Hallo zusammen,
wir suchen einen Weg, extern versendete E-Mails samt Rechnungsanhang automatisch in der Karteikarte des Patienten zu dokumentieren, und kommen nicht weiter. Problem ist die Speicherung der mail in der Karteikarte.
Unser Ablauf
Wir versenden Terminbestätigungen per E-Mail. Wurde ein Termin nicht eingehalten, geht eine vorgefertigte Mail hinaus, die an die Einhaltung künftiger Termine erinnert. Im Wiederholungsfall versenden wir eine Mail mit entsprechendem Rechnungsanhang. Die Vorlagen sind wie die rechnungen auch in Tomedo erzeugt. Die Mails entstehen in unserem Mailprogramm (Apple Mail), nicht in tomedo
Das Problem
In der Karteikarte erscheinen nur Dokumente, die aus tomedo selbst per Mail versendet wurden. Alles, was über Apple Mail hinausgeht, ist in der Kartei nicht sichtbar. Bei Rückfragen von Patienten müssen wir die Mails also im Mailprogramm heraussuchen — für eine Praxis mit mehreren Arbeitsplätzen ist das keine tragfähige Dokumentation.
Eine Einstellmöglichkeit dafür haben wir in tomedo nicht gefunden.
Was wir nicht wollen
Versendete Mails anschließend per Drag & Drop einzeln in die Karteikarte ziehen. Das ist genau der manuelle Schritt, den wir vermeiden möchten — er wird im Alltag zuverlässig vergessen.
Unsere Frage
Hat jemand das automatisiert gelöst? Konkret interessiert uns:
- Gibt es in tomedo eine Einstellung oder Schnittstelle, die externe Mails einem Patienten zuordnet und in der Kartei ablegt (Mail-Eingang/-Ausgang, Import-Ordner, überwachter Ordner)?
- Falls nicht: Löst das jemand über eine Automation auf macOS-Seite (Mail-Regel, AppleScript, Kurzbefehle), die die Mail in einen von tomedo überwachten Ordner schreibt?
- Oder ist der empfohlene Weg, solche Rechnungen grundsätzlich in tomedo zu erzeugen und von dort zu versenden, damit sie ohnehin in der Kartei landen?
Wie machen das andere? Über Erfahrungsberichte wären wir dankbar.
Viele Grüße
Christian Klaproth
