Rechnungen Abgleichen über Referenznummer

Franziska Buchauer

Aktuell ist es in Tomedo nur möglich, Rechnungen anhand der Rechnungsnummer zu finden und zuzuordnen. Dies stell uns jedoch in der Praxis vor Herausforderungen, da viele Patienten im Verwendungszweck ihrere Zahlungen die Referenznummer statt der Rechnungsnummer angeben.

Die Referenznummer ist ein entscheidender Bestandteil in der Zahlungsabwicklung, da sie eine eindeutige Zuordnung ermöglicht, selbt wenn der Name , die Tomedo-ID oder der Betrag nicht übereinstimmen.

Aktuell kann ich die Rechnung nur über die Rechnungsnummer finden, jedoch nicht direkt über die Referenznummer. Gibt es hierfür eine Alternative die ich noch nicht finden konnte oder müssen wir hier uns noch gedulden?

Mathias Pamperin

Sehr geehrte Frau Buchauer,

was genau meinen Sie mit Referenznummer? Meinen Sie damit das Kommando $[pr_referenznummerDE]$? Falls ja, diese soll eigentlich im Zusammenhang mit dem Einlesen von elektronsichen Kontoauszügen benutzt werden. Ich bin mir aus Ihrem Beitrag oben nicht so sicher, welchen Workflow Sie mit dieser Referenznummer bestreiten wollen und würde mich über mehr Details ihrerseits freuen.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

Franziska Buchauer

Sehr geehrter Herr Pamperin,

Danke für die schnelle Antwort!

Der Verwendungszweck ist diesem Fall die Referenznummer, ich habe jetzt bei den Rechnungen gar keine weiteren Angaben außer den Verwendungszweck (Referenznummer)

Ich habe aber keine Möglichkeit über die Referenznummer diese Zahlung ausfindig zu machen.

Jetzt habe ich vieler solcher „Fehler“ Zahlungen, die ich nicht zuordnen kann, Patienten erhalten dann Mahnungen obwohl sie schon längst bezahlt haben.

Welche Möglichkeit habe ich, um über die Referenznummer die zugehörige Rechnung bzw. Patienten zu finden?

Mathias Pamperin

Ah ja, also die Referenznummer besteht aus drei Teilen: Die ersten Stellen sind immer Nullen. Die sind nur dazu da, damit die Referenznummer immer gleich 21 Stellen lang ist. Die letzte Ziffer ist die Prüfziffer. Die dient nur zur Prüfung eines Fehlers. Alles zwischen den Nullen und der letzten Ziffer ist die Rechnungsident. Die Spalte können Sie sich in der Rechnungsveraltung einblenden. Die heißt dort ID. Sie können in der Suche sowohl Rechnungsnummer als auch Rechnungsident eingeben, um die Rechnungen zu finden. Ich fürchte bloß, Sie werden dort keine Rechnung bekommen, weil es Schreibfehler gibt, ansonsten hätte der Buchungsimport das geschafft. Einen sehe ich auch direkt schon: Das U im ersten Verwendungszweck gehört sicherlich nicht in die Referenz. Wie viele dieser nicht zugewiesenen Buchungen haben Sie?

Franziska Buchauer

Habe ich das richtig verstanden, dass es keine Möglichkeit gibt, eine Rechnung über die Referenznummer zuzuordnen? Falls das so ist, verstehe ich nciht, warum es über die Rechnungsnummer porblemlos funktioinert, aber keine alterantive Option zur Vergügung steht.

Wie soll ich künfitg bei offenen Buchungen mit Fehlern die Zuordnung manuell vornehmen, wenn ich nur die Referenznummer als Verwendungszweck habe? Wäre es in diesm Fall nicht sinnvoller, aussließlich die Rechnungsnummer zu verwenden und auf die Angaben der Referenznummer zu verzichten, obwohl diese eigentlich ein wesentlicher Bestandteil sein solte?

Derzeit haben wir 24 offene Buchungen mit Fehler.

Mathias Pamperin

Na ja, eigentlich ist die Zuordnung durch die Referenznummer die beste Möglichkeit zur Zuordnung, weil es keinerlei Spielraum gibt. Wird die Zuordnung per Rechnungsnummer gemacht, gibt es die schon, weil dann Präfixe, Daten, Abschneidungen, etc. mit bedacht werden müssen. Hier ist das Problem, dass sich Ihre Patienten verschrieben haben. Beim ersten Verwendungszweck ist ein Leerzeichen und in U und beim zweiten fehlt eine Ziffer, um auf die Länge von 21 Ziffern zu kommen. Ich kann Ihnen nur raten, sich mit unserem Support in Verbindung zu setzen, um zu schauen, was man da noch tun kann.