Nach Dateninfarkt: sind diese Elemente des Ordners "files" wichtig oder kann das weg? Weniger Daten

JA Wessig

So angenehm es ist, CT und MRT-Untersuchungen als .zip file von der Radiologie herunter zu laden anstelle eine CD einlesen zu müssen, birgt dies' doch eine neue Fehlerquelle, indem das DICOM.zip-File versehentlich in einem Tomedo-Lauscher gespeichert wird und damit im Ordner "files" landet. Unter anderem wegen mehrerer solcher Ereignisse hatte ich jüngst einen Dateninfarkt, als Tomedo ein backup erstellte und diese von Natur aus großen files (bis zu 340MB) gleich in mehrfacher Kopie auf interner und externer Festplatte landeten.

Weder das Löschen des durch den Lauscher angelegten Karteieintrages noch das Löschen des Attachments aus dem Karteieintrag beseitigt das .zip-file aus dem Ordner files, was wahrscheinlich auch so gewollt ist.

Beim Ausmisten des files-Ordners fiel auf, dass dort 214 historische Arzeko-Versionen (knapp 14gb) als .zip File, 1400 teils historische .zip Files mit dem Dateinamensteil "faceRecognizerModel" (ca. 9gb) aber auch z.B. die vierfache Ausführung eines Tomedo-Handbuches aus dem Jahr 2020 abgelegt sind.

Da wir die Gesichtserkennung wegen falschen Einloggens nicht benutzen, würde ich meinen, dass alles bzw. die Duplikate gelöscht werden können.

Neben den genannten Objekten fällt auf, dass Videos ebenfalls einen sehr großen Platz einnehmen, da sie im .mov Format gespeichert werden. Könnte man die nicht als .mp4 ablegen? das würde auch das Teilen mit Kollegen erheblich erleichtern.

Eine weitere hilfreiche Maßnahme wäre es, wenn Patienten über den Arzt-direkt Messenger mehseitige pdfs erstellen können, sodass ich von dem 16-seitigen Arztbrief nicht 16 jpg-Files sondern ein pdf erhalte.

Das Backup durch Tomedo scheint inkrementiell zu erfolgen, d.h. die og Karteileichen müssen händisch aus allen Backups gelöscht werden, um die Versionierung dieser Backups nicht zu verlieren. Das macht die Sache sehr mühsam.

Der Grund für eine drastische Schlankheitskur des Backups ist der: je kleiner das Backup ist, umso leichter und schneller können weitere erstellt und redundant gesichert werden und umso höher ist der Schutz vor Systemausfall und Ransom-Ware. Die Cloud-only Ablage von Speicherlösungen wie InterNXT und ProtonDrive sind mit den Datenmengen überfordert (was natürlich auch nicht gut ist). Gerade diese wären aber eine sehr gut geeignete Maßnahme, um top-aktuelles Backups außerhalb des Praxis-Netzwerks zu erstellen und sich so vor Ransom-Ware zu schützen.

Hinzu kommt die Energie-Ersparnis durch Daten-Sparsamkeit.

Und last but not least, das hat aber nichts mit dem Ordner "files" zu tun: muss wirklich jeder Tomedo-Nutzer die komplette Versions-Historie der Tomedo-Clients archivieren? Für den Anwender reicht doch die aktuelle Version, vielleicht nicht die Vorgängerversion, ich müsste lückenlos alle Versionen bis 2017 irgendwo gespeichert haben. Man kann die Sicherung der Clients zwar deaktivieren, dann erscheint aber eine eher abschreckende Warnmeldung mit dem Hinweis, dass das Einspielen eines Backups dann nur noch mit der Hilfe von Zollsoft möglich sei, wovon ich mit und ohne archivierte Clients ausgegangen war.

Ich habe im Forum gelesen, dass die Backup-Modalitäten überarbeitet werden. Diesbezüglich würde es mich freuen, wenn das angestrebte Ziel dieser Überarbeitung veröffentlicht werden würde, um abschätzen zu können, ob die genannten Ziele dadurch erreicht werden.

Keine geeignete Lösung stellt in meinen Augen die Anschaffung größerer Backupmedien dar, da diese 1. keinen Ransom-Ware Schutz bieten und 2. man zu Hause ja auch keinen Schuppen baut, um überflüssige Dinge zu lagern.

Viele Grüße
JA Wessig

PS: ich sehe gerade, es gibt auch einen Ordner files_alt. die überwiegende Anzahl der Objekte stammt aus 2022, es gibt aber auch Dateien, die gestern verändert wurden. zB im Ordner Keystores, wobei sich im Ordner selber keine Dateien finden und die Unterordner älter sind!?! Hat dieser Ordner eine Funktion?

PPS: Alte ABDA-Versionen (zusammen 40gb) müssten doch auch weg können

Philipp Steinbach

Hallo,

erstmal danke für ihre ausführliche Nachricht. Ich werde versuchen Ihnen so viel es geht zu beantworten.

Zunächst ist zu erwähnen, dass ein Dateilauscher, der auf .zip-Dateien lauscht, ziemlich ungewöhnlich ist. Vielleicht könnten Sie zunächst dieses Dateiformat herausnehmen. Wenn Dateien aus Versehen im überwachten Ordner landen, könnte man vielleicht an der Wahrscheinlichkeit, dass das passiert, arbeiten, auch wenn man das nie komplett ausschließen kann.

Thema: 214 x Arzeko

Valider Punkt, nehme ich mal mit.

Thema: "faceRecognizerModel" (ca. 9gb)

Kann ich persönlich keine Aussage treffen, aber ich versuche ihnen da noch eine Antwort nachzuliefern.

Thema: Arzt-direkt Messenger mehrseitige pdfs

Habe ich mal weitergeleitet

Thema: Dinge aus Backups löschen

Das würde ich generell sein lassen. Kann sein, dass sie sehr groß sind. Aber das Löschen könnte Probleme verursachen und die Backups unbrauchbar machen. Lieber nach vorn schauen.
Wir tun uns selbst schwer daran, Mechanismen einzubauen, die Dinge einfach löschen.

Thema: tomedo-Clients archivieren?

Da werden auch gerade Überlegungen angestellt, ob das noch nötig ist. Wir arbeiten dazu an einer Lösung. Es liegt an einem historisch gewachsenen Prozess, der auch nach unserer Auffassung abgeschafft werden sollte.

Mit freundlichen Grüßen

P. Steinbach

JA Wessig

Hallo Herr Steinbach,

danke für die ausführliche Antwort.

Der Filter-Option beim Datei-Lauscher habe ich bislang zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet - danke für den Hinweis.

Könnten Sie auch die Frage nach mp4-Videos mitnehmen, obwohl auf die schnelle auch im App-Store keine App finde, die gleich MP4-Videos aufnimmt.

Last but not least etwas Mystisches: ich habe den files-Ordner mal mittels DevonThink analysiert und unter 480.000 Dateien 60.000 Duplikate gefunden, teilweise sind bis zu 70mb große Videos zweimal abgelegt bzw. im Abstand von z.B. 17 Minuten erstellt worden, die per Import in die Kartei geführt wurden. Mit der Kartei verlinkt wurde die jüngere/später gespeicherte Datei. An dem Tag gibt es aber bei dem richtigen oder etwaigen falschen Patienten keinen aktiven oder gelöschten Karteieintrag, über den die ältere/früher entstandene Datei ihren Weg in den Ordner Files hätte finden können.

Das gleiche gilt mit anderen Vorzeichen für ein Video, das mit der Tomedo-App aufgenommen wurde: jetzt gibt es für die in diesem Fall 33 Minuten jüngere/später angelegte Version keinen Karteieintrag.

Der Speicherort ist jeweils files/yyyy/mm und nicht ein temp Ordner. Wenn ich die Datei auf meinen Computer herunter lade, findet diese sich im cache mit dem Erstellungsdatum vom heutigen Tag. Kann es sein, dass diese Temp-Version auf dem Server (zumindest für Szenario 2) für das Entstehen von Duplikaten verantwortlich ist?

An der Größe der Dateien sollte es nicht liegen, da auch pdf-Dateien von 1.5mb Größe betroffen sind.

Können Sie mal bei sich schauen, ob Sie das Problem nachstellen können?

Löschen kann man die Duplikate in der Tat nicht einfach, da trotz identischem Dateinamen das nicht verlinkte Duplikat nicht verwendet wird, wenn man das verlinkte Duplikat löscht.

Schließlich: das Entstehen von Duplikaten hält bis heute an, allerdings scheinen die Dateien das selbe Datum und Uhrzeit zu haben, unterscheiden sich aber in der Ziffernkolonne zu Beginn des Dateinamens. Es betrifft z.B. auch preview-Dateien von Rezepten/Formularen.

Viele Grüße
JA Wessig

Update: wenn man sich erstmal darauf einschießt: wenn man einen Serienbrief an den Patienten und den Hausarzt schreibt, dann hat die pdf-Kopie des KIM-Briefes an den Hausarzt 330kb, an den Patienten 1.4mb und nach pdf-Druck an den Hausarzt ebenfalls 1.4mb. Das wird ja wahrscheinlich an unterschiedlichen pdf-Profilen liegen. Ist das so gewünscht?

Philipp Steinbach

Hallo,

ich hoffe, Sie finden eine Möglichkeit, mit den Filtern beim Dateilauscher eine zufriedenstellende Lösung zu finden.

Thema .mp4-Format:

.mov ist ein von Apple entwickeltes Format, welches in unserem Kosmos mit hoher Sicherheit die beste Performance liefert. Eine Konvertierung zu .mp4 kann 10-30% an Speicherplatz einsparen. Das ist nicht insignifikant, aber auch nicht die Welt.

Das Gleiche könne sie erzielen, wenn sie im iOS die Bildqualität senken. Ich kann nicht beurteilen, wie hochaufgelöst ihre Videos sein müssen, aber unter “Einstellungen > Kamera > Video aufnehmen” können sie auf 720p runter und auch gesichert ca. 30% an Daten einsparen.

Thema Duplikate:

In der Regel berücksichtigt der Dateilauscher Duplikate. Haben sie vielleicht in den Server-Tools und im tomedo-Client einen identischen Lauscher eingerichtet?

Ich schätze ihre ausführliche Erläuterung sehr. Ich werde auch nochmal einen Lauscher in den Server-Tools prüfen, aber vielleicht ist es das Einfachste, wenn sie ihre Konfiguration von einem Techniker prüfen lassen. Melden Sie sich doch bitte hier im Kundenportal mit ihrem Problem. https://zollsoft.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/6/create/111

Das ist der effektivste Weg, um ihr Problem zu lösen.

Mit freundlichen Grüßen

P. Steinbach