gelöschten Termin kurzfristig in OTK2 freigeben

Thomas Fleischmann

Guten Morgen,

Wie ist es möglich einen kurzfristig von Patientinnen stornierten Termin als zusätzlichen OTK2 Termin freizugeben? Bisher hatte ich es so gehandhabt, dass ich in der Schemaverwaltung, Onlinetermin-Slots freigegeben hatte. Die nun freigewordenen Termine muss ich immer umständlich als "z.B. Online-Akut" Termin freigeben, damit dieser im OTK2 auftaucht.

Wäre nicht eine Abfrage bei Löschung eines Termins sinnvoll, wie mit diesem freien Slot jetzt umgegangen werden soll? Unsere MFAs haben keine Berechtigung in der Schemaverwaltung Änderungen vorzunehmen, könnten aber mit der Methode, schnell und unkomplizert Beschwerdepatientinnen eine Freude machen.

Wie handhaben das die anderen OTK2 Nutzer? Übersehe ich etwas ?

Vielen Dank für Rückmeldungen

A. Hoffmann

In diesem Zusammenhang meine Frage an Zollsoft: war nicht mal eine Art Warteliste im Gespräch für frei werdende Termine? Oder war das nur ein Wunschtraum meinerseits?

Toni Ringling

Guten Tag Herr Fleischmann,

falls jeder kurzfristige Onlinetermin-Slot für Online-Akut-Termine nutzbar wäre, so könnten Sie in der Suche für die Online-Akut-Termine (welche vermutlich einen kleineren Zeitraum betrifft) zusätzlich die Online-Akut-Ressource anhaken - dann wären entsprechend nahe in der zukunft liegende Onlinetermin-Slots auch für Online-Akut-Termine nutzbar.

Falls Sie den Zeitraum da anders handhaben wollen, können Sie ggf. über Subterminsuchen die normalen Onlinetermin-Slots in einem kleineren Zeitraum für Online-Akut-Termine nutzen.

Falls nicht alle Onlinetermin-Bereiche für Online-Akut-Termine erlaubt sind, können Sie auch einfach nur neben die betroffenen eine Akut-Ressource setzen (parallele Ressourcen sind erlaubt), bzw. wenn die einen anderen Zeitraum betrachten sollen wäre hier wieder eine Sonderresource nötig.

Ich werde Ihren Wunsch an das Produktmanagement im Kalender weitergeben.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Thomas Fleischmann

Danke für Ihre Antwort. Verstehen tue ich sie leider nicht wirklich. Ich wollte eigentlich "normale" Termine unkompliziert als Onlinetermin umdeklarieren. Ohne groß in die Tiefe gehen zu müssen.

Beispiel: Wir erinnern unsere Patientinnen z.B. 3 Tage vor ihrem regulären Termin (z.B. Kontrolle), diese sagt den Termin per Mail ab. Nun möchte ich genau diesen Termin kurzfristig als Onlinetermin freigeben. Welche Art ist erstmal egal. Nun liegt aber der ursprüngliche Termin NICHT in einem Schema-Slot für Onlinetermine. Wie bekommen wir mit möglichst wenig Aufwand (und vor allem JEDER) diesen freien Termin wieder besetzt. Da würde ich gerne die Online-Version nutzen.

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Hoffman,

an dieser Stelle können Sie die Warteliste aktivieren:

Ihre Patienten können sich dann am Ende der Buchungsstrecke mit in die Warteliste eintragen lassen und erhalten dann E-Mails über früher in der gleichen Suche freigewordene Termine.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Guten Tag Herr Fleischmann,

die von uns vorgeschlagene Lösung in diesem Rahmen wäre, dass Sie parallel zu der eigentlichen Ressource auch eine Online-Ressource haben (oder eine gesonderte, wie Online-Ersatz-Ressource, für eine bessere Zeitraumkontrolle), sodass die Slots direkt Online gebucht werden können, wenn sie durch einen gelöschten Termin wieder frei werden.

Im Falle der Ersatz-Ressource mit einem kleineren Zeitraum, müssten Sie sich eine Oder-verknüpfte Subterminsuche einrichten, welche als Untersuchen Ihre normale Terminsuche hat und die Suche für die Ersatzressouren (mit entsprechend kleinerem Zeitraum). Eine Beschreibung von Subterminsuchen steht in diesem Handbuchbereich: https://hilfe.tomedo.de/handbuch/kalender/#terminsuche-anlegenkonfigurieren/

Alternativ gibt es für die entferntere Zukunft den Plan, Ressourcen erst innerhalb eines bestimmten Zeitraum "aktivieren" zu können.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Thomas Fleischmann

Sehr geehrter Herr Ringling,

wenn ich das richtig verstehe, müsste ich dann parallel zu ALLEN anderen Ressourcen (nicht OTK Ressourcen) eine OnlineRessource hinterlegen, damit das funktioniert. Denke ich zu einfach oder ist mein Wunsch zu kompliziert?

MFA öffnet den Kalender >>> wählt den zu löschenden Termin aus >>> gibt noch die Gründe für die Löschung ein >>> und kann DANN entscheiden, was mit dem gerade freigewordenen Termin-Slot geschehen soll! >>> am besten Auswahl: kann als Akuttermin im OTK freigegeben werden >>> oder soll manuell vergeben werden >>> oder soll nicht wieder vergeben werden.

Das wäre mal eine praktikable Lösung für uns.

Mfg

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Fleischmann,

ja, meine freigewordene Lösung würde das beinhalten, dass man immer eine parallele OTK-Ressource hat - bzw. alternativ könnten Sie auch eine kurzfristige Suche machen, die über alle nicht-OTK-Ressourcen doch Online-Termine sucht. Das würde Ihren Kalender sauberer halten und ist möglicherweise auch wirklich die schönere Lösung.

Ihren Wunsch habe ich wie gesagt an das Produktmanagement weitergeleitet, welches diesen Bewerten soll.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Madita Poslovsky

Guten Tag Herr Dr. Fleischmann,

wir nehmen Ihren Wunsch mit auf und werde ihn im Team noch einmal diskutieren.
Da wir aktuell noch einige Punkt auf unserer Liste haben, kann ich nicht sagen zu wann eine Umsetzung denkbar ist.

Beste Grüße
Madita Poslovsky

Toni Ringling

Wir hatten jetzt in einem Telefonat eine Zwischenlösung durchgeführt, in welcher ausgewählte freie Ressourcenarten innerhalb der nächsten 3 Tage auch für Akut-Onlinetermine bereitgestellt werden. Das wurde entsprechend über eine Subterminsuche durchgeführt.

Die besondere Problematik in diesem Fall ergibt sich daraus, dass live entschieden werden sollte, welche Art von Termin anstattdessen erwünscht wird - auch anhand der sonst schon an dem Tag vergebenen Terminen.

Vorerst scheint es schwer, eine Umsetzung des konkreten Wunsches durchzuführen, welche der Allgemeinheit gerecht werden kann.

In der konkreten Installation gibt es zu jedem Zeitpunkt immer eine Ressource, welche die Art der dort erlaubten Termine beschreibt, und kein Termin ist in mehreren Kalendern. Wenn man den Kalender anders gestaltet und z.B. mit den Ressourcen unterschiedliche Fähigkeiten/Rollen darstellt (welche entsprechend parallel sein können) oder so auch Termine mit mehreren Anforderungen in entsprechend mehreren Kalendern hat - was zusammen ist, wie wir seit neuerem im Kalender-Team empfehlen würden, den Kalender einzurichten - so wird die Sache schon schwieriger. Da müsste man ja theoretisch für jede Ressource in jedem Kalender entscheiden, was passieren soll (oder wir müssten irgendeinen intelligenten Algorithmus finden, der da etwas passendes draus macht).