Seit dem 01.10.2025 ist die Nutzung der ePA für Sie als Praxis verpflichtend – auch wenn Sanktionen für die Nichtnutzung erst ab Januar 2026 folgen (bitte beachten Sie hierzu die Informationen Ihrer KV). Hier finden Sie daher die wichtigsten ePA-Infos:
ePA: Aktivierung und Zugriff |
Ab tomedo® Version v1.160.0.20 (das Update von letzter Woche) werden Sie – sofern Sie die ePA noch nicht aktiviert haben und an einen TI-Konnektor / ein TI-Gateway angeschlossen sind – aktiv gefragt, ob Sie die ePA aktivieren möchten. Bitte machen Sie ein tomedo® Update auf diese Version und bestätigen Sie den Dialog mit "Ja". (Manuelle Aktivierung: tomedo® -> Einstellungen -> Praxis -> Kartei die ePA Stufe auf ePA 3.0 einstellen). Der Zugriff auf die ePA des Patienten mit Stecken der eGK erfolgt erst nach der Aktivierung der Stufe 3 im tomedo®.
Mit dem Einlesen der eGK in einem stationären Kartenlesegerät in der Praxis erhalten Sie 90 Tage Zugriff auf die ePA des Patienten. Dieser kann über seine App und auch über die Krankenkasse die Zugriffsdauer individuell verkürzen, verlängern oder Ihnen den Zugriff entziehen.
Sollten die Patienten also vor der Aktivierung der ePA im tomedo® in der Praxis gewesen sein, haben Sie auf die ePA dieser Patienten keinen Zugriff bis die eGK erneut gesteckt wurde oder Sie diesen über die App des Patienten erhalten haben.
Wir raten dringend dazu ein aktuelles tomedo® Update einzuspielen, da es mit älteren tomedo® Versionen zu Problemen kommen kann.
Weitere Informationen finden Sie hier:- Handbuch mit Voraussetzungen/Einstellungen, Verwendung, Fehler/Problemlösungen und FAQ
- YouTube Playlist mit kurzen Videos zum Umgang/Funktionen der ePA 3.0 im tomedo® und Lösungen für Probleme, ein ausführliches Webinar Video und ebenfalls den Vortrag vom AWT2025
- Campus-Kurs mit geführter Einführung in die ePA 3.0 und deren Integration in tomedo®
- ePA-Landingpage mit allen Informationsquellen zusammengefasst
ePA: Voraussetzungen (TI-Konnektor/Gateway) | Um die ePA nutzen zu können, muss Folgendes sichergestellt sein:- Sie haben einen TI-Konnektor oder ein TI-Gateway in Ihrer Praxis. Dieser benötigt eine PTV5 Lizenz und eine freigeschaltete SMCB. Die Freigabe auf die ePA erfolgt pro SMCB. Bei einer Praxisgemeinschaft oder mehreren Standorten mit mehreren SMCB muss die eGK somit mehrfach gesteckt werden.
- Für den Zugriff ist ein stationäres Kartenlesegerät erforderlich, das eine Online-Prüfung durchführt (sonst kein ePA-Zugriff).
- Der Arbeitsplatz benötigt einen TI-Kontext. Hier gilt: funktionieren an dem Arbeitsplatz E-Rezepte, sollte auch die ePA funktionieren.
- In Ihrem Netzwerk muss der Netzwerkbetreuer gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Die ePA4all Route 78.111.96.44/30 muss gesetzt sein und es muss eine DNS Auflösung epa4all.de erfolgen. Weitere Informationen dazu hier.
Nützliche Einstellungen- Unter tomedo® -> Einstellungen -> Nutzer -> Grundeinstellungen können Sie bei „Kartei & Patienteninformationen“ den ePA-Reiter standardmäßig als Auswahl für die zweite Kartei einstellen.
- Dokumentenklasse- und Dokumententyp können Sie unter Admin -> Karteieintragstypen für den jeweiligen Karteieintragstypen im rechten unteren Bereich voreinstellen. Die Befüllung richtet sich nach der „Klinischen Dokumentenklassen-Liste (KDL)“.
Weitere Funktionen und Einstellungen entnehmen Sie bitte unserem Handbucheintrag.
ePA: Neuerungen in den nächsten Wochen und Monaten | Bereits mit dem Quartalsupdate verfügbar ist die Statistik zur ePA mit der Sie einsehen können auf welche ePAs Sie Zugriff haben und die Integration des NFD und DPE. Behalten Sie den Changelog (Hilfe -> Changelog) im Blick für weitere Neuerungen.
In den nächsten Wochen und Monaten folgen u. a. diese Funktionen:- Datenschutzeinstellungen zum patientenindividuellen Widerspruch
- (Teil-)automatisierte Vorgänge, z. B. zum Laborbefund-Upload und Arztbrief-Upload
- Rechteverwaltung
- Kennzeichnung von Up-/Downloadstatus
- Weitere MIOs
Neben neuen Funktionen für die ePA arbeiten wir auch stetig an Performance-Verbesserungen, damit Sie in der Praxis reibungslos mit der ePA arbeiten können. Wir sind bei der ePA jedoch auch auf andere Akteure angewiesen. Über globale Störungen zur ePA und anderen TI-Funktionen werden Sie auf fachportal.gematik.de/ti-status und im Whatsapp Kanal der gematik informiert. Die Meldungen sind teilweise verzögert zu den Störungen. Wir haben entsprechende Hinweise jedoch in tomedo® eingebaut.
ePA: Häufig gestellte Fragen | Verpflichtende Nutzung: Was muss ich als Praxis beachten?V
In diesem PDF informiert Sie die KBV darüber, was Sie beachten müssen.- Befüllungspflicht: Welche Dokumente müssen eingestellt werden? Welche Dokumente können auf Wunsch eingestellt werden?
- Informationspflicht: Worüber und wie muss ich als Praxis die Patienten informieren? Was muss ich bei genetischen Untersuchungen, sexuell übertragbaren Krankheiten und psychischen Erkrankungen gesondert beachten?
- Was muss ich als Praxis dokumentieren?
- Was kann ich als Praxis abrechnen?
- Was tun bei Fragen der Patienten?
Wichtig ist, dass die Daten aus der aktuellen Behandlung stammen und von Ihnen als Praxis erhoben worden sind. Sie müssen nicht die Arztbriefe von anderen Praxen hochladen, der Ersteller der Arztbriefe ist hierzu verpflichtet, sofern der Patient nicht widersprochen hat. Eine Ausnahme bilden nur die Laborbefunde, da die Labore keinen Zugriff auf die ePA der Patienten haben. Als Auftragsleistung ist der Laborbefund daher durch den Beauftragenden einzustellen.
Ausführliche Informationen der KBV
Informationen zum Zugriff, zur Befüllung, Informations- und Dokumentationspflicht, Abrechnung, Technik und Funktionsweise, rechtliche Fragen, Datenschutzfragen, Nutzung für Versicherte, Informationsmaterial für Ihre Praxis und ein FAQ gibt es hier: kbv.de/praxis/digitalisierung/anwendungen/elektronische-patientenakte
Kostenloses Informationsmaterial der Gematik
Unter folgendem Link können Sie für Ihre Praxis kostenlos Informationsmaterial bestellen und herunterladen: shop.gematik.de/ |
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