Schemaverwaltung im Kalender - Reihenfolge der Ressourcen variiert

Christian Klaproth

Ich habe im Kalender eine Schemaverwaltung für die Ressourcen. Dabe soll die reihenfolge der dort angezeigten Ressourcen konstant bleiben. Leider wechselt die Reihenfolge von tag zu tag. Ein festes Schema läßt sich opffenbar nicht abspeichern.

Wie kann man das Problem lösen?

Vielen Dank im Voraus

Alexander Straub

Hallo Herr Klaproth, hatte das Thema damals auch und keine Lösung gefunden. Letztendlich hab ich für die relevanten Patientenströme bzw. Ressourcen separate Kalender aufgesetzt. Funktioniert problemfrei, auch bei mehreren Betriebsstätten.

Über die Kalenderfavoriten kann man sich Standardansichten (Kalenderfavoriten) für verschiedne Tätigkeitsbereiche einrichten. Termine lassen sich ebenfalls gleichzeitig in mehrere Kalender reinlegen. Über die Terminsuchefavoriten kann man sich auch passende Terminsuchen definieren. Über Sub-Terminsuchen können passende Alternativen aufgebaut werden. So können Sie: Mehrere Kalender mit einem Termin blocken und Kalender in beliebigen Kombinationen nach freien Slots durchsuchen.

Grüße aus Münster

Christian Klaproth

Hallo Herr Straub

Sie haben sich ja tief reingekniet. Ich bin erst am Anfang und habe da noch nicht den Durchblick.

Wie bekommen Sie es hin, dass ein Termin eines Kalenders, Termine in anderen Kalendern blockiert.

Wenn ich beispielsweise im Kalender OP einen 90 Minuten Termin eintrage, darf nich gleichzeitig ein Termin für eine Sonographie vergeben werden, bzw. darf mir kein Termin angeboten werden, wenn bereits anderweitige Termine vergeben sind, die mich blockieren. Die Terminkettensuche dagegen funktioniert bei mir tadellos.

Können Sie mir da vielleicht noch ein paar Tipps geben?

VG aus Husum

Christian Klaproth

Alexander Straub

Guten Morgen,

das geht über die Terminsuche. Wenn Sie ein neue Terminsuche konfigurieren, geben Sie in dem Kalender-Fenster an, in welchen Kalendern gesucht werden soll. In der rechsten oberen Ecke des Kalender-Fensters haben Sie ein UND-Häkchen. Das bedeutet, dass der Termin nur dann gefunden wird, wenn in allen ausgewählten Kalendern frei ist.

Wenn der Termin im Kalender bereits existiert, kann man bei dem Punkt "Im Kalender" noch weitere Kalender hinzufügen. Damit steht der Termin gleich in mehreren Kalendern drin. So bekommt man aber keine Rückmeldung, ob in den anderen Kalendern platz dafür ist.

Ohne Kontext ist es schwierig weitere Tipps zu geben :-). Gerne würde ich Ihnen ein paar Gedanken zur Reflexion mitgeben:

- Wird Sono und OP vom selben Arzt ausgeführt? Wenn ja und es auch nur einen Arzt in der Praxis gibt, warum hat man separate OP und Sono Kalender?

- Falls man Sono und OP nicht durcheinander mixen möchte, dann könnte das über die Ressourcen-Blöcke eingegrenzt werden: Zu einer bestimmten Zeit sind nur OP-Termine möglich. Über die Sub-Suchen könnte es zusätzlich so eingestellt werde, dass in die OP-Ressourcen generell nur OP-Termine gebucht werden können und 2 Arbeitstage vor dem Termin auch andere Terminarten.

- Ich würde empfehlen die Anzahl der Kalender minimal zu halten. Sie sind dafür gedacht, die Zeit der Spezialisten (keine andere Person kann/soll es tun) besser zu organisieren oder Zugriff auf eine wichtige kollektive Ressource (meistens Gerät) einzuschränken. Letzteres sollte man wirklich hinterfragen. Wie oft kommt es zu Kollisionen? Wenn es nicht so oft vorkommt und die Termine kurz sind, würde ich lieber empfehlen mit einem "Besetzt" Aushang an der Tür zu arbeiten. :-)

Grüße aus Münster

Christian Klaproth

Hallo Herr Straub

vielen Dank für die sehr fundierte Antwort. Das mit dem UND Häkchen habe ich versucht. Wenn ich das nehme, wird gar kein Terminvorschlag gemacht. Da mache ich wohl noch was falsch.

Besser wäre es die Tessource "OP" gleichzeitig in einen anderen Kalender anzulegen. haben Sie dafür einen Tipp?

Leider ist das mit der Übersicht bei mir schwierig.

Neben mir werden Ressourcen durch Kollegen der Klinik genutzt, eine Weiterbidungsassistentin hat eigene Termine, Kardiologe belegt stundenweise OP Kapazitäten und ein Privat praktizierender Gefäßchirug versorgt ebenfalls Patienten. Daneben haben wir Wundsprechstunden mit speziellen Ressourcen (Kaltplasma, Ultraschalldebridement etc.). Die ressource Sonographie ist nicht das Problem weil ich davon mehrere in Betrieb habe. Andere Geräte (Ressourcen) kann ich variabel von raum zu Raum einsetzen weshalb hier eher die Räume als ressourcen zu sehen sind.

Ich hatte das Problem vorher in Turbomed sehr übersichtlich gelöst. Hier mit Tomedo tue ich mich noch etwas schwer. Bislang habe ich mich erfolgreich mehr auf die Organsiation eines perfekten Workflows fokussiert.

Für weitere Tipps wäre ich sehr dankbar.

Alexander Straub

Die Ressourcen in beiden zu durchsuchenden Kalendern müssen nicht übereinstimmen. Bei der Erstellung der Terminsuche klicken Sie einfach die Kalender an, die mit dem UND-Zusatz synchron durchgesucht werden müssen. In dem Ressourcen-Fenster wählen Sie die Ressourcen aus, die in der Suche berücksichtig werden müssen. Bei der Definition der Terminsuche ist auch wichtig, dass die Terminart ausgewählt ist.

Beispiel: Kalender "OP" mit Ressource "super_schwer" und Kalender "Klaproth" mit Ressource "gut_drauf". Haken ist gesetzt bei beiden Kalendern, UND-Funktion, beide Ressourcen. Terminart und Zeitraum auswählen. Beim Suchvorgang werden die super schweren OPs nur dann gefunden, wenn der Chef gut drauf ist. Wenn man nach der Suche auf "Anlegen" klickt, wird dieser Termin in beiden Kalendern eingetragen. Es bleibt aber nur ein Termin und keine Kopie.

Bei Ihnen scheint die OP ein Bottleneck zu sein. Ohne alle Einzelheiten zu kennen, würde ich spontan empfehlen die Ressourcen-Blöcke mit einzelnen Namen (Klaproth, WA-Bussmann, usw. ....) oder Nutzergruppen (Praxis, Klinik) zu benennen. Damit hätte jeder seine Slots in der Wochenstruktur. Die Suche wäre dann "OP"-Ressource im "Klaproth"-Kalender UND "klapproth"-Ressource im "OP"-Kalender. Mit der Sub-Suche könnte man diese Suche erweitern. Wenn die "WA-Bussmann"-Ressource im "OP"-Kalender 2 Tage vor dem eigentlichen Termin noch nicht besetzt ist, dann sollen auch diese Slots in der Terminsuche von Herrn Klaproth erscheinen.

Feste Ressourcen-Blöcke würden im OP Szenario die Flexibilität rauben, aber gleichzeitig die Kommunikation und Koordination vereinfachen. Vorstellbar wäre auch eine Kombination aus beidem: feste und flexible (first come, first serve) Ressourcen-Blöcke im OP-Kalender.

Bei den anderen Geräten könnte es in der Tat viel Sinn machen, Räume zu blocken. Sie erstellen jeweils einen Kalender pro Geräte-Raum. Legen dort überall eine "standard"-Ressource rein. In der Terminsuche würden Sie dann Kalender "klapproth" UND "sono" sowie die Ressourcen "sprechstunde" und "standard" auswählen. ODER Verknüpfungen würde man dann über die Sub-Termibsuche realisieren: Sono-Terminsuche soll "Klapproth" + "Raum1" oder "Klapproth" + "Raum2" durchsuchen.

Grüße aus Münster

Christian Klaproth

Guten Abend Herr Straub

Vielen herzlichen Dank für Ihre wertvollen Anregungen, die ich erstmal umsetzen und ausprobieren muss. Bisher habe ich mir sehr vieles durch Trial and Error beigebracht. Das wäre sicherlich alles leichter und zeitsparender gewesen, wenn man manche Tipps vorher bekommen hätte. Mit einzigen Kollegen veranstalte ich auch Teamviewer Sitzungen, bei denen wir unsere Erfahrungen austauschen. Das war bisher ungemein effektiv. Vielleicht könnten wir das auch irgendwann einmal veranstalten.

Vg aus Husum

Christian Klaproth

Christian Klaproth

Moin Herr Straub

Ihre Tipps haben mir sehr weiter geholfen. Vielleicht haben Sie auch einen Lösungsvorschlag für folgendes Problem.

Ich habe zwei Diagnosegeräte, die in festen Untersuchungsräumen eingesetzt werden, und zur Not wenn es eng wird, aber auch mal in einem nicht genutzten Raum eingesetzt werden können. Wenn in den Räumen eine Sonographie läuft können nicht gleichzeitig die Ressourcen A-C durchgeführt werden.

Gerät 1 macht die Untersuchung A, Gerät 2 kann A, B und C. Ich habe also die Ressourcen 2 x A sowie B und C. Wenn Gerät 1 besetzt ist, soll in einer Terminkettensuche Gerät 2 angezeigt werden, wenn dort nicht Untersuchung B oder C laufen. Bisher habe ich die Geräteressource den Untersuchungsräumen zugeordnet, weil ich dort die Ressourcen verteile. Wie stelle ich es an, dass die Ressource A nur einem Raum zugeordnet wird und wie formuliere ich die Terminsuche, damit zuerst Ressource A auf Gerät 1 vergeben wird.

Noch einemal vielen herzlichen Dank

Alexander Straub

Guten Morgen! Freut mich Ihnen geholfen zu haben. Automatisierung ist das, was mich wirklich antreibt.

Leider kenne ich keine Priorisierung bei der Suche. Möglicherweise ist es ein Feature Request an Tomedo. Aber man könnte versuchen mit Terminlokalitäten rumzutricksen.

Ich würde das wie folgt lösen:

Unter Admin > Kalender > Terminlokalitäten legen Sie zwei neue Lokalitäten an: Raum 1 und Raum 2 (Sie werden sie später zwecks Zusatzinformation bei der Terminsuche brauchen)

2 Kalender: Raum 1 und Raum 2 mit jeweils einer beliebigen default-Ressource. Der default-Ressource weisen Sie mit dem Rechtsklick eine passende Terminlokalität zu. Also Terminlokalität "Raum 1" in der default-Ressource des Kalenders "Raum 1" und Raum 2 analog.

Untersuchungen A-C wären in dem Fall separate Terminarten: U_A, U_B, U_C

Einstellung Terminsuche für U_A: Terminart "U_A", Kalender "Raum 1", "Raum 2" (ohne UND), default-Ressource

Einstellung Terminsuche für U_B (U_C analog): Terminart "U_B", Kalender "Raum 2", default-Ressource

Den sogenannten Notfallraum könnten Sie genau so mit einer passenden Bezeichnung (z.B. "zur Not") für die Terminlokalität versehen.

Wenn Sie dann im Rahmen einer Kette oder einzeln durchsuchen, werden Sie in der Liste der Terminvorschläge in Klammern die Terminlokalität angezeigt bekommen. So kann Ihre Mitarbeiterin bei der Terminvergabe für U_A den Raum 1 gedanklich priorisieren, oder sich für die "zur Not" Option entscheiden.

Klingt es für Sie plausibel, oder habe ich was falsches angenommen?

Grüße aus Münster

Christian Klaproth

Moin Herr Straub

v ielen dank für die rasche Antwort. Habe Ihnen eine PN geschickt.