Wir versenden in unserer Praxis sowohl alle Terminerinnerungen als auch die Privatrechnungen per E-Mail. Dabei haben wir täglich mehrere Bounces, also Rückläufer von Mailservern, weil eine Empfängeradresse ungültig ist (Tippfehler, veraltete Adresse o. ä.).
Das aktuelle Verhalten ist für uns ein echtes Problem: tomedo markiert die Rechnung bzw. die Erinnerung als „verschickt", sobald die Mail in den Postausgang gelegt wurde. Kommt anschließend eine Unzustellbarkeitsnachricht zurück, landet diese nur als normale Mail in unserem Posteingang und wird von tomedo nicht mit der ursprünglichen Rechnung bzw. dem Patienten verknüpft. Es gibt keinerlei automatischen Hinweis, dass die Mail den Patienten nie erreicht hat.
Besonders gravierend ist das bei den Privatrechnungen: Es ist uns bereits mehrfach passiert, dass wir eine Mahnung verschickt haben, obwohl der Patient die eigentliche Rechnung nie erhalten hatte. Das ist nicht nur peinlich gegenüber dem Patienten, sondern kostet uns auch erheblich Zeit in der manuellen Nachverfolgung.
Aktuell behelfen wir uns so: Wir haben eine Aktionskette gebaut, die wir manuell auslösen, sobald wir einen Bounce im Posteingang entdecken. Diese ordnet den Patienten einer Patientenliste zu und legt automatisch einen Karteieintrag „Mailadresse überprüfen beim nächsten Besuch" an. Das funktioniert, ist aber komplett von der manuellen Sichtung der Rückläufer abhängig – ein Bounce, den niemand bemerkt, fällt durchs Raster.
Unser Wunsch:
- tomedo erkennt eingehende Unzustellbarkeitsnachrichten (NDR/Bounce) automatisch als solche.
- tomedo ordnet den Bounce der ursprünglich versendeten Mail bzw. dem Patienten zu (Rückmapping über die Empfängeradresse / Message-ID).
- Im Fehlerfall wird die betroffene Privatrechnung nicht als erfolgreich versendet behandelt bzw. lässt sich automatisch zurücksetzen.
Gerade weil immer mehr Praxen Rechnungen und Erinnerungen per Mail verschicken, dürfte das viele betreffen. Über eine Umsetzung – oder zumindest eine Einschätzung, ob so etwas geplant ist – würden wir uns sehr freuen.
