OTK 2, Absage eines ganzen Terminblockes

Knut Behle

Moinsen,

wir nutzen tomedo leider noch nicht in der ganzen Breite. Dafür sind m. E. die features nicht alle völlig pflegeleicht.

Gerne würden wir auch den OTK 2 nutzen. Das tun wir im Moment nicht, da eine ganz wichtige Funktion m. E. fehlt.

Bei plötzlicher Erkrankung kann man in anderen OTKs mit gedrückter Maustaste über den ganzen ausgewählten Tag fahren, die Maustaste loslassen und alle Patienten werden per Mail und/oder SMS informiert.

Wenn ich das richtig sehe, muss man im OTK2 jeden Patienten anklicken. Das ist mühsam.

Wenn eine solche Funktion verfügbar wäre, würden wir sofort wechseln.

Ist so etwas geplant? Wäre schön

Beste Grüße an die Kollegen

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Behle,

im tomedo-Kalender können Sie seit einigen Versionen per gehaltener linker Maustaste eine Auswahlbox ziehen und so mehrere Termine auswählen. Dies ist immer nur innerhalb einer Spalte möglich (i.e. bei spaltenweiser Ansicht in einem Kalender, bei nicht-spaltenweiser Ansicht in einem Tag).

Alternativ kann man auch über CMD-Links-Klicks eine feinere Terminauswahl durchführen.

Diese Termine können Sie dann alle in eine beliebige Richtung aus dem Kalenderfenster ziehen um sie alle gemeinsam zu löschen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Toni Ringling

Wenn Sie unter Admin->Kalender->Terminänderungsbenachrichtigungen auch die automatischen Benachrichtigungen für Terminlöschungen konfigurieren, können hier auch automatisch E-Mails für nicht-OTK-2-Termine versendet werden (wobei nicht-mögliche Benachrichtigungen wegen z.B. fehlender E-Mail-Adresse dann in der Inbox landen).

Möglicherweise ist ein Update für dieses Feature nötig.

Johannes Reichelt

tomedo und der OTK2 ist mittlerweile eine ganze Ecke weiter. Gibt es Neuigkeiten zur Absage von Terminen, z.B. durch Erkrankung eines Behandlers?

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Reichelt,

Der Stand von oben ist momentan weiterhin die empfohlene Herangehensweise.

Was genau stört Sie an dieser Methode? Ist sie zu umständlich oder wünschen Sie sich ein anderes Verhalten beim Löschen?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Johannes Reichelt

Sehr geehrter Herr Ringling,

gerade habe ich mir das Menü zur Verwaltung von Änderungsbenachrichtigungen angesehen.

Auf den ersten Blick ein paar kurze Anregungen:

was ist bei Terminlöschungen der Unterschied zwischen: Immer und standardmäßig an; Nie und standardmäßig aus? Wird man bei standardmäßig beim Löschen gefragt? wo unterscheidet sich dann standardmäßig an und aus? Hier wäre eine Erklärung im Popover hilfreich.
Gerne würde ich auswählen können, für welchen Kalender/Spalte ich Benachrichtigungen versende.
Meine MFAs wiesen zurecht darauf hin, dass wir keine Idee haben, wer die Nachricht nun liest und wer dennoch kommt, weil die Nachricht ungelesen z.B. im Spam landet. Diese wollen wir telefonisch kontaktieren, hier braucht der OTK2 meines Erachtens ein update, dass die Bestätigung der Patientin für den Erhalt der email im gelöschten Termin anzeigt. Keine email-Adresse erhalte ich Nachricht in der Inbox.

Eine Bestätigung über der Erhalt einer email aus tomedo (unabhängig von der email-Empfangsbestätigung - z.B. durch Anklicken eines Buttons in der email) wäre genial:

Hat die Patientin einen Befund erhalten?
Hat die Patientin die Terminerinnerung erhalten und kommt?
Hat die Patientin die Terminabsage per Mail erhalten und kommt sicher nicht?

Diese direkt im Kalender sichtbare Bestätigung durch die Patienten wäre eine große Hilfe in der Kalenderorganisation und bedarf vermutlich größerer Programmierung, Punkt 1 und 2 dürften sich klären oder in meinen Augen recht einfach umsetzen lassen.

Vielen Dank Ihnen im Voraus!

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Reichelt,

Ja bei Standardmäßig x wird man gefragt. Der Unterschied ist, ob die Checkbox mit der man den Versand anstößt erstmal aus oder an ist, also die Aktion, die passiert, wenn man einfach nur OK drückt. Ich schaue mal, ob ich einfach den Text in dem Popup-Button verlängere. Tooltips an solchen Items gehen leider nicht. Vermutlich wird es doch über Tooltips gelöst.

Unterscheidungen nach ggf. Terminart/Kalender/Betriebsstätte sind langfritig geplant. Richtig sinnvoll ist das aber erst, wenn man mehrere Benachrichtigungspläne unterstützt, da in den meisten Fällen nicht nur erwünscht wird, dass nur bestimmte Termine Benachrichtigungen verursachen, sondern dass verschiedene Termine verschiedene Benachrichtigungen verursachen. Theoretisch könnte man die Kalender jetzt auch schon vorziehen, aber das macht nicht vernachlässigbaren Mehraufwand, wenn wir das irgendwann migrieren wollen.

Die Vorschläge mit den Bestätigungen leite ich weiter. Für Nicht-OTK-Mails ist das mit dem Link vermutlich nicht plausibel, weil der Patient den Praxis-Server nicht erreichen kann und soll - da muss immer eine abgesicherte Zwischenpartei verwendet werden. Ob reguläre Terminbestätigungen realistisch sind, kann ich erstmal nicht aussagen, da E-Mails nicht mein Fachbereich sind.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Johannes Reichelt

Hallo Herr Ringling, Danke für die Erläuterung!

Johannes Reichelt

Sehr geehrter Herr Ringling,

nun habe ich eine entsprechende Änderungsbenachrichtigung eingerichtet, jedoch passiert nichts bei Löschen eines Termins.

Ich habe beide Praxis-Email Konten versucht, mit und ohne Signatur versucht, Immer/Standard an/aus versucht, es kommen bei einem Test-Termin mit meiner Mailadresse eine Bestätigung für Buchung und Löschung (auch bei Arzt-Direkt), aber keine Änderungsbenachrichtigung im Sinne der vorgefertigten Mail mit der ausführlichen Begründung.
Auch das Weglassen des Email Konto mit dem Hinweis beim Schließen, dass bei jeder Änderung eine Abfrage erfolgen würde, führt zu keiner Aktion.

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Reichelt,

Ihre Nachricht verwirrt mich etwas. Im ersten Satz schreiben, Sie dass bei einer LÖschungs nichts passiert. Später schreiben Sie "es kommen bei einem Test-Termin mit meiner Mailadresse eine Bestätigung für Buchung und Löschung". Oder meinen Sie, dass eine Löschung von arzt-direkt kommt aber nicht als Änderungsbenachrichtigung.

Handelt es sich bei den Terminen auch um Nicht-OTK-2-Termine? Dies schließt auch ein, dass die Termine nicht offlien angelegt und dann hochgeladen wurden? Wie oben Beschrieben funktionieren dies Änderungsbenachrichtigungen nicht für OTK-2-Termine, das diese ihr eigenes Nachrichtenverhalten über arzt-direkt haben.

Die OTK-Mails muss man getrennt im Dashboard anpassen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Johannes Reichelt

Vielen Dank für die prompte Antwort.

Ja, ich meine, dass keine Änderungsbenachrichtigung kommt, von arzt-direkt kommen Nachrichten.

Ich habe die Termine zum Testen direkt im Kalender angelegt, ob das nun OTK1/2 Termine sind, muss ich schauen.

Ganz ehrliches Nutzerfeedback: Dieses Wirrwarr mit OTK 1/2 Änderungsbenachrichtigung, Dashboard und Co kann ich historisch verstehen, macht es aber alles andere als anwenderfreundlich.

Man überlege: man muss plötzlich eine Sprechstunde absagen und versucht sich dann darein zu fuchsen, während man mehr dank zwei Sprechstunden zu arbeiten hat.

nun ganz konkret: gibt es im Dashboard - wenn ja wo ? - konfigurierbar - ebenfalls Änderungsbenachrichtigungen?

Mit freundlichen Grüßen,

Johannes Reichelt

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Reichelt,

Die Einstellungen für Mails bei Buchung/Verschiebung/Löschung im OTK-Dashboard finden Sie im Reiter Online-Kalender im Bereich E-Mails.

Zusätzlich kann man pro Terminart im Bereich E-Mail gesonderte Konfigurationen vornehmen:

Möglicherweise wurden die von Ihnen erstellten Termine automatisch hochgeladen, falls Sie dies aktiviert haben.

Die Kritik mit der Unübersichtlichkeit OTK/Änderungsbenachrichtigungen leite ich weiter.

Johannes Reichelt

Sehr geehrter Herr Ringling,

vielen Dank für Ihre Unterstützung und die gute Anleitung.

Für OTK-2 Termine habe ich nun eine automatische Mail im Dashboard eingerichtet.

Das jetzige Vorgehen ist nicht ausgereift, was ich kurz erläutern möchte:

Sprechstunde 1 fällt aus, die Kollegin ist krank. Entsprechend richte ich eine automatische Absage-Mail ein.
Nun ruft kurz darauf eine Patientin an und wünscht eine Löschung Ihres Termines, der Grund ist ein anderer. Eine Mitarbeiterin löscht den Termin, die Patientin erhält die zuvor eingerichtete Absage-Mail mit falscher Begründung. Die Mitarbeiterin weiß davon garnichts, denn durch das aus tomedo ausgelagerte Dashboard fehlt jegliches Feedback!
Es ist keine vernünftige Formatierung (z.B. der Zeilenabstände für eine Signatur) ohne html-Kenntnisse möglich.
Auf Anhieb habe ich keine Möglichkeit gefunden, eine persönliche Ansprache einzurichten.
Die geänderte Betreffzeile wurde nicht übernommen.

Ich hoffe nicht, dass das so geplant war.

Sind nicht OTK2-Termine OTK1 Termine? Hierfür funktioniert die in tomedo eingerichtete Änderungsbenachrichtigung ebenfalls nicht. Ich hoffe nicht, dass es hier noch einer 3. Einrichtung bedarf (und später wieder einem deaktivieren, wenn man keine solche Mail mehr rausschicken mag)

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Reichelt,

Anstatt den Grund fest in die Vorlage zu schreiben, sollten Sie am besten bei der Löschung den Grund im DIalog eingeben und entsprechende Kommandos benutzen um diesen anzuzeigen. In tomedo wäre dafür das Terminkommando %r nötig (also z.B. $[selektierterTermin %r]$) und im OTK $begruendung$ (siehe https://arzt-direkt.de/handbuch/online-terminkalender/e-mails/). Im OTK ist der Grund bereits in der Standardvorlage enthalten.

Direkt bei der Verwaltung der Änderungsbenachrichtigungen sollten auch Verwaltungen für vorgefertigte Löschungsgründe vorliegen. Die dort angelegten können Sie bei der Löschung von Terminen entsprechend einfach einfügen.

Mit den Terminkommandos %h und %g kann man eine Anrede einfügen, ggf. dann kombiniert mit %M für den Vollnamen oder oder %N für den Nachnamen (z.B: $[selektierterTermin %h %N]$). Schauen Sie für eine Auflistung der möglichen Kommandos in Admin->Kommandos beim Kommando "selektierterTermin". Für die Anzeige mehrere Termine kann auch "selektierteTermineListe" hilfreich sein.

Für die SIgnaturen können sie es mit einem externen RTF-Editor wie z.B. dem in MacOS installiertem TextEdit versuchen. Ich habe es gerade probiert und er scheint Rich Text ordentlich in HTML umzuwandeln, wenn man diesen in das Textfeld kopiert. Ich werde weiterleiten, dass Ihnen dort integrierte Formatierungsfunkionen fehlen.

OTK-2-Termine sind keine OTK-1-Termine.

Für den OTK-1-Termine sind die Terminänderungsmails Mails auch gesperrt, weil dieser eigene Mechanismen hat. Zum OTK-1 kenne ich weder die Möglichkeiten, noch kann ich Ihnen etwas an die Hand geben oder empfehlen sich beim Support zu melden, weil der OTK-1 nicht mehr Supported wird. Der OTK-1 unterstützt entsprechend auch keine Löschungsgründe, weil diese erst eingeführt wurden nachdem dessen Entwicklung eingestellt wurde.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling