Hallo zusammen,
ich habe vor Kurzem begonnen, Tomedo in einer podologischen Praxis einzusetzen und versuche aktuell, einen möglichst effizienten Workflow zu etablieren. Dabei bin ich auf einige Punkte gestoßen, die mich daran hindern, die Effizienz zu erreichen, die ich aus meiner orthopädischen Arztpraxis kenne.
Ich würde mich freuen, wenn Kollegen aus dem Heilmittelerbringer-Bereich oder Mitarbeiter von Zollsoft einen Blick auf die folgende Beschreibung werfen und mir eventuell Tipps oder Verbesserungsvorschläge geben könnten.
Der Patient kommt in die Praxis. Der Termin wurde bereits im Vorfeld vereinbart, daher startet der Workflow aus der Kalenderansicht.
1. Handelt es sich um einen Neupatienten, wird die Terminansicht geöffnet und der Patient über das entsprechende Symbol in Tomedo angelegt.
2. Anschließend öffnet man die Patientendetails.
3. Dort ergänzt man gegebenenfalls fehlende Patientendaten (z. B. E-Mail-Adresse) und legt einen Schein an, da die Krankenkassenkarte nicht eingelesen wird.
4. Im Schein wählt man das eGK-Format aus und sucht die entsprechende Krankenkasse aus dem Dropdown-Menü aus.
5. Danach wird ein Besuch angelegt.
6. Anschließend öffnet man die Kartei und legt eine Verordnung (VO) an. Wir scannen die Verordnung dabei mit dem QR-Scanner ein.
Fehler #1:
Der IK des Leistungserbringers wird dabei nicht automatisch übernommen bzw. eingetragen.
7. Im nächsten Schritt wählt man im oberen Feld den verordnenden Arzt aus. Falls dieser bisher noch keine Patienten überwiesen hat, muss er zunächst manuell angelegt werden.
8. Die zweite Seite der Verordnung verstehe ich nicht ganz. Sobald die VO einem Termin zugeordnet wurde, erscheint dieser Termin auf Seite 2. Dort finden sich außerdem Felder für die Patientenunterschrift.
Frage #1:
Welchen Zweck haben diese Unterschriftsfelder? Der Patient unterschreibt doch bereits auf der Originalverordnung, die später zur Abrechnung eingereicht wird. Den eigentlichen Sinn der in Tomedo angelegten Verordnung verstehe ich daher noch nicht vollständig.
Soweit ich es bisher verstanden habe, dient die Verordnung in Tomedo hauptsächlich:
- zur Terminverwaltung,
- zur Erstellung der Zuzahlungsrechnung,
- zur Dokumentation,
- zur Erstellung eines Therapieberichts.
Ist das korrekt? Oder muss die in Tomedo angelegte Verordnung zusätzlich an die Abrechnungsstelle übermittelt werden?
Frage #2:
Wofür sind die Reiter „Scannseite 1“ und „Scannseite 2“ vorgesehen?
Soll dort nach Abschluss der Behandlung die Originalverordnung eingescannt werden? Falls ja, wie ist hierfür der empfohlene Workflow?
9. Nach dem Ausfüllen erscheint beim Speichern die Frage, ob die Verordnung auf „vollständig“ gesetzt werden soll.
Frage #3:
Was genau bedeutet in diesem Zusammenhang „vollständig“?
- Welche Auswirkungen hat der Status „vollständig“?
- Welche Auswirkungen hat der Status „nicht vollständig“?
- Zu welchem Zeitpunkt sollte die Verordnung auf „vollständig“ gesetzt werden?
- Anschließend muss man wieder in die Kalenderansicht wechseln und die angelegte Verordnung dem Termin zuordnen.
11. Danach klickt man auf „Rechnung“, um die Selbstbeteiligung bzw. Zuzahlung abzurechnen.
Meine Frage an die Runde:
Wie beurteilen Sie den oben beschriebenen Workflow? Ist dieser Ablauf so vorgesehen und sinnvoll?
Persönlich empfinde ich den Prozess als recht zeitaufwendig und würde mir eine schnellere Bearbeitung eines Patientenbesuchs wünschen. Haben andere Praxen hierfür Abkürzungen, Automatisierungen oder einen effizienteren Workflow entwickelt?
Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung!
Viele Grüße
Dr. Manuel Nastai
