a) Frage:
Wie gebe ich am geschicktesten die (Papier-) Notfallscheine aus dem KV Dienst für die Abrechnung ein?
Antwort:
Um Papier-Notfallscheine aus dem KV-Dienst für die Abrechnung in tomedo einzugeben, müssen Sie diese als Ersatzverfahren anlegen. Dies ist notwendig, wenn keine elektronische Gesundheitskarte (eGK) eingelesen werden konnte.
1. KV-Schein im Ersatzverfahren anlegen
- Patientenkartei öffnen: Navigieren Sie in die Patientenkartei des betreffenden Patienten.
- Neuen Schein anlegen: Im Reiter "GKV" auf der rechten Seite klicken Sie auf das Plus-Symbol (+), um einen neuen Schein zu erstellen.
- Behandlungsausweis hinzufügen: Im sich öffnenden Fenster klicken Sie unter "Behandlungsausweise" erneut auf das Plus-Symbol (+).
- Ersatzverfahren auswählen: Wählen Sie den Typ "eGK" und legen Sie den KV-Schein im Ersatzverfahren an. Bei Patienten mit alter Krankenversichertenkarte (KVK) muss das KVK-Ersatzverfahren gewählt werden, wobei die alte VKNR 27860 zu verwenden ist. Das Ersatzverfahren ist nur in Ausnahmefällen zulässig (z.B. bei Hausbesuchen ohne Kartenlesegerät, im Notfall oder bei Säuglingen < 3 Monaten).
- Pflichtfelder ausfüllen: Füllen Sie alle fett markierten Felder mit den notwendigen Patientendaten und Versicherungsdaten aus. Achten Sie besonders auf die korrekte Erfassung der Postleitzahl, da diese für den zuständigen KV-Bereich relevant ist.
Kurzes Video dazu: Ersatzverfahren
2. Leistungen und Diagnosen erfassen
- Leistungsziffern eingeben: Im KV-Abrechnungsschein können Sie über das Plus-Symbol (+) einzelne Gebührennummern (EBM-Ziffern) hinzufügen. Alternativ können Sie auch Favoritenlisten nutzen.
- Diagnosen eintragen: Die Behandlungsdiagnosen werden in der entsprechenden Tabelle erfasst. Dauerdiagnosen können per Drag-and-drop aus der medizinischen Dokumentation übernommen werden.
3. Abrechnung überprüfen und korrigieren
- Fehler/Warnungen/Hinweise: tomedo zeigt Ihnen in der Übersicht "Fehler/Warnungen/Hinweise" alle relevanten Meldungen zum Abrechnungsschein an. Scheine im Ersatzverfahren werden in der Patientenkartei rot dargestellt.
- Fehlerbehebung: Doppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Fehlerliste, um direkt zum entsprechenden Feld im Schein zu gelangen und die Korrektur vorzunehmen.
- Probeabrechnungen: Es wird empfohlen, regelmäßig Probeabrechnungen zu erstellen, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Kurzes Video dazu: KV-Abrechnung
4. Schein als abgerechnet markieren
- Nachdem die Abrechnung erfolgreich an die Kassenärztliche Vereinigung (KV) übermittelt wurde, markieren Sie die Scheine als "abgerechnet". Falls nachträglich Korrekturen notwendig sind, können abgerechnete Scheine zurückgesetzt werden, um Änderungen vorzunehmen und die Abrechnung erneut zu übermitteln.
b) Frage:
Ärztliche Psychotherapiepraxis, keine TI, wie lege ich meine eigene Sicherung an um dann auf CD zu brennen
Hier ist meine Gegenfrage: reden wir von einer tomedo Sicherung oder von der Abrechnungsdatei, die Sie per CD an Ihre KV senden wollen?
Antwort:
Tomedo Sicherung:
Um eine eigene Sicherung in tomedo zu erstellen und diese anschließend auf eine CD zu brennen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Manuelles Backup erstellen:
* Öffnen Sie das tomedo Server-Tools Webinterface über Admin -> Server-Tools Webinterface.
* Navigieren Sie dort zum Bereich "Backup".
* Klicken Sie auf den Button "Backup erstellen", um eine manuelle Sicherung Ihres Systems auszulösen. Die Dauer des Backups kann je nach Datenmenge variieren.
- Backup-Ordner finden:
* Standardmäßig wird das primäre Backup im Ordner tomedo_backup auf der lokalen Festplatte des Systems gespeichert, auf dem die Server-Tools installiert sind. In diesem Ordner finden Sie die gesicherten Daten, die auch einen Unterordner namens tomedo_Datenbank.backup enthalten.
- Backup auf CD brennen:
* Nachdem das Backup erstellt wurde, können Sie den tomedo_backup-Ordner (oder den von Ihnen konfigurierten Backup-Pfad) auf eine CD kopieren. Das Brennen der Daten auf eine CD ist eine Funktion Ihres Betriebssystems und nicht direkt in tomedo integriert.
KV-Abrechnungsdatei:
Um Ihre KV-Abrechnungsdatei in tomedo zu erstellen und anschließend auf eine CD zu speichern, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- KV-Abrechnungsdatei erstellen:
* Navigieren Sie in tomedo zu Verwaltung -> KV -> KV-Abrechnung.
* Wählen Sie das entsprechende Quartal und die Betriebsstätte aus.
* Klicken Sie auf "Erstellen", um die Abrechnungsdateien zu generieren. Bestätigen Sie gegebenenfalls den KBV-Pflichthinweis.
* Sobald der Status der Abrechnung auf Grün oder Gelb wechselt, sind die Dateien erfolgreich erstellt.
- Abrechnungsdatei exportieren:
* Im Fenster der KV-Abrechnung finden Sie die generierten Dateien. Sofern kein direkter Transfer via "1Click Abrechnung" möglich ist, wählen Sie die Option "XKM-Abrechnungsdateien speichern" oder "Alle Dateien im Finder anzeigen".
* Speichern Sie die Dateien (in der Regel .idx- und .XKM-Dateien) in einem leicht zugänglichen Ordner auf Ihrem Rechner, z.B. auf dem Schreibtisch.
- Dateien auf CD brennen:
* Legen Sie einen leeren CD-Rohling in Ihr Laufwerk ein.
* Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie die Abrechnungsdateien gespeichert haben.
* Ziehen Sie die Abrechnungsdateien (ausschließlich die .idx- und .XKM-Dateien, keine Unterordner) auf das Symbol des CD-Rohlings im Finder.
* Starten Sie den Brennvorgang über die Funktionen Ihres Betriebssystems.
Wichtige Hinweise:
* Achten Sie darauf, dass sich auf der gebrannten CD ausschließlich die Abrechnungsdateien (.idx- und .XKM-Dateien) befinden und diese nicht in Unterordnern abgelegt sind. Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung.
* Beschriften Sie die gebrannte CD mit den erforderlichen Informationen wie Absender und Abrechnungsquartal.
c) Frage:
Kann ich eine Krankenkasse wenn ich sie händisch hinterlege mit der IK suchen? Oder wie kann ich eine Kasse hinterlegen, die ich händisch nicht finde?
Antwort:
Ja, Sie können eine Krankenkasse, die Sie händisch hinterlegen, mit der Institutionskennzeichen (IK) suchen. Dies ist sogar die empfohlene Methode, um die korrekte Versicherung zielgerichtet zu finden.
Wenn Sie eine Krankenkasse händisch nicht finden oder keine IK-Nummer vorliegt, können Sie diese in der Regel über das Ersatzverfahren anlegen:
- Neuen Schein anlegen: Gehen Sie in der Patientenkartei zum GKV-Reiter und klicken Sie auf das "+"-Symbol, um einen neuen Schein anzulegen.
- Ersatzverfahren auswählen: Im erscheinenden Fenster wählen Sie unter Behandlungsausweise das "+" und dann die Option für das Ersatzverfahren.
- Daten eingeben:
* Sie können den Namen der Krankenkasse oder die IK-Nummer eingeben. Die Eingabe der IK-Nummer ist präziser, besonders bei Krankenkassen mit ähnlichen Namen (z.B. AOK).
* Füllen Sie alle fett markierten Pflichtfelder aus.
* Für Privatpatienten, bei denen die IK-Nummer nicht bekannt ist, wählen Sie als Versicherung "Sonstiges" und tragen lediglich den Kassennamen ein. Im Feld "Ersatzcode" wählen Sie dann "Privatversichert, Kasse unbekannt".
Für europäisch krankenversicherte Patienten legen Sie ebenfalls ein Ersatzverfahren an und wählen "besondere Kostenträger", um die Kasse zu hinterlegen.
