Mindestterminzahlen: Definierte Anzahl von Akut-Slots pro Tag

Marcel Markgraf

Wir benutzen den OTK in unserer Kinderarztpraxis für alle Termine und Terminarten. Es gibt auch keine Akutsprechstunden, sondern buchbare Akuttetmine. Insgesamt, werden die verschiedenen Terminarten von uns weniger durch Ressourcen gesteuert, sondern mehr durch Terminlimits. Das hat den Vorteil, dass langfrisig geplante Untersuchungen "locker" über den ganzen Tag gebucht sind. Alle Lücken dazwischen werden dann automatisch als Akutslots genutzt. Im Gegensatz zu einer festen Akutzeitspanne, hat das den Vorteil, dass nie große Lücken entstehen, sondern über den ganzen Tag eine gleichmäßigere Verteilung des Patientenaufkommens herscht. Mit großen Akutzeitblöcken hatten wir im Sommer immer mal Zeiten, wo kaum jemand in der Praxis zu den Akutzeitblöcken kam, nur um dann in den Vorsorgeblöcken einen Patienten nach dem nächsten zu haben. Und das an einen Tag: Gähnende Leere und rammel voll zugleich.

Wir wollen dieses System gerne weiter ausbauen und wünschen uns ein Feature:

Man müsste festlegen können, wie viele Akutslots pro Tag in der Praxis und unabhänig von der Anzahl der anwesenden Ärzte freibleiben müssen. Das ist natürlich jahreszeit- und wochentagabhängig und müsste tageweise festgelegt werden, ähnlich wie die Ressourcen. (Auch Terminlimits sollten im Übrigen eigentlich tageweise definiert werden.) Das Ganze wäre eine Art inverser Terminlimits und würde eine extreme Erleichterung darstellen. Auf die Art wäre immer sichergestellt, dass eine vordefinierte Anzahl von Akutterminen verfügbar bleibt. Diese Anzahl kann dann über Erfahrungswerte justiert werden. Das aufwändige fummeln an den Ressourcen wäre faktisch nicht mehr mötig. Alle anderen Terminarten könnten über Terminlimits gesteuert werden.

Ich glaube, dass sich so über Terminlimits und "Mindestterminzahlen" ein deutlich eleganteres Buchungssystem mit deutlich leichterer Konfiguration abbilden ließe, als das aktuell über die sehr fummligen und technischen Ressourcen. Diese bilden den Papiekalender nach und nutzen das digitale Potenzial gar nicht aus.

Toni Ringling

Guten Tag Herr Markgraf,

die Anfrage, mindestens x Termien freizuhalten, hatten wir vor kurzem schonmal im Team diskutiert, weil eine andere Praxis immer mindestens x Termine frei haben wollte. Technisch wäre das eine größere Schwierigkeit. Wir kennen noch keine effiziente Möglichkeit um festzustellen, ob man noch x Termine einer Art an einem Tag buchen könnte - allein die freien Zeitbereiche zu nehmen und durch die Länge zu teilen geht gerade aufgrund von Terminlimits nicht. Hinzu kommen noch andere Probleme wie z.B. die optimale Aufteilung zu finden wenn für die Akuttermine verschiedene Kalenderkombinationen möglich sind. Mehrere solcher Anforderungen könnten auch effektiv dazu führen, dass Platz ist aber man gar keine Termine mehr buchen darf. Entsprechend wurde die Idee erstmal abgelehnt.

Ich kann das nochmal aufnehmen, aber da dies der erste tatsächliche Wunsch ist - und wir für solche Sachen eigentlich das Ressourcenmodell haben - kann ich nichts versprechen.

Ab der 147 ist es zumindest möglich bei Limits anzugeben, dass diese nur zu bestimmten Wochentagen oder in bestimmten Datumsbereichen gelten.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Marcel Markgraf

Vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung.

Ich kann die technischen Schwierigkeiten dabei leider nicht nachvollziehen. Wie wird das Vorgenen, die noch verfügbaren Zeitbereiche durch die Terminlänge zu teilen, durch die Terminlimits beieinflusst? Die Terminlimits anderer Terminarten sollten keine Auswirkung haben. Für Termine mit Mindestanzahlen dürften keine Terminlimits definiert werden. Man muss sich Quasi entscheiden, ob Terminlimit oder Mindestanzahl für eine Terminart vergeben werden soll.. Nichts anderes müssen wir aktuell händisch machen. Über die "richtige" Aufteilung zwischen den Ärzten muss sich Tomedo aus meiner Sicht nicht kümmern. Das nicht sich einfach, wie es sich bucht, hauptsache es ist Schluss, wenn X Akuttermine unterschritten werden.

Wir bereits geschrieben nutz das Ressourcenschema die digitalen möglichkeiten nicht aus. Das komplette Freihalten von risiken Zeitblöcken erzeugt potenziell eben auch riesige Löcher. Das ist Zeit die auch nicht für andere Patienten genutzt werden kann, da die ja dann alle gleichzeitig in einem potentiell wiederum komplett gefüllten Zeitblock kommen...

Toni Ringling

Guten Tag Herr Markgraf,

"Für Termine mit Mindestanzahlen dürften keine Terminlimits definiert werden." - das brauchen Sie vielleicht nicht, aber dann doch wieder der nächste Kunde. Entsprechend würden wir eher Lösungen bevorzugen, die sich nicht gegenseitig einschränken. Limits beeinflussen das insofern, dass es z.B. minutenweise/stundenweise Limits geben kann, wodurch man die freien Bereiche nicht wirklich füllen könnte.

Selbst ohne Limits wäre es im allgemeinen Fall nicht so einfach, weil wie Beschrieben ja verschiedene Kalenderkombinationen möglich sind, sodass sich Termine zur gleichen Zeit möglicherweise einschränken und möglicherweise nicht.

Ich sollte noch anmerken, dass die Einschätzung bisher nur grob ist. Um richtig festzustellen, wie Aufwendig das ist, müsste auch erstmal die Entscheidung getroffen werden, dass die Entscheidung getroffen wird, einen Algorithmus zu entwerfen.

Die Löcher Ihre Variante ja auch - da können sich diese nur freier bewegen. Ist Ihnen bekannt, dass es verschiedene Möglichkeiten gibt, Ressourcen kurzfristig auch für andere Suchen freizuschalten?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Marcel Markgraf

Die Argumentation ist für mich leider nicht schlüssig: Sie sagen die flexible Variante ist so kompliziert, dass sie eigentlich unmöglich umzusetzen ist und deshalb auch nicht umgesetzt wird. Gleichzeitig argumentieren Sie, dass die einfache, direkte Variante nicht umgesetzt wird, weil sich andere Praxen ggf. die komplizierte, unmögliche Variante wünschen. Weil diese aber nicht möglich ist, wird die Umsetzung in Gänze nicht erworgen. Das ergibt für mich leider keinen Sinn.

Ich vermute, dass Mindestterminzahlen mit nur mit Einschänkungen möglich sind. Auch ohne lange darüber nachgedacht zu haben glaube ich, dass dann

keine Terminlimits für diese Terminart existieren können,
das auch nur für max. eine (Akut-)Terminart geht.

Alles Andere wäre wirklich zu kompliziert.

Ich möchte daher gerne nochmal versuchen die Vorteile der Mindestterminanzahlen zu illustrieren. Links und rechts wurden die gleichen Termine gebucht.

Links wurde angenommen, dass zwei 1h-Langfristblöcke und zwei 2h-Akutblöcke als Ressourcen vorgesehen wurden. Wenn nun (im Extremfall) niemand zu den Akutterminen kommt, ist für die anderen Termine dennoch nicht mehr zeit, weil die alle gleichzeitig kommen.

Links wurde, wie von uns bereits in der Praxis gelebt, über Terminlimits locker über den gesamten Vormittag gebucht. Alle "natürlichen" Lücken werden als Akuttermine freigegeben. Das machen wir auch heute schon so. Kommen wenige Akute kann die Zeit für die Langfristtermine genutzt werden und es kann sich hier mehr Zeit gelassen werden. Das einizge Problem ist aber im Gegensatz zu dem Schema rechts, dass wir nicht automatisiert festlegen können, dass (wie in diesem Beispiel) 12 Akutslots freigelassen werden sollen.

Wie schon gesagt, glaube ich, dass die Umsetzung an sich sehr einfach ist (Zeit/Dauer=Anzhl) und schon in dieser einfachsten Ausbaustufe eine deutlich smarteres Buchen erlaubt, als das der aktuell mit Ressourcen der Fall ist.

Marcel Markgraf

Ich kann meine Anforderungen auch gerne im perönlichen Gespräch weiter ausführen. Ein großer Nachteil des aktuellen Systems ist auch die Justierung bei Unregelmäigkeiten im Dienstplan:

Wir wissen, dass wir montags im Winter 40 Akutslots brauchen.
Wir stellen nun die Schemen so ein, das diese über zwei Ärztinnen zur Verfügung stehen. Bei zwei Ärztinnen sind das 20 Slots pro Ärtzin.
Nimmt nun eine Ärtzin Urlaub und Ihr Kalender wird automatisch über Arzeko blockiert, so stehen auf einmal nur noch 20 Akutslots zur Verfügung.
Man nus nun händisch die betreffenden Schemen anpassen, damit wieder 40 Slots zur Verfügug stehen.
(Nimmt man später Anpassungen an den Ressourcen vor und will diese für die Zukunft ausrollen, so muss man zwingend darauf achten diese händischen Anpassungen für Abwesenheiten nicht versehendlich zu überschreiben, da sonst wieder nur die Hälfte der Akutslots zur Verfügung stehen)

Wir haben aus deisem Grund mit dem OTK derart viel Konfigurations- und Rekonfigurationsaufwand, dass tatschlich fraglich ist, ob dies besser ist als ein einfacher von den Schwestern händisch gerführter Kalender. Wir schaffen es nicht, dass wir einmal konfigurieren und uns im Regelfall dann nicht mehr darum kümmern müssen. Grund allein ist dass, wir händisch genügend Akutslots freihaten müssen. Trotz aller Automatisierung und Digitalisierung. Das aktuelle System orientiert sich zu sehr am analogen Kalender und lässt die digitalen Möglichkeiten ungenutzt. Das kann ehrlich gesagt nicht das Ziel sein.

Toni Ringling

Guten Tag Herr Markgraf,

die "einfache" Variante ist selber nicht einfach, sondern zumindest mittelmäßig schwer. Die Angabe Zeit/Dauer = Anzahl bricht wie beschrieben, sobald man verschiedene Kalendersätze in den freien Terminbereichen hat. Z.B. wenn diese jeweils 2 von 3 Terminen Kalendern brauchen. (Zusätzlich muss man auch noch den Sonderfall einer gesonderten "Länge bei Suche" beachten. Bei Terminketten müsste man auch einiges anfassen, damit sichergestellt werden, dass die Termine alle zusammen passen. Möglicherweise kommt noch mehr hinzu, wenn das noch tiefer analysiert wird.)

Wenn wir all die Sachen die Probleme machen nicht erlauben, dann ist das ein nicht zu vernachlässigender Aufwand für Entwicklungen, die möglicherweise nur für äußerst wenige Personen nützlich ist. Z.B. bei Terminketten kommt es nichtmal darauf an, ob da eine der betroffenen Terminarten drin ist, das ist immer ein Problem - und das komplette ausschalten von Terminketten wäre nicht wirklich akzeptabel.

Die einzige andere Praxis, welche sich bisher etwas in die Richtung gewünscht hatte, wollte z.B. für die gleichen Terminarten, für die Plätze freigehalten werden sollten, zusätzlich noch Limits, damit nicht zu viele von denen kurz hintereinander sind. Von daher sind Sie der einzige uns bekannte Kunde, der dieses Feature in der Form will.

Unsere Ressourcen sind eingeschränkt und wir müssen versuchen, mit möglichst wenig Aufwand möglichst vielen Kunden so gut es geht zu helfen.

Im Team hatten wir das Thema besprochen. Wir haben ein Ticket angelegt wo wir sammeln, ob weitere Wünsche hierzu aufkommen, aber anhand des Aufwand/Wunschvolumen-Verhältnisses wurde noch keine Umsetzung beschlossen.

Das man bei einer Übertragung von Schemata gewarnt werden soll, wenn dort manuelle Änderungen vorliegen, soll implementiert werden (zumindest, für neue Übertragungen/Änderungen). Einen Zeitraum dafür kann ich nicht angeben.

Woraus ergeben sich diese Akut-Slot-Zahlen eigentlich? Hat das einen rechtlichen/finanziellen Hintergrund, oder ist das irgendetwas auf eigene Initiative?

Ich mache das Produktmanagement nochmal gesondert auf diesen Thread aufmerksam.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Marcel Markgraf

Vielen Dank für die Ausführungen. Diese zeigen allerdings auch, dass Sie die Anforderungen nicht ganz verstehen. In einer Kinderarztpraxis kommen Patienten mit langfristig planbaren Anliegen und Patienten mit kurzfristigen akuten Erkrankungen.

Viele Praxen haben für letzteres eine Akutsprechstunde, wo einfach zu einer beistmten Zeit alle Patienten mit akuten erkrankungen kommen sollen. Das hat viele Nachteile:

Alle Patienten kommen gleichzeitig oder so früh sie können.
Die Patienten müssen dann mitunter lange warten, ehe sie dran kommen.
Das Wartezimmer ist überfüllt und Kinder stecken sich ggf. gegenseitig weiter an.

Der OTK bietet die Chance dies zu vermeiden, indem sich auch Akutpatienten einen Termin buchen. Die Anzahl der Akutslots ist daher ein Erfahrungswert. Ähnlich wie die Länge einer Akutsprechstunde. Wir glauben zu wissen, dass an einem Montag im Winter voraussichtlich 40 Akutpatienten kommen werden. Im Sommer hingegen aber nur 15.

Warnungen etc. verhindern leider nicht, dass ich dennoch händisch nacharbeiten muss. Weil ich alle anderen Änderungen ja dann in den betreffenden Zeiten nachführen muss.

Ich glaube der Grund, warum die Anforderung noch nicht oft kam, liegt darin, dass Praxen mit diesen Anforderungen nicht zu 100% auf den OTK setzen und das Ganze weiterhin teilweise händisch machen. Weil sie wissen, dass diese Anforderungen so nicht abbildbar sind.

Wir hingegen versuchen schon heute zu 100% auf den OTK zu setzen.

Wie gesagt, stehe ich für einen persönlichen Austausch hierzu gerne zur Verfügung.

Nora Schock

Vielen Dank Herr Ringling, dass Sie mich auf diese Unterhaltung hier aufmerksam gemacht haben!

2024 hatte Herr Markgraf tatsächlich fast dasselbe Anliegen, das ich Ihnen April/Mai 25 geschildert habe: /d/99203

Ich denke ähnlich wie Herr Markgraf, dass die meisten Tomedo-Kunden sich mit dem Kalender irgendwie durchwurschteln, weil sie meinen, es ginge nicht besser. Oder das fehlende Interesse am Thema liegt daran, so wie Sie vermutet haben, dass die Titel der Unterhaltungen wenig aussagekräftig für den Blickfang anderer Forums-Leser sind.

Ich würde dehalb eine neue Unterhaltung starten mit einem griffigeren Titel: /d/100753