Serientermine in der Praxisorganisation: Optimierungsbedarf bei Benachrichtigungen

Manuel Nastai

Wir nutzen häufig Serientermine – zum Beispiel in folgenden Fällen:

(A) Für OP- und Nachbehandlungstermine

(B) Für IGeL-Leistungen: Hier erfolgen z. B. an einem Tag nacheinander eine Spritzenbehandlung und eine Stoßwellentherapie.

Aus organisatorischen Gründen müssen diese Termine getrennt im System eingetragen werden, da sie unterschiedlichen Ressourcen (z. B. MFA- und Arzt-Kalender) zugeordnet sind. Außerdem erhalten manche Patienten nur eine der beiden Leistungen (entweder nur Spritzen oder nur Stoßwelle), was eine getrennte Planung notwendig macht.

Problem bei der Terminvergabe:

Durch die getrennte Eintragung erhalten Patienten mehrere E-Mail-Benachrichtigungen, was häufig zu Verwirrung führt. Besonders im Fall (B) ist es problematisch, wenn zwei Termine im Abstand von nur 10 Minuten jeweils eigene Erinnerungs-E-Mails auslösen.

Fragen zur technischen Umsetzung:

Kann man einstellen, dass Serientermine in einer gemeinsamen E-Mail angekündigt werden?
– Zum Beispiel als zusammengehöriger Behandlungstag?
Kann die E-Mail-Benachrichtigung bei bestehender App-Verbindung ggf. ganz deaktiviert werden?
Ist es möglich, Terminpaare wie im Fall (B) technisch zu "koppeln", sodass nur eine gemeinsame Erinnerung versendet wird?

Vielen Dank im Voraus.

Toni Ringling

Guten Tag Herr Dr. Nastai,

1. Bei der Nutzung von Terminänderungsbenachrichtigungen (Admin->Kalender->Terminänderungsbenachrichtigungen) sollte dies der Fall sein. Hierfür muss man in der genutzen E-Mail-Vorlage mindestens ein Kommando der selektierteTermine-Familie benutzen, sonst spaltet er die Termine in mehrere Mails auf. Wenn man das über Erinnerungen machen will, dann siehe Punkt 3.

2. Eine solche Möglichkeit wäre mir nicht bekannt. Laden Sie alle Ihre Termien in den OTK hoch? Sollen die Patienten dann gar keine Erinnerung mehr kriegen, oder noch eine Nachricht auf ihr Smartphone?

3. Eigentlich sollte er für Termine des gleichen Patienten, die alle am gleichen Tag sind, auch nur in einer E-Mail erinnern, wenn die folgende Einstellung aktiviert ist:

Könnten Sie nochmal prüfen, ob dies bei jeder Erinnerung der Fall ist?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling