Wir haben bei uns in der Praxis eine Lösung umgesetzt, um tomedo-Aufgaben direkt auf dem Mac-Desktop anzeigen zu lassen – sortierbar, mit Detail-Popup und direktem Öffnen der Patientenakte per Doppelklick.Ziel der LösungAnzeige offener tomedo-Aufgaben direkt auf dem DesktopUnterteilung in:Aufgaben mit VerantwortlichenNicht zugewiesene AufgabenSortierung per Klick auf SpaltenüberschriftDoppelklick öffnet sofort die Patientenakte in tomedoKlick auf Zeile zeigt Detailtext (Aufgabentext) in PopupKeine Änderungen an tomedo selbstBenötigte Komponenten1️⃣ tomedoVoraussetzung ist ein Lesezugang zur tomedo-Datenbank. Dieser kann über den tomedo-Support eingerichtet werden.2️⃣ n8n (Workflow-Automation)https://n8n.ion8n übernimmt:Verbindung zur tomedo-DatenbankSQL-Abfrage der AufgabenAufbereitung als JSONBereitstellung über WebhookDas Widget ruft nicht direkt die Datenbank auf, sondern ausschließlich den n8n-Webhook. Es genügt hier völlig die kostenlose Version.3️⃣ Übersicht (macOS Desktop Widgets)https://tracesof.net/uebersicht/Übersicht ist ein macOS-Tool, mit dem sich HTML/CSS/JS/CoffeeScript-Widgets direkt auf dem Desktop anzeigen lassen.Darüber läuft das Aufgaben-Widget. Übersicht ist eine kostenlose App.Technisches PrinzipSchritt 1 – SQL in n8nn8n ruft z. B. ab:PatientIDVornameNachnamePatientAufgabeText (Detailbeschreibung)StatusVerantwortlicheErstelltamZu erledigen bisPrioritätDas Ergebnis wird als JSON ausgegeben:Schritt 2 – Darstellung im Desktop-WidgetDas Widget:ruft den n8n-Webhook regelmäßig per curl aufcached die Daten im Speichersortiert lokalrendert zwei Tabellenzeigt Sortierpfeile im Headeröffnet bei Doppelklick direkt die entsprechende Patientenkartei in tomedoFunktionen des Widgets✔ Zwei getrennte TabellenAufgaben mit VerantwortlichenNicht zugewiesene AufgabenBegrenzung der Anzeige (je Bereich)scrollbar (je Bereich)✔ Sortierung im WidgetKlick auf HeaderAuf- / absteigendStandard: „Erstellt am“ absteigend✔ Popup mit DetailtextBeim einfachen Klick auf eine Zeile:weißes Popupdunkle Schriftscrollbarschließt bei Klick ins Popup✔ DoppelklickÖffnet sofort die tomedo-Patientenakte. Datenschutz & DatensicherheitDa bei Desktop-Anzeigen von Patientendaten verständlicherweise schnell Datenschutzfragen aufkommen, hier unsere Rahmenbedingungen:1️⃣ Kein externer ZugriffDatenbank wird nicht öffentlich freigegebenZugriff ausschließlich intern im Praxisnetzn8n läuft auf internem bzw. abgesichertem ServerDatenbankbenutzer hat nur LeserechteEs werden keine Patientendaten ins Internet übertragen.2️⃣ Anzeige nur an einem festen ArbeitsplatzDas Widget läuft:auf genau einem Macan einem festen Arbeitsplatzmit genau einem Mitarbeiterin dessen Kontext (Benutzerkürzel)ohne Arbeitsplatzwechsel!Es handelt sich nicht um eine frei zugängliche Anzeige.3️⃣ GerätesicherheitDer Mac ist:durch Benutzername + Passwort geschütztnicht öffentlich zugänglichautomatisch sperrend konfiguriertDer Mitarbeiter sperrt beim Verlassen grundsätzlich:den gesamten macOS-Accountnicht nur tomedoDamit entspricht die Situation funktional einem geöffneten tomedo-Fenster auf einem gesicherten Arbeitsplatz.4️⃣ Keine dauerhafte DatenspeicherungDas Widget:speichert keine Daten lokalhält Daten nur im Arbeitsspeicherschreibt keine Dateienspeichert keine Caches dauerhaftNach Logout oder Neustart sind keine Datenreste vorhanden.5️⃣ ZweckbindungDie Anzeige dient ausschließlich:interner Organisationschnellerer Aufgabenbearbeitungbesserer ÜbersichtEs findet keine Weitergabe oder Fremdverarbeitung statt.Warum dieser Weg sinnvoll istVorteile:Sofortige Sichtbarkeit offener AufgabenKein Wechsel in tomedo nötigSchnelles ArbeitenKein Eingriff in die tomedo-SoftwareKeine Manipulation der DatenbankSaubere Trennung: Daten → n8n → AnzeigeFazitMit:einem Lesezugang zur tomedo-Datenbankn8n als Middlewareund Übersicht als Desktop-Anzeigelässt sich eine sehr leistungsfähige, sichere und flexible Aufgabenübersicht realisieren – ohne tomedo selbst anzupassen.Die Lösung ist technisch sauber, datenschutzrechtlich unter kontrollierten Rahmenbedingungen vertretbar und im Praxisalltag extrem hilfreich.Wenn Interesse besteht, kann ich:ein Beispiel-SQL bereitstellenden n8n-Workflow zeigendas Widget-Grundgerüst teilenAusblickDerzeit arbeite ich an einer automatisierten Bearbeituung von Fragebögen, die per GDT-Schnittstelle in tomedo eingelesen werden. Dabei setzt sich n8n zwischen tomedo und der GDT-Übergabe. In der Verarbeitung werden die Inhalte der Fragebögen mit vorgefertigten Prompts (liegen als Textbaustein in tomedo) ausgewertet und zusammengefasst. Danach die GDT-Datei angepasst, sodass ich in toomedo einen Karteieintrag erhalte, der mir den PDF-Anhang zeigt (Fragebogen) sowie im Textfeld die entsprechende Auswertung. Dabei wird die tomedo-interne KI genutzt.Außerdem gibt es demnächst einen "intelligenten Autoresponder", der einerseits in tomedo nach definierten Sperrtagen schaut (Urlaub, Fortbildung etc.), Vertretungen über eine definierte Terminart ausliest, bei Maileingang nachsieht, ob die E-Mail-Adresse einem Patienten zugeordnet ist (Bestandspatient) oder ob es sich um einen Neupatienten handelt. Je nach Inhalt der E-Mail kann dann entweder automatisch oder mit erteilter Freigabe (Ablage der Antwort im Entwürfe-Ordner) geantwortet werden und gleich auch auf Zeiten hinweisen, in denen die Praxis geschlossen ist (z.B. bei Bestandspatienten).Beste Grüße aus AugsburgChristian Schacht

Desktop-Aufgabenanzeige für tomedo mit Übersicht + n8n

Christian Schacht

Wir haben bei uns in der Praxis eine Lösung umgesetzt, um tomedo-Aufgaben direkt auf dem Mac-Desktop anzeigen zu lassen – sortierbar, mit Detail-Popup und direktem Öffnen der Patientenakte per Doppelklick.

Ziel der Lösung

Anzeige offener tomedo-Aufgaben direkt auf dem Desktop
Unterteilung in:
- Aufgaben mit Verantwortlichen
- Nicht zugewiesene Aufgaben
Sortierung per Klick auf Spaltenüberschrift
Doppelklick öffnet sofort die Patientenakte in tomedo
Klick auf Zeile zeigt Detailtext (Aufgabentext) in Popup
Keine Änderungen an tomedo selbst

Benötigte Komponenten

1️⃣ tomedo

Voraussetzung ist ein Lesezugang zur tomedo-Datenbank. Dieser kann über den tomedo-Support eingerichtet werden.

2️⃣ n8n (Workflow-Automation)

https://n8n.io

n8n übernimmt:

Verbindung zur tomedo-Datenbank
SQL-Abfrage der Aufgaben
Aufbereitung als JSON
Bereitstellung über Webhook

Das Widget ruft nicht direkt die Datenbank auf, sondern ausschließlich den n8n-Webhook. Es genügt hier völlig die kostenlose Version.

3️⃣ Übersicht (macOS Desktop Widgets)

https://tracesof.net/uebersicht/

Übersicht ist ein macOS-Tool, mit dem sich HTML/CSS/JS/CoffeeScript-Widgets direkt auf dem Desktop anzeigen lassen.
Darüber läuft das Aufgaben-Widget. Übersicht ist eine kostenlose App.

Technisches Prinzip

Schritt 1 – SQL in n8n

n8n ruft z. B. ab:

PatientID
Vorname
Nachname
Patient
Aufgabe
Text (Detailbeschreibung)
Status
Verantwortliche
Erstelltam
Zu erledigen bis
Priorität

Das Ergebnis wird als JSON ausgegeben:

Schritt 2 – Darstellung im Desktop-Widget

Das Widget:

ruft den n8n-Webhook regelmäßig per curl auf
cached die Daten im Speicher
sortiert lokal
rendert zwei Tabellen
zeigt Sortierpfeile im Header
öffnet bei Doppelklick direkt die entsprechende Patientenkartei in tomedo

Funktionen des Widgets

✔ Zwei getrennte Tabellen

Aufgaben mit Verantwortlichen
Nicht zugewiesene Aufgaben
Begrenzung der Anzeige (je Bereich)
scrollbar (je Bereich)

✔ Sortierung im Widget

Klick auf Header
Auf- / absteigend
Standard: „Erstellt am“ absteigend

✔ Popup mit Detailtext

Beim einfachen Klick auf eine Zeile:

weißes Popup
dunkle Schrift
scrollbar
schließt bei Klick ins Popup

✔ Doppelklick

Öffnet sofort die tomedo-Patientenakte.

Datenschutz & Datensicherheit

Da bei Desktop-Anzeigen von Patientendaten verständlicherweise schnell Datenschutzfragen aufkommen, hier unsere Rahmenbedingungen:

1️⃣ Kein externer Zugriff

Datenbank wird nicht öffentlich freigegeben
Zugriff ausschließlich intern im Praxisnetz
n8n läuft auf internem bzw. abgesichertem Server
Datenbankbenutzer hat nur Leserechte

Es werden keine Patientendaten ins Internet übertragen.

2️⃣ Anzeige nur an einem festen Arbeitsplatz

Das Widget läuft:

auf genau einem Mac
an einem festen Arbeitsplatz
mit genau einem Mitarbeiter
in dessen Kontext (Benutzerkürzel)
ohne Arbeitsplatzwechsel!

Es handelt sich nicht um eine frei zugängliche Anzeige.

3️⃣ Gerätesicherheit

Der Mac ist:

durch Benutzername + Passwort geschützt
nicht öffentlich zugänglich
automatisch sperrend konfiguriert

Der Mitarbeiter sperrt beim Verlassen grundsätzlich:

den gesamten macOS-Account
nicht nur tomedo

Damit entspricht die Situation funktional einem geöffneten tomedo-Fenster auf einem gesicherten Arbeitsplatz.

4️⃣ Keine dauerhafte Datenspeicherung

Das Widget:

speichert keine Daten lokal
hält Daten nur im Arbeitsspeicher
schreibt keine Dateien
speichert keine Caches dauerhaft

Nach Logout oder Neustart sind keine Datenreste vorhanden.

5️⃣ Zweckbindung

Die Anzeige dient ausschließlich:

interner Organisation
schnellerer Aufgabenbearbeitung
besserer Übersicht

Es findet keine Weitergabe oder Fremdverarbeitung statt.

Warum dieser Weg sinnvoll ist

Vorteile:

Sofortige Sichtbarkeit offener Aufgaben
Kein Wechsel in tomedo nötig
Schnelles Arbeiten
Kein Eingriff in die tomedo-Software
Keine Manipulation der Datenbank
Saubere Trennung: Daten → n8n → Anzeige

Fazit

Mit:

einem Lesezugang zur tomedo-Datenbank
n8n als Middleware
und Übersicht als Desktop-Anzeige

lässt sich eine sehr leistungsfähige, sichere und flexible Aufgabenübersicht realisieren – ohne tomedo selbst anzupassen.

Die Lösung ist technisch sauber, datenschutzrechtlich unter kontrollierten Rahmenbedingungen vertretbar und im Praxisalltag extrem hilfreich.

Wenn Interesse besteht, kann ich:

ein Beispiel-SQL bereitstellen
den n8n-Workflow zeigen
das Widget-Grundgerüst teilen

Ausblick

Derzeit arbeite ich an einer automatisierten Bearbeituung von Fragebögen, die per GDT-Schnittstelle in tomedo eingelesen werden. Dabei setzt sich n8n zwischen tomedo und der GDT-Übergabe. In der Verarbeitung werden die Inhalte der Fragebögen mit vorgefertigten Prompts (liegen als Textbaustein in tomedo) ausgewertet und zusammengefasst. Danach die GDT-Datei angepasst, sodass ich in toomedo einen Karteieintrag erhalte, der mir den PDF-Anhang zeigt (Fragebogen) sowie im Textfeld die entsprechende Auswertung. Dabei wird die tomedo-interne KI genutzt.

Außerdem gibt es demnächst einen "intelligenten Autoresponder", der einerseits in tomedo nach definierten Sperrtagen schaut (Urlaub, Fortbildung etc.), Vertretungen über eine definierte Terminart ausliest, bei Maileingang nachsieht, ob die E-Mail-Adresse einem Patienten zugeordnet ist (Bestandspatient) oder ob es sich um einen Neupatienten handelt. Je nach Inhalt der E-Mail kann dann entweder automatisch oder mit erteilter Freigabe (Ablage der Antwort im Entwürfe-Ordner) geantwortet werden und gleich auch auf Zeiten hinweisen, in denen die Praxis geschlossen ist (z.B. bei Bestandspatienten).

Beste Grüße aus Augsburg
Christian Schacht

Schapoor Hessam

Hallo Herr Schacht, das klingt großartig! Wäre sehr interessiert am Beispiel SQL, n8n Workflow und Widget Grundgerüst. Vor allem Ihr "Ausblick" würde unsere Effizienz nochmal auf ein anderes Level bringen.

Marc Kottmaier

Hi, coole Lösung. Wir "spielen" gerade auch mit n8n. Einen Workflow haben wir schon:

Ziel: Patienten sollen einen "Patientenbrief" bekommen, in dem die ganzen medizinischen fachtermini verständlich übersetzt werden.

Workflow: AppleSkript exportiert alle relevanten Karteieinträge (quasi den Arztbrief) aber ohne Patientendaten, Dateiname ist die Patienten ID. Export als TXT Datei in einen Googledrive Ordner. Dieser triggert die Note -> TXT in ChatGPT mit hinterlegtem Prompt "übersetze verständlich, Formatierung etc"-> Export als TXT in neuen Ordner-> Dateiname ist Pat ID. Auf diesen Ordner "lauscht" Tomedo und erstellt den Karteinttag, der ist zu visieren und kann verschickt werden

Bzgl der Fragebogenlösung haben wir bei uns etwas anderes versucht und sind sehr glücklich. Vielleicht wäre das was für Euch.

Patientenformular mit Rückschrieb. In Abhängigkeit der Antworten wird mittels AppleSkript ein Text generiert, der dann in die jeweiligen Karteieintragstypen übernommen wird. So haben wir in Anamnese einen Eintrag, Risikofaktoren, Trainingszustand etc. das Gabze ist beliebig erweiterbar.

Christian Schacht

Hallo Herr Hessam,

ich habe Ihnen eine PN geschickt.

Beste Grüße aus Augsburg
Christian Schacht

Christian Schacht

Hallo Herr Kottmaier,

es ist toll, dass noch mehr die Möglichkeiten von tomedo erweitern möchten. Ich bin immer daran interessiert zu erfahren, was außerhalb von tomedo mit tomedo noch alles geht. Ich stehe jetzt gerade erst am Anfang, die Möglichkeiten scheinen unendlich zu sein.

Ich feue mich über einen regen Austausch, zumal Sie in unmittelbarer Nähe sind!

Beste Grüße aus Augsburg
Christian Schacht

Jan-Ole Finkeisen

Hallo Herr Kottmaier,

haben Sie dazu auch schonmal den Kartei-Chat ausprobiert?

Ist vielleicht noch nicht ganz so automatisiert, aber Sie könnten mittlerweile die PDF einfach rein ziehen, einen Prompt per Textbaustein vorbereiten und in der nächsten Version die Antwort im Anschluss automatisch als Karteieintrag speichern. Daraus könnte man dann wieder die Briefschreibung anstoßen.

Wenn ich Sie richtig verstehe, wäre der einzig fehlende Bausteine, die Möglichkeit, den Prozess per Aktionskette zu starten.

Viele Grüße
Jan-Ole Finkeisen

Hans Jörg Baumann

Moin,

spannend, was hier an "außerhalb tomedo"-work flows kreiert wird!

Die Thematik "verständlicher Patientenbrief" wurde hier schon einmal besprochen: mit dem AppleScript-API-tomedo-eigene-KI-Aufruf-Variante geht es praktisch ohne tomedo zu verlassen:

/d/106923

Pascal Challier

Hallo Herr Finkeisen,

Seit wann kann man PDFs in den Kartei-Chat ziehen ? Aktuell versucht (hat nicht geklappt). Wenn was funktioniert wäre es ein riesiger Mehrwert!

Tomedoversion: Version v1.163.0.12

LG
Pascal Challier

Jan-Ole Finkeisen

Hallo Herr Challier,

die Funktion ist ab Version 164 verfügbar.

Darüber hinaus sind auch Laborwerte und Medikamente als Datengrundlage dazu gekommen.

Weiter Informationen finden sie hier: https://support.tomedo.de/handbuch/tomedo/changelog/tomedo-v1-164-0-12/#kartei-chat

Viele Grüße und schönes Wochenende

Jan-Ole Finkeisen

Christian Schacht

Hallo Herr Finkeisen,

das Problem ist nicht, zumindest bei mir, die Daten auswerten zu lassen, sondern die Auswertung in die Patientenakte zurückschreiben zu lassen. Ich nutze daher die GDT-Schnittstelle, um in die entsprechenden Karteieinträge sowohl die Original-Fragebögen (PDF-Datei) wie auch den den Auswertungstext über GDT Satzart 6228 in den Textteil des Karteieintrages zu bekommen.

Schwierig wird es für mich, wenn ich die Fragebögen (oder andere Daten wie Zeugnisse, Befundbericht etc.) scanne und sie in der Patientenakte ablege. Die weiteren Schritte müssen leider alle manuell und vor allem über die Zwischenablage durchgeführt werden. Hier wäre noch mehr Möglichkeit zur Automatisierung wünschenswert, um Karteieintragstexte (auch mit Markdown-Formatierung) direkt schreiben zu können, um sie später in der Briefschreibung nutzen zu können.

Beste Grüße aus Augsburg
Christian Schacht

Christian Schacht

Hallo Herr Challier,

da wird wahrscheinlich Ihre PDF-Datei nicht genügend Inhalte liefern können. Probieren Sie es einmal, diese PDF-Datei mittels OCR zu bearbeiten und sie dann in den Karteichat zu ziehen. Bei mir funktionieren diese Dateien dann problemlos.

Beste Grüße aus Augsburg
Christian Schacht

Jan-Ole Finkeisen

Hallo Herr Schacht,

Sie schreiben, dass Sie Dokumente scannen und dann in der Akte ablegen.
In was für einen Karteieintrag schreiben Sie die Informationen für den Brief? Direkt an das Dokument oder separat?
Und welche Informationen werden üblicherweise extrahiert?

Mit dem nächsten tomedo Update wird der Kartei-Chat Karteieinträge erstellen können. Sie können dann also Ihren Prompt ungefähr so strukturieren:

"Schreibe erst alle wichtigen Informationen aus dem Dokument heraus und speichere das Ergebnis dann als Karteieintrag XY"

Viele Grüße
Jan-Ole Finkeisen

Christian Schacht

Hallo Herr Finkeisen,

die Dokumente werden gescannt und landen dann über den Dateilauscher in der Akte. Hier suche etwas ähnliches wie "versuche Text aus PDF einzulesen": Es soll im Hintergrund ein Script gestartet werden, welches die entsprechende Verarbeitung übernimmt und mir im besten Fall das Ergebnis direkt in das Textfeld des Karteieintrages schreibt. Um es dann auf die Spitze zu treiben, wäre es fantastisch, wenn dieses Szenario über eine Aktionskette azsgelöst werden könnte uund ich so bereits fertig bearbeitete Dokumente im Karteieintrag vorfinde.

Damit das Ganze nicht zu unübersichtlich wird, soll nicht gleich ein neuer Karteieintrag erstellt werden. Sonst trenne ich möglicherweise Dokument (also die Quelle) vom Ergebnis. Dann müssten noch die Textfelder in Karteieinträgen vom Typ "Anhang" in der Größe veränderbar und formatierbar wie reine Texteinträge sein.

Ich glaube, es gibt noch viel Potential.

Beste Grüße aus Augsburg
Christian Schacht

Sven Meyer

Hallo Herr Schacht,

Wie (oder womit) generieren Sie aus den Fragebögen eine GDT-Datei?

Viele Grüße

Sven Meyer

Christian Schacht

Hallo Herr Meyer,

ich lese die Inhalte der PDF- und der GDT-Datei in einem n8n-Workflow aus und bearbeite die Inhalte dort. Die ursprüngliche GDT-Datei wird um das Ergebnis (Text, Satzart:6228) ergänzt. Dabei berücksichtige ich die maximale Satzlänge der Satzart und füge ggf. mehere Datensätze hinzu. Außerdem passe ich den Pfad der PDF-Datei an, die in der GDT referenziert ist. Danach kann tomedo beides über den GDT-Import einlesen und der Text steht im Karteieintrag.

Beste Grüße aus Augsburg
Christian Schacht