DMP Dokumentation wird bei Pat. mit mehreren DMPs gelöscht

Katharina Kohlmeyer

Meine Frage betrifft die DMP Doku

Unsere MFAs bemängeln folgendes Verhalten:

Bei Patienten die in mehrere DMPs eingeschrieben sind funktioniert alles solange nur eine Doku angelegt ist,
sobald die nächste Doku angelegt wird löscht der PC die Medikamente und Folgedokumentation (der Vordokukentation) raus.

Wie lässt sich das beheben?

Katharina Kohlmeyer

Hat jemand eine Idee?

Tatiana Pavlyukevich

Können Sie bitte genau beschreiben, wie die Folgedokumentation gelöscht wird bzw. was unter "gelöscht" gemeint ist.

Wie werden die Dokumentationen erfasst? Wird pro Indikation eine eigene Dokumentation angelegt? Oder wird eine Dokumentation mit mehreren Indikationsbogen erfasst?

Mir kann nur ein Szenario einfallen

Patient ist z.B. in DM1 und COPD eingeschrieben
Es wird die Erstdokumentation für DM1 angelegt
Später wird die Erstdokumentation für COPD angelegt
Im nächsten Quartal (oder nach 2 Quartalen) wird eine Dokumentation erstellt. Automatisch wird COPD als Verlaufsdokumentation ausgewählt, da in der letzten Dokumentation COPD als Erstdokumentation erfasst wurde. DM1 wird nicht ausgewählt, da in der letzten Dokumentation nur COPD dokumentiert wurde. (Wir wissen nicht warum - wird der Patient ausgeschrieben, will nicht mehr oder aus anderem Grund).

Die Medikamente und die anderen Parameter können auch manuell übernommen werden

Katharina Kohlmeyer

Ich habe mit meiner zuständigen MFA nochmal Rücksprache gehalten:

Das was sie im dritten Screenshot beschreiben (Daten aus letzter Dokumentation übernehmen) ist eben genau nicht möglich, wenn im jeweiligen Q schon ein anderes DMP erfasst wurde.

Bsp.:

- Pat. X ist im DMP Diabetes und KHK eingeschrieben.

- im Q1 erfolgt erst die Doku KHK dann Diabetes

- wenn nun in Q2 erst Diabetes angelegt wird, funktioniert die Datenübernahme für dieses DMP, aber nicht für die KHK die danach angelegt wird.

- wenn in Q2 erst die Doku KHK erfolgt funktioniert die Datenübernahme garnicht

also schließe ich daraus, dass die Datenübernahme nur dann geht, wenn das gleiche DMP (im Sinne von DM,KHK, etc.) zuletzt angelegt wurde, wenn ein "fremdes" zwischendurch gespeichert wurde geht es nicht.

Übrigens meinte unsere MFA, dass es in sehr seltenen Fällen so funktioniert wie es wünschenswert wäre, eine Kausalität ist uns hier noch nicht aufgefallen.

Viele Grüße!

Tatiana Pavlyukevich

Beim Anlegen der Folgedokumentation werden automatisch diejenige Indikationen vorausgewählt, die in DER letzten Dokumentation erfasst wurden. Die Übernahme von Beobachtungen/Parameter erfolgt nur für die ausgewählten Indikationen.

Wenn z.B. im Q1 zuletzt die KHK dokumentiert wurde, wird beim Anlegen der Folgedokumentation die Indikation "KHK" vorausgewählt und das "Übernahme von Beobachtungen"-Fenster automatisch angezeigt.

Beim Klick auf den Button mit der runden Pfeile ("Daten aus den letzten Dokumentationen übernehmen") werden auch die Parameter nur für KHK angezeigt.

Eine Indikation, die in der Vordokumentation nicht dokumentiert wurde, wird nicht in der Folgedokumentation austomatisch vorausgewählt. Um den Bogen anzulegen muss man die Indikation aktivieren (ggf. die andere Indikationen deaktivieren). Erst danach werden die Parameter im Übernahme-Fenster für die aktivierte Indikation angezeigt.

Die Parameter werden nicht übernommen/angezeigt, wenn keine Vordokumentation gefunden wurde (die Vordokumentation existiert nicht oder wurde gelöscht).

Z.B. für die Doku vom 12.02.2025 können keine DM1 Parameter übernommen werden.

Katharina Kohlmeyer

Ok, aber hilft uns leider auch nicht weiter.

Bei uns sind die DMPs so organisiert, dass nicht Pat. für Pat. komplett durchgearbeitet wird, sonder die eine MFA macht nur alle KHK, die nächste alle DM etc.

In unseren alten Praxissystem war es so, dass die DMPs einfach individuell von der zuständigen Kraft erledigt wurden und auch bei Fertigstellung einzeln los geschickt werden konnten. Wenn also die MFA die für das DMP-Diabetes zuständig ist alle eingeschriebenen Patienten fertig dokumentiert hat wurde im Anschluss das DMP-Diabetes "alleine" verschickt.

Vielleicht kann man das auch jetzt schon einstellen, wir finden es nicht...

Tatiana Pavlyukevich

Können Sie bitte konkretisieren, welche Einstellung gemeint ist.

Vielleicht kann man das auch jetzt schon einstellen, wir finden es nicht

Mit der Arbeitsweise Ihrer Praxis (eine zuständige MFA pro Indikation) kann man die Dokumentationen bei multimorbiden Patienten auf verschiedenen Wegen abzuarbeiten.

I. Pro Patient wird eine Dokumentation mit mehreren Bögen angelegt und exportiert

MFA-1oder MFA-2 erstellt die Dokumentation und wählt alle Indikationen wegen welchen der Patient ins DMP eingeschrieben ist [1]
jede MFA bearbeitet den eigenen Bogen, z.B. MFA-1 den Bogen [2] und MFA-2 den Bogen [3]
Vorteile:
- in der Folgedokumentation werden alle Indikationen aus der Vordokumentation vorausgewählt
- dei zu übernehmenden Parameter werden ebenfalls für alle Indikationen vorgeschlagen
- beim Parameter "Begleiterkrankungen" erkennt das System automatisch die anderen Indikationen und übernimmt diese in den exportierten Datensatz
- dei indikationsübergreifende Parameter werden automatisch in allen Bögen gleich gesetzt
- alle Bögen sind einer Dokumentation zugeordnet und können gemeinsam abgerechnet werden

II. Für einen Patient gibt es pro Indikation eine eigene Dokumentation

MFA-1 erstellt die Dokumentation und wählt bei "Eingeschrieben wegen" die Patientenindikationen aus [4]. Dies ist wichtig, weil diese Parameter atomatisch in die Folgedokumentation übernommen werden. Auch bei "Begleiterkrankungen" verringen sich die Ausprägungen um die gewählten Indikationen [5] ( andernfalls [4a] muss man noch die zusätzlichen Angaben machen [5a]).
Anschließend bearbeitet MFA-1 den eigenen Bogen, z.B. [6]
MFA-2 öffnet die Dokumentation oder erstellt eine neue, falls es noch keine angelegt wurde
MFA-2 wählt die nicht zutreffende Indikation [7] ab [8], und aktiviert diejenige für die sie zuständig ist [9]
Da der Export-Archiv nur eine Dokumentation pro Patient enthalten kann, müssen die Dokumentation = Indikationen separat abgerechnet werden
In der Übersicht von eDokumentationen kann man die Dokumentationen ausfiltern [10] und die Abrechnung erstellen, die nur die gleichen Indikationen hat [11]

Simone Zinnbauer

Hallo Frau Pavlyukevich,

leider hilft uns das nur bedingt. Eher gar nicht..

Da jede MFA ihre Zuständigkeit hat, und diese auch alleine abarbeitet, kann die Dokumentation nicht offen gelassen werden. Wir versenden diese, anders als oben aufgeführt wurde, sobald wir einige zusammen haben.

Es ist auch so, dass ich, z.B. COPD und Asthma dokumentiere, diese sollen nach Möglichkeit schon zum 20. des 2. Quartalsmonats bei der Datenstelle eingehen, also muss ich ja schneller sein, die Kolleginnen haben da etwas mehr Zeit.

Es wäre für uns wirklich angenehm, wenn das System DMP's unterscheidet und nicht Dokumentationen. Also nach Indikation.

LG

Tatiana Pavlyukevich

1.Die Dokumentation muss nicht geöffnet bleiben. Kann von anderer Mitarbeiterin auch am anderen Client später oder gleichzeitig bearbeitet werden.

2. Die Arbeitsweise "II. Für einen Patient gibt es pro Indikation eine eigene Dokumentation" ist doch was Sie brauchen. Ich würde Ihnen empfehlen einen Termin für DMP-Schulung mit tomedo-Support zu vereinbaren. Support zeigt Ihnen den Ablauf, den für die Praxis am besten passt.

3.Gewöhnlich müssen die Erst- und Folgedokumentation spätestens zehn Tage nach Ende des Dokumentationsquartals in der DMP-Datenstelle vorliegen. Es ist empfohlen die Dokumentationen sukzessiv während des Quartals zu übermiiteln. Ist aber kein muss.

Simone Zinnbauer

Hallo Frau Pavlyukevich,

Ich habe nochmal versucht alles zu lesen. Ich denke wir sprechen an einander vorbei.

Wenn ich die Bilder richtig interpretiere, handeln wir genau nach Nr. II. aber bei der manuellen Übernahme der Daten (der Button unten im Dokufenster) aus der alten Dokumentation, nach dem die richtige links ausgewählt wurde, fehlen fast immer die Medikamente.

Hier ein Beispiel. DMP DM 2 wurde dieses Quartal schon dokumentiert, COPD nicht.

Vielleicht können Sie uns dabei helfen.
Vielen Dank und freundliche Grüße

Tatiana Pavlyukevich

Ah, jetzt verstehe ich das Problem. Die Medikamente werden nicht gelöscht, sondern nicht angezeigt und als Folge konnten in die Folgedokumentation nicht übernommen werden.

Das Bestimmen von letzter zur Indikation passenden Dokumentation und die Übernahme von indikationsspezifischen Parametern (Mediks, Schulung) wir in der nächsten Version angepasst. (v1.151.1.21 oder v1.152.0.11)

Simone Zinnbauer

Alles klar, vielen Dank. 😀