Umfrage Einsparung MFA durch Tomedo

Iris Bauck

Hallo zusammen,

wir möchten in unserer Hausarztpraxis eine MFA-Stelle nicht nachbesetzen und sind auf der Suche nach effektiven Wegen, unsere Abläufe zu verschlanken.

Unsere kurze Umfrage an euch, liebe Tomedo-Nutzer:innen:

Was waren in eurer Praxis die 3 wichtigsten Maßnahmen,
die wirklich zu mehr Effizienz und Entlastung im Alltag geführt haben?

Ob digitale Tools, Umstrukturierungen oder kreative Lösungen –
wir sind gespannt auf eure Erfahrungen und danken euch jetzt schon fürs Teilen!

Herzliche Grüße

Iris Bauck

Dr.Christoph Hainich

Praxisberatung im Nutzerforum? Na ja, das kann ja heiter werden. Grüße aus dem Trockenharz

Clemens Siebolds

Ich sehe es nicht ganz so negativ wie Herr Hainich, bin aber auch noch nicht lange genug dabei ;)

Seit 9 Monaten in Praxis, direkt Neugründung.

1) Denke, wenn schlank geführt und nicht ZU viel extras - der OTK2 - insb bei jüngerer Kundschaft deutliche Entlastung.

2) (nutze ich noch nicht) aber wenns kommt definitiv AI-Telefonabnahme und Speech-to-text durch AI als Aufgabe für die MFAs - erwarte hier viel Entlastung

3) Automatisierung der Praxisabläufe - von Kettenterminen, AK nur für Schwestern mit Abrechnungsziffern, Formularen etc je nach Einsatzgebiet (z.B. Labor Fußuntersuchung, DMP, besonders gut für Verträge) - sowie natürlich für einen Selbst die Textbausteine/AK

Wir nutzen als Module somit: OTK2 (als HA habe ich Patientenformulare wg hohem Alter der Pat und somit leider wenig nutzen abbestellt), Paul (Patientenaufrufsystem - etwas größeres Gebäude mit Verwinklungen, da klappt das gut), SMS Modul (Termine, Patienten sind sehr erfreut)...joa; das wars fürs Erste aus der Hüfte heraus.

VG

Diana Kindler

Guten Tag, welches Patientenaufrufsystem nutzen sie denn und ist kompatibel mit Tomedo? wir sind auch recht groß und haben noch kein gutes System gefunden, mit dem nicht im Wartezimmer durchgehend Namen aufgerufen werden würden um die 10 Arztzimmer regelmäßig zu befüllen...

Clemens Siebolds

Da ich recht klein bin als Einzelpraxis komme ich sehr gut mit "Paul" zurecht.

Könnte mir vorstellen, dass die Entwickler von Paul aber auch sowas wie in Restaurants machen können (also kleine mobile Empfänger die z.B. vibrieren o.ä. - mit Display z.B.)

Müsste man nachfragen.

Martin Deile

Hallo,

das konsequente Nutzen des arzt direkt Messenger in Verbindung mit einer KI-gestützen Anamnse.

VG

M.Deile

Sebastian Mai

Hallo,

Wir haben hitpanel. Das funktioniert prima mit tomedo.

liebe Grüße

S. Mai

Oliver Hanemann

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass eine geringere Personalbesetzung allein schon zu einer Verbesserung der Effektivität der verbliebenen MFAs geführt hat. Die Teamstimmung verbessert sich ungemein, es wird mehr mitgedacht.

Die meiste Zeit haben die Korrekturen der Akten der Tagesliste in Anspruch genommen bzw. nehmen es immer noch. Eine ausgeklügelte Abrechnungs-Aktionskette bzw. AKs allgemein sorgen schon für eine deutliche Reduktion von falschen oder vergessenen Ziffern.

Betriebswirtschaftlich sind MFAs inzwischen überwiegend unrentabel geworden im Vergleich zur Vergütung von Laborarbeiten und DMPs und Funktionsdiagnostik. Hier nutze ich auf Stundenbasis MedizinstudentINNen. Allerdings steht dieser Luxus natürlich in den wenigsten Städten zur Verfügung und ist natürlich auch mit Unsicherheiten bzgl. der kontinuierlichen Verfügbarkeit behaftet.

Rentabel sind Azubis, die engagiert sind und die man schnell einarbeiten kann.

Alternativ können auch übers Arbeitsamt oder andere Annoncen Teilzeitkräfte gewonnen werden für umschriebene Aufgabenbereiche, die vllt. nicht ganz fachfremd sind (Pflegehelfer usw).

Außerdem habe ich selbst den Umfang des Leistungsangebotes reduziert (zB. Kontrollen DMPs von 3 auf 6 Monate verlängert, wenn vertretbar), habe auch Sprechstundenzeiten auf das notwendigste Minimum reduziert, mache mehr IGeL außerhalb und grenze mich auch gengenüber dem massiven Forderungsverhalten der Patienten immer mehr ab und verweise woandershin.

Arzt-Direkt und Online-Kalender erleichtern natürlich auch.

Weniger ist mehr, nur Mut :)

David Stenger

hab mein eigenes programmiert: /d/34915

außerdem führt der OTK mit den Patientenformularen und Kiosk zu einer deutlichen Entlastung der MFA.

Zusätzlich sollten Sie möglichst alles über Aktionsketten automatisieren, damit sie abends nicht mehr die Patienten durchschauen müssen. Das spart Ihnen und den MFA immens Arbeit.

Franziska Schmidt

Die Fragestellung ist spannend! In Anbetracht des hier in der Region vorliegenden völligen MFA-Mangels ist eher die Frage, womit ich das verbleibende Personal effektiv unterstützen kann, um meine Praxisabläufe nicht zu gefährden.

Als Kinderarztpraxis haben wir größtenteils junge, EDV-affine Patienten/Eltern.

Wir nutzen OTK2 und Arzt-direkt. Außerdem kommunizieren wir per E-Mail. im Mail Programm haben wir viele Vorlagen etabliert, so, dass einiges mit nur einem Klick beantwortet werden kann.

Eine Vorlagefunktion würde ich mir allerdings auch für Arzt direkt wünschen, falls es diese bereits gibt und wir sie einfach noch nicht gefunden haben, wäre hier eine Info schön.

Iris Bauck

Wow, vielen Dank für die vielen Antworten und die Interaktion. Das ist sehr spannend. Für alle, die das auch interssiert habe ich mit ChatGPT die Antworten zusammenfassen lassen:

1. Personalstrategie & Aufgabenverteilung

Weniger Personal = mehr Verantwortung → führt laut einigen Praxen zu mehr Eigeninitiative und besserer Stimmung im Team.
Medizinstudierende auf Stundenbasis → gezielt für Labor, DMP & Funktionsdiagnostik, da besser vergütet als allgemeine MFA-Tätigkeiten.
Azubis als Investition → bei guter Auswahl schnell einsetzbar und betriebswirtschaftlich rentabel.
Teilzeitkräfte für abgegrenzte Aufgabenbereiche → z.B. Pflegehelfer über das Arbeitsamt für einfache, strukturierte Aufgaben.

⚙️ 2. Automatisierung & digitale Praxisprozesse

Aktionsketten (AK) → Vermeiden doppelte Arbeit, helfen bei Abrechnung und strukturieren wiederkehrende Aufgaben.
OTK2 (Online-Termin-Kalender mit Patientenformularen) → insbesondere bei jüngeren, digitalen Patienten ein Effizienz-Booster.
Arzt-Direkt Messenger → spart Telefonzeit, ermöglicht schnelle Rückfragen und sogar KI-gestützte Anamnese.
Speech-to-Text & AI-Telefonannahme (zukünftig) → große Hoffnungsträger für weitere Entlastung.

3. Prozessvereinfachung & Angebotsreduktion

Leistungsangebot gezielt reduzieren:
- DMP-Kontrollen z.B. nur noch alle 6 Monate (wenn medizinisch vertretbar).
- Sprechstundenzeiten auf das notwendige Maß begrenzen.
- Fordernde Patienten konsequenter abgrenzen – bei Bedarf Verweis an andere Stellen.
Mehr IGeL außerhalb der Kernzeiten → Trennung von Kassen- und Selbstzahlerleistungen spart Energie.

4. Patientenmanagement & Kommunikation

SMS-Modul & E-Mail-Kommunikation mit Vorlagen → spart Zeit & Nerven, hohe Akzeptanz bei Patienten.
Wartezimmermanagement & Patientenaufruf:
- Paul – Patientenaufrufsystem für kleinere Praxen, kompatibel mit Tomedo.
- Hitpanel – bewährt sich in größeren Praxen mit Tomedo.
- Eigene Lösungen (z. B. via Raspberry Pi) – mit automatischem Aufrufsystem ohne permanente Lautsprecherdurchsagen.
- Idee: Restaurant-ähnliche Pager für Wartezimmer (z. B. vibrierende mobile Geräte).

5. Betriebswirtschaftliche Bewertung

MFA-Kosten-Nutzen-Verhältnis sinkt → klassische Aufgaben wie Telefon, Rezeption und Organisation lassen sich zunehmend durch Technik und gezielte Rollenvergabe abfedern.
Fokus auf abrechenbare Leistungen → Labor, DMP, Funktionsdiagnostik, IGeL – idealerweise durch Hilfskräfte oder automatisierte Systeme.

Fazit & Quick-Wins für die eigene Praxis

Top-Empfehlungen für sofortige Umsetzung:

Aktionsketten voll ausreizen – inkl. Abrechnungslogik und Textbausteine.
OTK2 mit Formularen & Kiosk implementieren – besonders bei jüngerer Klientel.
E-Mail-Kommunikation mit Vorlagen + Arzt-direkt Messenger nutzen.
Azubis und Teilzeitkräfte strategisch einsetzen – gezielte Aufgabenbereiche definieren.
Patientenaufrufsystem wie Hitpanel oder Paul zur Entlastung des Empfangs einführen.

Iris Bauck

Weniger ist mehr gefällt mir! 🙂

Was für ausgeklügelte Abrechnungs-Aktionskette bzw. AKs nutzen Sie denn? Ich vermisse immer noch ein Tauschcenter dafür. Oder gibt es sowas udn ich habe es noch nicht entdeckt?