht. Ich kann aktuell nicht nachvolziehen, warum das nicht leicht umsetzbar ist.

Man könnte das sicher auch mit einem Mindestzeitkontigent, das nicht unterschritten werden darf, arbbilden, dann müsste man aber zusätzlich sicher auch noch eine "Mindestlückengröße" angeben. Es bringt mir ja nichts, wenn ich über den Tag verteilt 10 5min-Slots freihalte, aber meine Akuttermine 10min lang sind.

Insgesamt denke ich, dass über Terminmindestanzahlen und über die Terminlimits das Buchungssystem deutlich einfacher wird. Wir machen schon heute 100% aller Termine über den OTK und nutzen auch fast nur noch zwei Resourcen: Sprechzeit und Akutzeit. Alle (längerfristigen) Terminarten in Sprechzeit werden über Terminlimits so gesetuert, dass sie bestimmten Anforderungen genügen, z.B. nur eine Vorsorge gleichzeitig, 10min zwischen Vorsorgen, max. 4 Vorsorgen in 4h etc. Auf diese Weise entsteht ohne unser Zutun ein "locker" geplanter Terminplan mit natürlichen Lücken für Akutpatienten. Leider müssen wir aktuell nach wie vor Zeiten definieren in denen keine Sprechzeit und nur Akutzeit ist. Die länge dieser Zeiten müssen wir händisch steuern. Was bei mehreren Ärzten sehr aufwändig ist. Z.B. kommen im Winter montags ca. 40 Akutpatienten. Sind zwei Ärzte da muss ich die Ressourcen anders schieben, als wenn nur einer da ist. Über Terminmindestanzahlen würde sich das automatisch ergeben. Die erwartete Anzahl an Akutterminen können wir übrigens sehr leicht aus der Tomedostatistik für Akuttermine ableiten. Theoretisch könnte Tomedo hier sogar automatisch Vorschläge basierend auf vorangegangenen Jahren machen..

Ich kann daher nur nochmals anregen sich dieses Themas anzunehmen. Ich bin fest davon überzeugt, dass dies ein Gamechanger für die Praxen aber auch für Zollsoft wäre.

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Sie haben vollkommen Recht! Sorry für die Verwirrung.

Tatsächlich fände ich mein geschildertes Verhalten für viele Konstellatioen aber sinnvoll.

In der Zwischenzeit kann ich aber auch die Anwendungsfälle für Limits in Bezug auf eine Gesamtzeit über unterschiedliche Terminarten hinweg nachvollziehen.

Vermutlich hat jede Lösung sinnvolle Anwendungsfälle.

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Bei uns ist die Anforderung die, dass ich Vorsorgen und andere langfristige Terminarten, wie Impfungen ja eigentlich fast gar nicht beschänken möchte. Diese dürfen mitunter gebucht werden bis der Tag "voll" ist. Wobei voll aber bedeutet, dass X Akutslots übrigbleiben.

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Ich denke, dass die Terminlimits schon wirklich in die richtige Richtung gehen und man mit Terminmindestanzahlen eine minimalinvasive Möglichkeit hat im bestehenden Kalenderkonzept ein handhabbares Tool für diesen Usecase anzubieten.

Ich kann auch nur bekräftigen, dass das oberste Ziel die Vollauslastung der zu allen Jahreszeiten, Wochentagen und Öffnungszeiten ist. Dies mit dem aktuzellen Kalender umzusetzen ist (unnötig) aufwändig.

Auch ich beteilige mich gerne an einer persönlichen Diskussion heirzu. Vielleicht machen wir alle zusammen mal einen Videocall, Herr Ringling?

Ich beführworte auch eine Nutzerumfrage, wobei ich fargen würde, wie die Praxen den Kalender heute benutzen, wieviele Termine sie noch händisch vergeben und warum und wie oft sie die Konfiguration/Ressourcen anpassen. Zu fragen welche Features sich die Praxen wünschen halte ich nocht für zielführend, da sich viele eine Alternative sicher nicht vorstellen können, bis ihen diese einmal demonstriert wird. Das ist ja der Grund, warum Digitalisierung so schwer ist. (Niemand hat sich ein iPhone gewünscht bevor es das gab, aber sehr viele wollen es wenn es existiert und funktioniert.)

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@Frau Dr. Schock

Wollen wir diesen Thread vielleicht schließen? Ich glaube die geteilte Kommunikation über https://forum.tomedo.de/index.php/100753/vorschlag-zur-verbesserung-des-kalenders-bzw-otk-anwenderfreundlicher-flexibler ist kontraproduktiv.

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Hallo Herr Heichel,

danke für Ihren Beitrag.

mein Bild (ganz oben im Thread) zeigt nur ein Sprechzimmer. Wenn ich zwei (oder mehr) Ressourcen gleichzeitig möglich mache, werden sie nebeneinander abgebildet. Eine Belegung mit einem Termin in der einen Ressource blockiert dann stets beide Ressourcenbereiche.

Sie schildern einen Tag, an dem zu unterschiedlichen Zeiten in der Praxis unterschiedliche Themen bearbeitet werden. Erst die elektiven Themen, dann die akuten Sachen – quasi in Serie.

Ich habe als Hausärztin eine ganz andere Taktik / ein anderes Bedürfnis: Ich kann grundsätzlich jedes Thema zu jeder Zeit behandeln. Ob ich einen Check up um 8:00, um 11:00 oder um 17:00 Uhr mache, ist völlig egal. Ich habe keine Infektsprechstunde. Ich streue Videosprechstunden in die normale Sprechstunde ein. 

Für mich macht es darum Sinn, Termine in der Kategorie Dringlichkeit und Terminlänge zu denken. Der Inhalt (was ich mit dem Patienten in der Zeit mache) ist völlig unerheblich für die Entscheidung, zu welcher Tageszeit der Patient einbestellt wird. Darum ist das aktuelle Kalendermodell für mich ungeeignet. Es zwingt mich – um bei meinem Beispiel vom Anfang des Threads zu bleiben – den Check zwischen 10:30 und 11:30 Uh zu machen. Weder der Patient noch ich wollen das.

Terminlimits helfen mir nicht, da auch diese themenorientiert und nach Anzahl, nicht zeitlängenorientiert gesetzt werden.

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Hallo Herr Tenzer,

auch Ihnen lieben Dank für Ihren Beitrag.

Terminlimits berücksichtigen Terminarten und deren Anzahl. Selbst wenn ich Terminarten nicht inhaltlich, sondern zeitlich gestalte (Terminart „10min-Termin“, „20-Minuten-Termin“, „30min-Termin“) bringen mir die Limits gar nichts. 

Denn drei 10-Minuten-Termine sind so lang wie ein 30min Termin.

Wenn ich sage: “Erlaube drei 10min-Termine und einen 30min Termin pro Tag“ in der Hoffnung, es würde maximal 1 Stunde belegt, ist es gut möglich, dass die Stunde nicht voll wird.

Denn wenn zwei Patienten jeweils einen 30min Termin möchten (für den ja Zeit wäre), lehnt das Limit einen der beiden ab.

Und wenn sechs Patienten einen 10min Termin möchten (für die ja Zeit wäre), lehnt das Limit 3 der 6 ab.

Zu sagen: „Erlaube eine Stunde mit diesen Terminarten zu belegen“ ermöglicht die Vergabe von 

- 2x 30min oder

- 30min plus 3x10min oder 

- 6x10min – egal, in welcher Reihenfolge die Patienten anfragen.

Erweitern Sie das Beispiel um 20min und 40min-Termine, und Ihnen wird klar, wie unflexibel Terminlimits sind. 

 

 

 

 

 

 

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Hallo Frau Schock,

 

ich habe Ihre Anforderungen in der Zwischenzeit nachvollziehen können 

Daher ein +1 von mir 

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Hallo Frau Schock,

Danke für die detaillierte Rückmeldung, ich verstehe ihr Bedürfnis jetzt besser. Sehr interessanter Punkt!

Bei zwei Dingen stehe ich noch auf dem Schlauch:

1. warum bilden sie mehrere Ressourcen nebeneinander ab, wenn die Füllung der einen, den gleichen Zeitbereich in der anderen dann blockiert? Warum dann nicht nur eine Ressource mit verschiedenen Terminarten?

2. wenn Sie alle Anliegen zur jeder Zeit möglich machen und Akuttermine zwischenrein schieben, entstehen da nicht an Tagen mit wenig Akutpatienten ständig Lücken? In meiner Variante habe ich den für mich großen Vorteil, dass ich bei wenig Akutpatienten früher Schluss machen kann und bspw. am Stück Zeit habe für Papierarbeit.

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Hallo Herr Heichel, hallo Herr Ringling,

ich versuche mich mal in einer sehr strukturierten Antwort. Ich tendiere zwar zu einer anderen Lösung als Frau Schock (Mindestanzahl an Akutterminen sicherstellen statt Mindestzeitkontingent für Akuttermine), stimme aber voll und ganz ihrer Bedarfsanalyse zu, welche ich nun gerne versuchen möchte zu untermauern.

Rahmenbedingungen und Grundannahmen:

• Wir wünschen und haben 100% OTK-Buchungsquote und vereinbaren nur im absoluten Ausnahmen Termine am Tresen. Das komplette Terminmanagement läuft bei uns (bis auf die hier beschriebene Problematik und die damit verbundenen händischen Eingriffserfordernisse) vollständig automatisiert. Eine reine Akutsprechstunde mit überfülltem Wartezimmer und gegenseitiger Ansteckung lehnen wir ab. Alle Patienten haben bei uns kaum Wartezeiten und das Wartezimmer ist meistens recht leer.
• Bei uns sind alle Terminarten Vielfache von einander (10min, 20min, 30min). Akuttermine sind 10min lang und passen damit in jede Terminlücke.
• langfristig vereinbarte Termine: In einer Kinderarztpraxis gibt es viele langfristig vereinbarte Termine, wie Vorsorgen, Impfungen und ähnliches. Im Prinzip wollen wir hiervon soviele Termine anbieten wie nur möglich und lassen eine Buchung Monate im Voraus zu.
• kurzfristige Akuttermine: Neben den Vorsorgen, Impfungen etc. ist die Behandlung akuter Erkrankungen zentral. Akuttermine werden erst am Tag(e) vorher oder taggleich gebucht.
• Wir müssen also schon sehr frühzeitig eine für die Jahreszeit und den Wochentag ausreichende Anzahl an Akutterminen freihalten.
• Bei uns arbeiten typischerweise zwei Ärztinnen parallel. Da Schwestern Vorsorgen u.ä. Vorbereiten müssen und dafür immer nur eine Schwester eingeplant ist, können Vorsorgen nicht gleichzeitig stattfinden.
• Gerade die Nachmittagstermine sind für arbeitstätige Eltern attraktiv um langfristige Themen zu planen. Akute erkrankte Kinder werden "gerne" schon morgens vorgestellt.
• Nimmt eine Ärztin Urlaub, muss die gleiche Zahl an Akutterminen ermöglicht werden wie im Normalbetrieb mit zwei Ärztinnen.
• Mit Hilfe der Tomedo Statistik und mit Erfahrungswerten wissen wir sehr gut zu welcher Jahreszeit und an welchem Wochentag wir mit welcher Anzahl an Akutpatienten rechnen sollten. Dies schwankt über das Jahr und über die Woche sehr stark. Gerade Montage weisen ein sehr hohes Akutaufkommen auf:

Unser erster Versuch eines Kalenderschemas

• Anfänglich haben wir vormittags große Lücken für eine Akutressource gelassen und Nachmittags komplett für langfristige Dinge freigegeben. Das hat dazu geführt, dass wir bei unvorhergesehen geringer Akutauslasung am Vormittag lange Lücken hatten in denen (fast) kein Patient in der Praxis war. Gleichzeitig war der komplette Nachmittag vollgebucht. Die morgens gewonnene Zeit konnte daher auch nicht diesen Patienten zugutekommen.

Unser zweiter Versuch eines Kalenderschemas 

• Wir haben dann begonnen über Terminlimits auch langfristige Termine zu entzerren, indem wir gerade im Winter zwischen diesen immer 10min Lücke erzwingen. Gleichzeitig haben wir auch begonnen vormittags mehr dieser langfristigen Termine zu erlauben, aber eben auch mit erzwungenen Lücken. Die Lücken haben bei uns ja die Länge von 10 min, was unserer Akutterminlänge entspricht.
• Kommen nun einmal weniger Akutpatienten als erwartet, hat man mehr Zeit für die übrigen Patienten, da ja immer welche in der Praxis sind.
• Über diesen Weg lässt sich nun eine (für uns) ideale und gleichmäßige Verteilung von langfristigen Terminen über den gesamten Tag ermöglichen. 

Herausforderungen:

• Wir wissen also recht genau mit wieviel Akutpatienten wir in etwa rechnen. Wir müssen nun alle Ressourcen immer so schieben, das diese Anzahl erreicht werden kann. Das ist in der untenstehenden Abbildung das Basisschema.
• An gut ausgelasteten Tagen passt alles und wir haben keine Probleme. Haben wir Überlast, d.h. mehr Akutpatienten als erwartet, "quetschen" wir diese dazwischen. Diese sollen sich telefonisch melden, falls Akuttermine online nicht mehr buchbar sind.
• An schlecht ausgelasteten Tagen haben wir nun das Problem, dass wir vor allem am späten Vormittag große Lücken bekommen können, die wir (wie oben beschrieben) nicht für andere Patienten nutzen können. Das unterstehende Beispiel zeigt das leider nicht so krass wie es eigentlich wäre, weil wir dann ja immer schon händisch gegensteuern.
• Toll ist ja, dass der Urlaub im ARZEKO automatisch in den tomedo-Kalender übernommen wird. Das Problem ist nur, dass dann ja gar nicht genug Akutslots über die Ressourcen der einen verbleibenden Ärztin freigehalten sind. Man muss also bei jedem Urlaub einer Ärztin händisch die Ressourcen der anderen Ärztin so nachziehen, dass doch wieder genug Akutslots zur Verfügung stehen. Hierfür gibt es ja auch keine Warnung oder Unterstützung durch das System. Vergisst man das händische Nachziehen, dann läuft man in die totale Überlastsituation oder muss kurzfristig und großflächig langfristig vereinbarte Termine stornieren. Hat man am Anfang des Jahres alle Urlaube geplant und dann auch händisch nachgezogen und will man dann nochmal die Kalenderschemen anpassen, läuft man Gefahr die mühsamen händischen Urlaubsanpassungen wieder zu überschreiben. In jedem Fall muss man die händischen Anpassungen dann wiederholen.

Wunsch

• Ich würde den Kalender eigentlich am liebsten noch weiter "entzerren", das heißt keine reinen Akutzeiträume vorsehen, sondern fast ausschließlich mit natürlich entstandenen Akutlücken arbeiten, die durch die lockere Verteilung der langfristigen Termine quasi automatisch entstehen.
• Dies ist aber aktuell nicht umsetzbar, da ich händisch nicht gut vorhersahen und definieren kann, wie viele Akutslots dann tatsächlich frei bleiben.
• Was wir machen, um zu bewerten, ob ein Tag zu voll mit langfristigen Terminen ist, ist ja zu zählen, wie viele Akutsolts wir noch haben. Unterschreitet dies eine Mindestanzahl, dann "machen wir den Tag zu", indem wir alle anderen Ressourcen außer der Akutressource händisch löschen.
• Ich bin der Meinung, dass es nicht so schwer sein kann, dass das Buchungssystem diese Zählung durchführt, indem Moment, wo jemand einen langfristigen Termin vereinbaren möchte. Würde eine vordefinierte Mindestanzahl an Akutslots durch die Buchung an dem Tag unterschritten werden, dann kann an diesem Tag eben kein langfristiger Termin mehr angeboten werden. 
• Gleiches gilt für den Urlaub aus dem ARZEKO. Hierdurch würden automatisch die Möglichkeiten zur Buchung von langfristigen Terminen an diesem Tag eingeschränkt werden.

Kommentare

• Ich verstehe, dass man aus Produktmanagementsicht nicht jedes Wunschfeature umsetzen kann und sollte, dass sich gewünscht wird. 
• Gleichzeitig rühmt sich tomedo immer damit Effizienz durch Automatisierung zu ermöglichen. Die Buchung ist neben der effizienten Behandlung jedoch DAS Mittel um die Auslastung einer Praxis zu gewährleisten und bildet damit DIE wirtschaftliche Grundlage einer Praxis.
• Mir geht es darum eine "Akutsprechstunde" digital abzubilden. Ich kann nur nochmal anführen, dass ich glaube, dass dies kaum ein Nutzer fordert, weil die meisten Praxen gar nicht die Phantasie haben zu glauben, dass man dies vollständig automatisieren kann. Kann man aber oder könnte man aber.
• Eine händische Terminvergabe oder ein ständiges Nachführen des Kalenders kann daher nicht im Interesse der Praxen und von tomedo sein. Wenn die Terminvergabe tatsächlich automatisiert möglich wäre, dann ließen sich gleichzeitig Personalkosten verringern und Einnahmen durch hohe Auslastung erhöhen. Aus meiner Sicht ist die Anfrage nach Mindestterminanzahlen bzw. Buchungsautomatisierung daher nicht nur ein Feature-Wunsch von vielen, sondern adressiert eigentlich DEN Basisnutzen einer modernen PVS im digitalen Zeitalter.
• So wie es aktuell gebaut ist geht das nicht. Der Konfigurationsaufwand und Nachführungsaufwand ist für uns nicht nachvollziehbar hoch. Mich würde daher im Minimum interessieren, wie sich tomedo die Nutzung des Kalenders für die Problematik langfristige vs. kurzfristige Termine bzw. Akutslots freihalten vorstellt. Und das ohne die gute alte Akutsprechstunde, mit all ihren gesundheitlichen und organisatorischen Nachteilen.

Viele Grüße,

Marcel Markgraf