Guten Morgen,
ich nutze hierfür gerne die Briefkommandoliste um Datum/zeiträume/Quartal zu definieren:

Für die Bedingung könnten Sie dann einfach den Platzhalter kopieren.
Sofern Sie in der Praxis sicherstellen können, dass alle Ärzte / Mitarbeiter den Textbaustein nutzen, ist die Bedingung gut. Ich verfolge aus der Praxis herraus das Ziel so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Da ansonsten bei Abweichungen in Zeichenstzung, Leerzeichen, Buchstabendreher die Kette nicht auslöst. Das ist oftmals ein schmaler Grad...
Viele Grüße
Felix