Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit.
Eine Schnittstelle zur revisonssicheren Archivierung hat mit vorauseilendem Gehorsam nichts zu tun.
Wer es noch nicht weiss, der Export der gesammten Kartei unter "Aktionen/Export" links, unterer Rand des Karteifensters ist ein Crowdfund. Den hat eine kleine Gruppe Ärzte bezahlt und Zollsoft hat es kostengünstig umgesetzt. Ein super Tool wenn mal die gesammte Kartei extern gebraucht wird.
Jetzt gibt es ein weiteres tolles Feature über EcoDMS auf das ich nicht jahrelang warten möchte bis Zollsoft sich entscheidet es einzubauen oder gar nicht einbaut: Revisionssicherheit für Dokumente
Tomedo ist nicht revisionssicher und das muss es als PVS auch nicht sein. Die Rechnungen, Verträge, Aufklärungen OP Berichte, Arztbriefe und wahrscheinlich andere Dokumente sollten es aber sein. Eigentlich alles, was vor Gericht oder einer Behörde gebraucht wird, wie dem Finanzamt revisionssicher aufbewahrt werden.
Wie lösen wir Revisionssicherheit aktuell? Wir heben das Papier in Kartons oder Ordnern auf. Da wir nicht wissen was genau wir aufheben müssen und was nicht, und wir nicht wollen, dass die Helferin aus versehen eine Patientenaufklärung schreddert, scannen wir alles und bewahren auch alles auf, was mit der Praxis zu tun hat. Sicher ist sicher. Mit EcoMailz kann man bereits revisionssicher Emails ablegen die Schnittstelle gibt es schon direkt aus dem Exchange Server.
Wer einige Jahre im Business ist weiss, dass sich da einiges ansammelt. Regale werden gefüllt mit Papier in grösseren Praxen ganze Räume. Wer einige Jahre im Business war, weiss auch wie oft er etwas aus dem Raum herausholen musste. Praktisch nie! Bei uns einmal in 13 Jahren für eine Finanzprüfung.
Eine andere praktikable Lösung als EcoDMS für Revisionssicherheit mit Tomedo sehe ich nicht.
Ob man Papier wirklich wegschmeissen kann, muss ein Anwalt klären. Unser geschätzter Tomedo-Haus-Anwalt Herr RA Frotscher, dem viele hier vertrauen, kann dazu sicher was schreiben. Was ich lese ist, dass man beim Finanzamt eine Anfrage stellen kann ausschliesslich digital zu arbeiten und dann meist ein Zugang zur Software gefordert wird und eine Verfahrensbeschreibung. Die Verfahrensbeschreibung macht Herr Frotscher günstig. Ein Zugang zu Tomedo geht wegen der DSGVO nicht, sehr wohl aber zu EcoDMS in dem man genau einstellen kann was das Finanzamt sehen darf und was nicht. Hier würde man die Rechnungliste ohne Namen/Adresse sichtbar machen aber die in EcoDMS revisionssicheren Rechnungen nicht. Auf Anfrage kann man bestimmte Rechnungen dann aber geschwärzt zeigen und digital vorlegen.
Der letzte und übrigens einzige Crowdfund wurde von einigen bezahlt und alle anderen Praxen benutzen das Feature kostenlos. Das hätte ich nicht gerne noch einmal. Ich empfehle, dass sich die Beteiligten im Crowdfund die Kosten teilen und das Feature dann ein Mietmodell wird, nur eben nicht für diejenigen die im Crowdfund mitgemacht haben. Ich denke 5-10 Euro monatlich sollte das Feature für alle die nicht mitmachen kosten. Dann stösst es nicht sauer auf, dass man für alle ein Feature bezahlt hat, die einfach nur abwarten und nicht mitmachen und auch nicht bezahlen.
Was ist der Effekt der Revisionssicherheit und dieses Features?
wirklich papierloses Arbeiten wird möglich, echte Digitalisierung. Die alternaitive ist manuell Rechnungen und Dokumente in EcoDMS einlesen. Das ist langweilig, zeitintensiv, kostenintensiv und mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit unvollständig.
Was muss das Feature können? (offen zur Diskussion)
- Auswahl welche Dateien im Hintergrund kopiert werden sollen.
- Auswahl Zielordner und/oder REST Schnittstelle für jede Dokumentart einzeln.
- Art der Benennung der Dateien (Dateiart mit oder ohne Patientendaten, Patientennummer, Datum etc., REST Schnittstelle Auswahl und Verknüpfung der EcoDMS Dateiattribute, diese könnten für Tomedo angelegt werden wie "PatientenID" )
- Meldung wenn REST oder Lauschordner von EcoDMS nicht antwortet.
Wir brauchen von Zollsoft folgendes:
- hat es Kapazität das Feature zu schreiben? wenn ja:
- Telefonat Zollsoft -> EcoDMS ob kostenlos direkt exportiert werden kann, über eine Schnittstelle im lokalen Netzterk, oder ob der Lauschordner von EcoDMS benutz werden muss (wäre schade aber geht). Die Online REST API wäre extrem teuer mit ca 500 Euro Monatlich für 2000 Uploads aka Dokumente von Tomedo zu EcoDMS. Der Lauschordner kostet nichts.
Telefonat Zollsoft EcoDMS ist ohne Ergebnis erfolgt, wird bei Zollsoft diskutiert, Angebot von EcoDMS wurde erstmal abgelehnt. Rest API ist kostenlos in EcoDMS ONE siehe Webseite "Für Firmenkunden" Kommunikation Tomedo - EcoDMS ist also umsonst möglich egal wie gross die Praxis ist.
- wie hoch sind die Kosten?
- wie lange dauert es etwa wie ist die ETA?
- Mietmodell nach Crowdfund ohne die Crowdfunder OK?
Wir brauchen von der Ärzteschaft folgendes:
- Zusammenhalt, wieder einmal seit Langem eine Idee gemeinsam verwirklichen. Das fällt uns leider immer schwer.
Anzahl der Crowdfunder: 11 (mkgpch, Reinking, Reichelt, Praxis FK, Hamann, Lippstadt, Ittstein, MGR, Kopietz, Wacker, Lippold)
EcoDMS ONE Angebot 3 statt 5 Lizenzen minimal: 1/30 (mkgpch)
(Angebot von EcoDMS nur für Tomedonutzer gilt ab 30 Praxen)
Gesammtkosten: ?
Kosten pro Crowdfunder: ? (Ziel < 150 Euro brutto)
Anmeldung offen bis 31. März
Anmeldung und Diskussion offen, stellen sie gerne Fragen
