Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit.

 

Eine Schnittstelle zur revisonssicheren Archivierung hat mit vorauseilendem Gehorsam nichts zu tun.

Wer es noch nicht weiss, der Export der gesammten Kartei unter "Aktionen/Export" links, unterer Rand des Karteifensters ist ein Crowdfund. Den hat eine kleine Gruppe Ärzte bezahlt und Zollsoft hat es kostengünstig umgesetzt. Ein super Tool wenn mal die gesammte Kartei extern gebraucht wird.

Jetzt gibt es ein weiteres tolles Feature über EcoDMS auf das ich nicht jahrelang warten möchte bis Zollsoft sich entscheidet es einzubauen oder gar nicht einbaut: Revisionssicherheit für Dokumente

Tomedo ist nicht revisionssicher und das muss es als PVS auch nicht sein. Die Rechnungen, Verträge, Aufklärungen OP Berichte, Arztbriefe und wahrscheinlich andere Dokumente sollten es aber sein. Eigentlich alles, was vor Gericht oder einer Behörde gebraucht wird, wie dem Finanzamt revisionssicher aufbewahrt werden. 

Wie lösen wir Revisionssicherheit aktuell? Wir heben das Papier in Kartons oder Ordnern auf. Da wir nicht wissen was genau wir aufheben müssen und was nicht, und wir nicht wollen, dass die Helferin aus versehen eine Patientenaufklärung schreddert, scannen wir alles und bewahren auch alles auf, was mit der Praxis zu tun hat. Sicher ist sicher. Mit EcoMailz kann man bereits revisionssicher Emails ablegen die Schnittstelle gibt es schon direkt aus dem Exchange Server.

Wer einige Jahre im Business ist weiss, dass sich da einiges ansammelt. Regale werden gefüllt mit Papier in grösseren Praxen ganze Räume. Wer einige Jahre im Business war, weiss auch wie oft er etwas aus dem Raum herausholen musste. Praktisch nie! Bei uns einmal in 13 Jahren für eine Finanzprüfung.

Eine andere praktikable Lösung als EcoDMS für Revisionssicherheit mit Tomedo sehe ich nicht. 

Ob man Papier wirklich wegschmeissen kann, muss ein Anwalt klären. Unser geschätzter Tomedo-Haus-Anwalt Herr RA Frotscher, dem viele hier vertrauen, kann dazu sicher was schreiben. Was ich lese ist, dass man beim Finanzamt eine Anfrage stellen kann ausschliesslich digital zu arbeiten und dann meist ein Zugang zur Software gefordert wird und eine Verfahrensbeschreibung. Die Verfahrensbeschreibung macht Herr Frotscher günstig. Ein Zugang zu Tomedo geht wegen der DSGVO nicht, sehr wohl aber zu EcoDMS in dem man genau einstellen kann was das Finanzamt sehen darf und was nicht. Hier würde man die Rechnungliste ohne Namen/Adresse sichtbar machen aber die in EcoDMS revisionssicheren Rechnungen nicht. Auf Anfrage kann man bestimmte Rechnungen dann aber geschwärzt zeigen und digital vorlegen.

Der letzte und übrigens einzige Crowdfund wurde von einigen bezahlt und alle anderen Praxen benutzen das Feature kostenlos. Das hätte ich nicht gerne noch einmal. Ich empfehle, dass sich die Beteiligten im Crowdfund die Kosten teilen und das Feature dann ein Mietmodell wird, nur eben nicht für diejenigen die im Crowdfund mitgemacht haben. Ich denke 5-10 Euro monatlich sollte das Feature für alle die nicht mitmachen kosten. Dann stösst es nicht sauer auf, dass man für alle ein Feature bezahlt hat, die einfach nur abwarten und nicht mitmachen und auch nicht bezahlen.

Was ist der Effekt der Revisionssicherheit und dieses Features?

wirklich papierloses Arbeiten wird möglich, echte Digitalisierung. Die alternaitive ist manuell Rechnungen und Dokumente in EcoDMS einlesen. Das ist langweilig, zeitintensiv, kostenintensiv und mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit unvollständig.

Was muss das Feature können? (offen zur Diskussion)

- Auswahl welche Dateien im Hintergrund kopiert werden sollen.

- Auswahl Zielordner und/oder REST Schnittstelle für jede Dokumentart einzeln.

- Art der Benennung der Dateien (Dateiart mit oder ohne Patientendaten, Patientennummer, Datum etc., REST Schnittstelle Auswahl und Verknüpfung der EcoDMS Dateiattribute, diese könnten für Tomedo angelegt werden wie "PatientenID" ) 

- Meldung wenn REST oder Lauschordner von EcoDMS nicht antwortet.

 

Wir brauchen von Zollsoft folgendes:

- hat es Kapazität das Feature zu schreiben? wenn ja:

- Telefonat Zollsoft -> EcoDMS ob kostenlos direkt exportiert werden kann, über eine Schnittstelle im lokalen Netzterk, oder ob der Lauschordner von EcoDMS benutz werden muss (wäre schade aber geht). Die Online REST API wäre extrem teuer mit ca 500 Euro Monatlich für 2000 Uploads aka Dokumente von Tomedo zu EcoDMS. Der Lauschordner kostet nichts. 

Telefonat Zollsoft EcoDMS ist ohne Ergebnis erfolgt, wird bei Zollsoft diskutiert, Angebot von EcoDMS wurde erstmal abgelehnt. Rest API ist kostenlos in EcoDMS ONE siehe Webseite "Für Firmenkunden" Kommunikation Tomedo - EcoDMS ist also umsonst möglich egal wie gross die Praxis ist.

- wie hoch sind die Kosten?

- wie lange dauert es etwa wie ist die ETA? 

- Mietmodell nach Crowdfund ohne die Crowdfunder OK?

Wir brauchen von der Ärzteschaft folgendes:

- Zusammenhalt, wieder einmal seit Langem eine Idee gemeinsam verwirklichen. Das fällt uns leider immer schwer. 

 

Anzahl der Crowdfunder: 11 (mkgpch, Reinking, Reichelt, Praxis FK, Hamann, Lippstadt, Ittstein, MGR, Kopietz, Wacker, Lippold)

EcoDMS ONE Angebot 3 statt 5 Lizenzen minimal:  1/30 (mkgpch)

(Angebot von EcoDMS nur für Tomedonutzer gilt ab 30 Praxen)

Gesammtkosten: ?

Kosten pro Crowdfunder: ?   (Ziel < 150 Euro brutto)

Anmeldung offen bis 31. März 

 

Anmeldung und Diskussion offen, stellen sie gerne Fragen

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Guten Morgen,

wir wären auch beim Crowdfunding dabei.

Viele Grüße

Juliane Wacker
Super, ich trage sie oben ein.

27 Antworten

Die tolle Idee ist was für die, die im vorauseilendem Gehorsam die Dokumentdatenqualität derart erhöhen wollen, dass ein durchschnittliches Gericht oder Finanzamt dem auch in 20 Jahren nicht wird ansatzweise folgen können. Für Großpraxen, in denen mehrere "Berufene" sich an Dokumenten zu schaffen machen, sicher überlegenswert. Meine Praxis erhält regelmäßig alle 5 Jahre Besuch vom Finanzamt. Wir haben uns daran gewöhnt. Mit freundlichen kollegialen Grüßen aus dem Harz
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Herr Hainich, ich diskutiere gerne den Sinn des Crowdfund. Legen sie dem Finanzamt aktuell Papier vor, also einen Kofferaum voll davon oder die Daten in digitaler Form? Heben sie ihr Papier 10 Jahre auf?

Ich sehe aktuell zwei Probleme. Einmal die DSGVO die es nicht mehr erlaubt, dass das Finanzamt Patientendaten sieht. Ich habe wenig Lust Papierberge nach Patientendaten zu durchsuchen. Aktuell kann ich dem Finanzamt die Aktenkisten gar nicht einfach so geben, ich würde mich strafbar machen. Zum Anderen wie der Besuch alle 5 Jahre ausfällt und sich dieser ändert. Ich höre immer mehr, dass nicht der Marsriegel auf der Tankrechnung gesucht wird sondern Verfahrensfehler gesucht werden und dann schnell geschätzt wird. TSE, Revisionssicherheit von Daten und Emails wäre soetwas. Die Regeln verschärfen sich. Aktuell nimmt mein Steuerberater zum Beispiel kein Restaurant als Mandant an ohne Verfahrensbeschreibung.

Ich bin auch nicht für den kompletten vorauseilenden Gehorsam aber wenn ich etwas kostengünstig und automatisch erledigen kann und ich dann keine Diskussionen mehr mit dem FA habe, warum nicht. Die Rahmenbedingungen der Spielregeln sind recht klar. Wenn ich meine Papierberge los werden will muss ich digital revisionssicher speichern. Wenn sie auf Papier stehen brauchen sie das Crowdfund nicht.

Lieber Peter,

Zunächst einmal vielen Dank für die wertvolle Anregung mit ecoDMS. Damit möchte ich mich demnächst befassen um Ordnung und Übersicht zu verbessern und um mich vielleicht auch von vielen Akten befreien zu können.

Allerdings muss ich die meisten Dinge nicht revisionssicher aufbewahren.

Privatrechnungen, die Tomedo erzeugt, gehen bei den Meisten an irgendwelche Abrechnungsunternehmen.  Dabei kommt es vor, dass noch einmal Korrekturen vorgenommen werden und sich die Rechnung von Tomedo beispielsweise von der endgültigen PVS Rechnung unterscheidet. Derjenige der seine Rechnungen selbst verschickt wird die jedoch aufbewahren müssen. Das Finanzamt dürfte in der Regel keine Zweifel haben, wenn Rechnungssumme und Überweisungsbetrag deckungsgleich sind. Es gäbe nur Grund eine Rechnung anzuzweifeln, wenn es da Unstimmigkeiten geben würde.

Es müsste eigentlich nur möglich sein, bestimmte Dokumente aus Tomedo beispielsweise in die Dropbox zu schicken, aus der sich das NAS  automatisch die Dokumente abholt. Mit Scanner Pro auf dem iPhone funktioniert das angeblich auch (https://www.youtube.com/watch?v=Sirq48Diwy0).

Man bräuchte also nur die Möglichkeit  ausgewählte Dokumente aus Tomedo an die Dropbox zu schicken.

Vielleicht läßt sich da ein einfacher Weg finden und man benötigt keine kostspieligen Entwicklungen. 

Die Möglichkeit, die gesamte Kartei aus Tomedo zu exportieren bietet doch genau diese Möglichkeit. Neben den Karteienträgen werden alle pdf exportiert. Die bräuchte man doch nur, wie die eingescannten Dokumente auch in den Eingangsordner bei ecoDMS zu schicken. 

Grüße aus Husum

Christian

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Ich sehe keine weg das automatisch zu erledigen Christian. Natürlich kann ich eine Helferin für 20 Euro und Lohnnebenkosten pro Stunde hinsetzen und das tun lassen was Tomedo einfach automatisch machen kann. Die langweilt sich dann bei dieser Arbeit zu Tode und es wird garantiert unvollständig. Ich möchte das nicht machen.

Klar es muss nicht EcoDMS sein. Tomedo  könnte auch in eine Dropbox exportieren oder in ein anderes Programm wie GOBDoc oder ähnlich.

Die meisten Praxen schicken kleine IGEL Leistungen nicht an die PVS. Was bei der PVS ist, ist revisionssicher aber das ist ja nur ein Bruchteil der Dokumente in Tomedo die es besser wäre revisionssicher zu speichern.

Kostpielig wird das nicht wenn genug Praxen zusammenkommen. Ich denek die Programmierkosten sind überschaubar für ein Daten Kopierfeature.  Ich schätze ähnlich wie beim Karteiexport und da waren wir wenige Praxen und haben kaum über 100 Euro gezahlt.

 

Man bräuchte also nur die Möglichkeit  ausgewählte Dokumente aus Tomedo an die Dropbox zu schicken.

 

Christian, genau um das Feature geht es in dem Crowdfund 

Ich hoffe nicht, dass wir jedes Dokument revisionssicher speichern müssen. Das spielt doch nur dann eine Rolle, wenn uns jemand bösartige Absichten unterstellt. Was nützt es revisonssicheres Papier aufzubewahren, wenn das hinterher kein Schwein mehr findet. Ich erinnere mich noch allzu gut an die Zeiten, wo ich vergeblich Röntgenbilder aus dem Archiv holen musste und nicht finden konnte, weil die irgendein Idiot nicht nach dem Alphabet einsortiert hat. Diese Bilder waren für alle Zeit verschwunden, ebenso wie die Röntgentüten die beim Chef hinter das Regal gerutscht sind, die hat erst der Nachfolger wieder gefunden. In den meisten Behörden in Deutschland sieht das immer noch ähnlich aus.

Eigentlich müsste aber in jedem Karteieintrag bei Tomedo die Historie hinterlegt sein, damit müsste für einen Fachmann immer herauszufinden sein, ob und wann nachträglich Änderungen vorgenommen wurden. Im Prinzip müsste das auch im Interesse von Zollsoft sein und dürfte gar kein Geld kosten.

Wenn das aber nicht so ist dann ist Deine Idee Klasse. Wenn man in Tomedo festlegen könnte, dass bestimmte Karteieinträge automatisch bei der Erstellung in einen bestimmten Ordner exportiert werden, dann wäre das Problem gelöst.

Wenn du Originale als Papier aufbewahrst musst du nicht revisionssicher speichern, ganz sicher nicht. Aber genau das ist doch das Problem, dass keiner Lust hat das Papier aufzubewahren wenn man es doch eh schon gescannt hat.

Ich bin mir nicht zu 100% sicher, das müsste ein Anwalt beantworten aber meiner Meinung nach kann Papier weggescmissen werden (ausser notarielles Zeug und einige andere Dokumente) wenn es ein Verfahrensbeschreibung gibt und eine revisionssichere Speicherung die wir aktuell nicht haben.

Was nützt es revisonssicheres Papier aufzubewahren, wenn das hinterher kein Schwein mehr findet. 

Du findest ähnlich wie in Devonthink (nicht revisionssicher) jedes Dokument in EcoDMS. Wenn das pdf nicht bereits texterkannt ist macht EcoDMS OCR und man hat immer eine Volltextsuche. 

Das Feature ist ähnlich wie das Karteiexportfeature. Jeder der schon mal eine Anforderung vom Anwalt bekommen hat, nach Schweigepflichtsentbindung alle Unterlagen zu schicken, weiss wie angenehm es ist die Kartei und alle angefügten Dokumente nicht manuell exportieren zu müssen. Der Arbeitsaufwand ist 1 Sekunde versus 30-60 Minuten da man sonst jeden Besuch manuell copy/pasten müsste und jede Datei manuell herausziehen müsste, hoffentlich vollständig.

Eigentlich müsste aber in jedem Karteieintrag bei Tomedo die Historie hinterlegt sein, damit müsste für einen Fachmann immer herauszufinden sein, ob und wann nachträglich Änderungen vorgenommen wurden. Im Prinzip müsste das auch im Interesse von Zollsoft sein und dürfte gar kein Geld kosten.

Könnte Tomedo das, dann wäre es revisionssicher. Das liegt nicht im Interesse von Zollsoft und muss es auch nicht. Ein PVS muss nicht revisisonssicher sein. Wir brauchen lediglich hilfe die Daten irgendwo revisionssicher abzulegen. Darum geht es in diesem Feature und diesem Crowdfund.

"Ein PVS muss nicht revisisonssicher sein".

Vielleicht ist das so, doch verstehe ich nicht, warum eine PVS zumindest Dokumente wie Aufklärungen nicht revisionssicher ablegen kann bzw. zollsoft tomedo für Aufklärungen (und auch Rechnungen, weitere Vorschläge sind zu genüge vorhanden) nicht revisionssicher macht.

Das müssen sie RA Frotscher fragen am besten im Webinar. Da kaum ein PVS behauptet es wäre revisionssicher ist das wohl rechtlich so. Und Zollsoft.
Hallo Herr Balogh, aber so ist es doch in Tomedo.. wenn man auf den Button "Historie" klickt sieht man alles, auch die Änderung... für die Rechnungen gilt das auch, und dem Button "Verlauf". Oder übersehe ich hieretwas?

VG Thode
Hallo Herr Thode. Einige Unterschiede: Auch alte Versionen sind änderbar also nicht revisionssicher, einfach auf den Server gehen und in /files Dokumente nach Wunsch ändern, das wird in der Historie dann nicht angezeigt weil es ausserhalb von Tomedo passiert ist. Ich glaube nicht mal, dass alle Versionen gespeichert werden. Es gibt eben nur eine Historie, dass was geändert wurde. Ich will da nicht nachforschen weil es eigentlich unerheblich ist, siehe unten. Tomedo ist aktuell ganz sicher nicht revisionssicher nur weil es eine Historie gibt. Selbst  wenn Tomedo revisionssicher wird, können sie das Finanzamt wegen Datenschutz nicht auf Tomedo lassen, die dürfen keine Patientendaten mehr sehen. Ausserdem haben sie einen Haufen anderer Dokumente ausserhalb von Tomedo, die sie auch revisionssicher aufbewahren wollen. Es macht keinen Sinn, dass Tomedo revisionssicher wird. Ich nötige aktuell Herrn Frotscher uns eine Liste zu schreiben welche Dokumente bei welchen Voraussetzungen geschreddert werden können, zumindest für seine Datenschutzkunden. Das Ziel ist immer noch die rechtlich sichere 99% Papierlosigkeit (einige Dokumente gehen nur auf Papier, wie alles vom Notar). Durch den DSGVO und Finanzamt Irrgarten geht es meiner Meinung nach über die Revisionssicherheit von EcoDMS ONE. Das Programm hat alles was wir brauchen. Ein REST API für Tomedo, einen Zugang für das Finanzamt mit dem es keine Patientedaten sieht und trotzdem immer Zugriff hat, Volltextsuche, sichere stabile Datenbank, Automatische Erkennung, revisionssichere Email Speicherung (habe es noch nie von jemanden gehört aber kann vom Finanzamt gefordert werden), Daten nicht in irgendeiner Cloud sondern daheim und Backup verschlüsselt in einer Cloud.

ein PS: ein PVS wie Tomedo muss nicht revisionssicher sein, dazu gibt es soweit ich weiss keine Anforderungen.
Unsere Praxis würde sich definitiv beteiligen. Bitte halten Sie mich auf dem Laufenden.

Mf

Uwe Reinking
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Willkommen im zweiten Crowdfund Herr Reinking. Ich hoffe es wird etwas daraus.
Wenn Zollsoft eine neue Newsletter plant, wäre es möglich das Crowdfund zu erwähnen und zu fragen ob Interesse besteht? Ich gkaube über das Forum erreichen wir nur einen Bruchteil der Praxen.
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Ich habe folgende Antwort über die REST Schnittstelle  bekommen.

Der API-Counter differenziert nicht zwischen netzinternen oder -externen Aufrufen.
Nur in der Standardversion sind API-Calls beschränkt und kann kostenpflichtig skaliert werden.

Im Gegensatz dazu ist beim ecoDMS ONE-Lizenztyp die Anzahl der API-Requests unbegrenzt.
https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-one
Insofern wäre natürlich eine kostengünstige Umsetzung/Anbindung sehr gut möglich.

Ein Api Counter bei 30cent pro upload/download kommt nicht in Frage. Ich habe am Mittwoch ein Telefonat mit EcoDMS und erfahre dann den Preis von "ONE". Ich vermute leider, dass das weit entfernt ist von dem, was wir bereit sind für eine Revisionssicherheit in Tomedo zu bezahlen aber lassen wir uns überraschen. 

 

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Der API-Counter differenziert nicht zwischen netzinternen oder -externen Aufrufen. 
Nur in der Standardversion sind API-Calls beschränkt und kann kostenpflichtig skaliert werden.

Im Gegensatz dazu ist beim ecoDMS ONE-Lizenztyp die Anzahl der API-Requests unbegrenzt. 

... Den Export von Tomedo über REST oder Lauschordner ...

 

Mir schwirrt der Kopf vor lauter fremden Fachbegriffen. Könntest DU das mal kurz erläutern? Du hast Dich ja inzwischen offenbar gründlich in die Materie eingearbeitet.

Ja, da geht es darum, dass sich EcoDMS den Zugang zur Rest Schnittstelle bei einer normalen Lizenz ordentlich bezahlen lässt. über 30 cent für jeden Up- oder Download. Das ist heftig. Bei einer EcoDMS ONE lizenz ist das kostenlos das ist ein Firmenzugang, auf der Webseite steht da leider nicht genau was das ist. Das erfahre ich am Mittwoch. Ich mache mir keine grossen Hoffnungen das diese Lizenz bezahlbar ist ehrlich gesagt. 

EcoDMS hat wie Tomedo oder Devonthink einen Lauschordner. Alles was man da hineinscannt oder schiebt wird in die Inbox von EcoDMS gezogen. Die inbox erkennt auch Rechnungen sehr gut und kann auch automatisch Kategorisieren und in Ordnern ablegen. Rest wäre natürlich noch sicherer, da hier ein Erkennungsprozess entfällt und Tomedo Dateien vordefiniert in EcoDMS ablegen kann zum Beispiel eine Privatrechnung mit Betrag, Datum, Patient, Adresse etc. was auch immer man in EcoDMS für Kategorien haben möchte. Nennt sich in EcoDMS Klassifizierungsattribut. Man muss wissen dass Ecodms mit einer sehr flachen Ordnerstruktur arbeitet. Ein Hauptordner und ein Unterordner das wars. Geordnet wird durch die Attribute. Das ist sehr intelligent gelöst.

Aha ...indecision und was ist jetzt eine REST-Schnittstelle?

Über die REST API (REST steht für REpresentational State Transfer, API Application Programming Interface) könnte Tomedo direkt in EcoDMS arbeiten. Eine Rechnung könnte direkt in EcoDMS abgelegt werden mit allen Attributen die du möchtest. Tomedo könnte revisionssicher in EcoDMS ablegen, automatisch ohne Zutun des Benutzers.

Sowas wie eine Nabelschnur LOL

AHA smiley! Und genau sowas müsste zollsoft programmieren, richtig? 

Beim Lauschordner-Verfahren muß man alles selber aktiv dort ablegen, richtig?

Dann bin ich mal gespannt auf die Kostenstruktur, die uns da blüht.

 

Nicht ganz, Tomedo soll uns die Rest schnittstelle nur programmieren wenn es bazahlbar ist. Wir können keine 500 Euro pro Monat bezahlen, nur damit alle Rechnungen in EcoDMS sind. Das wäre aber ungefähr so wenn es 2000  files pro Monat sind. EcoDMS ist da zu teuer. Verstehe ich nicht da es sonst günstig ist aber ist so.

Lauschordner: Die Dateien müssen automatisch raus aus Tomedo wenn sie fertig sind. Das geht manuell nicht. Die Dateien landen zwar im /files Ordner auf dem Server aber mit einem Haufen Müll was die Finanzabrechnung angeht. Du selbst kannst zwar alles exportieren aber das ist sehr sehr viel Arbeit und müsste täglich aber spätestens nach 10 Tagen passieren (siehe unten von RA Frotscher)

Es geht also darum, du verkaufst eine IGEL Leistung, es entsteht eine Rechnung und diese Rechnung muss in die Revisionssicherheit, automatisch.

Dieser Crowdfund ist das "automatisch" für Rechnungen, Mahnungen, Stornierungen, Aufklärungen, Patientenverträge, Honorarvereinbarungen, Anamnesen, Arztbriefe, Gutachten.
jetzt verstehe ich das so langsam: Also Crowdfund für die Automatik, die technische Umsetzung (REST Schnittstelle oder Lauschordner) je nach Kostenstrukur von ecoDMS?
Genau REST wäre natürlich besser. Manuell geht nicht das kann man höchstens für die Rechnungen machen indem man die Rechnungsnummern verfolgt. Andere Dokumente vollständig, kann man vergessen.

Wegen REST müsste Zollsoft für uns verhandeln.

Edit: eigentlich braucht man beides REST und Lauschordner, vielleicht will ja jemand nicht in EcoDMS sondern woanders seine Dateien revisionssicher ablegen.
Hallo Herr Dr. B. aus M.,
bin auch dabei. Ich habe mit Zollsoft schon ein paar Mal die Kooperation mit einer Archivierungssoftware angeregt. Vielleicht ist dies ja mal eine Gelegenheit, da etwas Schwung hinein zu bringen. Den meisten Arztpraxen ist der Umfang der Archivierungsverpflichtung nicht (vollständig) bewußt. Die Steuerberater treiben das Thema auch nicht, weil sie keine Mitarbeiter haben, eine Verfahrensdokumentation  zu schreiben oder die Digitalisierungsinteressen Ihrer Mandanten zu unterstützen. Beides ist auch gebührenintensiv.

Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit.
Man kann zwar über die Statistikfunktion zu jeder Kartei verfolgen, wer und warum daran gearbeitet hat, einem Finanzamt ist aber aus Datenschutzgründen (Patientendaten) nicht zu erlauben, diese Veränderungsmöglichkeiten in Tomedo nachzuvollziehen. Ein FA wird auch nicht auf die Idee kommen, sich über die Statistik-Funktion zu informieren, sondern die Buchführung verwerfen.

Eine Abrechnung über PVS macht es zunächst einfach, man schickt den Datensatz, bekommt eine Abrechung und die wird verbucht. So weit so gut. Praxen mit IGeL und non-curativen Leistungen müssen die enstehenden Belege in ein Tool wie ECO-DMS oder GOBDocument überführen, um den Nachweis zu erbringen, dass an der Ursprungsdatei keine Veränderungen vorgenommen worden sind (auch wenn der ganze Kram gedruckt im Schrank steht!). Und nach der GOBD bitte schön innerhalb von 10 Tagen nach Ihrer Entstehung - zwar muss das nicht ganz so ernst nehmen, ist aber eine Forderung, die die Sinnhaftigkeit einer Schnittstelle unterstreicht.
Selbst wenn man über die PVS alles abrechnet, wie werden denn von den Kolleginnen und Kollegen Kontoauszüge aufbewahrt oder normale, eingescannte Verträge & digitalen Eingangsrechnungen? Viele Rechnungen kommen heute doch per Mail. Auch hierfür möchte das FA den Nachweis mangelnder Veränderung, da Kontoauszüge ja auch fast nur noch als PDF erscheinen und Rechnungen zu frisieren, um die Ausgabenlast wertmäßig zu erhöhen, ist ein alter Hut. Wir haben gearde eine Betriebsprüfung hinter uns. Das FA hat nur Excel-Tabellen für die Privatrechnungen und die Kassenbücher haben wollen. Dann hat sich das FA Excel-Sheets von den Bankkonten geholt und mit den anderen abgeglichen. So geht Prüfung heute. Allein der Umstand, dass das geprüfte Jahr noch nicht von der GOBD 2020 erfasst wurde, hat uns den Ärger mangelnder Archivierung erspart. Ich kenne eine Praxis, da hat sich das FA per Teamviewer (wegen Corona) auf die Archivierungssoftware aufgeschaltet. Eine Schnittstelle zur revisonssicheren Archivierung hat mit vorauseilendem Gehorsam nichts zu tun.

Im Moment haben wir erst 2  digital überprüfbare Geschäftsjahre hinter uns.  Man sollte nicht allzu lang damit warten, seine Unterlagen revisionssicher zu archivieren. Auch dieser Prozess kostet Zeit und Geld - und in diesen Prozess erst angesichtes einer drohenenden Prüfung einzusteigen, ist riskant. Der möglichen wirtschaftlichen Schaden, der sich daraus ergibt, dass man für  zurückliegende Jahre eine Steuernachzahlung leisten darf, weil entweder Fehler nachgewiesen werden oder das FA die Buchführung mangels revisionsicherer Ablage verwirft, mit der Folge einer Nach- oder Vollschätzung, ist regelmäßig immens. Allein der zeitliche Aufwand , den eine solche Aktion mit sich bringt, ist erheblich. Einige Steuerberater bieten die Archivierung der Unterlagen ihrer Klienten als Service an, der dann noch 10 Jahre Schließung oder Verkauf der Praxis "Abo-Gebühren" generiert. Da ist ein NAS oder eine Cloud mit einer Archivierungssoftware wirklich die preiswertere Lösung. Ich könnte das Thema mal in einem Webinar zur Diskussion stellen.
Gruß aus Lippstadt vom Arztgatten RA J. Frotscher
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Danke für die Ausführung Herr Frotscher ein Webinar wäre sinnvoll um die Zusammenhänge vollständig zu verstehen. 

Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit.

Interessant, ich dachte das Papier gilt als nicht änderungsfähig? Kein Tippfehler ja?

 

Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit.

Siehe oben, da ist ja wirklich Erklärungsbedarf.

Viele Rechnungen kommen heute doch per Mail. 

 

EcoMailz ist kostengünstig da habe ich schon einen Faden aufgemacht. Revisionssichere Speicherung von Emails.

Ich kenne eine Praxis, da hat sich das FA per Teamviewer (wegen Corona) auf die Archivierungssoftware aufgeschaltet. 

Das ist mit EcoDMS und Ecomailz kein Problem. Man holt sich jeweils eine zusätzliche Lizenz für das Finanzamt und kann diese auch noch nutzen. (Bei den Lizenzen geht es um gleichzeitige Verbindungen) . In EcoDMS kann man festlegen welche Ordner das FA sehen darf und welche nicht. Den Export von Tomedo über REST oder Lauschordner würde man nicht freigeben.

 

Machen sie denn beim Crowdfund mit Herr Frotscher?

Eine wirklich gute Idee, und ich wäre beim Crowdfunding gern dabei.

Viele Grüße aus München

Kathrin Hamann
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Super, wir werden mehr, danke Frau Hamann.
gelöscht
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Es wäre, wie von RA Frotscher bereits angedeutet, einmal grundsätzlich interessant, ggf. in einem Webinar, zu klären was nun Revisionssicherheit für das FA konkret bedeutet und wie dieses es gerne hätte. darauf aufbauend kann dann entschieden werden, wie das System aussehen soll, in dem gespeichert wird.

Im Übrigen wird Devonthink laut Herstellerangaben in Kürze revisionssicher.
Beantwortet von (220 Punkte)
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Für Devonthink wäre die Lauschordner Variante dann wichtig, eine Schnittstelle hat es meines Wissens nicht. Devonthink ist mir von der Datenbank zu heikel. EcoDMS speichert die Datei und die bleibt auch da. Ich arbeite aktuell auf einem NAS in Österreich weil das leer war und es funktioniert 1A. Mit Devonthink würde ich mich das nicht trauen. Ich habe in Devonthink schon mehrmals die Datenbank fast verloren. Ich habe 5 Lizenzen Devonthink Pro 3 wenn sie jemand zum halben Preis möchte. Ob es Dokumente so gut erkennt wie EcoDMS weiss ich nicht, habe ich nie in DT benutzt.
wissen wir letztlich nicht ob Datenverlust in Ecodms auch auftreten kann. in DT scheinbar ja.
Möglich aber mit der Architektur die Daten am Server zu haben und zum lesen herunterladen unwahrscheinlich. In Tomedo ist mir auch noch nichts abhanden gekommen. Devonthink ist deswegen flink auf Kosten der Sicherheit. Es verschiebt Dateien hin und her wie ein Zirkusclown. Revisionssicherheit kann ich mir kaum vorstellen in DT.  Noch ein Argument spricht sehr gegen Devonthink: es hat eine lausige Nutzerberechtigung. Es ist quasi unmöglich das Finanzamt auf die Datenbank zu lassen. In EcoDMS kann man bis ins Detail festlegen wer was darf. Ecoworks werde ich mir auch ansehen, als Dokumentensteuerung ist es interessant für einfaches QM. Vorlage und Versionierung.
Revisionssichere Dokumentenspeicherung finde ich super. Würde mich gerne an dem Crowdfunding beteiligen, dürfte ich dazu vorweg die Kosten erfragen? Crowdfunding-Kosten Ziel <150€ habe ich gelesen, was ist als laufende Kosten das Ziel? Vielen Dank.
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+1 Punkt
ok, wer lesen kann ist klar im Vorteil, mkgpch schrieb " Ich empfehle, dass sich die Beteiligten im Crowdfund die Kosten teilen und das feature dann ein Mietmodell wird nur eben nicht für diejenigen die im Crowdfund mitgemacht haben. Ich denke 5-10 Euro monatlich sollte das Fetaure für alle die nicht mitmachen kosten. Dann stösst es nicht sauer auf, dass man für alle ein Feature bezahlt hat, die einfach nur abwarten und nicht mitmachen und auch nicht bezahlen."

Dann bin ich dabei!
Laufende Kosten soll es nur für Praxen geben die sich nicht beteiligen. Genaue kosten haben wir erst wenn Zollsoft die Kosten berechnet. Kosten durch die REST Schnittstelle würde ich nicht akzeptieren. Bevor es losgeht geben alle ihr Ok oder steigen aus. Wenn Zollsoft keine Lust hat, ist die Sache vom Tisch.

Passt das so?
HAP Lippstadt, Hr. Moritz und Hr. Cepin haben noch kein Ok gegeben warten noch und sind nicht mitgezählt. Nur als Info.
Praxis K. macht mit.

Passt das so?

ja, bin dabei!

Mein Vorschlag wäre erst einmal die Machbarkeit und die Kosten zu klären.

Also Punkte vergeben. Vielleicht hat Zollsoft selbst Interesse daran, denn das wäre auch ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Machbar ist das Feature ausser Frage. Tomedo kopiert ja schon auf den Server in den /files Ordner. Schnittstellen programmiert Zollsoft ständig für Geräteanbindungen. Hätte Zollsoft selbst Interesse daran, gäbe es das Feature schon. Das liegt daran, dass Zollssoft grundsätzlich spät auf Gesetzesänderungen reagiert, erst wenn es muss. Siehe das TSE Kassenbuch das viel zu spät losgeht und auf das ich schon vor einem Jahr hingewiesen habe. Vielleicht möchte Zollsoft auch revisionssicher sein aber mit dem Crowdfund ziehen wir das Feature dann auf der Roadmap nach vorne und es kommt nicht erst in Jahren und es kommt dann sicher.

Zollsoft wird sich bei ausreichend Interesse hier melden und wenn es das Feature will, die Kosten berechnen und eine ETA geben. Die Aktion ist unverbindlich solange es nicht los geht, wir entscheiden gemeinsam wenn alle Fakten auf dem Tisch sind wenn sie auf den Tisch kommen. So war es auch beim Karteiexportfeature. Konkretes Interesse ist für Zollsoft wichtig.
Bin grundsätzlich auch dabei.

Den Kollegen ist hoffentlich klar, dass der ecoDMS-Server nur auf Windoof oder Linux läuft. Es gibt aber für Mac einen Client. Man muß dafür also einen entsprechenden Rechner ins Praxisnetz stellen. Alternativ ein NAS von Synology oder Qnap auf welchem der ecoDMS-Server in einer Virtualisierungs-Umgebung (Docker) läuft.

Die EcoDMS Daten müssen dann auch zusätzlich gebackupt werden.
Ich habe den Crowdfund zur Vereinfachung umbenannt. Natürlich könnte auch "einfach" Tomedo Revisionssicher werden. Dann müssten die Dokumente nicht heraus, aber das stelle ich mir unglaublich aufwändig für Zollsoft vor. Wie will man dem Finanzamt Zugang zu den Dokumenten geben, und den ständigen Zugang wollen sie,  ohne sich wegen der DSGVO strafbar zu machen? Der einfachste Weg für Zollsoft ist die Verantwortung bei uns zu lassen und uns die Dokumente sofort nach Erstellung automatisch zu exportieren via REST oder in einen Ordner unserer Wahl, oder beides.
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Hallo,

die andere Variante wäre ein "FA-User". Dieser loggt sich bei Tomedo ein, die Dokumente werden dort revisionssicher verwahrt, dieser User bekommt aber die Patientendaten nicht dargestellt. Ich kann aber nicht einschätzen, wie aufwendig eine solche Lösung wäre.

 

-js
Danke für den Hinweis auf FA-User. Ich halte es für bedenklich wenn ein Programm auf Tomedo zugreift. Da ist zu viel drin was wir zu schützen haben. Besser halte ich es wenn Tomedo bestimmt was heraus geht. Ausserdem ist damit eine Vielzahl von Programmen möglich, nicht nur FA-User.
Etwas Off -topic aber für dieses Feature relevant. Man könnte die Art ändern wie man Rechnungen schreibt um sie DSGVO konform ablegen zu können. Man könnte die Rechnung ohne Namen erstellen nur mit de Patienten ID und mit einem Deckblatt mit Name Adresse und ID des Patienten und "Rechnung umseitig". Der Patient bekommt für seine Versicherung beide Blätter oder Vorder- und Rückseite. Zollsoft generiert zwei PDF eine Rechnung-Patient und eine Rechnung-DSGVO als pdf. Nur die DSGVO Rechnung wird über REST oder Ordner woanders abgelegt. Diese DSGVO-Dokumente können an den Steuerberater und auch vom FA eingesehen werden. Das FA würde nicht mal nach Einsicht einzelner Rechnungen fragen.

Herr Frotscher wäre es rechtlich denkbar eine Rechnung mit einem optionalen Deckblatt zu versehen? Darf eine Rechnung ohne Namen sein also statt des Namens mit einer ID?
Beantwortet von (40.9k Punkte)
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Guten Morgen,

ich hatte unten schon mein Okay für eine Beteiligung gegeben. Ich würde mich aber auch freuen, mal zu lesen, was denn die Fa. Zollsoft dazu meint. Gemesssen an den Features, die hier augenscheinlich für eine Fachgruppe eingebaut werden, die aber anderen nichts bringen, wäre diese Schnittstelle von allen nutzbar. Für die Datensicherung in die Cloud wird von Zollsoft eine hochwertige Kooperation angeboten und technsich vorbereitet. Die revisionsichere Aufbewahrung von Privatrechnungen (und PVS-Datensätzen) ist mindestens genauso wichtig wie ein Backup.

Gruß aus Lippstadt vom Arztgatten, RA J. Frotscher
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Wir haben interessiert mitgelesen und möchten uns an einer Lösung beteiligen. Unser Ziel ist eine papierfreie Praxis. Aktuell wird bei uns alles "nur" gespeichert. Ausgedruckt wird nur zur Kontrolle und nach Zahlungseingang vernichtet. Über eine Steuerprüfung durch das FA haben wir bisher noch garnicht nachgedacht. Der Verwaltungsaufwand einer solchen Prüfung wäre allerdings enorm. Das System sollte also den Ansprüchen einer Prüfung durch das FA gewachsen sein. Im übrigen nutzen wir keinen externen Anbieter wie bspw PVS, sondern machen alles in Eigenregie. Bei ca. 2000 Rechnungsnummern pro Jahr nicht ganz unerheblich. Daher sind wir als Jungunternehmer sehr dankbar über die Forenbeiträge von erfahrenen Usern. Beim nächsten Gespräch mit unserem Steuerbüro werde ich auf die Problematik einer Steuerprüfung und der damit einhergehenden Datensicherung eingehen.

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Ich habe sie hinzugefügt. Mich interessiert komplett papierlos auch brennend. Das muss Herr Frotscher in  seinem Webcast abarbeiten wie das möglich ist, welche Voraussetzungen wir brauchen. Privatrechnungen selbst, damit haben wir schlechte Erfahrungen gesammelt. Eine PVS kostet zwar aber vergisst keine Nummern. Wir bekommen deutlich mehr von den Privaten als vorher als wir schlecht abgerechnet haben.
Bei einer PVS muss die Rechnung doch trotzdem erstellt werden, oder? Das Erstellen der Rechnung ist leider bei uns sehr individuell und dementsprechend aufwändig. Jeder Patient bekommt hier neben der Kassenleistung auch einen Eigenanteil in Rechnung gestellt. Ich werde Ihren Einwand aufgreifen und mich mal bei den entsprechenden Anbietern informieren.
Wir prechen privat weiter Herr Ittstein das führt in diesem Thema zu weit, nur so viel dazu ist Crowdfund 1 der Export der Kartei bestens geeignet!
Hallo zusammen,

bei mir sieht es ganz ähnlich aus. "Papierlos" aber bis zu diesem Post, hatte ich mir noch keine Gerdanken über das FA oder ähnliches gemacht. Ich würde mich also gern beteiligen!

Herzliche Grüße,

Rene Kopietz aus DO
Vielen Dank, ich habe sie hinzugefügt. Langsam wird ein Schuh daraus.

Ich würde mich aber auch freuen, mal zu lesen, was denn die Fa. Zollsoft dazu meint.

 

Die kommen Herr Frotscher wenn sich ausreichend User beteiligen, keine Sorge. Wenn Zollsoft zusagt wird das Feature auch schnell umgestetzt dafür gibt es reichlich Beispiele.

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PN von MGR, ist auch dabei.
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Herr Frotscher wenn sie ein Webinar machen dann konzentrieren sie sich bitte auf folgende Frage. Rechtsanwälte verlieren sich ja gerne mal im Detail :)

Wie kann ich Dokumente * nach dem Scannen oder Übernahme aus einem anderen Programm sicher vernichten ohne, dass irgendwann die Frage gestellt werden kann "wo sind denn die Originale, die hätten sie aufbewahren müssen wenn sie nicht das , das und das haben !!"

 

* Dokumente wären da die Kategorien: FA Relevant (Eingangsbelege, Ausgangsbelege,  Kassenbuch,, Gehäter, Kontoauszüge) Patientenrelevant (Verträge, Honorarvereinbarungen, Aufklärungen, Anamnesen, Befunde, extern und selbst produziert)

Diese Frage hätten wir gerne als TODO liste zum abarbeiten.

Zum Beispiel: revisionssichere Software, Antrag an das FA zur digitalen aufbewahrung, Verfahrensbeschreibung etc., was muss auf jeden Fall aufbewahrt werden und kann nicht digitalisiert werden.

Am Ende sollten wir beruhigt Papier entsorgen können, wissen ab wann wir es entsorgen können. Das wäre ein sinnvolles Webinar.

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Ich hatte gerade ein nettes Telefonat mit EcoDMS. Zollsoft hatte bereits Kontakt mit EcoDMS hat aber scheinbar kein Interesse an einer direkten Zusammanarbeit. Muss Zollsoft auch nicht.

Die API Calls habe ich falsch verstanden. Api Calls auf die Rest Schnittstelle werden einmalig gakauft und stehen dann jeden Monat zur Verfügung. Der Zugriff aus die Schnittstelle ist also nicht teuer. Sie ist auch skalierbar weitere Calls können gekauft werden. Trotzdem würde man für 2000 Api calls 500 Euro einmalig zahlen, dann lieber EcoDMS ONE in dem die calls enthalten sind.

Wir haben aber ein Angebot für EcoDMS ONE bekommen. Dazu brauchen wir jedoch 30 Praxen die mitmachen.

https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-one

In diesem Link ist Ecodms ONE beschrieben. Wir würden bei 30 Praxen das Angebot für 3 Lizenzen statt 5 mindestLizenzen bekommen. Zusätziche Lizenzen könen natürlich gakauft werden aber das Minimum wird auf 3 reduziert.

Rechenbeispiele:

Lizenz 250€ netto  einmalig, Wartung 50 Euro EcoDMS und 8,20 EcoMailz /Lizenz/ Pro Jahr


Bei 4 Lizenzen + 1x Ecomailz: 1000 Euro einmalig und jährlich 208,20€
Bei 3 Lizenzen + 1x Ecomailz 750€ einmalig und jährlich 158,20€

Der Clou an EcoDMS ONE ist, dass man Ecodms, Ecomailz und EcoWorkz hat, alle Softwareupdates und alle API calls umsonst sind  +  4 Einheiten Support, jährlich wenn ich richtig verstanden habe. 

Programmiert uns Zollsoft den REST API Export, ist die Dateiübertragung kostenlos mit EcoDMS ONE:

Ich würde das auf jeden Fall machen, da ich enien Zugang für mich brauche, einen für die Angestellten einen für das Finanzamt. Eventuell noch einen 4. für den Webzugriff, da man den aber selten braucht kann man den vielleicht mit dem Finanzamt teilen. Es sind ja immer die gleichzeitigen Verbindungen.


Ich erweitere also den Crowdfund um das Angebot EcoDMS ONE für 3 Lizenzen als Minimum bei 30 Praxen optional.

Also das hier. 

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bin daran interessiert. Die Anzahl an Lizenzen leuchtet mir noch nicht ganz ein, reicht für eine kleine Praxis mit einem Arzt nicht eine für den Arzt und eine für die Mitarbeiter gemeinsam mit dem Finanzamt? Sprich, wenn das FA den Zugang nur sporadisch braucht (warum muss man den selbst zahlen, kann das FA nicht in die Praxis kommen und meinen Zugriff nutzen?) wäre zumindest eine gemeinsame Nutzung mit den Mitarbeitern eine Option?

Verstehe ich es richtig, dass dann nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Dokus wie Aufklärungen u.ä. aus CustomFormularen revisionssicher gespeichert würden?

Verstehe ich es richtig, dass dann nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Dokus wie Aufklärungen u.ä. aus CustomFormularen revisionssicher gespeichert würden?

So wäre der Plan ja. Zollsoft sollte uns alles exportieren lassen was es generiert und zum aussuchen in den Optionen anbieten. Man sollte festlegen können welche Attribute das pdf bekommt und wo es abgelegt wird in Ecodms. Alternativ nur in einen Ordner unsere Wahl für alle die kein EcoDMS nutzen wollen. 

Ich habe aktuell leider schone eine normale EcoDMS Lizenz und eine EciMailz Lizenz. Die müsste ich nach zwei jahren updaten also neu zahlen, so ist das Modell bei EcoDMS: günstig aber Updates teuer.  EcoDMS 89 Euro und EcoMails 59 Euro. Ich brauche für meine Angestellten eine Lizent und für das FA, das immer zugreifen können muss (so mein Verständniis), das wären also 3x89+59. Ich möchte Ecoworks auch weil man damit Dokumente zur Ansicht vorlegen kann, das ist fein für das jährliche QM wo ca 30 Zettel immer wieder geändert und vorgelegt werden. 2x Ecoworks dann sind wir bei (3x89)+59+(2x99) = 524 und ich habe noch keine API calls. Das sind einmalig sagen wir 2000 Dateien  2000*0,37= 740€, wenn es reicht. Dann kann ich jeden Monat 2000 Dateien von Tomedo nach EcoDMS schicken lassen. 524+740=1.264. Update ist nach 2 Jahren wieder fällig 524€, ob man Ecoworks updaten muss, weiss ich nicht, wenn ja nochmal 99€ x 2. 

Da nehme ich doch lieber das netterweise angebotene 3er EcoDMS ONE mit Updates für immer mit Ecomails/Ecodms/Ecoworks und unlimittierten Api calls für jährlich 158,20. Austocken kann ich ONE immer wenn ich mehr gleichzeitige verbindungen brauche. 

Einziger Haken , wir brauchen 30 Praxen. 

 

short news: 

wenn Zollsoft den Crowdfund programmiert:

- können wir als Tomedo Nutzer EcoDMS ONE 3 Lizenzen haben statt 5.

- Die REST schnittstelle ist mit ECO DMS umsonst, unlimitierte Api calls

Hab das ganze noch nicht völlig verstanden, vor allem die Kostenstruktur. Würde vorher gern mit der DemoVersion herumprobieren. Fasziniert mich schon , dass ich alle gescannten Dokument damit schnell wieder finde und mich vom Papier befreien kann.

Vom Verständnis ist mir nicht klar, wieso das FA auf ecoDMS zugreifen können muss. Es müsste doch möglich sein,  die verlangten Dokumente auf einen Stick zu speichern oder auf elektronischem Weg an das FA zu vrsenden. Mein Steuerberater macht jedes ahr einen Ordner fertig. Den könnte man doch auch in einem Rutsch scannen und in Ecodms speichern. Voraussetzung ist, dass das FA dies vorher so akzeptiert. Habe ich das richtig verstanden?

Würde vorher gern mit der DemoVersion herumprobieren. 

Das kannst du ja 30 Tage, das Crowdfund ist ja auch erst einmal bis Ende März offen. 

dass ich alle gescannten Dokument damit schnell wieder finde und mich vom Papier befreien kann.

Ich hoffe du kannst dich von Papier weitgehend befreien, dazu sagt uns Herr Frotscher wahrscheinlich noch was. Ihm ist nur nicht langweilig und er muss im März an meine Verfahrensbeschreibung ran die ja auch schon EmDMS enthalten soll. Das können andere Programm auch und sogar flinker wie Devonthink. Der Clou ist die Revisionssicherheit und die Rechteverwaltung. Die Software ist von der stabilität und Sicherheit vergleichbar mit Tomedo. 

mir nicht klar, wieso das FA auf ecoDMS zugreifen können muss.

Soweit ich das weiss ist das so und so funktioniert das vier Augen Prinzip. Du gibst vollständige und ständige Einsicht auch wenn wahrscheinlich keiner drauf sehen wird. Ich werde die digitale Speicherung beantragen und dann berichten. 3 Lizenzen brauchst du aber sowieso in EcoDMS, schadet nicht, dann können drei Leute parallel arbeiten. Ich wünschte Zolsoft hätte so ein cleveres Abrechnungsmodell aber das Thema stresse ich nicht mehr. 

Hab das ganze noch nicht völlig verstanden, vor allem die Kostenstruktur. 

Na schau dich mal auf deren Seite um, da steht alles. Wir bekommen als Tomedo Nutzer die Möglichkeit unter "Firmenkunden" EcoDMS ONE mit 3 statt minimal 5 Lizenzen zu bekommen.

Hier eine Hilfe zur Einrichtung von EcoDMS. Es ist ja komplett leer am Anfang und braucht eine Dateistruktur und Attribute.

https://forum.tomedo.de/index.php/36551/ecodms-einrichtungshilfe
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Mein Steuerberater macht jedes ahr einen Ordner fertig. Den könnte man doch auch in einem Rutsch scannen und in Ecodms speichern.

Das ist keine revisionssichere Speicherung wrd dir Herr Frotscher bestätigen und das FA wird das nicht als digitale Verwaltung akzeptieren. 

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Im Prinzip müsste das auch im Interesse von Zollsoft sein und dürfte gar kein Geld kosten.

Darauf können wir nicht warten, wenn Zollsoft alles in unserem Interesse programmieren würde hätten wir seit Jahren die Möglichkeit einer Revisionssicherheit. Wir hätten bereits ein fertiges Kassenbuch mit TSE mit Kreditkartenschnittstelle und DSGVO Sicherheit bei Rechnungen und dem Export an allen Ecken und Enden. Zollsoft hört nicht mehr zu oder eben sehr sehr spät wie im TSE Fall. Tomedo informiert uns auch nicht über eine Roadmap was sie vor haben und wenn etwas angekündigt gibt es keine ETA. Das ist die Firmenpolitik und das gute Recht von Zollsoft. So tickt der Laden nun mal take it or leave it. Zollsoft wird zudem mit KV Änderungen zugemüllt. Das nächste Gewitter ist bereits am Horizont wer Frotschers Rundschreiben bekommt.

Glücklicherweise erlaubt Zollsoft "Programmieren auf der Überholspur" Wir können damit zahlen und steuern was wir brauchen.  Und seien wir froh, dass wir RA Frotscher an Bord haben der weiss was nötig ist. 

 

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Hierzu noch ein PS: Es würde gar nichts bringen wenn Tomedo revisionssicher wäre. Die PVS Daten sind nicht das Einzige was in einer Praxis revisionssicher gespeichert werden muss. Nicht alles Papier wandert in Tomedo das im Praxisbriefkasten landet oder mitgebracht wird. Zudem könnte man das FA wegen der Rechnungen gar nicht in Tomedo hineinlassen. Tomedo soll nicht selbst revisionssicher werden, es soll mit etwas externem kommunizieren und wenn es nur ein lokaler Ordner ist. Darum geht es hier.
Zollsoft, können wir bitte eine Berechnung der Programmierkosten für die Bedienung EcoDMS REST Api und eines Lauschordners haben? Es fällt mir schwer Kollegen für das Feature zu gewinnen wenn die Kosten nicht bekannt sind.

Können wir eine Zusage zum Mietmodell nach dem Crowdfund für nicht Crowdfunder haben damit die Crowdfunder einen klaren Vorteil haben und gemeines Abstauben entfällt?
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Die automatische Archivierung von EcoDMS ist schon der Hammer über die Vorlagen. EcoDMS zieht aus einer Rechnung nach Vorlagenseinstellung so gut wie alles raus, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag. Erkennen, fertig. Man merkt leider was pdf als Dateiart und Texteerkennung für Limitationen haben.(deswegen brauchen wir die REST API)  Sogar Regex wenn man es ganz hart will. Definierbare IF-Then Filter für repetitive Dateisuche. 1A Zugriffssteuerung. Wird dauern bis man Eco im Griff hat aber dann ist es ein heftiges Tool. Bin nach dem einspielen von 35000 Dateien  sehr begeistert.

Warum die EcoDMS ONE Lizenzen Sinn machen ist, weil die normalen Lizenzen auf lange Sicht teuer werden da updates für jede einzelne Lizenz genau so viel kosten wie der erste Kauf der Software. Schon bei mehr als zwei Lizenzen scheint sich EcoDMS ONE langfristig zu lohnen. 5 Lizenzen werden wenige Praxen brauchen, inclusive Finanzamt braucht man wahrscheinlich 3-4 gleichzeitige Verbindungen. Trotzdem sollten sich grosse Praxen auch für das Angebot melden weil sie natürlich weitere Lizenzen dazu kaufen können. Ich werde EcoDMS One auch mit den Standard 5 Lizenzen nehmen wenn hier nichts zustande kommt, schade wäre es aber.

Gleichzeitige Verbindungen, das wäre auch klasse in Tomedo statt nach Clienten abzurechnen. Würde sich um ein Vielfaches besser anfühlen.

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So, die Anfrage an das Finanzamt mit dem Antrag, Originaldokumente vernichten zu dürfen, geht heute noch in die Post. Mit EcoDMS ist mir das erstmals möglich, klasse. Was mir als zusätzlicher Gedanke kommt, dem Steuerberater werde ich  wie dem FA einen Zugang zu EcoDMS geben und nur eine Infomail an den Stb rauslassen, wenn die Dokumente des Vormonats fertig gesammelt sind. Vollvernetzung durch EcoDMS. Das wird immer angenehmer. Jetzt fehlt nur noch das Füttern von EcoDMS durch Tomedo, naja und ein positiver Bescheid durch das FA.

smiley

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Das hört sich sehr gut und nach Arbeitserleichterung an.

Habe momentan noch ein paar andere Baustellen. Verfolge Deine Aktivitäten aber mit grossem Interesse

Hallo,

ich verfolge die ganze Zeit schon diesen Beitrag. Prinzipiell bin ich nicht abgeneigt und für alles, was weniger Papier macht und Zeit spart. Von großem Interesse ist die Kostenschätzung von tomedo, was die Entwicklung der Umsetzung kosten würde. 

Die Dokumente für den Steuerberater stelle ich diesem per UnternehmenOnline (DATEV) zur Verfügung. Senden an DATEV geht per Mail, App oder Webupload. Rechnungseingänge werden gescannt und direkt über das Multifunktionsgerät am UnternehmenOnline geschickt, Rechnung die per Mail eintreffen einfach weitergeleitet. Wenn ich das richtig verstehe, ist die Sicherung dort revisionssicher (https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datev-im-web/datev-von-a-z/revisionssichere-archivierung-mit-datev/). Trotzdem heften wir die Belege noch ab. Ob das zwingend notwendig ist, weiß ich nicht. 

Hallo Herr Stenger, Datev ist sicher auch eine Option aber ich möchte mit meinem Archivprogramm mehr machen. Ich möchte auch Privates abspeicherm, ich möchte QM ablegen und Arbeitsanweisungen und die jährlichen Dokumente meinen Angestellten vorlegen, ich möchte eine schnelle Volltextsuche haben. Ich möchte Versionieren, ich möchte nicht nur online auf meine Dokumente zugreifen. Naja und einen haufen andere Sachen die EcoDMS, Ecomailz und EcoWOrks kann.

 Datev Online ist zu speziell, das kann man machen aber daneben braucht man noch andere Programme. EcoDMS lässt mir kaum Wünsche offen was mich als Featurerequest Weltmeister wirklich wundert. Für den Stb ist Datev Online angenehm, der Mandant macht viel Arbeit, und wenn er nett genug ist dann bucht er sogar noch für den Stb, und der Stb rechnet dann trotzdem am Jahresende nach Umsatz und § 33 Abs.1 StBVV ab.

Ich habe mich mit Datevonline nicht beschäftigt, ist nicht das was was meine Praxis umfassend braucht aber ich kann mir vorstellen, dass es auch für Datevonline hilfreich wäre wenn Tomedo, für Datevonline nur Ausgangsbelege in einen Ordner spuckt die es erzeugt, vielleicht hat Datevonline ja einen Lauschordner. Wenn sich weitere Praxen mit Datevonline melden und DO eine Schnittstelle hat können wir diese gerne parallel in diesem Crowdfund einbauen.

Grundsätzlich muss Tomedo die produzierten Rechnungen aber auch andere Dokumente sofort bereitstellen in einen Ordner und eine Ein REST API oder andere Schnittstellen. Tomedo braucht eine Dokumentenschnittstelle Richtung Revisionssicherheit damit man das nicht mehr manuell erledigen muss. Manuell ist sowieso nur zum Teil möglich.

Mich wundert sowieso, dass Zollsoft noch nicht anspringt, hätte es das Thema Revisionssicherheit doch wirklich einfach vom Tisch.
Alles gut Christian man muss nicht mitmachen nur hoffentlich später ein kleines Abo zahlen. Das wäre fair.
Hallo,

ich gebe Ihnen Recht, dass DATEV sehr speziell ist. Unser Steuerberater bucht und wir senden nur die Rechnung. Ich möchte auch zusätzlich eine Lösung, die für alle anderen Dokumente, seien es Aufklärungen, QM, Personalangelegenheiten, Verträge,... praktikabel ist. Da hört sich EcoDMS sehr interessant dafür an.

Ich bin auch noch neu in der Selbstständigkeit (erste seit 07/2020) und mir fehlt daher noch viel Erfahrung. Ich hatte hier schon mal eine Diskussion zu DATEV gefunden, die zu keinem Ergebnis geführt hat.
Sie haben es gut, ich bin seit 2007 dabei und habe einen Kartonberg der sich nur jählich abbauen wird weil ich revisionssicher erst jetzt angreife.
Was ist los Zollsoft, kein Bock? Dachte eigentlich das Feature wäre ein No-brainer. Einfacher wird es nicht Tomedo revisionssicher zu machen. Und noch mal, Tomedo selbst revisionssicher zu machen ist grosser Quatsch. Man kann wegen der DSGVO  das Finanzamt in keinen Bereich von Tomedo lassen und es gibt in Praxen mehr Material das Revisionssicherheit braucht, als das was in Tomedo produziert wird. Tomedo kann nicht die Praxiszentrale für Dokumente sein.
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Wir sind nun 10 Crowdfunder!
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Guten Tag,

auch wenn ich noch ganz neu im Geschäft bin und mich mit Revisionssicherheit noch gar nicht beschäftigt habe: Ich wäre beim Crowdfunding dabei, wenn der Preisrahmen so wie geplant gehalten werden kann.

Ob ich auch eine EcoDMS-Lizenz anschaffen würde oder z.B. bei der DATEV glücklich werde kann ich noch nicht sagen... hoffe das reicht wenn ich das später noch "nachmelde"...

VG aus Schwaig bei Nürnberg

Julian Lippold
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Hallo Herr Lippold, ich trage sie ein. Revisionssicherheit von Tag 1 an und gleich Anfrage an das Finanzamt papierlos zu arbeiten ist sicher keine schlechte Idee um Papierberge zu vermeiden. Besprechen sie es mit dem Steuerberater. EcoDMS ONE denke ich nicht, dass wir 30 Kollegen so schnell zusmmenbringen einfach weil die Kollegen Zeit brauchen um es zu testen. Die anfägliche Lernkurve mit dem Programm ist erst erschreckend und dann plötzlich einfach und logisch. Ich werde auf jeden Fall einen EcoDMS ONE Lizenz nehmen. Der Preisrahmen, Zollsoft sollte sich mal zu dem Thema äussern aber ich bin auch raus wenn das viel mehr kosten sollte. Wir werden aber ja immer mehr und damit wird es immer günstiger. Ich bin auch raus wenn es kein Lizenzmodell wird, das hat mich beim letzten Crowdfund gewurmt, dass einige für alle zahlen.

Papierlos fiscal ist kein Problem mit mit einem revisionssicherem Archiv wie EcoDMS, einer Verfahrensbeschreibung und einem Antrag an das FA. Papierlos mit den Patienten ist einen andere Sache. Solange es da nicht eine qualifizerte digitale Signatur mit einer Gegenstelle für Jedermann gibt so wie wir es bald mit dem eHBA machen können werde ich alles was eine Patientenunterschrift trägt auf Papier erledigen und aufbewahren. An eine rechtlich sichere Signatur via Ipad glaube ich nicht.
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