iCal nur bei Bedarf

Rainer Gunstmann

Für Termin E-Mails kann man in den Einstellungen global entscheiden, ob eine iCal Datei angefügt wird.

Wir haben Situationen, in denen wir keine iCal Datei mitschicken wollen: Bei OP Patienten vergibt die Anästhesie die Check-in Zeit.

Unsere Termin Erinnerungs Mails enthalten die Uhrzeit, die wir in unserem Kalender haben - das führt zu Konflikten.

Schöner (mindestens für uns) wäre, wenn ich pro E-Mail Vorlage oder in der jeweiligen Kalenderverwaltung - Terminerinnerungen entscheiden könnte, ob eine iCal angefügt wird.

Marc Wortmann

Guten Tag Herr Gunstmann,

bitte entschuldigen Sie die verzögerte Rückmeldung. Ich bedanke mich für Ihren Vorschlag. Um die optimale Lösung für Sie zu konzipieren, haben wir zwei kurze Fragen zu Ihrem Praxisworkflow:

Gemeinsame E-Mails: Erhält der Patient eine einzige E-Mail für mehrere kombinierte Termine (z. B. OP und Anästhesie zusammen), bei der Sie den iCal-Anhang nur für einen dieser Termine unterdrücken möchten
Terminstruktur: Haben Sie für die Check-in-Zeit einen eigenen, separaten Termin im Kalender angelegt, oder steht diese abweichende Uhrzeit rein als Freitext/Platzhalter in der Mailvorlage?

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Rainer Gunstmann

Hallo Herr Wortmann,

vielen Dank, dass sich sich mit unserem Wunsch beschäftigen!

Wir tragen unsere Krankenhaus Operationen in einen tomedo Kalender ein und tragen die Operationsanmeldung mit einem Apple Skript elektronisch in die Software des Krankenhauses ein. Die Reihenfolge der Operationen und die daraus resultierenden CheckIn Zeiten der Patienten organisiert das Krankenhaus und ist uns nicht bekannt / für uns uninteressant. Unser tomedo Kalender zeigt uns also nur wen wir an diesem Tag operieren, das externe Krankenhaus hat keinen Zugriff auf unser tomedo.

Jeder OP Patient bekommt von uns eine Terminerinnungsmail (s.u) In dieser Mail ist dann der iCal Anhang mit einer falschen Zeit. Patienten haben sich dann oftmals nach dieser Zeit gerichtet und nicht nach der, die ihnen das Krankenhaus mitgegeben hat.

Deshalb würden wir uns wünschen, dass in der Termin-Erinnungsmail Konfiguration die Auswahl mit/ohne iCal-Anhang möglich wäre.

Marc Wortmann

Hallo Herr Gunstmann,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung und die detaillierte Beschreibung Ihres Workflows.

Ich habe Ihren Wunsch, iCal-Anhänge für bestimmte Terminerinnerungen selektiv zu deaktivieren, aufgenommen und direkt mit unserem Entwicklungsteam besprochen.

Um Ihnen das mühsame Pflegen und Verwalten mehrerer verschiedener E-Mail-Vorlagen zu ersparen, evaluieren wir aktuell einen alternativen Ansatz: Wir prüfen, ob wir diese Einstellung direkt in den Terminart-Einstellungen verorten können. Damit könnten Sie den iCal-Versand für die spezifische Terminart (z. B. externe Krankenhaus-OPs) mit einem Klick global ausschalten, während Ihre Standard-Termine weiterhin automatisch mit Kalenderanhang versendet werden.

Würde diese Lösung Ihren Workflow im Praxisalltag ebenso gut abbilden?

Da wir uns aktuell noch in der Konzeptionsphase befinden, kann ich Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt leider noch kein konkretes Umsetzungsdatum nennen.

Mit besten Grüßen,
Marc Wortmann

Rainer Gunstmann

Hallo Herr Wortmann,

ja, die Einstellungsoption iCal Anhang mitsenden ja/nein direkt in der Kalenderverwaltung - Terminerinnerungen würde unser Workflow Problem vollständig lösen.

Vielleicht ist die iCal Option in den golbalen Einstellungen insgesamt unglücklich platziert. In größeren MVZ oder anderen Konstruktionen wollen die verschiedenen Abteilungen vielleicht individuellere Einstellungen vornehmen. Wir haben zB eine Terminerinnerungmail-Vorlage, die nur unsere zukünftigen Termine auflistet mit Ort, Behandler, Uhrzeit (nur bei manchen Terminarten) und Beschreibung der Terminart. Die Programmierung der Vorlage kann bis zu 10 unserer Termine auflisten. Auch bei dieser Terminerinnerungsmail wird eine iCal Datei angefügt. Bei einer Auflistung von mehreren Terminen ist eine iCal Datei mit einem Termin nur bedingt sinnvoll, in vielen anderen Situationen ist die iCal Datei aber ein schöner Komfortgewinn.

VG RG

Marc Wortmann

Guten Tag Herr Gunstmann,

wir haben eine Lösung für Ihr Problem entwickelt, die mit tomedo Version 169 verfügbar sein wird.

Wenn der iCal-Versand aktiviert ist, können Sie künftig pro Terminart festlegen, ob ein iCal angehängt werden soll. Die Option finden Sie dann in den Einstellungen zu den Terminarten in der Kalenderverwaltung unter „Weitere Konfigurationen…".

Solange Sie nichts ändern, werden iCals für alle Terminarten versendet, vorausgesetzt der iCal-Versand ist global aktiviert. Eine Terminart wird nur dann ausgeschlossen, wenn Sie dies ausdrücklich in den Einstellungen der Terminart festgelegt ist.

Für diese Lösung haben wir uns entschieden, da sie zukunftssicher ist: Falls künftig weitere Kommunikationswege (bspw. über API-Anbindungen) hinzukommen, lässt sich die Konfiguration problemlos erweitern. Außerdem können Sie dieselbe E-Mail-Vorlage weiterhin für mehrere Terminarten verwenden, mit individueller iCal-Einstellung pro Terminart.

Beste Grüße,
Marc Wortmann

Rainer Gunstmann

Vielen Dank Herr Wortmann, dass Sie das umgesetzt haben! Dass das Zollsoft Team insgesamt ein offenes Ohr für Anwenderwünsche hat, ist hervorragend!