Christian Klaproth
Wir haben bei der Vergabe von Onlineterminen unterschiedliche Ergebnisse.
Über den OTK werden 2 Termine angezeigt.
Vor dem Termin um 12:45 ist aber noch der gesamte zeitraum zwischen 12:00 und 12:45 frei.
Warum wird nicht der erste freie Termin sondern der letzte angezeigt?
Das würde zu ungenutzten Lücken führen.
So sieht das Ergebnis der Anfrage im Tomedokalender aus.
Toni Ringling
Guten Tag Herr Dr. Klaproth,
Sie haben an dieser Stelle "2" eingestellt, deswegen zeigt er zwei Termine ca. gleichmäßig über den Tag verteilt an:
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
Christian Klaproth
Jetzt wo ich das weiß kann ich damit leben.
Der Algorhytmus erscheint erstmal logisch, ist leider manchmal auch unpraktisch, wenn dadurch Lücken entstehen.
Hier im Beispiel wäre das heute der letzte mögliche Termin, den wir kurzfristig vergeben konnten.
Schön wäre es, wenn man den Suchalgorhytmus beeinflussen könnte, z.B. über den Tag verteilt oder immer nur die ersten möglichen freien Termine.
Katrin Groß
Kann ich nur unterstreichen - 1 Punkt von mir!
K. Groß
A. Hoffmann
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Toni Ringling
Guten Tag,
diese Angelegenheit wurde heute im Arzt-Direkt-Team besprochen.
Bisher konnten wir uns noch nicht einigen, wie genau wir das am besten umsetzen sollen - insbesondere wenn wir recht komplizierte Zusammenstellungen aus freien Terminen in verschiedenen Kalendern behandeln.
Bietet man dann pro Arzt und freien Bereich den ersten Termin an? Was ist wenn der Termin bei zwei (oder einer nicht-festen) Behandlern ist und es verschiedene Kombinationen gibt? Kombiniert man alle freien Bereiche aller Ärzte und bietet dann nur das erste an? Machen wir daraus eine weitere Einstellungsoption, sodass dann keine feste Anzahl an Slots sondern pro Arzt immer der erste Slot aus jedem freien Bereich angezeigt wird?
Hoffentlich können wir zeitnahe eine Entscheidung zurückmelden.
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
Katrin Groß
Hallo Herr Ringling,
im Praxisalltag hat sich, wie von Herrn Klaproth vorgeschlagen, bewährt, die frühest verfügbaren Termine zuerst zu vergeben, weil:
- etwaige im Tagesverlauf noch verfügbare, aber später angeordnete Termine dann noch länger frei sind und noch länger Zeit haben, vergeben zu werden und umgekehrt, sollten diese sich nicht füllen, eine Sprechstunde u.U. schonmal eher beendet oder zumindest MFA's nach Hause geschickt werden können... - aus praktischer Sicht also sinnvoll und daher auch aus meiner Sicht zu favorisieren.
Madita Poslovsky
Guten Morgen in die Runde,
wir sind gerade dabei Ihren Wunsch zu diskutieren und sind hierbei auf ein Problem gestoßen.
Gehen wir davon aus, dass Sie bei der Anzahl der angezeigten Termine 3 eintragen. Nun gibt es aber an verschiedenen Tagen nur einen Bereich mit freien Slots und nicht wie oben im Screenshot zwei oder drei. Wie viele und welche Termine sollen nun angezeigt werden? Von Bereich 1 nur der erste Slot oder drei hintereinander?
Bsp. Max. gleichzeitig angezeigte Slots = 3
Ich habe unten einmal aufgeführt, was für mich das logische Verhalten wäre.
Katrin Groß
Die Anzahl der freigegebenen Termine ist ja pro Terminart vorher definierbar.
Nach meinem persönlichen Dafürhalten würde ich auch bei nur einem Slot bei 3 vergebbaren Terminen alle hintereinander vergeben, für eine andere Terminart im gleichen Slot/der gleichen Ressource habe ich ja evtl. nur 2/Tag freigegeben und dann wiederum sollten für diese Terminart an diesem Tag gur 2 Termine - immer im erstverfügbaren Slot - angeboten werden.
Bei mehreren Slots würde ich den ersten Slot auffüllen und erst wenn dieser voll ist, den nächsten. So hat man die anderen Ressourcen ggf. frei, um Bürokratiekram zu machen/ MFA's (im Falle eines Slots gegen Ende der Sprechstunde) in Freizeit zu schicken oder selbst mal eher zu gehen oder... oder... - in kleinen Pausen zwischendurch kann man nicht wirklich etwas anderes anfangen..Auch könnten die MFA's so noch kurzfristig am Telefon die anderen Slots für größere Termine freigeben, wenn man das intern so geregelt hat oder man ändert, so gewünscht, im OTK-Schema die Ressource kurzfristig selbst (dann aber eben nur 1 oder 2 Ressourcen nicht aber 3 kleinere, die dann im Zweifel auch nicht mehr groß genug sind für zeitaufwändigere Termine...)
Christian Bader
Ich schließe mich den Wünschen hier an. Wir nutzen den OTK nun stark seit einigen Monaten und dies klappt grundsätzlich gut. Für Akutpatienten haben wir Restslots, die stets frei gehalten werden und zudem können etwaig nicht gebuchte Impf- oder Vorsorgetermine mit Akut aufgefüllt werden.
Nun führt dies Aufgrund obigen Problems dazu, dass diese Akut 5 Min Termine sich zum einen am Morgen 9 Uhr völlig verdichten, die Praxis überquillt und um 11 Uhr mitunter sogar Leerlauf herrscht, während am Ende der Sprechstunde am Abend sich wieder die Termine sammeln. Es wäre für uns wesentlich hilfreicher, wenn sich die Termine symmetrisch verteilen würden. Mir schwebt hier eine Einstellungsfunktion vor, in der man dies graduelle einstellen kann. z B ich möchte 100 % alle Termine am Morgen, ich möchte 30 % am Morgen, 40 % bis 13 Uhr und bis 17 Uhr nochmals 20 %, die verbleibenden bekommen frei bleibende bis Ende 18 Uhr ab 17 Uhr aufsteigend. Oder eine dritte Stufenvariante, die je ab 9, 12 und 16 Uhr alle 10 Min auffüllt und dann anschließend erst die Lücken dazwischen bedient, etc etc. Hier könnte man mit einer Grafik arbeiten, die das Verteilverhalten vorgibt. Schreiben Sie mich gerne an, wenn Sie eine Praxis zum ausprobieren brauchen. Wie haben dies Kollegen gelöst?
Toni Ringling
Guten Tag Herr Dr. Bader,
Intern sehen wir das am ehesten bei einer Art "Terminslot-Scoring" platziert - also man definiert regeln dafür, welchen Score verschiedene freie Terminslots haben und zeigt dann nur die besten an. Dort ist allerdings das Problem, dass wir (mit Ihnen) 4 Interessenten haben, welche die Termine nicht einfach in zeitlicher Reihenfolge gebucht haben wollen, und alle von diesen sehr unterschiedliche Wünsche haben, wie diese Reihenfolge aufgebaut werden soll. Viel öfter geht es z.B. darum, in welche Kalender gebucht wird.
Von daher sehen wir dieses Thema als sehr herausfordernd - es gibt eine Reihe an sehr verschiedenen Wünschen die wir im besten Fall mit einem einzigen System abbilden sollten. Die Menge an Interessenten ist dafür noch recht eingeschränkt. Von daher ist auf absehbare Zeit nicht mit einer Umsetzung zu rechnen.
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
Christian Bader
Vielen Dank für die Erläuterung. Ich wäre auch an einem Scoring oder ähnlichem interessiert. Gibt es dazu bereits Systeme oder Strategien. Wer ist Ansprechpartner? Falls Sie eine Praxis zum experimentieren suchen, stehe ich gerne zur Verfügung. Wir haben als Kinderarztpraxis tgl 20-50 Akutslots die gebucht werden. Hierfür sind spezielle Zeitfenster vorgesehen plus die nicht gebuchten Vorsorge, Impf und Gesprächtermine. Für uns wäre ein gleichmäßige Verteilung der Termine über den Tag wichtig um Arbeitsverdichtung und damit Stau an der Anmeldung zu minimieren. Ich denke dies ist für viele Praxen wichtig.
Toni Ringling
Guten Tag Herr Dr. Bader,
Nein es gibt noch keine entsprechenden Systeme. Das Scoring wurde noch nicht richtig ausformuliert und ist auch nicht in tomedo verfügbar. Bisher wurde da nur eingeschränkt drüber nachgedacht, weil ersichtlich wurde, dass es technisch komplex wird und es schwierig werden könnte, dies verständlich bedienbar zu gestalten.
Es kann sein, dass das für viele Praxen hilfreich wäre, allerdings haben uns bisher nur begrenzt viele Interessenten darauf angesprochen. Jene haben auch bisher recht unterschiedliche Anforderungen. Entsprechend konzentrieren wir uns momentan auf andere Tickets, wo das Verhältnis an bekannten Interessenten * Nutzen und dem Aufwand besser erscheint.
Ich leite dem Produktmanagement weiter, dass Sie Interesse an der Mitgestaltung hätten.
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
Christian Bader
Vielen Dank für die Darstellung. Da es für uns tgl ein Problem darstellt, auch heute wieder mehrfach Buchung hintereinander akut 5 min Takt ab Praxisöffnung und am Ende der Sprechstunde. Zwischendurch Leerlauf. Die Familien werden sich wieder im Wartezimmer drängen, obwohl in anderen Zeitfenstern es dort entspannt sein wird. Einzig die Steuerung ist das Problem.
-> wäre es mgl optional in einer Ressource z B "Akut" oder "Impfen" welches für 60 min vorgesehen ist, Terminsuche oder dem OTK zu sagen, er solle dort Termine erst symmetrisch oder ab Beginn oder rückgestaffelt ab Ende der Ressorce verteilen.
-> oder vermutlich noch zielführender wäre es, diese Option "symmetrische Verteilung oder Vertelung ab Beginn oder Ende" der angebotenen Termine innerhalb der Terminsuche-Favoriten im Rahmen des erweiterten Anforderungsmodells einstellen zu können. Dies sollte dann Ressourcenübergreifend funktionieren.
Toni Ringling
Guten Tag Herr Dr. Bader,
Ich habe Ihre Vorstellung mit am Ticket vermerkt. Wie zuvor beschrieben bevorzugen wir angesichts dieser Wünsche aber eine allgemeine Lösung anstatt mehrerer spezieller. Langfristig sehen wir es für die Weiterentwicklung des Kalenders als besser, wenn es ein paar mächtige Systeme gibt, anstatt dutzende Lösungen die nur einen Fall abdecken können. Da man immer die Interaktionen zwischen den Systemen beachten muss, ist die letztgenannte Variante irgendwann komplexer und fehleranfälliger.
Im OTK könnten Sie in den Terminarten im Bereich Anzeige übrigens die Anzahl der angezeigten Termine einstellen. Wenn Sie dort 3 eingeben, werden den Patienten pro Tag 3 gleichmäßig verteilte Termine angeboten. Allerdings wird hier bei jeder Buchung immer der frühstmögliche Termin mit angeboten - es schränkt nur ein, dass man sich z.B: den zweiten oder dritten freien Termin nimmt. Ggf. könnte dies schon die Verteilung bei Ihnen verbessern.
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
