Hallo Erlbeck,
das hat erfahrungsgemäß mehrere mögliche Ursachen — um eingrenzen zu können, wären ein paar Infos hilfreich:
Rückfragen:
1. Über welches Konto / welche Domain verschickt Ihr — eigene Praxisdomain oder Freemailer (GMX, Web.de, T-Online …)?
2. Welche Mails sind betroffen: Terminbestätigungen aus dem OTK, automatische Erinnerungen oder manuelle Anschreiben aus tomedo?
3. Bei welchen Empfänger-Providern tritt es gehäuft auf (Gmail, GMX, Web.de, Outlook …)?
4. Lässt sich bei einer betroffenen Mail im Header sehen, ob `SPF`, `DKIM` und `DMARC` auf *pass* oder *fail* stehen?
Typische Ursachen im Praxisumfeld:
- SPF/DKIM/DMARC für die Absenderdomain fehlen oder sind fehlerhaft — Gmail, Yahoo und Microsoft verlangen das seit Anfang 2024 deutlich strenger.
- Reputation der sendenden IP (besonders bei Versand über Standard-Hosting-Pakete oder DSL-Anschluss).
- Medizinischer Wortschatz im Mailtext (Medikamentennamen, „Rezept", „Krankschreibung") triggert klassische Pharma-Filter.
- Serienversand identischer Erinnerungsmails in kurzem Abstand.
- Inkonsistenter Absender — `From`, `Reply-To` und `Return-Path` passen nicht zusammen.
Wenn Ihr den Header einer betroffenen Mail einstellt (Absender anonymisiert), lässt sich das meist schnell eingrenzen. Hilfreich sind auch https://mail-tester.com und der Header-Analyzer von https://mxtoolbox.com.
Ich hoffe damit kommen Sie schon mal einen Schritt weiter. Viele Grüße Richard Kupke
