Nils Onken
Guten Tag in die Runde, beim Einstellen von Terminerinnerungen in Tomedo und Abgleichen der Informationen aus dem OnlineTerminkalender (OTK) ist mir heute zufällig aufgefallen, dass unsere Patienten vom OKT offenbar eine falsche - nicht gewünschte Terminerinnerung erhalten, was absolut unbefriedigend ist.
Beispiel für eine Vorsorge: Kettentermin: MFA - Vorbereitungszeit 20min, dann Arzttermin. Gebucht werden soll z.B. 09:00 UHR MFA-Termin und dann im Kalender bei uns der Arzttermin 20min danach (09:20 Uhr). Nun fällt auf, dass die Patienten aber vom OTK den Arzttermin erinnert bekommen und nicht den 1. Termin der Kette.
Ist das nur bei uns so ? Ist das eine fehlerhafte Einstellung bei uns ?
Vielleicht hat jemand ähnliche Erfahrungen oder weiss, wie das zu beheben ist ?
Besten Gruß
N. Onken
Toni Ringling
Guten Tag Herr Dr. Onken,
Handelt es sich hierbei um eine neue Erinnerung, oder ggf. um eine recht alte Erinnerung, welche aber nun zu Problemen geführt hat?
Bis nicht einschließlich der tomedo-Version 163 wurde tatsächlich beim Zusammenfassen der Erinnerungen für einen Tag an einen zufälligen Termin erinnert und nicht an den ersten. Danach würden wir erwarten, dass der zeitlich erste bevorzugt wird.
Bzw. ist bei Ihnen die gemeinsame Erinnerung im Erinnerungsplan überhaupt aktiviert?
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
Nils Onken
So weit ich das nachvollziehen kann handelt es sich um automatisierte OTK-Erinnerungen an die Nutzer (bei uns also Eltern). Und der Fehler fällt uns seit kurzem "neu" auf, weil die Eltern zu spät kommen. Gestern zeigte uns eine Mutter eine "OTK" Erinnerung. Der Termin an sich besteht aus einer Kette "MFA-Vorbereitung" (z.B. 20min) und einem "Arzt-Termin". Die Eltern sollen logischerweise zum MFA - Termin kommen, kommen aber zum "Arzt-Termin" und zeigen uns dann diese Erinnerung. Im Tomedo erfolgt ein Rückschrieb mit der Erinnerung und da taucht dann auch die "Arzt-Termin-Zeit" auf.
Das ist super ärgerlich für uns, weil wir nun komplette Verspätungen dadurch einfahren und zunächst auch die Eltern alle als "Verspätet" auffielen. So kann der Kalender quasi nicht mehr benutzt werden.
Toni Ringling
Guten Tag Herr Dr. Onken,
Die Erinnerungen aus dem OTK werden über tomedo-Terminerinnerungspläne ausgelöst. Könnten Sie ggf. prüfen, ob dort bei den erlaubten Kalendern und Arten eine Auswahl besteht, welche auch die MFA-Vorbereitung-Termine beinhaltet? Falls die Pläne nur die Arzt-Termine beachten, wäre das auch eine Erklärung.
Ansonsten würde ich die Angelegenheit intern an den Support weiterleiten, insofern Sie nicht selber ein Ticket eröffnen.
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
Nils Onken
Moin Herr Ringling,
die Erinnerungspläne: Stelle ich bei den Terminerinnerungen unter Kalenderverwaltung ein.
1. Wenn ich eine Kette habe ist eine Terminart in Kalender "Arzt" und eine Terminart in Kalender "MFA 1". muss dann bei der Erinnerung das "Kreuz für die Aktivität" in beiden Kalendern UND beiden Arten gesetzt werden ODER nur bei Arten oder nur bei Kalendern ?
2. Werden dann auch nur bei der Kette dann diese Erinnerungen verschickt ? oder auch einzeln bei einer Terminart "MFA1" (z.B.), die es aber auch ja in anderen Ketten gäbe... Das würde bedeuten, dass wir für jede Vorsorge eine neuen MFA-Terminart eingebaut haben müssten.
Toni Ringling
Guten Tag Herr Dr. Onken,
Die Kreuze müssen bei den Kalendern und den Arten gesetzt werden - es wird nur an Termine erinnert, welche beide Anforderungen erfüllen.
Die Terminerinnerungen haben an sich kein Sonderverhalten für Ketten - sie erinnern an alle Termine die den Kalendern/Terminarten entsprechend ie ausgewählt sind.
Man kann allerdings recht weit unten auswählen, dass gemeinsam erinnert werden soll - dann wird für alle Termine an einem Tag nur eine Mail versendet. Für Sie ist es ggf. empfehlenswert, an dieser Stelle zusammenzufassen. Außerhalb des OTKs können Sie das Kommando selektierteTermineErster verwenden um nur Infos aus dem ersten Termin zu erfassen (z.B. Zeitpunkt, zu welchem der Patient zum frühesten Termin am Tag erscheinen soll). selektierteTermineListe kann verwendet werden um Inhalte aller Termine auszugeben. Diese unterstützen die üblichen Terminkommandos (sie Admin->Kommandos, Doppelklick auf selektierterTermin-Kommando für Auflistung). Bei selektierteTermineListe muss man allerdings Leerzeichen durch Unterstriche (_) ersetzen.
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
Nils Onken
Danke Ihnen ! Das hilft.
Noch weiter: beides ankreuzen: Terminkalender und Terminarten ?
Aber erinnert dann die Erinnerung nur, wenn beide Terminarten aus der Kette erfüllt sind oder wenn "Alle Kalender" auch befüllt werden ? Hintergrund hier: es gibt drei parallele MFA-Kalender, aber die Kette bucht ja nur in einem der Kalender die Erinnerung.
Toni Ringling
Guten Tag Herr Dr. Onken,
Die Erinnerung "kennt" Ketten praktisch nicht. Sie erinnert an alle Termine die passen. Wenn ein Termin die passende Terminart und den passenden Kalender hat, dann wird an diesen erinnert - ungeachtet dem, ob die anderen Termine in der Kette diese Bedingungen erfüllen. Wenn mehrere Termine in der Kette die Bedingungen erfüllen, dann wird an alle diese erinnert - je nach Einstellung einzeln oder ggf. zusammengefasst.
Entsprechend müssten Sie bei der bei den Terminarten mindestens die MFA-Vorbereitung-Terminart und alle MFA-Kalender ankreuzen, damit an den ersten Termin der Kette erinnert wird. Die Arzt-Kalender und Arzt-Terminart müssten Sie nur auswählen, falls Sie in manchen Kontexten auch nur diese Termine haben und daran erinnern wollen, oder falls Sie zusammenfassen und in der Mail auch Infos aus diesem Termin angeben wollen (z.B. der konkrete Behandler).
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
Nils Onken
Danke.
D.h.: ich möchte für eine Untersuchung "U8 Terminart", die mit "MFA 20 - Terminart" verknüpft ist eine bestimmte Erinnerung schicken. Die "MFA 20 - Terminart" ist aber auch in anderen Ketten mit enthalten.
Dann aktiviere ich die MFA-Kalender und den Arzt-Kalender UND die Terminarten U8, MFA 20 ? korrekt ? Dann wird aber nur diese bestimmte Erinnerung für die U8 UND MFA 20 verschickt und nicht auch bei den anderen Ketten, wo die MFA 20 drin ist ?
Sonst müsste ich tatsächlich nun für jede Terminart eine eigene MFA-Terminart mit einpflegen, wenn wir für spezielle Terminarten eine spezielle Erinnerung vorbeitet haben.
Toni Ringling
Guten Tag Herr Dr. Onken,
Nein, das ist so nicht korrekt. Wenn Sie diese Einstellung so vornehmen, wird an alle MFA-20-Termine in den MFA-Kalendern erinnert, egal in welcher Kette diese sind. Genau so würde er an alle U8-Termine erinnern, egal in welcher Kette diese sind. Das meine ich damit, dass Terminerinnerungen Ketten "nicht kennen" - sie behandeln alles wie Einzeltermine.
Es klingt durchaus so, als müssten Sie für Ihre Anforderungen potenziell verschiedene Terminarten verwenden, damit Sie verschiedene Erinnerungspläne mit verschiedenen Vorlagen nutzen können. In geringem Maße könnten Sie ggf. das %if-Terminunterkommando verwenden, mit welchem man z.B. von der Terminart abhängig verschiedene Inhalte anzeigen kann. Dies ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn die Unterschiede geringfügig sind und die Vorlage nicht komplett unterschiedlich sein muss.
Ich leite Ihren Fall auch nochmal an das Produktmanagement weiter.
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
Nils Onken
Verstanden. Danke!
D.h. zwei Lösungsmöglichkeiten:
1. entweder für jede dieser Kette einen eigenen MFA-Vorbereitungstermin als NEUE Terminart einfügen (aufwendig).
Oder
2. Möglichkeit: die "Vorlaufzeit" für den Arzttermin so wählen, dass die Patienten entsprechend vor dem MFA-Termin kommen. (einfacher, aber dann nicht an die flexiblen Zeiten in einer Kette gekoppelt).
Ich muss das mal überlegen. Version 1 ist ja sehr aufwendig. Aber dann sauberer gelöst, wenn es nicht anders geht.
Toni Ringling
Ja, das wäre auch eine Möglichkeit, insofern die Abstände zwischen den beiden Terminen nicht flexibel sind (und es auch keine Unterschiede bei verschiedenen Ketten mit dem gleichen Arzttermin gibt).
Allerdings muss ich leider davor warnen, dass der OTK mit Vorlaufzeiten - insbesondere zusammen mit Ketten - gerade noch Probleme zu haben scheint, welche vermutlich erst in der neuen Buchungsstrecke behoben werden.
Statt Vorlaufzeiten unterstützen die zeitbezogenen Kommandos auch direkte Zeitverschiebungen. Z.B. ist %v-15m der Beginn des Termins minus 15 Minuten.
Nils Onken
Lieber Herr Ringling, ich muss Sie weiter kontaktieren. Irgendwo steckt der Teufel...
z.B. kommenden Freitag, 26.6 hat ein Kind eine Terminart: Vorsorge U8. Dafür bekommt er nun eine gang andere Email als Erinnerung, als ich eingestellt habe. Gibt es irgendwo eine Standard Emailerinnerung, die ich eingestellt haben könnte, die automatisiert verschickt wird ? Gibt die OTK-Email Erinnerung einen anderen Text heraus ?
So werden nun Patienten mit einem Vorsorgetermin an mit einer Impfterminerinnerung versorgt...
Es muss doch grundsätzlich möglich sein, dass pro Terminart eine bestimmte Erinnerung korrekt konfigurierbar ist... und also auch egal, in welchem Kalender die Terminart steht. Oder geht das nicht ?
Toni Ringling
Guten Tag Herr Dr. Onken,
Wenn die E-Mail über den OTK versendet wurde (also Erinnerungsart arzt-direkt, erkennt man am arzt-direkt-Branding in der Mail) dann werden nicht die tomedo-E-Mail-Vorlagen verwendet, sondern jene in arzt-direkt. Diese lassen sich dort im Dashboard einstellen - sowohl global als auch pro Terminart.
An sich ist es möglich, pro Terminart eine bestimmte Erinnerung zu versenden, egal in welchem Kalender sie ist - per Erinnerungsplan in allen Kalendern nur mit der Terminart und der gewünschten Vorlage.
Sie können die Statistik "Terminerinnerungen" verwenden um zu prüfen, für welchen Plan und über welche Methode die Erinnerungen versendet wurden.
Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling
