Mitarbeiterurlaub / Krankheitstage in Arzeko

Frank Seltmann

Liebes Zollsoft-Team,

wenn ich die Abwesenheit (zum Beispiel Urlaub) von Ärzten eintrage, wird dieser auch automatisch in den jeweilig verknüpften Kalender übertragen. Diese Funktion hätte ich gerne auch für den Urlaub oder die Krankmeldung von Mitarbeitern ohne eigenen Kalender.

Bestimmte Untersuchungen sind nur mit einer festgelegten Anzahl an MFA möglich, fehlt eine, kann diese Untersuchung nicht durchgeführt werden.

Jetzt könnte ich mir vorstellen, dass eine separate Zeile im Kalender sichtbar wird, wenn die entsprechende Checkbox gesetzt ist, siehe Foto anbei. Da es sicher nicht für alle Praxen interessant ist, könnte ich mir auch vorstellen, das man voreinstellen kann, ob die Checkbox markiert ist oder nicht.

Und dann ist mir noch eine andere Sache aufgefallen: wenn ich für einen Arzt den Kalender aufgrund von Urlaub direkt in Tomedo sperre, wird nicht automatisch die Abwesenheit in Arzteko eingetragen - funktioniert der Rückschrieb in die Richtung nicht?

Danke für eine Rückmeldung und viele Grüße.

Frank Seltmann

Julian Kemp

Guten Tag Herr Seltmann,

nein, die Synchronisation funktioniert nur von Arzeko Richtung tomedo, nicht umgekehrt. Zu Ihren restlichen Anmerkungen werde ich einen Kollegen informieren.

Mit freundlichen Grüßen
Julian Kemp

Marc Wortmann

Guten Tag Herr Seltmann,

vielen Dank für Ihr Feedback und den Vorschlag!

Um Planungsfehler zu vermeiden, ist tomedo so konzipiert, dass Sie idealerweise eigene Kalender für die MFA anlegen. Nur so weiß das System automatisch, wer da ist und welche Untersuchung stattfinden kann.

Um hier die bestmögliche Lösung zu finden, würde ich gerne den Hintergrund besser verstehen: Warum nutzen Sie bspw. für Ihre MFA bisher keine eigenen Kalender?

Ist die Verwaltung der einzelnen Kalender im Alltag zu aufwendig?
Oder wird die Kalenderübersicht dadurch zu voll und unübersichtlich?

Bezüglich der Übertragung der Abwesenheiten von tomedo zu Arzeko: Die Daten fließen hier derzeit tatsächlich nur in eine Richtung. Tomedo übernimmt die Urlaubs- und Sperrtage aus Arzeko und zeigt sie an. Ein Rückschrieb von tomedo nach Arzeko ist nicht eingebaut und aktuell auch nicht geplant. Abwesenheiten müssen Sie also weiterhin direkt in Arzeko eintragen.

Beste Grüße,
Marc Wortmann

Frank Seltmann

Hallo Herr Wortmann,

das mit den Abwesenheiten ist okay, das hat mich nur generell interessiert.

Eigene Kalender für die MFA haben wir bisher nicht in Betracht gezogen, und ich bin mir nicht sicher, ob diese das Problem lösen.

Hier ein konkretes Beispiel:

Wir haben 3 MFA, jede von diesen kann Belastungs-EKGs durchführen, welche nur in einem Raum möglich sind. Also habe ich einen Kalender für Belastungs-EKGs angelegt und eine Lokalität zugeordnet.

Gleiches gilt für Blutabnahmen, diese können von allen 3 MFAs im Raum Labor vorgenommen werden, also habe ich einen Kalender Labor angelegt.

Geht jetzt eine MFA in den Urlaub und eine 2. wird krank, kann ich nur noch Blutentnahmen oder Belastungs-EKGs durchführen. Also trage ich dann händisch in die Zeit vor Beginn der Sprechstunde (7-8 Uhr) einen Hinweis in den Kalender, dass MFA 1 und MFA 2 fehlen. Bei der Terminvergabe wird dann darauf geachtet, dass beides nicht gleichzeitig eingeplant wird.

Wie das auch mit eigenen Kalendern für die MFA funktionieren könnte, können Sie mir gerne erklären. Ich bin immer offen für andere Ansätze und Vorgehensweisen.

Danke und viele Grüße,

Frank Seltmann

Christian Wanzar

Hallo Herr Seltmann,

wir haben auch 2 Labore getrennt für 2 Ärzte laufen. Ist eine MFA im Urlaub soll keine Doppelbelegung zur gleichen Zeit stattfinden.

Wir regeln das über Terminlimits, indem wir dort die Urlaubszeiten der MFA eintragen. Höchstanzahl 1 pro Zeitraum 0 und beide Laborkalender anklicken. Auch über Limits haben wir dann gelöst, dass die Labore gleichmäßig ausgelastet werden und eins voll und das andere leer ist.

VG aus Gera

Clemens Siebolds

Ich habe ziemlich exakt das Procedere wie herr Seltmann (nur kein Belastungs EKG, dafür andere ;) )

Hier wäre in der Tat schön, wenn Arzeko da was möglich machen könnte. Ich bin bislang von dem Produkt ehrlich gesagt enttäuscht - oder tatsächlich zu blöd für die Anwendung, da ich es zu...mhh...unflexibel finde?

(bsp. Button in Tomedo, dass (Arzeko im Hintergrund offen) Arbeitszeit der Schwester beginnt - voreingestellte Zeit (z.B. 10min wg Umziehen (formal Arbeitszeit)). Das immer händisch ändern zu müssen oder die wenig intuitive Arzeko Übersicht zu öffnen finde ich auch schwierig... Aber das hat hier nichts mehr mit dem Topic zu tun

Toni Ringling

Guten Tag,

Ich möchte hier beschreiben, wie man das mit MFA-Kalendern lösen könnte. Hierbei ist es wichtig, dass nur gar keine MFA-Kalender oder ein Kalender pro MFA in tomedo sinnvoll sind, wenn man diese in Terminsuchen einbinden will. Ein Kalender für alle MFAs ist kontraproduktiv, weil ein Termin dann immer alle MFAs für die Suche blockiert.

Entsprechend wäre der erste Schritt, für jede MFA einen Kalender anzulegen. In diesen müssen Sie in dem Feld "Gehört Nutzer" entsprechend die MFA auswählen. Zusätzlich bräuchten Sie eine Ressource, welche MFAs abbildet, z.B. "MFA-Ressource". Falls manche MFAs besondere Spezialisierungen haben, könnten Sie auch gesonderte Ressourcentypen dafür anlegen. Nun müssen Sie wie gewohnt über die Schemaverwaltung Ressourcen mit diesen Typen bei Ihren MFAs anlegen.

In der Terminsuche aktivieren Sie nun das "Erweiterte Anforderungsmodell". Dort wählen Sie aus, dass "Alle der Anforderungen" und dann "MFA-Ressource" und einmal die "Raum-Labor"-Ressource oder wie auch immer diese bei Ihnen heißt. Bei den Kalendern wählen Sie nun alle Räume und MFAs an. Hierdurch sucht er immer eine Kombination aus einer MFA und einem Raum. Ein Beispiel für eine Ähnliche Konfiguration finden Sie hier im Handbuch: https://support.tomedo.de/handbuch/tomedo/kalender/kalender-konfigurieren/erweitertes-anforderungsmodell/#beispiel-1-op-termin

Es ist hierbei wichtig, dass bei MFA und Raum unterschiedliche Ressourcenarten vorliegen. Ansonsten könnte die Suche auch zwei Räume oder zwei MFAs finden.

Hiermit ist dann weder eine Doppelbelegung von MFAs noch von Räumen möglich, da beide über den Kalender geplant werden. Wenn keine MFA verfügbar ist, kann man mit der Suche auch keinen Raum ausbuchen, weil immer eine MFA-Ressource für den Termin gebraucht wird.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Frank Seltmann

Hallo Herr Ringling,

danke für die detailierte Beschreibung. Dieser Workflow löst jedoch nur einen kleinen Teil Problematik.

Nur wenige Mitarbeiter nutzen die Terminsuche, eher wird im Kalender hin- und hergeblättert. Ärzte interessieren sich auch nur bedingt für Ressourcen und Terminarten, da wird eher geschaut, dass die Lücke gefüllt wird und der richtige Patient verlinkt ist, alles andere ist eher zweitrangig.

Zudem sehe ich immer noch nicht, ob eine MFA krank oder im Urlaub ist, also den Grund für die fehlende Verfügbarkeit.

Das Thema ist jetzt nicht essentiell, aber da es eine Verknüpfung der Ärzte von Arzeko in den Kalender möglich ist, nahm ich an, MFAs auf ähnliche Weise zu integrieren wäre ein denkbarer Weg.

Viele Grüße,

Frank Seltmann

Toni Ringling

Guten Tag,

Wenn man bei den MFA-Kalendern den Besitzer setzt, dann sollte die Synchronisation der Arzeko-Sperrtage greifen. Dadurch werden die Kalender der entsprechenden MFAs gestreift dargestellt - also das wäre entsprechend gleichartig der Verknüpfung bei den Ärzten. Krankheit und Urlaub sollten verschiedene Sperrtagestypen sein, also unterschiedliche Färbungen.

Die Terminsuchen sind leider bisher das hauptsächliche Tool um Ressourcen korrekt zu koordinieren. Ohne die Nutzung von diesen, kann ich Ihnen gerade keine gute Lösung anbieten.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling