Guten Tag, Ich wollte mich mal Austauschen wie andere Terminausfälle handhaben. Dieses Monat sind es wieder sehr viele Ausfälle bei uns. Unsere Ausfallquote liegt bei aktuell knapp 10%. Was mich verwundert da jeder Patient ständig sagt er bekommt überall schwer ein Termin beim Arzt. Ich habe mir von Honorausfallformularen für Patienten erhofft das es zu niedrigen Ausfallquote führt aber den Leuten scheint es egal das ein Ausfallhonorar fällig wird. Über Tomedo lassen wir alle Patienten Patientenformular mit Ausfallhonorar ausfüllen. Wer nicht erscheint zum Termin wird täglich mit automatischen Statistikabfrage mit einen Marker Mahnung belegt. Den Damen an der Rezeption ploppt ein Hinweis auf wenn sie die Karteikarte des Patienten öffnen. Meine Frage gibt es eine Möglichkeit Patienten automatisch wenn sie den Marker für Mahnung haben zu sperren für OTK Termine und natürlich wenn der Marker weg ist sollte die Sperrung entfernt werden. Oder hat jemand hier ein gut funktionierendes System die Ausfallquote niedrig zu halten?

Hallo, wir haben eine Ausfallquote, die wesentlich geringer ist. Auch wir nutzen ein Ausfallhonorar. Die Patientin müssen bei Online-Termin anklicken, dass sie die Gebühr bei no-show zahlen müssen, bevor sie telefonisch einen Termin vereinbaren, hören Sie eine entsprechende Ansage. Außerdem bekommt jeder 2-3 Tage vorm Termin eine Erinnerungsmail, auch in dieser ist das Ausfallhonorar nochmals rot hinterlegt erwähnt. Kann also keiner sagen, er hat es nicht gewusst. Von Daher würd ich sagen ist die Ausfallrate bei ca 0,5-1%. Eine automatische OTK-Sperrung ist leider nicht möglich. Ich hatte das mal mit Herrn Ringling von zollsoft diskutiert. @Herr Ringling: haben Sie da zwischenzeitlich eine Möglichkeit gefunden/entwickelt? Wie Sie sehen, ist dafür immer mehr Bedarf dar.

Guten Tag Herr Dr. Stenger, Eine solche Sperrung ist bisher weiterhin nicht möglich. Ich werde das Produktmanagement auf die Anfrage aufmerksam machen, damit dies über die Priorisierung nachdenken kann. Mit freundlichen Grüßen, Toni Ringling

Ich persönlich wundere mich auch, ob hier nicht die bessere Lösung wäre, markerbezogene Terminlimits einzuführen. I.e. ein tomedo-Terminlimit gilt nur für Patienten die einen bestimmten Marker haben oder nicht haben. Dann könnte man alle (Online-)Termine für den Patienten verbieten.

Wie kann man Marker als Bezug in den Terminlimits einstellen?

Guten Tag Herr Dr. Koralewski, Entschuldigung, ich habe mich im letzten Kommentar nicht gut ausgedrückt - das geht bisher nicht, aber ggf. wäre das eine bessere Lösung als so eine spezielle Sperrung, weil wir damit mehr Wünsche auf einmal erfüllen könnten. Mit freundlichen Grüßen, Toni Ringling

Das mit den Markern wäre auch eine gute Möglichkeit. Hauptsache man müsste nicht den Patienten einmal über einen Marker und damit verbundenes Hinweisfenster für die MFA sperren und einmal in den OTK zum Sperren eintragen. Das gleiche dann nochmal zum Deaktivieren der Sperre, wenn er die Ausfallgeböhr bezahlt hat. Toll wäre es, wenn man Marker entsprechend nicht bezahlter Privatrechnungstypen setzen und entfernen könnte.

Marker würde toll funktionieren, da ich Patienten dann Sperren könnte je nach Marker. Ein Strike System einführen könnte für Verspätungen. Toll wäre es auch Marker in den Kalender anzuzeigen so das man gleich sieht jemand hat seine Rechnungen nicht bezahlt.

Guten Tag, Wir haben die Sache im Team nochmal besprochen. Momentan sollen noch langfristig Daten gesammelt werden - insbesondere, aus welchen Gründen Patienten automatisch gesperrt werden, wie z.B. verpasste Termine und unbezahlte Rechnungen und wie Patienten wieder entsperrt werden können. Danach soll das Ganze als größeres Projekt aufgezogen werden in Absprache mit anderen Bereichen. Die Idee mit den Limits hat entsprechend nicht wirklich Akzeptanz gefunden. Mit freundlichen Grüßen, Toni Ringling

Wir haben ein ähnliches Problem, wie oben beschrieben. Besonders häufig tritt es bei telefonisch vereinbarten Terminen auf, bei denen keine E-Mail-Adresse für Erinnerungen hinterlegt wurde. Aufgrund unserer langen Wartezeiten auf Termine vergessen viele Patienten ihren Termin einfach.Allerdings gibt es auch zahlreiche Patienten, die trotz E-Mail- und SMS-Erinnerungen nicht erscheinen. Da wir großen Wert auf Qualität und eine gute Beratung legen, räumen wir für Erstvorstellungstermine (EV-Termine) hohe Zeitkontingente ein. Wenn jedoch mehrere dieser Termine hintereinander nicht wahrgenommen werden, kommt es häufig zu Leerlaufzeiten von bis zu einer Stunde.Mein Vorschlag:Ich wünsche mir ein Admin-Panel, mit dem man festlegen kann, dass Patienten nach einer bestimmten Anzahl nicht abgesagter Termine automatisch gesperrt werden. Diese Einstellungen sollten individuell nach Terminart konfigurierbar sein.Funktionalitäten der Sperre:Sperrstatus: Der Patient sollte keine Online-Termine mehr vereinbaren können. Auch in der Praxis sollten keine manuellen Termine vergeben oder Formulare erstellt werden können.Automatische Erkennung: Das System sollte erkennen, ob der Patient einen Termin versäumt hat, z. B. indem der Haken bei "War da" nicht gesetzt wurde.Entsperrung: Eine Entsperrung sollte durch einen Button erfolgen, der die Zählung zurücksetzt und einen neuen "Start" ermöglicht.Erweiterung des Admin-Panels:Zusätzlich wünsche ich mir die Möglichkeit, Patienten auch aus anderen Gründen manuell sperren zu können, beispielsweise:Häufige, aber zu kurzfristige Terminabsagen.Wiederholte kurzfristige Absagen von Operationen.Inkompatibles Verhalten, mangelnde Compliance oder asoziales Verhalten, das eine weitere Behandlung unzumutbar macht.Frage an Kollegen:Wie handhabt ihr solche Situationen? Gibt es bereits Systeme oder Prozesse, die solche Probleme effektiv lösen?Vielen Dank im Voraus für eure Erfahrungen und Tipps!Mit besten GrüßenManuel Nastai

Hi, das Problem mt den langen Wartezeiten und en daraus entstehenden Ausfällen (Termin vergessen/vorher woander einen temrin bekomme) hatten wir auch.Wir sind deswegen dazu über gegangen, die Termine maximal 3 Monate im Voraus zu vergeben. Damit löst man einen Teil der Probleme. Wir drohen auch mit Terminausfallhonoraren, aber ich habe es bisher nicht umgesetzt, da es am Ende viel Aufwand für wenig Ertrag ist - als konservative Kardiologen können wir kein hohes Ausfallhonorar geltend machen. Eine Sperrmöglichkeit finde ich sinnvoll, und das über Marker zu lösen ist bei unseren Arbeitsabläufen sinnvoll, da man die Marker dann manuell oder auch automatisch setzen kann. Am wichtigsten wäre ein Marker, der automatisch ein no Show markiert, bisher wird zwar das "war da" Häkchen gesetzt, aber es gibt nach meinem Wissen keine einfache Möglichkeit, einen "war nicht da" Marker zu setzen. -js

Terminausfälle minimieren

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Stenger,

Ende des Monats finde der Bau statt. Vermutlich also mitte Januar.

Wir haben keinen genauen release-Plan. Es kommt immer recht stark darauf an, ob bei den Testpraxen noch ernstzunehemnde Fehler auftreten.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Mateusz Koralewski

Super Nachricht mit den Markern. Meine MFAs und ich freuen uns drauf.

Ich hatte noch eine andere Frage.

Wie geht man mit Neupatienten um die sich einbuchen aber gar nicht erscheinen.

Gibt es hier eine gute Lösung? Automatische Terminlöschung wenn die Honorarausfallvereinbarung nicht unterzeichnet wurde?

Jan Smid

Hi,

wirn lösen das mit den Tomedo-Patientenformularen. Die Neupat bekommen den Formularlink per EMail zugeschickt und füllen den aus, wir haben die Unterschrift obligatorisch gemacht.

-js

David Stenger

Wenn mit der 152 die Sperre über Marker kommt, setzte ich einen Marker automatisch über eine Aktionskette.

Über "automatische Marker" lässt sich der Marker ebenfalls setzen, falls eine entsprechende Rechnung offen ist. Genauso wird der Marker hoffentlich aber auch wieder beim Bezahlen der Rechnung automatisch entfernt.

@Herr Ringling: wann wird das Script für automatische Marker ausgeführt? Beim Öffnen der Kartei/Patientendetails oder z.B. auch beim Einlesen von Buchungen? Falls dies nicht beim Einlesen von Buchungen der Fall ist, wäre das ein dringlicher Wunsch zur halb-automatisierten Patientensperrung bzw. genauer gesagt. Aufheben der Sperre.

Da ich nicht (zumindest hab ich nicht rausgefunden wie) direkt auf eine Privatrechnung zugreifen kann, habe ich mich dem Karteieintrag "RECHN" bemüht:

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Stenger,

Soweit ich bisher sehe größtenteils beim öffnen der Kartei und wenn die Patientendaten nach dem Start von tomedo zum ersten mal geöffnet werden. Der Experte dafür ist erst nächste woche wieder erreichbar - ich leite die Anfrage an diesen weiter.

Leider scheint das vorallem nicht im Hintergrund zu passieren, was besonderes für soetwas wie verpasste Termine nicht so hilfreich ist, wie ich erhofft hatte.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

David Stenger

Das Setzen des Markers ist - zumindest für meinen Workflow - kein Problem, weil wirich einen Karteieintrag bei no-show anlegen. Dadurch wird eine Aktionskette ausgelöst, die die Rechnung erstellt den Marker setzt.

Christian Klaproth

Das mache ich genau so. Der Marker "Termin nicht wahrgenommen" setzt die AK in Gang, wobei wir aber verschiedene Szenarien unterscheiden.

1. Zuerst nur Ermahnung und Anlegen eine Karteieintrags als Org Cave. Darin zählen wir die Anzahl der Ereignisse.

2. Beim 2. Säumnis innerhalb 12 Monaten, oder bei wenn im Falle einer Onlinebuchung eine vorherige Erinnerung rausgegngen ist, versenden wir stattdessen eine automatisierte Rechnung und der Marker "Rechnung unbezahlt" wird gesetzt.

Solange dieser Marker gesetzt ist, kann von den MFA keine Aktion in der Kartei gemacht werden. Nur mit entsprechender Berechtigung kann der Marker entfernt werden und das auch nur wenn die Rechnung beglichen wurde.

Einziger Schwachpunkt ist weiterhin bestehende Möglichkeit der Onlineterminbuchung. Sollten diese Patienten dann wieder in der Praxis erscheinen, können die MFA nur etwas machen, wenn der Haken entfernt wird. Besser wäre es allerdings, beim Versuch einen Termin online zu buchen, eine Meldung rausgeht, dass der Termin nicht gebucht werden kann, weil keine Berechtigung besteht solange eine Säumnisgebühr nicht bezahlt ist.

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Klaproth,

Mit den hoffentlich kommenden Änderungen in der 152 können Sie die Onlinebuchung über ein Limit auch für alle Patienten mit dem Marker sperren - den Grund können wir leider aus Datenschutzgründen nicht an den Patienten senden.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Stenger,

Ich habe nochmal nachgefragt - im Hintergrund wird das wirklich nicht ausgeführt. Auch z.B. beim Einlesen der Buchungen nicht. Also wirklich nur, wenn man mal die Kartei des Patienten öffnet.

Dadurch fällt die Lösung mit den Markern etwas unschöner aus als erwartet, aber ggf. ist es ja vertretbar, wenn die Sperrung dann verzögert erst nach der nächsten Karteiöffnung eintritt - es muss ja nicht 100%ig genau sein um eine Wirkung zu haben.

Trotzdem notiere ich mir, dass wir für verpasste Termine noch eine extra Statistik einführen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

David Stenger

Guten Tag,

ok schade. Mir geht es ja weniger um die direkte Sperrung. Die erreiche ich ja über meine Aktionskette. Sondern viel mehr um das Aufheben der Sperre, wenn ein Patient bezahlt hat, sodass er dann direkt nochmal Termine online buchen kann.

Dann muss ich wohl bei den Buchungen immer nach den Zahlungen filtern und die Karteien jeweils händisch öffnen.

David Stenger

Hallo Herr Ringling,

das Thema mit den automatischen Markern bei Buchungen beschäftigt mich weiter.

Wenn ich in der Inbox bei Patientenformulare auf Gelesen setze, kann dies als Aktionskettenauslöser gesetzt werden. Besteht vielleicht die Möglichkeit, dass ein Aktionskettenauslöser "Rechnung bezahlt" programmiert wird, der unser Problem hier lösen könnte?

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Stenger,

Ich werde die Anfrage an das Privatrechnungsteam weitergeben.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Mathias Pamperin

Sehr geehrter Herr Stenger,

das mit den Buchungen wird technisch leider nicht in einem vertretbaren Maß an Aufwand für uns gehen, fürchte ich. Ich werde Ihren Wunsch zwar gerne in ein Ticket aufnehmen aber ich sehe nicht, das wir das absehbar machen werden.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

Carmen Paringer

Hallo Herr Ringling, wirde das umgesetzt? wenn ja wie heißt denn der automatische marker der die patienten nach nicht abgesagten Terminen sperrt?

Viele Grüße, C. Paringer-Gholam

Toni Ringling

Guten Tag Frau Dr. Paringer-Gholam,

Leider nein. Wir haben mit dem Team gesprochen, welches für die Markerautomatisierung verantwortlich ist und die nötigen umbauten sind Mittelfristig nicht realistisch. Die Idee wurde entsprechend eingefroren, bis dies möglicherweise passiert.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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