Sehr geehrtes Tomedo-Team,
wir möchten in unserer Praxis künftig einen regelmäßigen Patienten-Newsletter („Rundschreiben“) einsetzen. Dabei ist uns aufgefallen, dass das in Tomedo vorhandene Häkchen „Rundschreiben“ standardmäßig bei allen Patienten bereits gesetzt ist. Dadurch kann das Feld aktuell nicht als dokumentierte Einwilligung genutzt werden.
Für einen rechtssicheren Newsletter-Versand benötigen wir jedoch ein echtes Opt-In/Opt-Out-Verhalten.
1. Zielsetzung
Ein DSGVO-konformer Versandprozess für Rundschreiben/Newsletter, bei dem:
eine aktive Einwilligung erfasst wird (Opt-In),
der Status der Einwilligung auswertbar ist,
ein Sammelversand möglich ist,
und ein Widerruf automatisch im System verarbeitet wird (Opt-Out).
2. Ist-Zustand
Feld „Rundschreiben“ ist vorhanden, aber bei allen Patienten bereits aktiviert.
Dadurch keine Trennung zwischen Einwilligung / keine Einwilligung möglich.
Export über Statistik ist zwar möglich, aber Versand + Widerruf fehlen.
3. Soll-Zustand / Anforderungen
MUSS
Rundschreiben-Feld standardmäßig deaktiviert (kein Auto-Opt-In).
Aktiv gesetzter Haken = dokumentierte Einwilligung.
Automatischer Widerruf (Haken wird entfernt).
Statistik: Filterung nach aktiver Einwilligung.
Sammelversand oder Export aus Tomedo.
KANN
Direktversand aus Tomedo (Basislayout ausreichend).
Anbindung an externe Newslettertools.
Segmentierung nach Patientengruppen.
Versandhistorie.
4. Datenschutz / DSGVO
Standardaktivierung ≠ gültige Zustimmung
Nach Art. 7 DSGVO ist ein Opt-In notwendig
Widerrufe müssen dokumentierbar sein
5. Rückfrage / Bitte um Hinweis
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns mitteilen könnten,
ob es hierfür bereits eine bestehende Funktion oder einen empfohlenen Workflow gibt,
ob das Rundschreiben-Feld technisch auf „Opt-In“ umgestellt werden kann,
ob perspektivisch ein integrierter Versand oder eine Schnittstelle geplant ist.
Vielen Dank vorab für Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen
Svenja Bleich Praxis Tanner
