Michael Oebel
Gibt es Möglichkeiten, das Dokumentenmanagement in Tomedo effektiver zu gestalten?
Aktuell haben wir als einzige praktikable Lösung Textbausteine gefunden, um Karteieinträgen mit Dokumenten standardisierte Informationen hinzuzufügen. Dadurch können wir beispielsweise alle Einträge mit der Kennzeichnung „Arztbrief – Kardiologie“ innerhalb der Patientenakte filtern.
Allerdings müssen anschließend die einzelnen Einträge weiterhin separat geöffnet werden, um die jeweiligen Dokumente einzusehen. Ich bin mir sicher, dass wir nicht die Einzigen sind, die sowohl mit einer Vielzahl selbst erstellter Dokumente als auch mit umfangreichen Fremdbefunden und eingehenden Dokumenten arbeiten. Die strukturierte Verwaltung dieser Dokumente sowie das schnelle Auffinden relevanter Informationen stellen uns zunehmend vor erhebliche Herausforderungen.
Wie lösen andere Anwender dieses Problem?
Aktuell überlege ich, hierfür eine Zusatzsoftware wie DotSnap einzusetzen. Lieber wäre mir jedoch eine Lösung mit den bereits in Tomedo vorhandenen Mitteln. Auch an den Einsatz der CKE habe ich bereits gedacht. Bisher habe ich dort jedoch keine Möglichkeit gefunden, bei einem hohen Dokumentenaufkommen dauerhaft den Überblick zu behalten. Das Aufrufen einzelner Dateien, deren Verschlagwortung, Indizierung und Zuordnung erscheint mir im täglichen Betrieb relativ aufwendig.
Gibt es hierfür empfohlene Vorgehensweisen, Best-Practice-Lösungen oder Funktionen innerhalb von Tomedo, die wir bislang übersehen haben?
David Stenger
Mit Hilfe der in tomedo integrierten KI kann man Felder in CKE befüllen und Karteieinträge entsprechend genau bennen: /d/124769
Michael Oebel
Hallo,
Vielen Dank, das werde ich mir auf jeden Fall noch einmal genauer ansehen. Eine Frage habe ich jedoch noch:
Bei uns, und vermutlich auch bei vielen anderen Praxen, kommen nach wie vor große Mengen an Papierdokumenten an. Diese scannen wir aktuell ein und ordnen sie anschließend den jeweiligen Patientenakten zu. Gibt es eine Möglichkeit, diesen Workflow zu vereinfachen?
Derzeit muss entweder der Dateiname bereits mit der Patienten-ID beginnen, damit der Dateilauscher die Datei automatisch der richtigen Akte zuordnen kann, oder das Dokument muss per Drag-and-Drop in die Patientenakte bzw. den CKE gezogen werden. Das sind zusätzliche Arbeitsschritte, die sich aus meiner Sicht beispielsweise über die Inbox deutlich effizienter abbilden ließen.
Meine Idee wäre folgende:
In der Inbox könnte es einen Ordner „Papierkram“ geben. Dort würden alle Dokumente aus einem definierten Importverzeichnis angezeigt. Jedes Dokument könnte in einem Vorschaufenster dargestellt werden. Der Benutzer hätte anschließend die Möglichkeit, das Dokument einem Patienten sowie einem Karteieintragstyp (z. B. CKE) zuzuordnen.
Danach könnte entweder eine manuelle Indizierung erfolgen oder eine KI-Unterstützung die Zuordnung und Verschlagwortung übernehmen. Sinnvoll wäre auf diesem Weg sicher noch die OCR erkennung (was bei KI-Unterstützung ja eh passieren muss). Anschließend würde automatisch direkt zum nächsten Dokument gewechselt werden. So ließe sich eine größere Anzahl eingescannter Papierdokumente deutlich schneller und strukturierter verarbeiten als mit dem aktuellen Verfahren.
David Stenger
Wenn Sie vorab die Kartei öffnen und dann in einen Lauschordner scannen, wird der Befund direkt der geöffneten Kartei zugeordnet - ohne dass der Karteiname eine PatID, Name usw enthält. Das spart zumindest mal den Drag & Drop Schritt.
