Gruppentermine: 1-Min-Slot-Workaround stößt an Grenzen. Welche Psychotherapie-Praxis benötigt auch

Richard Kupke

Wann kommt das Gruppentermin-Feature? Welche Psycho-Praxis ist auch dabei?

Lieber Zollsoft-Produktmanager, liebe Kolleginnen und Kollegen,

tomedo hat ein gutes Gruppen-Abrechnungsmodul und sehr fortschrittliche Kalenderfunktionen. Beim Terminmanagement für Gruppen hinkt es aber spürbar hinterher. Eine Forumssuche nach "Gruppentermin" liefert 4 Threads, alle enden mit "in Planung".

Daher zwei Fragen:
- Wo steht das Gruppentermin-Management auf der Roadmap?
- Welche Psycho-Praxis sieht Gruppen ebenfalls als Lösung für den steigenden Versorgungsbedarf? Wir suchen Mitstreiter.

UNSERE 3 GRUPPEN-USE-CASES
(MVZ Schmerzmedizin, ca. 6.000 Pat./Jahr, 5 Psychotherapeutinnen)

1) OFFENE GROSSGRUPPE - Privatleistung
- Externe Referenten, variierende Themen (Ernährung, Biologische Medizin, Bogensport, Bewegung etc.)
- Keine Zugangsvoraussetzung
- Selbstbuchung via OTK
- Anforderung: 1 Termin, mehrere offene Plätze, OTK-buchbar

2) OFFENE EDUKATIVE BASISGRUPPE - Schmerz-Grundlagen
Höchstes Patientenvolumen! Ziel: jeder chronische Schmerzpatient durchläuft sie.
- Umfang: 2 Sessions, max. 9 Teilnehmer
- Voraussetzung: PT-Einzel-Vorgespräch (Erstgespräch)
- idealerweise Selbstbuchung via OTK oder Buchung durch MFA, sofern Vorgespräch erfolgt ist
- Anforderung: voraussetzungsgesteuerter OTK-Zugang + Serie über 2 Termine

3) GESCHLOSSENE PT-GRUPPE - therapeutisch
- Themen: Schlaf, Stressbewältigung, Depression, Angst
- Umfang: 6-10 Sessions, ideal 6-7 Teilnehmer
- Gesonderte manuelle Auswahl, hoher Anspruch an Gruppen-Passfähigkeit
- Anforderung: kuratierte Teilnehmerliste + Serienlogik 6-10 Sessions

STATUS QUO UND ZIELBILD

In den letzten 6 Monaten haben wir über tomedo abgewickelt: 97 Gruppensitzungen mit 654 Teilnahmen (Ø 16 Sitzungen / 109 Teilnahmen pro Monat). Mit dem Vollausbau aller drei Use Cases erwarten wir ca. 70 Sitzungen / 560 Teilnahmen pro Monat - Faktor 4-5x gegenüber heute.

WORKAROUND HEUTE - UND WO ER SCHEITERT

Wir kürzen Termine auf 1-3 min, "quetschen" alle Teilnehmer in die ersten 15 min des Slots und nutzen das Rundungs-Kommando in der Erinnerungsmail. Im Kalender sind die gestapelten Mini-Slots bei größeren Gruppen kaum noch lesbar.

Im OTK funktioniert der Workaround nicht: der Patient sieht z.B. 16:10, realer Gruppenstart ist 16:00. Vorab nicht vermittelbar - damit fallen Use Case 1 und 2 (OTK-Selbstbuchung) komplett aus. Genau die mit dem höchsten Volumen.

BITTE AN ZOLLSOFT
- Aktueller Sachstand zum Gruppentermin-Management?
- Eine Roadmap-Indikation (Q3 2026? 2027?) hilft uns enorm bei der Versorgungsplanung.

AUFRUF AN PSYCHO-PRAXEN
Wenn euch das Thema auch betrifft, bitte hier melden. Es geht nicht um Komfort, sondern um die Skalierbarkeit psychotherapeutischer Versorgung über Gruppen.

Letzter aktiver Thread ohne Antwort, vor rund 3 Monaten: Gruppentermine bei arzt-direkt anbieten

Lieben DANK im voraus. Beste Grüße, Richard Kupke

Jonas Kortemeier

Für uns auch total interessant! +1

K. Scharfstein

Ich wäre als psychotherapeutische Einzelpraxis gar nicht auf die Idee gekommen, Psychoedukation im größeren Umfang anzubieten - mit so einem Tool wäre es über die Gruppenziffer psychotherapeutische Grundversorgung aber einen Versuch wert. Ohne Praxisangestellte würde ich es ohne Selbstbuchung allerdings nie im Leben organisiert bekommen...

Auch eine Terminplanung für eine Gruppe mit mehreren TN würde mir sehr helfen, weil ich mit Gruppen starten möchte. Anders kann man aktuell unmöglich auch nur annähernd den Bedarf bedienen...

Benjamin Dick

Liebes Zollsoft Team, können Sie uns bitte eine timeline und geplante Ausbaustufen zu diesem Thema geben? Auch für Praxen die keine online Buchung nutzen ist das ein unübersichtliches Thema.
Herzlichen Dank!
Benjamin Dick

Christophe Mergeai

Sehr gute Initiative!

Aktuell habe ich 2 Gruppen, 2 interaktionelle und eine Psychoedukationsgruppe. Auch möchte ich gerne eine psychosomatische Grundversorgungsgruppe anbieten und im Verlauf auch Workshops und dafür wäre ein besseres Gruppenmodul essentiell.

Ich nutze das Gruppenmodul aktuell gar nicht, da es mir zu umständlich ist und dokumentiere zB bei einem Pat und copy paste beim nächsten, da ja auch mache in Probatorik, KZT oder LZT sind.

Vielen Dank an tomedo die Sache zeitnah anzugehen

Christian Oeser

Schließe mich an. Momentan nutze ich das auch so, leider sehr umständlich und nicht OTK-fähig.

Matthias Mayer

Für unser 9 köpfiges Team auch sehr wichtig. Bei uns laufen ca. 18 Gruppen die Woche. Das sind über 800 Gruppentermine im Jahr.

Hindernisse:

- erwähnte OTK Buchungsproblemen: Wiederholungstermine können nicht hochgeladen werden, keine Sinnvolle/übersichtliche Buchung von Gruppenterminen im Kalender.

- Gruppenmodul beinhaltet keine Übersicht über noch offene/bereits absolvierte Stundenkontingent nur möglich über das öffnen der einzelnen Akten

Optional: zwei Felder für Dokumentation (1 generell für Gruppeninhalte, 1 individuelle Dokumentation für jeweilige Patienten)

Bitte daher aktuelle Rückmeldung zu Stand Gruppenmodul mit verlässlichen Angaben.

Kathrin Rühl

Moin!

Als Einzelpraxis mit regelhaft 7-9 Gruppen a 9 Patienten pro Woche vermisse ich Verbesserungen sehr.

Ich nutze den OTK nicht habe Patienten die langfristig wöchentlich kommen.

Abrechnung und Dokumentation sind unendlich fehleranfällig und kosten sehr viel Zeitvund Nerven.

Auch ich habe also dringenden Bedarf.

Marc Wortmann

Guten Tag Herr Kupke, liebe tomedo-Anwender,

wir wissen, dass viele von Ihnen bereits auf eine Lösung für Gruppentermine warten. Ich bin als neuer Produktmanager bei zollsoft für den tomedo-Kalender und damit auch für die Umsetzung der Gruppentermine zuständig. In diesem Rahmen habe ich mich in den letzten Wochen mit der Konsolidierung und Dokumentation Ihrer und weiterer Anforderungen auseinandergesetzt. Die notwendigen Arbeitspakete für die Entwicklung sind ausgearbeitet und sollten, soweit ich es derzeit beurteilen kann, Ihre Anforderungen abdecken. Diese bespreche ich in den kommenden Wochen mit der Entwicklung, um die technischen Abhängigkeiten und Maßnahmen zu erörtern.

Da die Funktion tief in die Logiken von tomedo eingreift, ist die Umsetzung technisch sehr anspruchsvoll und weist viele Abhängigkeiten auf. Wir können daher aktuell keinen exakten Termin nennen, unser Ziel ist es jedoch, das Basispaket (MVP) noch in diesem Jahr auszuliefern.

Im Folgenden finden Sie eine vereinfachte Übersicht, was dieses Paket nach Stand meiner derzeitigen Planung enthalten wird:

Gruppen-Termin-Container: Mehrere Patienten werden im Kalender als eine logische Termin-Einheit angezeigt (auch bei Termin-Serien) und können gemeinsam verschoben werden.
Unterstützung bei der Abrechnung: Ziel ist es, den Abrechnungsprozess durch automatisierte Hintergrundabläufe (etwa bei der Besuchsanlage) spürbar zu vereinfachen.
Statusanzeige für Kontingente: Eine visuelle Orientierungshilfe im Termin soll Sie dabei unterstützen, den Überblick über verbleibende Kontingente und Genehmigungsstände zu behalten.
Teilnehmer-Limits: Sie legen fest, wie viele Patienten mindestens oder höchstens an einer Gruppe teilnehmen dürfen (Definition an Terminart).

Durch die Umsetzung dieser Kernfunktionalitäten wollen wir sicherstellen, dass die Verwaltung großer Gruppen im Praxisalltag keine zusätzliche Bürokratie verursacht. Bitte beachten Sie, dass sich die Funktionen aktuell in Planung und detaillierter Konzeption befinden. Die finale Umsetzung des Basispakets für die Gruppentermine kann in Details noch vom oben Beschriebenen abweichen.

Im weiteren Verlauf der Entwicklung (nach Finalisierung des Basispakets) werden wir uns dann um zusätzliche Quality-of-Life-Anpassungen kümmern, welche Ihren Praxisalltag rund um die Versorgung von Gruppen weiter erleichtern.

Vielen Dank für Ihre Geduld.

Richard Kupke

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Vielen Dank an alle, die hier so schnell mitgezeichnet haben — Frau Scharfstein, Herr Dick, Herr Mergeai, Herr Mayer, Frau Rühl, Herr Oeser, Herr Kortemeier. Schön zu lesen, dass auch andere eine ähnliche Dimension abbilden wollen.

Kennen Sie eigententlich alle den von mir beschrieben Workaround mit den 1min Slots und den Rundungen? Soll ich den mit Screenshots mal erläutern?

Vorteile:

+ Assistenzen (oder man selbst) kann sauber, fehlerfrei intern über Terminfavoriten buchen (keine Dopplung)

+ indirekte Kapazitätsanzeige über Anzahl Minuten = Anzahl Slots

+ Patienten erhalten eine passende automatische Terminerinnerung (geringer No-Show Rate)

Richard Kupke

Lieber Herr Wortmann,

schön, dass Sie sich ebenfalls so schnell zu Wort melden. Ich freue mich sehr zu lesen, dass Sie mit dem Basispaket noch in diesem Jahr planen!

Ihr "Basispaket" bzw. MVP meint ein Minimum Valuable Product einer agilen Produktentwicklung? Ich bin selbst Fan von agilem Vorgehen — und falls Sie nicht nur mit einer stilisierten Persona arbeiten möchten, biete ich mich gerne an, die Use Cases noch konkreter zu beschreiben oder zu reflektieren. Video-Gespräch oder Vor-Ort-Termin bei uns in der Praxis, gerne melden.

Wenn Sie die 4 adressierten Punkte noch in diesem Jahr umsetzen, wäre uns sehr geholfen.

Beste Grüße
Richard Kupke

Richard Kupke

Da ich zwei persönliche Nachrichten erhalten habe hier die Kurzversion des Workarounds.

Verwendung der Standard-Terminkalenderfunktionen (kein OTK):

Terminfavoriten-Suche mit Ressourcen (Ressourcenlänge = Anzahl der Teilnehmer [min] )
Termin-Erinnerungen via Email
wichtig ist: keine Manuell / automatische Terminbestätigung bei Anlage des Termins wählen.

Terminfavoritensuche - Anzeige über freie Kapazitäten da 1min = 1 Slot. Einfache Buchung für MFA, da Terminfavorit alle definiert hat. Wichtig Gruppentermine NIE manuell buchen, führt nur zu Doppelbelegung!

Da Terminfavoriten-Buchung niemals 2 Termine paralle vergibt, sortieren sich alle sauber hintereinander. Abgesagt Termine sind so wieder auffindbar. Sieht nur gedrängt aus im Kalender > auf Tagesansicht wechseln

Wichtig keine manuelle Terminbenachrichtung beim Termin anlegen, da sonst die konkrete 1min-genaue Uhrzeit versandt wird. Dies übernimmt die Terminerinnerung im nächsten Schritt

Terminerinnerung mit Standard-Email einstellen, na eigenem Rythmus. In Emailvorlage das Termin-Rundungs-Kommando wählen $[selektierterTermin %bq]$ Uhr (Rundet auf Viertelstunde ab) damit erhalten alle Patienten innerhalb von 15min die selbe Start-Uhrzeit.

Viel Erfolg damit.

Marc Wortmann

Lieber Herr Kupke,

vielen Dank für die Rückmeldung und Ihr Angebot zum Austausch! Ich habe mir Ihre Praxis und die Use Cases fest als Referenz notiert.

Völlig richtig: Mit dem MVP (Minimum Viable Product) meinen wir unser funktionales Basispaket. Unser Ziel ist es, damit die wichtigsten Kernanforderungen zuerst „auf die Straße“ zu bringen, um Ihnen so schnell wie möglich eine praxistaugliche Lösung anbieten zu können.

Aktuell konzentriere ich mich darauf, das technische Fundament und die Integration in die Kern-Logiken mit unserem Entwickler-Team abzustimmen. Sobald wir eine stabile Basis haben, die wir verfeinern und gegen die Realität in der Praxis prüfen können, komme ich sehr gerne auf Ihr Angebot zurück.

Beste Grüße,
Marc Wortmann

Richard Kupke

Lieber Herr Wortmann,

3,5 Monate sind vergangen. Erlauben Sie mir daher bitte die Nachfrage: Wie ist ihr aktueller Terminplan für das MVP?

Liebe Grüße, Richard Kupke

Marc Wortmann

Guten Tag Herr Kupke, liebe tomedo-Anwender,

vielen Dank für die Nachfrage. Wir haben die vergangene Zeit intensiv genutzt, denn das Thema Gruppen- und Serientermine hat bei uns im Kalender-Team weiterhin eine sehr hohe Priorität.

Der aktuelle Stand in aller Kürze:

Konzept & Machbarkeit: Das Anforderungskonzept ist fertig ausgearbeitet, wurde intensiv mit dem Entwicklungsteam besprochen und auf seine Machbarkeit geprüft. Wir haben hier mehrere konzeptionelle Runden gedreht, da die Funktion tief in die Logiken des Kalenders eingreift und eine Vielzahl an aufgekommenen Sonderfällen konzeptionelle Anpassungen erforderten.
Praxis-Validierung: Wegen dieser hohen Komplexität befinden wir uns aktuell bereits im Austausch mit ausgewählten Praxen, um letzte Lücken zu schließen und die Anforderungen abzusichern.

Wir haben dazu derzeit bereits kurze Einzelgespräche (ca. 30 Minuten per Telefon/Video) mit ausgewählten Praxen geführt. Gerne erweitern wir nun den Kreis der Teilnehmer, um die Anforderungen für die vielfältigen Anwendungsfälle im Praxisalltag noch weiter direkt zu validieren. Dazu lade ich Sie und alle interessierten tomedo-Anwender herzlich ein:

Hier klicken, um einen Termin zur Evaluierung zu vereinbaren
Entwicklungsstart: Die Entwicklung startet bereits in Kürze. Das Entwicklungsteam stimmt sich derzeit bzgl. der grundlegenden Anpassungen hinsichtlich des Datenmodells ab.

Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihre Unterstützung!

Beste Grüße
Marc Wortmann

Richard Kupke

Danke. Termin ist gebucht. Ich freue mich auf den Austausch. LG Richard Kupke