Das Problem hatten wir auch. Neue Karteieintragstypen mit "Anhang" als Standardmedientyp erstellen. Wir haben Mail_eing, Mail_ausg, KIM_Eing, KIM_ausg. Die Mails werden ganz normal versendet, nur die Dokumentation in der Karteikarte erfogt entsprechend.
So kann man gut filtern und suchen und für jeden Vorgang einstellen, ob vidiert werden soll oder nicht, oder von wem.
s.a./d/84650